Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti

Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Content Organizer è una caratteristica di SharePoint in grado di gestire automaticamente alcune attività importanti relative alle raccolte, pertanto consente di risparmiare tempo e di gestire una raccolta documenti in modo coerente.

Attività che Content Organizer può eseguire

Content Organizer può eseguire automaticamente le attività seguenti:

  • Distribuire documenti a raccolte o cartelle diverse    Content Organizer ha la funzione di smistare e distribuire i documenti. Ogni volta che viene caricato un documento, Content Organizer usa le regole esistenti per determinare la posizione in cui spostare il documento e quindi lo distribuisce alla raccolta o alla cartella corretta, che può trovarsi in un'altra raccolta siti. Le regole possono essere basate su una combinazione di tipi di contenuto e metadati.

  • Caricare tutti i documenti per una raccolta documenti da organizzare    È possibile configurare Content Organizer per inserire i documenti caricati tutti in una raccolta documenti da organizzare, in cui è possibile specificare i metadati e completare il processo di una presentazione.

  • Gestire la dimensione delle cartelle    È possibile configurare Content Organizer in modo che effettui il monitoraggio degli elementi presenti nelle cartelle e verifichi che nessuna cartella contenga un numero di elementi superiore a quello previsto. Per impostazione predefinita, questo limite è di 2500 elementi. Quando arriva l'elemento numero 2501, Content Organizer crea automaticamente una nuova cartella e ve lo inserisce. È comunque possibile specificare il numero di elementi che Content Organizer deve consentire in una singola cartella.

  • Gestire gli invii duplicati    Quando viene caricato un documento già esistente nella raccolta, si può avere Content Organizer di versioni SharePoint o modificare il nome del file mediante l'aggiunta di caratteri univoci. In questo modo che il documento esistente e i duplicati vengono mantenuti.

  • Gestire i log di controllo    Content Organizer è in grado di mantenere i log di controllo relativi a un documento archiviato dopo che questo è stato distribuito.

Attivare la caratteristica Content Organizer per un sito

Per eseguire questa attività, è necessario avere almeno le autorizzazioni di proprietario del sito.

Per attivare la caratteristica Content Organizer per un sito

  1. Accedere al sito che si vuole configurare.

  2. Fare clic su Impostazioni Immagine del layout Elenco processo e quindi scegliere Impostazioni sito dal menu a discesa.

    Per SharePoint Online, fare clic su Impostazioni Immagine del layout Elenco processo , fare clic su contenuto del sito e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  3. Nel gruppo Azioni sito della pagina Impostazioni sito fare clic su Gestisci caratteristiche sito.

  4. Accanto al nome della caratteristica Content Organizer fare clic su Attiva. Quando la caratteristica è attivata, nella colonna Stato viene visualizzata la parola Attiva.

    pulsante Abilita contenuto organzier

Configurare Content Organizer per la distribuzione di documenti

Nota :  Per configurare Content Organizer, è necessario disporre almeno delle autorizzazioni di proprietario del sito.

  1. Passare al sito per il quale si desidera configurare la distribuzione automatica di documenti a percorsi specifici con Content Organizer.

  2. Fare clic su Impostazioni Immagine del layout Elenco processo e quindi scegliere Impostazioni sito dal menu a discesa.

    Per SharePoint Online fare clic su Impostazioni Immagine del layout Elenco processo e quindi fare clic su Impostazioni sito fare clic su contenuto del sito.

  3. Nel gruppo Amministrazione sito fare clic su Impostazioni Content Organizer.

    Nota :  Il collegamento Impostazioni Content Organizer viene visualizzato solo se la caratteristica Content Organizer è attivata per il sito.

  4. Nella sezione Reindirizzamento utenti alla Raccolta documenti da organizzare selezionare la casella di controllo per applicare Content Organizer. In questo modo, gli utenti vengono reindirizzati automaticamente alla Raccolta documenti da organizzare quando provano a caricare un documento.

  5. Nella sezione Invio a un altro sito selezionare la casella di controllo per consentire l'uso di regole per la distribuzione dei documenti a un altro sito.

  6. Nella sezione Partizionamento cartella selezionare la casella di controllo Crea sottocartelle se la posizione di destinazione include troppi elementi per fare in modo che vengano create automaticamente sottocartelle quando per una posizione viene superato un determinato numero di elementi.

    • Nella casella Numero di elementi in una singola cartella digitare il numero massimo di documenti che possono essere creati in una cartella, superato il quale verrà creata una nuova cartella.

    • Nella casella Formato nome cartella specificare la convenzione di denominazione per le nuove cartelle che verranno create.

  7. Nella sezione Invii duplicati selezionare se per i duplicati dovrà essere usata la funzionalità di controllo delle versioni o se dovranno essere sempre aggiunti caratteri univoci ai nomi dei file degli elementi duplicati.

  8. Nella sezione Mantenimento del contesto selezionare la casella di controllo se si vogliono salvare i metadati o i log di controllo come voci di controllo per l'elemento o il documento inviato.

  9. Nella sezione Responsabili delle regole, immettere i nomi utente che sono responsabili di regole all'interno dell'organizzazione. Responsabili delle regole devono avere accesso autorizzazioni Gestisci sito Web le regole di Content Organizer impostazione pagina. Per ulteriori informazioni, vedere regole di creare Content Organizer per la distribuzione dei documenti.

  10. Selezionare le caselle di controllo appropriate per impostare l'invio automatico di messaggi di posta elettronica ai responsabili delle regole. Content Organizer può inviare un messaggio di posta elettronica se un invio non rispetta una regola oppure ogni volta che riceve contenuto.

    Nota : Messaggio di posta elettronica deve essere configurato dall'amministratore di SharePoint o della rete per il server o servizio per queste caselle di controllo da abilitare.

  11. Nella sezione Punti di invio immettere le informazioni relative ad altri siti o ad altri software di posta elettronica in grado di inviare contenuto al sito corrente.

    Suggerimento :  In questa sezione viene fornito l'URL del servizio Web per l'invio del contenuto al sito nel caso in cui si voglia creare una soluzione per flussi di lavoro o personalizzata per inviare documenti da un sistema di posta elettronica.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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