Condividere i dati di Business Contact Manager con altri utenti

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Con Business Contact Manager per Outlook 2010 si e ai propri collaboratori possono condividere i dati aziendali importanti a tutti. Informazioni contenute nei record account, contatto commerciale, opportunità o progetto commerciale verrà archiviati in database Business Contact Manager. Autore del database è proprietario del database, che è possibile condividere il database.

Nota : Per garantire un livello di protezione superiore, tutti i dati scambiati tra il database condiviso e il database locale sono crittografati.

Questo articolo descrive come condividere e su come interrompere la condivisione del database Business Contact Manager per Outlook.

Per saperne di più

Gestire l'accesso al database di Business Contact Manager

Gestire l'accesso al database Business Contact Manager

Se si è il proprietario del database, è possibile condividere il database e concedere l'accesso agli utenti selezionati che hanno già presenti gli utenti del computer o che fanno parte del dominio. È inoltre possibile modificare gli utenti che hanno accesso al database.

Nota : I computer degli utenti possono appartenere allo stesso gruppo di lavoro. Non è necessario creare un dominio per condividere il database.

Utenti che hanno accesso al database di possano aggiornare i record, creare nuovi record e spostarli nella cartella Posta eliminata. Non eliminare definitivamente record.

Suggerimento : Se un utente che non dispone di accesso alla rete ha la necessità di accedere a file elencati nella cronologia comunicazioni dei record di un database condiviso,è possibile allegare i file alla sezione Commenti anziché collegarli alla cronologia comunicazioni. Si noti che il limite per le dimensioni dei database è di 4 GB e che i file allegati aumentano le dimensioni del database.

Il proprietario del database può:

  • Scegliere di condividere o meno il database con altri utenti.

  • Concedere o negare l'accesso al database a singoli utenti.

  • Modificare l'elenco degli utenti autorizzati ad accedere al database.

  • Eliminare il database.

  • Eseguire il backup del database.

  • Ripristinare un database di cui aveva precedentemente eseguito il backup.

  • Eliminare definitivamente un record svuotando la cartella Elementi eliminati.

    Nota : Qualsiasi utente può ripristinare un record presente nella cartella Elementi eliminati.

  • Individuare eventuali errori e correggere il database.

Se si ha un amministratore per il computer, è possibile:

  • Aggiungere nuovi utenti al computer.

  • Accedere a qualsiasi database condiviso in tale computer, inclusi database creati da altri.

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Condividere il database

Per condividere il database, eseguire i passaggi seguenti nella procedura guidata Gestisci condivisione:

Importante : Per connettersi al database condiviso, ogni computer deve essere in esecuzione Business Contact Manager per Outlook 2010.

Passaggio 1: scegliere di condividere i dati

Nota : Se nel computer in uso è in esecuzione Microsoft Windows XP Home, non sarà possibile condividere il database con altri utenti.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Gestisci condivisione.

  3. Nella pagina Condivisione o interruzione della condivisione dei dati commerciali della procedura guidata Gestisci condivisione fare clic su Condividi i dati.

  4. Per condividere il database con collaboratori che utilizzano computer diversi, selezionare la casella di controllo con utenti che utilizzano altri computer della rete.

    La procedura guidata di gestire la condivisione della pagina Condividi o interrompere la condivisione di dati Business, con I scegliere di condividere dati con utenti che utilizzano altri computer della rete selezionata.

  5. Fare clic su Avanti.

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Passaggio 2: decidere se modificare le impostazioni per il collegamento e la verifica della posta elettronica

Prima di impostare le opzioni per il collegamento e la verifica della posta elettronica e condividere il proprio database, è necessario prendere in considerazione alcuni aspetti relativi alla privacy e alla sicurezza. Se si è l'unico utente del database e lo si condivide per potersi connettere a esso da un altro computer, i fattori da considerare sono limitati. Quando invece si condivide il database con più utenti, tutte le informazioni in esso contenute vengono condivise con chiunque abbia accesso al database.

