Condividere fogli di lavoro di Excel 2007 e indicatori di prestazioni chiave tramite dashboard

È possibile utilizzare una pagina dashboard per ottenere uno snapshot dei dati del foglio di lavoro di Microsoft Office Excel 2007 visualizzando il foglio di lavoro in una web part Microsoft Office Excel Web Access in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Nel dashboard è inoltre possibile visualizzare indicatori di prestazioni chiave (KPI) per misurare l'avanzamento dell'organizzazione verso gli obiettivi stabiliti. Nel sito Centro report sono disponibili gli strumenti necessari che semplificano la creazione, l'archiviazione e la gestione di report e di pagine dashboard.

Per saperne di più

Informazioni sui dashboard e sul Centro report

Preparativi per l'aggiunta di elementi a un dashboard

Creare una nuova pagina dashboard

Condividere un foglio di lavoro di Office Excel 2007 in una pagina dashboard

Aggiungere un indicatore di prestazioni chiave a una pagina dashboard

Pubblicare la pagina dashboard

Informazioni sui dashboard e sul Centro report

I dashboard vengono utilizzati per comunicare lo stato e favorire l'azione. Un dashboard di Office SharePoint Server 2007 è un modello di pagina Web che consente di riunire e visualizzare informazioni dalle fonti più disparate, ad esempio report, grafici e indicatori di prestazioni chiave.

È possibile creare una pagina dashboard personalizzata utilizzando web part diverse. Il metodo più rapido per creare un dashboard, tuttavia, consiste nell'utilizzare il modello di pagina disponibile nel Centro report. Sarà quindi possibile aggiungere o eliminare elementi e modificare l'aspetto della pagina creata.

Benché sia possibile creare pagine dashboard in qualsiasi sito, il sito Centro report è ottimizzato per la gestione e per la visualizzazione di report e di indicatori di prestazioni chiave e può fungere da posizione centrale per un team, un reparto o un'organizzazione per archiviare, recuperare e modificare report.

Chiunque disponga dell'autorizzazione appropriata può impostare un sito Centro report da qualsiasi sito principale in un'organizzazione. Se si dispone inoltre dell'autorizzazione necessaria per aggiungere una raccolta a un sito, è possibile creare una raccolta report in cui creare, archiviare e condividere report e dashboard in modo semplice. È possibile, ad esempio, creare una raccolta report da un sito del team.

Per impostazione predefinita, nella Home Page Centro report sono disponibili collegamenti a esempi di pagina dashboard, dati e indicatori di prestazioni chiave, che è possibile esaminare prima di creare il proprio dashboard. Il Centro report è preconfigurato con le seguenti funzionalità:

  • Il programma permette di tenere traccia delle versioni principali e secondarie in modo da visualizzare le modifiche o ripristinare le versioni precedenti di report e pagine.

  • La protezione degli elementi bozza è attivata in modo tale che solo gli utenti che dispongono dell'autorizzazione necessaria per modificare i report possano visualizzare le versioni secondarie.

  • Per gli indicatori di prestazioni chiave è prevista una configurazione di base. La visualizzazione degli indicatori di prestazioni chiave in una pagina dashboard viene pertanto semplificata tramite la creazione automatica dell'elenco KPI, il collegamento dell'elenco alla pagina dashboard e l'aggiunta della web part KPI alla pagina.

Per accedere al Centro report, scegliere la scheda Report nel sito principale in modalità di esplorazione predefinita. Per visualizzare tutti i dashboard nel Centro report, in Avvio veloce fare clic su Dashboard, quindi scegliere Dashboard dal menu Visualizza.

Comando Dashboard del menu Visualizza

Chiunque disponga dell'autorizzazione necessaria per visualizzare una pagina dashboard potrà visualizzarla o accedervi da un altro sito.

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Preparativi per l'aggiunta di elementi a un dashboard

Per utilizzare Office Excel Web Access, è necessario disporre della versione di Excel 2007 inclusa in Microsoft Office Professional Plus 2007 o in Microsoft Office Enterprise 2007. Nel server in cui è in esecuzione Office SharePoint Server 2007 deve inoltre essere attivato Office Excel Web AccessExcel Services.

