Condivisione di un documento tramite SharePoint o OneDrive

È una situazione tristemente familiare: si invia un file ai colleghi, questi aggiungono i propri commenti e alla fine ci si ritrova a dover integrare le modifiche e i commenti di tre o quattro copie del documento nell'originale.

Esiste un altro modo. Se si ha un account SharePoint o Microsoft OneDrive, è possibile salvare i file di Word in una di queste posizioni e quindi usare il comando Condividi per consentire ad altri utenti di leggere o modificare la copia originale del file. Niente più serie interminabili di copie, ma un solo documento con i commenti di tutti. Il tipo di modifiche che gli altri utenti possono apportare dipende dalle autorizzazioni concesse agli utenti.

Di seguito è riportata la procedura completa, ma è possibile passare direttamente alla sezione che interessa.

Prima di tutto aggiungere SharePoint o OneDrive all'elenco di posizioni in Word

  1. In Word fare clic su File > Salva con nome > Aggiungi una posizione.

  2. In Aggiungi una posizione fare clic sul servizio che si vuole usare, ad esempio Office 365 SharePoint o OneDrive.

  3. Completare la schermata Accedi visualizzata per il servizio scelto. Potrebbe essere necessario chiedere al reparto IT il nome utente e la password da usare.

    Al termine, la nuova posizione compare nel riquadro Salva con nome di Word.

Salvataggio nella nuova posizione e condivisione

Dopo aver aggiunto la posizione sul cloud all'elenco di posizioni, è possibile condividere il documento. Per ogni file questa operazione è necessaria solo una volta.

  1. Aprire il documento che si vuole condividere.

  2. Fare clic su File > Salva con nome.

  3. Nella pagina Salva con nome fare doppio clic sulla posizione che si vuole usare (la raccolta documenti di SharePoint, un percorso nel computer, il sito personale o OneDrive).

  4. Assegnare un nome al file e fare clic su Salva. Se si torna alla scheda Informazioni, fare di nuovo clic su Condividi.

  5. In Condividi con altri utenti (o, in Word 2013, Invita persone) immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui condividere il file.

  6. Se si vuole, selezionare Può modificare o Può visualizzare. La prima opzione consente ai collaboratori di modificare il file, la seconda rende più sicuro il file.

  7. Immettere un messaggio nella casella sotto la riga dell'indirizzo, se si vuole, quindi fare clic su Condividi.

Condivisione di un documento già salvato

Se il file è già salvato in SharePoint o in OneDrive, seguire questi passaggi.

  1. Aprire il documento che si vuole condividere.

  2. Fare clic su File > Condividi > Condividi con altri utenti (o, in Word 2013, Invita persone).

  3. Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica degli utenti con cui condividere il documento.

  4. Se si vuole, fare clic su Può modificare o Può visualizzare. La prima opzione consente ai collaboratori di modificare il file, la seconda rende più sicuro il file.

  5. Immettere un messaggio nella casella sotto la riga dell'indirizzo, se si vuole, quindi fare clic su Condividi.

Interruzione della condivisione con altri utenti

Ed ecco come interrompere la condivisione di un documento.

  1. Aprire il documento che non si vuole più condividere.

  2. Fare clic su File > Condividi.

  3. In Invita altri utenti (o, in Word 2013, Invita persone) fare clic con il pulsante destro del mouse sulla persona che si vuole rimuovere e scegliere Rimuovi utente.

Altre informazioni su OneDrive e Office 365

  • Per aprire un account OneDrive, vedere la pagina di iscrizione per un account Microsoft.

  • Per abbonarsi a un account di Office 365 SharePoint, vedere la home page di Microsoft Office 365.

  • Se nella società in cui si lavora si usa SharePoint, per qualsiasi domanda rivolgersi all'amministratore di sistema.

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