Condividere siti e documenti con persone esterne all'organizzazione

Se la propria organizzazione svolge attività che implicano la condivisione di documenti o la collaborazione diretta con fornitori o clienti, può essere utile usare le caratteristiche di condivisione esterna dei siti di SharePoint Online per condividere contenuto con utenti esterni all'organizzazione che non dispongono di licenze per l'abbonamento a Microsoft Office 365 usato dall'organizzazione.

È possibile eseguire questa operazione in tre modi:

Nota   Solo una persona può accedere al sito o al documento di un altro utente mediante un invito inviato dall'utente stesso. Tuttavia, la persona che riceve l'invito può decidere di non usarlo e inoltrarlo invece a qualcun altro, che sarà quindi in grado di effettuare l'accesso usando il proprio account Microsoft* o l'account aziendale per accedere al sito o al documento.

Nota    Per condividere siti o documenti, è necessario che l'amministratore globale abiliti la condivisione esterna e imposti le autorizzazioni appropriate. Per altre informazioni, vedere Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint Online.

Che cos'è un utente esterno?

Un utente esterno è un utente esterno all'organizzazione che può accedere ai siti e documenti di SharePoint Online ma che non ha una licenza per l'abbonamento a SharePoint Online o a Microsoft Office 365. Gli utenti esterni non sono dipendenti, collaboratori o agenti in sede per l'organizzazione o le relative consociate.

Gli utenti esterni ereditano i diritti sull'utilizzo dell'utente di SharePoint Online che li ha invitati a collaborare. Ad esempio, se un'organizzazione acquista un piano Enterprise E3 e crea un sito che usa caratteristiche Enterprise, all'utente esterno vengono concessi i diritti di utilizzo e/o visualizzazione di queste caratteristiche nell'ambito del sito in cui è stato invitato. Anche se gli utenti esterni possono essere invitati come membri esterni del progetto per poter eseguire una gamma completa di azioni in un sito, non disporranno esattamente delle stesse capacità offerte a un membro completo, pagante, con licenza all'interno dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint Online.

Condividere un sito

Quando si condivide un sito con utenti esterni, viene loro inviato un invito che possono usare per accedere al sito. Questo invito può essere inviato a qualunque indirizzo di posta elettronica. Quando il destinatario accetta l'invito, potrà effettuare l'accesso usando un account Microsoft o un account aziendale o dell'istituto di istruzione. Quando si condivide un sito, è possibile selezionare il tipo di autorizzazioni che si vuole assegnare all'utente.

Per condividere un sito con utenti esterni, è necessario essere il proprietario del sito o avere autorizzazioni di controllo completo.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare Siti. In alternativa selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi Siti.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Accedere al sito che si vuole condividere con utenti esterni.

  4. Fare clic su Condividi nell'angolo superiore destro dello schermo.

    Immagine del comando Condividi in alto a destra sullo schermo.

  5. Nella finestra di dialogo Condividi digitare i nomi degli utenti esterni da invitare, ad esempio someone@outlook.com o someone@contoso.com.

    Promemoria: è anche possibile usare il comando Condividi per concedere l'accesso a un sito agli utenti interni con licenza. Per farlo, è sufficiente digitare i nomi delle persone da invitare.

  6. Digitare un messaggio da includere con l'invito.

  7. Per assegnare l'utente esterno a un gruppo di autorizzazioni specifico, selezionare Mostra opzioni e quindi il gruppo desiderato.

    È bene concedere agli utenti il livello di autorizzazione minimo necessario per eseguire l'attività desiderata. Se ad esempio le persone che si invitano devono soltanto leggere contenuto, assegnarli al gruppo Visitatori, che ha autorizzazioni di lettura come impostazione predefinita. Se gli utenti esterni devono anche modificare o aggiornare il contenuto, aggiungerli al gruppo Membri, che ha autorizzazioni di modifica come impostazione predefinita. Fare molta attenzione quando si aggiungono utenti a gruppi che hanno autorizzazioni Controllo completo.


    Immagine della finestra di dialogo Condividi per un sito, con i nomi utenti degli utenti esterni.

  8. Selezionare Condividi.

Per impostazione predefinita, gli inviti inviati a utenti esterni scadono dopo 7 giorni. Se l'utente non accetta l'invito entro 7 giorni, ma si vuole che questo utente abbia accesso al sito, sarà necessario inviare nuovamente l'invito.

