Condividere i siti di Office 365 con utenti esterni

Le persone che devono vedere o utilizzare il contenuto del sito, ma che non hanno un account utente per l'ambiente SharePoint Online oppure Office 365, sono denominate "utenti esterni". È possibile condividere siti e documenti con gli utenti esterni a livello globale, cioè per tutti i siti nel tenant, oppure singolarmente per ogni raccolta siti.

Dopo l'abilitazione della condivisione per il tenant e le singole raccolte siti, gli amministratori delle raccolte siti possono estendere gli inviti a utenti specifici. Per istruzioni, vedere Condividere siti e documenti con persone esterne all'organizzazione.

Scegliere il metodo di condivisione del contenuto

Quando si valuta se e come condividere contenuto esternamente, è opportuno considerare i seguenti aspetti:

  • A chi si vuole concedere l'accesso al contenuto del sito del team e ai siti secondari e quali operazioni si vuole consentire di eseguire?

  • A quali membri dell'organizzazione si vuole concedere l'autorizzazione a condividere contenuto con l'esterno?

  • Esiste contenuto che non deve assolutamente essere visualizzato da utenti esterni all'organizzazione?

Rispondendo a queste domande sarà più semplice pianificare la strategia per la condivisione dei contenuti.

Provare:

Per...

Condividere un sito. Per condividere un sito, limitando tuttavia l'accesso degli utenti esterni al contenuto interno dell'organizzazione, è consigliabile creare un sito secondario con autorizzazioni univoche da usare unicamente per la condivisione esterna.

Garantire ad alcuni utenti esterni all'organizzazione l'accesso costante alle informazioni e al contenuto del sito. Tali utenti devono poter agire come utenti effettivi del sito creando, modificando e visualizzando il contenuto.

Condividere un documento e richiedere la registrazione.

Garantire a uno o più utenti esterni all'organizzazione l'accesso protetto a un documento specifico a scopo di revisione o collaborazione, ma tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante ad altro contenuto del sito interno.

Condividere un documento senza richiedere la registrazione.

Condividere un collegamento a un documento non riservato o non confidenziale con utenti esterni all'organizzazione in modo che possano visualizzarlo o aggiornarlo con commenti e suggerimenti. Tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante al contenuto del sito interno.

Nota sulla sicurezza : 

  • Quando si disattiva la condivisione esterna, agli utenti esterni che hanno accesso al sito nel momento in cui la caratteristica viene disattivata viene negato l'accesso al sito e non è più possibile inviare inviti. Se la caratteristica viene riattivata con nomi di utenti esterni nei gruppi di autorizzazioni di SharePoint, tali utenti avranno automaticamente di nuovo accesso al sito. Per impedire definitivamente a un utente di accedere al sito di SharePoint, è necessario rimuoverlo esplicitamente dall'elenco di utenti esterni.

  • Se la caratteristica di condivisione esterna viene disattivata a livello globale, tutti i collegamenti guest condivisi smetteranno di funzionare. Se successivamente la caratteristica viene riattivata, tali collegamenti riprenderanno a funzionare.

Attivare la condivisione esterna per tutti i siti di SharePoint nel Interfaccia di amministrazione di Office 365

La funzione che consente di invitare utenti esterni ai siti di SharePoint è abilitata per impostazione predefinita. I proprietari dei siti e gli amministratori delle raccolte siti possono quindi condividere i siti e i siti secondari del team in qualsiasi momento.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

    Riquadro Amministratore di Office 365 evidenziato
  3. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365, digitare esterna nella casella di ricerca della home page, quindi scegliere Condivisione esterna di siti.

    Screenshot della digitazione della condivisione esterna nella casella di ricerca della home page dell'interfaccia di amministrazione
  4. Accanto all'opzione Consentire a persone esterne all'organizzazione di accedere ai siti portare il dispositivo di scorrimento su per attivare la condivisione esterna.