Se si è l'unico utente che accede al database da più computer

Quando il database viene utilizzato da un solo utente, le considerazioni in fatto di sicurezza sono minime e riguardano sostanzialmente la conservazione della password in un luogo sicuro. Qualsiasi indirizzo di posta elettronica può essere abilitato per il collegamento e la verifica della posta elettronica in quanto nessun altro potrà visualizzare i messaggi.

Nota : È necessario condividere il database di Business Contact Manager per usare una copia del database offline, ad esempio in un computer portatile, ma è ancora presente un solo utente del database. Per ulteriori informazioni su come lavorare offline, vedere lavorare offline con Business Contact Manager.

Se sono presenti più utenti del database

Quando il database Business Contact Manager viene condiviso con altri utenti, è possibile gestire in diversi modi le impostazioni per il collegamento e la verifica della posta elettronica:

  • Modificare le impostazioni prima di condividere il database     Se è già in corso il collegamento dei record del database ai messaggi di posta elettronica, sarà possibile modificare le impostazioni in modo da includere solo i messaggi che si desidera consentire agli altri di visualizzare, eliminando dai singoli record gli eventuali messaggi di cui non si desidera consentire la visualizzazione. Tutti gli utenti del database visualizzeranno i messaggi di posta elettronica che vi sono collegati.

  • Lasciare invariate le impostazioni     Ciò significa che, nel caso di messaggi collegati automaticamente, qualsiasi utente autorizzato ad accedere al database potrà visualizzare tali messaggi.

  • Cancellare tutte le impostazioni     Ciò significa che non verranno collegati nuovi messaggi, ma che gli eventuali messaggi collegati prima della cancellazione delle impostazioni saranno comunque disponibili per tutti gli utenti che accedono al database.

Nota : Con una di queste opzioni, è possibile rimuovere eventuali messaggi di posta elettronica esistenti e gli elementi della cronologia comunicazioni che non si desidera ai propri collaboratori di visualizzare prima di condividere il database. Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

Modificare le impostazioni di posta elettronica collega e verifica
per modificare le impostazioni di posta elettronica collega e verifica, fare clic su Annulla per chiudere la procedura guidata di Gestire la condivisione e quindi aprire la finestra di dialogo Gestisci collegamento e verifica. Per ulteriori informazioni sul collegamento e verifica dei messaggi di posta elettronica e la modifica delle impostazioni, vedere Collega e verifica messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

Mantenere o cancellare le impostazioni per il collegamento e la verifica della posta elettronica

gestire la condivisione di procedura guidata, nella pagina Impostazioni di rilevamento e collegamento di posta elettronica con i da conservare il collegamento di posta elettronica corrente e tenere traccia delle impostazioni selezionate.

  1. Nella pagina Impostazioni collegamento e verifica posta elettronica della procedura guidata Gestisci condivisione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare la casella di controllo Mantieni le impostazioni correnti per il collegamento e la verifica della posta elettronica se non si desidera apportare modifiche alle impostazioni prima di condividere il database.

    • Deselezionare la casella di controllo Mantieni le impostazioni correnti per il collegamento e la verifica della posta elettronica se da quel momento in poi non si desidera più mantenere le impostazioni correnti.

      Importante : Quando si condivide un database, tutte le informazioni in questo database vengono condivise con chiunque abbia accesso a tale. Se è stata configurata automatico collegamento e verifica dei messaggi di posta elettronica, tutti i messaggi di posta elettronica esistenti e futuri e altri elementi della cronologia comunicazioni che sono collegati con l'account e contatti commerciali sono disponibili a tutti gli utenti che hanno accesso al database. Se non si desidera condividere tutti i messaggi di posta elettronica esistenti ed elementi della cronologia comunicazioni, Rimuovi questi elementi prima di condividere il database. Per ulteriori informazioni sull'eliminazione di elementi della cronologia comunicazioni, vedere tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  2. Fare clic su Avanti.