Per visualizzare una cartella di lavoro di Office Excel 2007 in un dashboard, la cartella di lavoro deve essere salvata in una raccolta documenti in un sito di SharePoint e questa deve essere definita come percorso attendibile per Office Excel Web AccessExcel Services. Per salvare una cartella di lavoro in una raccolta documenti, è necessario disporre dell'autorizzazione di collaborazione per il sito in cui si trova la raccolta.

È inoltre possibile visualizzare una cartella di lavoro già salvata personalmente o da un altro utente in una raccolta. A questo scopo, è necessario disporre dell'autorizzazione per la visualizzazione della cartella di lavoro.

Per includere un indicatore di prestazioni chiave nel dashboard, è necessario disporre dell'autorizzazione per la creazione di un nuovo elenco KPI o per l'accesso a uno esistente. Per impostazione predefinita, gli utenti di SharePoint che appartengono al gruppo dei membri del sito possono modificare le pagine, ma non creare elenchi KPI. Per creare un elenco KPI, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. Per impostazione predefinita, gli utenti di SharePoint che appartengono al gruppo dei proprietari del sito dispongono di questa autorizzazione.

Le autorizzazioni e le posizioni attendibili vengono in genere impostate dall'amministratore del sito.

Durante la creazione del dashboard, è possibile scegliere il numero di report e di indicatori di prestazioni chiave di cui si desidera disporre nel dashboard e la relativa posizione nella pagina. Dopo avere creato la pagina, è possibile personalizzarla aggiungendo e rimuovendo web part, modificando il layout e collegando e filtrando web part.

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Creare una nuova pagina dashboard

È possibile creare una pagina dashboard da qualsiasi punto di un sito di SharePoint utilizzando qualunque combinazione di web part. Il modello di pagina dashboard disponibile nel Centro report semplifica la creazione di una pagina tramite l'aggiunta delle web part appropriate e il collegamento degli elenchi KPI. Benché sia possibile creare pagine dashboard in altri siti oltre che nel Centro report, nella procedura seguente viene descritto come creare una pagina iniziando dal Centro report.

  1. In Avvio veloce nel Centro report fare clic su Dashboard.

  2. Scegliere Pagina dashboard dal menu Nuovo.

    Comando Pagina dashboard

  3. Nella casella Nome file digitare un nome di file per il dashboard. Il nome di file diventerà parte dell'URL della pagina e verrà visualizzato nelle intestazioni e nei collegamenti del sito.

  4. Nella casella Titolo pagina digitare il nome della pagina. Il titolo verrà visualizzato in tutti i collegamenti di spostamento e le intestazioni del sito.

  5. Nella casella Descrizione è possibile digitare una descrizione della pagina, che verrà visualizzata in una colonna nella raccolta.

  6. Nella casella Raccolta documenti selezionare la raccolta in cui si desidera archiviare la pagina.

  7. Nella casella Cartella selezionare la cartella della raccolta in cui si desidera archiviare la pagina.

  8. Nella sezione Aggiungi collegamento alla barra di spostamento corrente effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Se non si desidera che in Avvio veloce venga visualizzato un collegamento per la pagina, scegliere No. Sarà possibile accedere alla pagina dalla raccolta documenti in cui è archiviata oppure utilizzando l'URL della pagina.

    • Per aggiungere un collegamento in Avvio veloce, scegliere , quindi selezionare l'opzione desiderata nell'elenco. Il collegamento verrà visualizzato al di sotto della sezione in Avvio veloce.

  9. Nella casella Layout selezionare l'opzione per il numero di web part Office Excel Web Access e di indicatori di prestazioni chiave desiderato e per determinarne la disposizione nella pagina.

  10. Nella sezione Indicatori di prestazione chiave (KPI) selezionare una delle seguenti opzioni.

Opzione

Descrizione

Crea automaticamente un elenco KPI

Crea e collega un elenco KPI alla web part KPI. Opzione consigliata se non è già stato creato un elenco KPI.

Consenti di selezionare un elenco KPI esistente in un secondo momento

Aggiunge la web part KPI alla pagina, ma non associa un elenco KPI alla web part. Utilizzare questa opzione se si dispone già di un elenco KPI da utilizzare nella web part.

Non aggiungere un elenco KPI a questo dashboard

Crea il dashboard senza alcuna web part relativa all'elenco KPI. Selezionare questa opzione se non si desidera visualizzare un indicatore di prestazioni chiave. Se in seguito si dovesse decidere altrimenti, sarà possibile aggiungere un indicatore di prestazioni chiave modificando la pagina e aggiungendo una web part KPI.