    Screenshot della finestra di dialogo Condivisione esterna quando l'impostazione "Consentire a persone esterne all'organizzazione di accedere ai siti" è disattivata.
  5. Accanto all'opzione Consentire agli utenti di inviare collegamenti guest per l'accesso ai siti e ai documenti dell'organizzazione portare il dispositivo di scorrimento su .

    Screenshot della condivisione esterna attivata nell'interfaccia di amministrazione.

    Riportare il dispositivo di scorrimento su No per richiedere agli utenti di accedere usando un nome utente e una password. Per altre informazioni sugli ID utente per gli account aziendali o dell'istituto di istruzione, vedere Definizione e funzione dell'ID utente.

  6. Selezionare Salva.

Ottimizzare le impostazioni per singoli siti

Se è abilitata nei siti di SharePoint, la condivisione viene abilitata per tutti i siti del tenant. Nell'interfaccia di amministrazione di Interfaccia di amministrazione di Office 365 è tuttavia possibile ottimizzare le impostazioni della condivisione per impedirla nei siti in cui è necessario un maggiore controllo o per revocare l'accesso a specifici siti per singoli utenti.

Nota : Se la condivisione esterna è disattivata per l'intero ambiente di SharePoint Online, non sarà possibile attivarla per raccolte siti specifiche.

Nella pagina dell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 relativa ai siti, che contiene le impostazioni di condivisione è disponibile un elenco di tutte le raccolte siti attualmente attive nel tenant insieme alle impostazioni di condivisione per ogni raccolta siti.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

    Riquadro Amministratore di Office 365 evidenziato
  3. Passare a Risorse > Siti.

    Menu di risorse nell'interfaccia di amministrazione di Office 365 con l'opzione Siti selezionata
  4. Selezionare lo stato di condivisione (Condividi collegamenti e inviti o Non consentito) accanto alla raccolta siti desiderata.

    Elenco di raccolte siti di SharePoint con lo stato di condivisione esterna per ogni raccolta siti
  5. Nella finestra di dialogo di condivisione, accanto a Stato di condivisione, fare clic su Modifica.

    Finestra di dialogo dello stato di condivisione per una specifica raccolta siti con la condivisione disattivata.
  6. Accanto all'opzione Consentire a persone esterne all'organizzazione di accedere ai siti portare il dispositivo di scorrimento su per attivare la condivisione esterna.

    Screenshot della finestra di dialogo Condivisione esterna quando l'impostazione "Consentire a persone esterne all'organizzazione di accedere ai siti" è disattivata.
  7. Accanto all'opzione Consentire agli utenti di inviare collegamenti guest per l'accesso ai siti e ai documenti dell'organizzazione portare il dispositivo di scorrimento su .

    Screenshot della condivisione esterna attivata nell'interfaccia di amministrazione.

    Riportare il dispositivo di scorrimento su No per richiedere agli utenti di accedere usando un nome utente e una password. Per altre informazioni sugli ID utente per gli account aziendali o dell'istituto di istruzione, vedere Definizione e funzione dell'ID utente.

  8. Fare clic su Salva.

  1. Se non si è già nella schermata Condivisione esterna - Siti eseguire i passaggi da 1 a 4 in Modificare le impostazioni di condivisione di una determinata raccolta siti nell'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  2. Selezionare lo stato di condivisione (Condividi collegamenti e inviti o Non consentito) accanto alla raccolta siti desiderata.

  3. Nella finestra di dialogo di condivisione, accanto a Membri esterni, fare clic su Modifica.

  4. In Rimuovi membri esterni, cercare i membri da rimuovere.

    Finestra di dialogo per rimuovere membri esterni da una raccolta siti
  5. Accanto al nome del membro selezionare Rimuovi,

  6. Fare clic su Salva per confermare l'eliminazione. Si noti che dopo aver scelto Salva gli utenti non avranno più accesso al sito selezionato. Gli eventuali collegamenti guest forniti saranno disabilitati.

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