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Passaggio 3: selezionare gli utenti per il database

Per condividere il database con altri utenti, è necessario scegliere le persone che hanno necessità di accedere al database. È possibile concedere l'accesso a utenti che abbiano già accesso al computer che si sta utilizzando, ma anche a nuovi utenti.

Importante : Per connettersi al database condiviso, ogni computer deve essere in esecuzione Business Contact Manager per Outlook 2010.

Aggiungere utenti già autorizzati ad accedere al computer in uso
  • Nella pagina Selezione utenti della procedura guidata Gestione condivisione selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti con cui si desidera condividere il database e quindi fare clic su Avanti.

Aggiungere un utente non elencato nella pagina Selezione utenti

Nota : Solo il proprietario del database può concedere l'accesso.

  1. Nella pagina Selezione utenti fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo utente.

  2. Nella finestra di dialogo Aggiungi utente eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se il computer fa parte di un gruppo di lavoro   

      1. Nella casella password provvisoria digitare password che si è certi che l'utente non abbia utilizzato in precedenza.
        Questa password temporanea può essere utilizzata una sola volta. La prima volta che al nuovo utente accede al database di Business Contact Manager, l'utente è richiesto di immettere la password temporanea e quindi digitare rete corrente o password locale. Da successivi ora, la password di rete concede l'accesso alla rete sia e al database.

        Nota : È necessario specificare una password provvisoria per ogni utente. Tutte le password utilizzate, provvisorie o permanenti, devono essere conformi agli standard di sicurezza della rete locale. La password non può essere vuota.

      2. Nella casella Conferma password digitare di nuovo la password provvisoria.

      3. Selezionare la casella di controllo Consenti all'utente di accedere a questo computer se si desidera che il nuovo utente disponga dell'autorizzazione per connettersi e disconnettersi dal computer in uso, oltre che per accedere ad altri file presenti nel computer, incluso il database.

    • Se il computer fa parte di un dominio   

      1. Digitare il nome del dominio che l'utente è un membro di.

      2. Digitare il Nome utente dell'utente a cui si desidera concedere l'accesso al computer. Questo nome deve essere stesso nome utente (o ID di accesso) che l'utente digita durante l'accesso alla rete.
        - Oppure -
        fare clic su Sfoglia per cercare il nome utente e il dominio.

  3. Fare clic su Avanti.

    Suggerimento : È possibile assegnare record ai collaboratori a cui è stato concesso l'accesso al proprio database condiviso. Se ad esempio si desidera assegnare un account a un collaboratore a cui è stato concesso l'accesso al database, è possibile selezionare il nome del collaboratore nell'elenco Assegnato a della pagina Generale del record Account.

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Passaggio 4: verificare che le impostazioni del computer consentano l'accesso al database da parte di altri utenti

Per condividere il database locale con altri utenti, potrebbe essere necessario regolare le impostazioni del computer per consentire l'accesso. È consigliabile che si consente l' Business Contact Manager per Outlook modificare queste impostazioni, ma è anche possibile deselezionare la casella di controllo accanto a tutte le impostazioni che non si desidera modificare.

Note : 

  • La pagina Controllo delle impostazioni del computer per la condivisione del database verrà visualizzata solo se è stata selezionata l'impostazione con utenti che utilizzano altri computer della rete nel primo passaggio della procedura guidata Gestisci condivisione.

  • È necessario disporre dei privilegi di amministratore e avere eseguito l'accesso come amministratore per consentire che vengano apportate le modifiche consigliate o per apportarle personalmente. Se non si dispone dei privilegi di amministratore, chiedere a un amministratore del computer di accedere come amministratore e di apportare le modifiche.

  1. Della procedura guidata di Gestire la condivisione della pagina Selezionare impostazioni per la condivisione del Database, selezionare la casella di controllo desidera esaminare le impostazioni che verranno modificate per visualizzare un elenco di tutte le impostazioni che Business Contact Manager per Outlook cambierà.