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Condividere un foglio di lavoro di Office Excel 2007 in una pagina dashboard

Per condividere un foglio di lavoro di Office Excel 2007 in una pagina dashboard, è innanzitutto necessario salvare la cartella di lavoro in una raccolta SharePoint, quindi aggiungerla alla web part Office Excel Web Access.

Nota : Per utilizzare Office Excel Web Access, è necessario disporre della versione di Excel 2007 inclusa in Microsoft Office Professional Plus 2007 o Microsoft Office Enterprise 2007. Nel server in cui è in esecuzione Office SharePoint Server 2007 deve inoltre essere attivato Office Excel Web AccessExcel Services.

Salvare una cartella di lavoro in un sito di SharePoint

Se la cartella di lavoro che si desidera utilizzare non è già inclusa in una raccolta SharePoint, è necessario pubblicarla utilizzando Excel Services. La pubblicazione della cartella di lavoro tramite Excel Services rappresenta un'opzione migliore rispetto al caricamento tramite il menu Carica nel sito di SharePoint. Quando si utilizza Excel Services per pubblicare la cartella di lavoro, è possibile definirne le parti, ad esempio singoli fogli di lavoro, intervalli denominati o grafici, che si desidera vengano visualizzati in Office Excel Web Access. Visualizzando solo parti specifiche della cartella di lavoro e utilizzando le autorizzazioni di Office SharePoint Server 2007 per proteggerla dall'accesso non autorizzato, è possibile garantire la riservatezza dei dati in modo da consentire solo agli utenti autorizzati di aggiornare, calcolare e interagire con i dati visualizzabili.

È inoltre possibile definire parametri. Un parametro è una singola cella denominata prima di pubblicare il foglio di lavoro. È possibile esporre la cella utilizzando la web part Office Excel Web Access. Gli utenti potranno quindi immettere valori nella cella e ricalcolare la cartella di lavoro per analizzare i dati.

Nota : Non tutte le funzionalità di Microsoft Office Excel sono supportate da Excel Services. Per informazioni sulle funzionalità non supportate, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Nell'esempio descritto nella procedura seguente viene pubblicata una cartella di lavoro nella raccolta Report del sito Centro report. Se tuttavia si dispone dell'autorizzazione di collaborazione, è possibile pubblicare una cartella di lavoro in qualsiasi sito di SharePoint.

  1. Aprire la cartella di lavoro che si desidera pubblicare tramite Excel Services. Se si prevede di definire parametri, denominare ogni cella che si desidera venga utilizzata dagli utenti per l'input.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , scegliere Pubblica, quindi fare clic su Excel Services in Distribuzione del documento ad altre persone.

  3. Nella casella Nome file immettere il percorso del server e il nome del file. Per salvare, ad esempio, il file Test.xlsx nella raccolta Report del sito Centro report all'interno del sito principale Contoso, digitare: http://Contoso/Reports/ReportsLibrary/Test.xlsx.

    Importante : Se l'URL della raccolta SharePoint di destinazione viene copiato direttamente dal browser e incollato nella casella del nome del file, è necessario rimuovere i caratteri aggiuntivi che impediscono la copia del file nella raccolta di destinazione. In questo esempio i caratteri da rimuovere dall'URL sono Forms/current.aspx.

  4. Fare clic sul pulsante Opzioni Excel Services, quindi selezionare le opzioni che si desidera utilizzare per visualizzare la cartella di lavoro o una parte di essa in Excel Services.

  5. Per verificare che le aree visualizzabili della cartella di lavoro vengano visualizzate correttamente nel browser, selezionare la casella di controllo Apri in Excel Services.

  6. Scegliere OK, quindi Salva.

  7. Nella finestra di dialogo Scegli tipo di documento selezionare Report nell'elenco Tipo di documento.

  8. Scegliere OK.

  9. Aggiornare il sito di SharePoint per visualizzare il nuovo documento caricato.

Visualizzare la cartella di lavoro nel dashboard

  1. Nella pagina dashboard in cui si desidera aggiungere il foglio di lavoro scegliere Modifica pagina dal menu Azioni sito Menu Azioni sito .

  2. Nella web part Office Excel Web Access in cui si desidera aggiungere il foglio di lavoro scegliere Modifica web part condivisa dal menu di modifica della web part Menu web part .

