Condivisione di informazioni con cartelle pubbliche

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Per questa caratteristica è necessario un account di Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La maggior parte degli account privati e personali non usa Microsoft Exchange. Per altre informazioni sugli account di Exchange e su come determinare la versione di Exchange a cui si connette l'account, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

Cartelle pubbliche è una funzionalità di Microsoft Exchange che consente di raccogliere, organizzare e condividere informazioni con altri utenti di un'organizzazione. In genere, le cartelle pubbliche vengono utilizzate dal team di progetto o gruppi di utenti per condividere informazioni su un'area comune di interesse. Quando esegue la connessione al server che esegue Exchange, le cartelle denominate "Cartelle pubbliche" vengono visualizzati in Microsoft Outlook piùElenco cartelle in Riquadro di spostamento. È possibile gestire queste cartelle da Outlook. Cartelle pubbliche possono contenere qualsiasi tipo di elemento di cartella di Outlook, ad esempio messaggi, appuntamenti, contatti, attività, le voci del diario, note, moduli, i file e le registrazioni. Aggiungere un collegamento a qualsiasi cartella pubblica alla cartella preferite in Cartelle pubbliche.  

Con le cartelle pubbliche è possibile effettuare le operazioni seguenti:

Inserimento di informazioni in una BBS

  • Una BBS consente di partecipare a discussioni in linea. Ogni argomento può essere memorizzato nella propria cartella con le relative autorizzazioni di accesso.

  • Una BBS non necessita obbligatoriamente di un moderatore, assumendo quindi una connotazione simile a quella di un newsgroup su Internet per il quale ogni utente dispone dell'autorizzazione a leggere e inserire informazioni.

  • Una BBS può prevedere la presenza di un moderatore, ovvero una persona designata che riceve gli elementi dagli utenti e decide quali inserire.

  • È possibile utilizzare le informazioni inserite nei seguenti modi:

    • Dopo aver avviato la conversazione, è possibile inserire una risposta nella cartella pubblica che tutto il gruppo può leggere.

    • Se non si desidera che tutto il gruppo legga la risposta, rispondere direttamente alla persona che ha inserito l'informazione originaria o inoltrare le informazioni esclusivamente ai destinatari desiderati.

    • Per utilizzare una cartella pubblica come BBS, è necessario che in tale cartella sia possibile memorizzare messaggi di posta elettronica.

Condivisione degli elementi di Outlook in un calendario, in un elenco di contatti o in un elenco di attività

  • Condividere un calendario per tenere traccia di riunioni, eventi, festività, ferie e scadenze di progetti che interessano l'intero gruppo.

  • Condividere un elenco di contatti per rendere disponibili nomi, posizioni, indirizzi e numeri di telefono al gruppo.

  • Condividere un elenco di attività per tenere traccia dell'andamento del lavoro di ogni membro del gruppo in relazione a un progetto.

Condivisione di file

  • Aprire un file in una cartella pubblica per leggere o aggiornare il file o per scorrere rapidamente un insieme di file.

  • Utilizzare Esplora risorse per copiare in una cartella pubblica un file da un altro programma senza dover aprire l'applicazione in cui è stato creato il file.

  • Inserire un file in una cartella pubblica senza uscire dal programma utilizzato per creare il file. È ad esempio possibile inserire un rapporto trimestrale sulle vendite aggiornato in una cartella di lavoro di Microsoft Office Excel in modo che il gruppo possa visualizzare rapidamente le informazioni più recenti.

Per condividere i file letti o aggiornati da altri più di frequente, è necessario che sul computer in uso sia installato il programma in cui è stato salvato il file. Quando si copia un file da Esplora risorse o si inserisce un file da un altro programma di Microsoft Office aperto in una cartella pubblica, il file originale non viene spostato. Le modifiche al file copiato o inserito nella cartella pubblica non vengono riportate nel file originale.

Concessione dell'autorizzazione di accesso alle cartelle

  • Le autorizzazioni per accedere alle cartelle pubbliche vengono in genere concesse da un amministratore del sistema o dalla persona che, all'interno dell'organizzazione, risulta proprietaria della cartella relativa a un progetto o argomento specifico.

  • Nelle cartelle per cui si dispone dell'autorizzazione all'accesso, è in genere possibile leggere e aggiungere elementi ma non eliminare quelli aggiunti da altri.

  • Se si dispone della necessaria autorizzazione, è possibile creare cartelle pubbliche e consentirne l'utilizzo ad altri utenti.

  • Il proprietario di una cartella pubblica può applicare visualizzazioni personalizzate, moduli, campi personalizzati e regole alle cartelle pubbliche, nonché specificare che appaia una determinata visualizzazione quando altri utenti aprono la cartella per la prima volta.

  • Anche se non si dispone dell'autorizzazione a modificare gli elementi della cartella, è comunque possibile salvare una visualizzazione personale di una cartella pubblica che soddisfi esigenze specifiche. Dopo il salvataggio, la visualizzazione risulta sempre disponibile.

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