Quando gli utenti esterni ricevono gli inviti, fanno clic su un pulsante che li reindirizza a una pagina dalla quale possono accedere al sito di SharePoint Online mediante un account Microsoft o un account aziendale o dell'istituto di istruzione. Se gli utenti non hanno almeno un account Microsoft, possono crearne uno gratuitamente.

Condividere un documento inviando o inserendo un collegamento guest anonimo

È possibile creare un collegamento guest anonimo, quindi condividerlo usando qualsiasi elemento multimediale. Ad esempio, è possibile inserirlo in una pagina di social media oppure incollarlo in un messaggio di posta elettronica. Si può creare un collegamento guest che conceda autorizzazioni di modifica o solo di visualizzazione.

Per condividere un documento con utenti esterni è necessario essere proprietari del sito o avere il livello di autorizzazione Controllo completo. Inoltre, è necessario che la funzione di condivisione sia attivata nelle Impostazioni di servizio di Office 365 o nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online (a seconda del proprio piano). La condivisione esterna deve inoltre essere attiva anche per la propria raccolta siti (solo piani enterprise).

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare Siti. In alternativa selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi Siti.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Selezionare i puntini di sospensione ... accanto al documento per aprire la finestra callout e quindi selezionare Condividi.
    Iniziare a condividere un documento in una raccolta di SharePoint

  4. Nella finestra di dialogo Condividi selezionare Ottieni collegamento.

  5. Selezionare Crea un collegamento per il tipo di autorizzazione che si vuole concedere, ossia solo visualizzazione o modifica.
    Viene creato un URL di collegamento guest.

  6. Selezionare l'URL del collegamento guest e copiarlo.
    Creare un collegamento guest anonimo e copiarlo
    È ora possibile incollare l'URL del collegamento guest nell'elemento multimediale preferito.

  • Se un documento si trova in una raccolta del sito del team, gli altri membri del sito potranno trovare i collegamenti guest nella finestra di dialogo Condividi e potranno inviarli ad altri utenti.

  • Se il file che si tenta di condividere si trova in una raccolta che usa Information Rights Management, non sarà possibile condividerlo esternamente.

  • I collegamenti guest anonimi possono essere inoltrati e condivisi con chiunque, e consentire di visualizzare e modificare il contenuto senza effettuare l'accesso. È consigliabile non utilizzare collegamenti guest anonimi per contenuto sensibile.

  • Le persone invitate ad accedere ai documenti usando collegamenti guest anonimi potranno solo visualizzare o leggere i file in Office Online. Non potranno aprire i file in una versione desktop corrispondente del programma Office.

  • Se la condivisione esterna viene disattivata a livello globale nelle Impostazioni dei servizi di Office 365 o nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online, tutti i collegamenti condivisi smetteranno di funzionare. Se la funzione viene successivamente riattivata, tali collegamenti riprenderanno a funzionare. È anche possibile disabilitare singoli collegamenti condivisi, se si vuole revocare l'accesso a un documento specifico. Vedere Disabilitare un collegamento guest anonimo.

  • Se si condividono cartelle di lavoro di Excel che includono fogli di Power View con persone esterne all'organizzazione, i fogli di Power View non saranno visibili per loro in queste cartelle di lavoro.

Permettere agli altri utenti di creare collegamenti guest ai documenti condivisi con loro

É possibile che si voglia ottenere un livello elevato di condivisione di alcuni documenti e incoraggiare le persone a condividerli a loro volta. Per questi documenti è possibile permettere alle persone di creare collegamenti guest anonimi nei documenti condivisi con loro.

Per poterlo fare, è necessario disporre di autorizzazioni di controllo completo.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare Siti. In alternativa selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi Siti.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Passare alla raccolta in cui si vuole permettere agli utenti di creare collegamenti guest.

  4. Selezionare Impostazioni Pulsante Impostazioni > Impostazioni sito > Utenti e autorizzazioni > Autorizzazioni sito > Impostazioni richieste di accesso.

  5. Nella finestra di dialogo Impostazioni richieste di accesso selezionare Consenti ai membri di condividere il sito e singoli file e cartelle.

Quando le persone selezionano i documenti condivisi con loro e aprono la finestra di dialogo Condividi, potranno creare un collegamento guest. Si noti però che le altre persone potranno creare collegamenti guest che permettono agli altri utenti di modificare il documento solo se è stata concessa l'autorizzazione di modifica durante la condivisione iniziale del documento. Se è stata concessa solo l'autorizzazione di visualizzazione, sarà possibile creare solo collegamenti guest con autorizzazioni di visualizzazione.