  3. Nel riquadro Strumenti di Office Excel Web Access fare clic su Selezionare un collegamento Builder button in Cartella di lavoro, quindi utilizzare la finestra di dialogo Selezionare un collegamento per individuare la cartella di lavoro.

  4. Per visualizzare solo parte della cartella di lavoro, effettuare una delle seguenti operazioni:

Opzione

Descrizione

Elemento denominato

Fare clic su Builder button , quindi in Immissione testo digitare il nome di un intervallo di celle definite nel foglio di lavoro. Nella web part verrà visualizzato solo questo intervallo.

Righe

Digitare il numero di righe del foglio di lavoro o dell'intervallo denominato che si desidera visualizzare. Se, ad esempio, si digita 5, verranno visualizzate le prime cinque righe del foglio di lavoro o dell'intervallo denominato.

Colonne

Digitare il numero di colonne del foglio di lavoro o dell'intervallo denominato che si desidera visualizzare. Se, ad esempio, si digita 5, verranno visualizzate le prime cinque colonne del foglio di lavoro o dell'intervallo denominato.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della web part Office Excel Web Access, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Aggiungere un indicatore di prestazioni chiave a una pagina dashboard

Un indicatore di prestazioni chiave è un suggerimento visivo che comunica il grado di avanzamento verso un obiettivo.

Quando si aggiunge un indicatore di prestazioni chiave a una pagina dashboard, è possibile scegliere tra l'utilizzo del modello di dashboard per creare automaticamente l'elenco PKI e la selezione di un elenco KPI esistente.

Scegliere una delle due procedure seguenti, a seconda dell'opzione selezionata nel modello di dashboard.

Aggiungere un nuovo indicatore di prestazioni chiave utilizzando un elenco KPI creato automaticamente

Scegliendo nel modello di dashboard la creazione automatica di un elenco KPI, è possibile evitare numerosi passaggi altrimenti necessari per aggiungere la web part KPI a una pagina web part vuota. Se viene utilizzato il modello di dashboard, l'elenco verrà automaticamente creato e associato alla pagina. La web part verrà inoltre aggiunta automaticamente alla pagina.

Il passaggio successivo consiste nella scelta del tipo di indicatore di prestazioni chiave desiderato e nell'aggiunta di quest'ultimo all'elenco KPI. A questo scopo, utilizzare la web part KPI nella pagina dashboard.

  1. Sulla barra degli strumenti della web part KPI fare clic sulla freccia accanto a Nuovo.

  2. Selezionare uno dei seguenti tipi di indicatore di prestazioni chiave, a seconda della posizione dei dati per l'indicatore.

Opzione da selezionare

Posizione dei dati di origine

Indicatore che utilizza dati in un elenco di SharePoint

Un elenco di SharePoint che contiene elementi da cui si desidera creare un valore aggregato, ad esempio una somma, un valore minimo o un valore massimo. Prima di impostare l'indicatore di prestazioni chiave, verificare che per l'elenco di SharePoint sia già attiva la visualizzazione desiderata. Per il corretto funzionamento dell'indicatore di prestazioni chiave, è innanzitutto necessario visualizzare le colonne appropriate nell'ordine corretto.

Indicatore che utilizza dati in una cartella di lavoro di Excel

Una cartella di lavoro di Excel in cui viene calcolato l'indicatore di prestazioni chiave.

Indicatore che utilizza dati in SQL Server 2005 Analysis Services

Un cubo di SQL Server 2005 Analysis Services.

Indicatore che utilizza informazioni immesse manualmente

Informazioni non presenti in un sistema e pertanto immesse manualmente.

  1. Nella pagina Nuovo indicatore effettuare una delle seguenti operazioni, a seconda del tipo di indicatore di prestazioni chiave selezionato nel passaggio 2.

Indicatore di prestazioni chiave selezionato

Operazione da effettuare

Indicatore che utilizza dati in un elenco di SharePoint

  1. Nelle caselle Nome e Descrizione digitare un nome ed eventualmente una descrizione per l'indicatore.

  2. Nella casella Commenti immettere un commento che consenta agli utenti che visualizzano l'indicatore di comprenderne il significato e la funzione.