  2. Fare clic su Avanti.

  3. In Impostazioni che richiedono modifiche esaminare l'elenco delle impostazioni nella casella Impostazioni.

  4. Fare clic sul nome della voce per visualizzare ulteriori dettagli accanto alla casella Impostazioni. Se non si desidera apportare le modifiche consigliate, deselezionare la casella di controllo accanto all'impostazione stessa.

  5. Per continuare, fare clic su Avanti.

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Passaggio 5: completare la pagina finale della procedura guidata e concedere l'accesso al database

  1. In Agli utenti seguenti verrà concesso l'accesso al database condiviso nella pagina Concessione dell'accesso al database della procedura guidata Gestisci condivisione esaminare l'elenco degli utenti che avranno accesso al database condiviso al completamento della procedura.

  2. È possibile eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Se si desidera tornare indietro e apportare modifiche, ad esempio aggiungendo o rimuovendo utenti, fare clic su Indietro.

    • Se si desidera consentire a tutti gli utenti possono accedere al database, fare clic su Fine.

    • Se non si desidera condividere il database, fare clic su Annulla.

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Passaggio 6: comunicare il nome del computer e il nome del database a ogni utente

Dove trovare il nome del computer e il nome del database?   

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Il nome del computer e il nome del database sono visualizzati nella sezione Gestisci database, accanto a Nome database, nel formato nome computer\nome database.

  4. Gli utenti saranno necessario anche informazioni sulla connessione al database condiviso.

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Aggiungere o rimuovere l'accesso al database da parte di un utente

Se il database è già condiviso, è possibile concedere l'accesso a nuovi utenti o negare l'accesso a utenti attualmente autorizzati ad accedere al database.

Suggerimento : È possibile assegnare record ai collaboratori a cui è stato concesso l'accesso al proprio database condiviso. Se ad esempio si desidera assegnare un account a un collaboratore a cui è stato concesso l'accesso al database, è possibile selezionare il nome del collaboratore nell'elenco Assegnato a della pagina Generale del record Account.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Gestisci condivisione.

  3. Della procedura guidata di Gestire la condivisione della pagina Condividi il Database di Business Contact Manager, fare clic su Avanti.
    Casella agli utenti di accedere al computer sono elencati tutti gli utenti che hanno accesso al database condiviso.

    Nota : Per impostazione predefinita, gli amministratori nel computer in uso vengono visualizzati in questo elenco, ma gli amministratori di dominio non sono inclusi a meno che vengano aggiunti manualmente. Tutti gli utenti che un amministratore, indipendentemente dal fatto proprio account utente viene visualizzato nell'elenco, accedere a tutti i dati. Per gli amministratori di informazioni, vedere come sapere se hanno privilegi di amministratore?.

  4. Eseguire le operazioni seguenti:

    • Selezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti con cui si desidera condividere il database.

    • Deselezionare le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti per cui si desidera rimuovere l'accesso.

    • Per aggiungere un utente che non è elencato nella pagina, fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo utente e quindi seguire le istruzioni nella finestra Aggiungi un utente che non è elencato nella pagina utenti selezionare in questo articolo.

      Nota : Per poter aggiungere un nuovo utente a questo elenco è necessario essere proprietari del database.

  5. Fare clic su Avanti e quindi completare la procedura guidata.

  6. Assegnare il nome del computer e il nome del database per ogni utente.

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Interrompere la condivisione del database

Nota : Se si interrompe la condivisione del database con collaboratori a cui sono assegnati record, il campo Assegnato a relativo a tali record risulterà vuoto.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Gestisci condivisione.

  3. Nella pagina Condivisione del database di Business Contact Manager della procedura guidata Gestisci condivisione fare clic su Non condividere i dati.

    La procedura guidata di gestire la condivisione della pagina Condividi o interrompere la condivisione di dati Business, con I non si desidera condividere i dati selezionati.

  4. Fare clic su Avanti e quindi completare la procedura guidata.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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