Per informazioni generali su Impostazioni richieste di accesso, vedere Video: Condividere un sito senza richiesta di accesso.

Condividere un documento che richiede l'accesso al sito

Per condividere un documento con utenti esterni è necessario essere proprietari del sito o avere il livello di autorizzazione Controllo completo. Inoltre, è necessario che la funzione di condivisione sia attivata nelle Impostazioni di servizio di Office 365 o nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint Online (a seconda del proprio piano). La condivisione esterna deve inoltre essere attiva anche per la propria raccolta siti (solo piani enterprise).

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare Siti. In alternativa selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi Siti.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Selezionare i puntini di sospensione ... accanto al documento per aprire la finestra callout e quindi selezionare Condividi.
    Iniziare a condividere un documento in una raccolta di SharePoint

  4. Verificare che Invita persone sia selezionato, quindi digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone da invitare alla condivisione del documento. Ad esempio: utente@outlook.com o utente@gmail.com oppure utenteesterno@contoso.com.

  5. Nell'elenco a discesa selezionare il livello di autorizzazione da concedere a questi utenti: Può modificare o Può visualizzare.

  6. Se si vuole, digitare un messaggio da includere nel messaggio di posta elettronica. Il messaggio potrebbe includere informazioni o istruzioni sul documento condiviso.

  7. Selezionare la casella di controllo Richiedi accesso.

    Nota   Se non si seleziona la casella di controllo Richiedi accesso, il messaggio di posta elettronica includerà un collegamento guest anonimo al documento. I collegamenti guest anonimi potrebbero essere inoltrati o condivisi con altri utenti, che sarebbero così in grado di visualizzare o modificare il contenuto senza effettuare l'accesso.

  8. Selezionare Condividi.

Vedere chi ha accesso a un sito o documento specifico

È possibile usare il comando Condividi per visualizzare un elenco delle persone con le quali è stato condiviso il documento.

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per visualizzare un elenco delle persone che hanno accesso a un sito, selezionare Condividi nella parte in alto a destra della pagina, quindi selezionare il collegamento accanto a Condiviso con nella finestra di dialogo Condividi.

  • Per visualizzare un elenco delle persone hanno accesso a un documento, cartella o set di documenti, selezionare l'elemento nella raccolta documenti e fare clic su Condiviso con nella scheda File.

Revocare l'accesso di un utente a un sito

Se un sito è stato condiviso con un utente esterno e si vuole revocare l'accesso all'utente in questione, è possibile farlo rimuovendo l'autorizzazione individuale dal sito.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare Siti. In alternativa selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi Siti.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Accedere al sito per il quale si vuole ritirare l'invito.

  4. Selezionare Impostazioni Pulsante Impostazioni > Impostazioni sito > Utenti e autorizzazioni > Utenti e autorizzazioni.

  5. Selezionare il gruppo dal quale rimuovere utenti.

  6. Selezionare gli utenti da rimuovere, quindi selezionare Azioni > Rimuovi utenti dal gruppo.

  7. Scegliere OK.

Disabilitare un collegamento guest anonimo

Nel menu delle proprietà di un documento è possibile scoprire se il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nella parte superiore della pagina selezionare Siti. In alternativa selezionare l'icona di avvio delle app Icona di avvio delle app di Office 365 e quindi Siti.

    Opzioni di spostamento in Office 365
  3. Accedere alla raccolta contenente il documento per il quale si vuole rimuovere il collegamento guest.

  4. Selezionare il documento e quindi i puntini di sospensione (...).

  5. Selezionare un collegamento guest nella frase Aperto a chiunque abbia un collegamento guest. Se questo collegamento non viene visualizzato, è probabile che l'apertura del documento sia consentita solo agli utenti con nome utente e password.

    Finestra di dialogo delle proprietà in cui è mostrato che il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

  6. Accanto all'URL del collegamento guest selezionare Disabilita.

  7. Quando viene richiesto se si vuole disabilitare il collegamento, selezionare Disabilita collegamento.

    Finestra di dialogo in cui viene richiesto se si vuole disattivare il collegamento guest di un documento condiviso, in modo che non funzioni più.

Quando gli utenti esterni all'organizzazione tenteranno di accedere al contenuto tramite il collegamento guest, riceveranno un messaggio di errore.

Si applica a: SharePoint Online



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