  3. Nella casella URL elenco in Elenco e visualizzazione di SharePoint immettere l'URL dell'elenco o della raccolta.

    Nota : 

    • Se non si conosce l'URL del file di connessione dati di Microsoft Office (odc), scegliere Sfoglia per aprire la finestra di dialogo Selezionare un collegamento, quindi individuare e selezionare il file odc.

    • L'elenco o la raccolta di SharePoint deve trovarsi nella stessa raccolta siti.

  4. In Visualizza selezionare la visualizzazione contenente gli elementi che si desidera utilizzare nell'indicatore di prestazioni chiave.

  5. In Calcolo valore selezionare una delle seguenti modalità per calcolare l'obiettivo dell'indicatore di prestazioni chiave:

    • Numero di elementi dell'elenco nella visualizzazione      Conteggio del numero complessivo di elementi nell'elenco.

    • Percentuale degli elementi dell'elenco nella visualizzazione in cui      Calcolo che confronta il valore di un tipo di contenuto in una colonna o in un massimo di cinque colonne nell'elenco.

    • Calcolo con tutti gli elementi dell'elenco nella visualizzazione      Calcolo dei valori Totale, Media, Massimo o Minimo di una colonna numerica dell'elenco.

      Nota : L'opzione Calcolo con tutti gli elementi dell'elenco nella visualizzazione è disponibile solo se nell'elenco è presente un campo numerico.

Indicatore che utilizza dati in una cartella di lavoro di Excel

  1. Nelle caselle Nome e Descrizione digitare un nome ed eventualmente la descrizione per l'indicatore.

  2. Nella casella Commenti immettere un commento che consenta agli utenti che visualizzano l'indicatore di comprenderne il significato e la funzione.

  3. Nella casella URL cartella di lavoro immettere il percorso della cartella di lavoro.

    Note : 

    • Se non si conosce l'URL della cartella di lavoro, scegliere Sfoglia Icona del pulsante per aprire la finestra di dialogo Selezionare un collegamento, quindi individuare e selezionare il file.

    • L'URL deve essere relativo al sito corrente.

  4. In Indirizzo di cella per valore indicatore digitare il numero della cartella di lavoro seguito da un punto esclamativo, quindi dall'indirizzo di cella della posizione dell'indicatore di prestazioni chiave nel foglio di lavoro. Se, ad esempio, l'indicatore si trova nella cella D15 del foglio di lavoro 1, digitare Foglio1!D15. Altrimenti, utilizzare un intervallo denominato.

Indicatore che utilizza dati in SQL Server 2005 Analysis Services

  1. Nella casella Connessione dati immettere l'URL in cui si trova il file odc.

    Nota : Se non si conosce l'URL del file odc, scegliere Sfoglia per aprire la finestra di dialogo Selezionare un collegamento, quindi individuare e selezionare il file odc.

  2. Nella casella Solo gli indicatori KPI per la visualizzazione dalla cartella di visualizzazione selezionare la cartella di visualizzazione del database di Analysis Services che contiene l'indicatore di prestazioni chiave.

  3. Nella casella Elenco KPI selezionare l'indicatore di prestazioni chiave desiderato, ad esempio Totale entrate o Average Profit Margin.

  4. Selezionare la casella di controllo Includi indicatori figlio per visualizzare tutti gli indicatori figlio per l'indicatore selezionato.

  5. Nelle caselle Nome e Descrizione digitare un nome e, facoltativamente, una descrizione per l'indicatore.

  6. Nella casella Commenti immettere un commento che consenta agli utenti che visualizzano l'indicatore di comprenderne il significato e la funzione.

Indicatore che utilizza informazioni immesse manualmente

  1. Nelle caselle Nome e Descrizione digitare un nome e, facoltativamente, una descrizione per l'indicatore.

  2. Nella casella Commenti immettere un commento che consenta agli utenti che visualizzano l'indicatore di comprenderne il significato e la funzione.

  3. Digitare il valore numerico corrispondente allo stato di avanzamento attuale.

  1. Nella sezione Regole icona stato selezionare i più alti o i più bassi nell'elenco I valori che rappresentano prestazioni migliori sono per indicare l'intervallo di numeri da visualizzare in verde.

  2. Digitare i valori per gli indicatori di stato nelle caselle. Per tenere traccia della percentuale minima di completamento per un insieme di attività, ad esempio, è possibile impostare l'indicatore verde sul valore dell'obiettivo e il valore di avviso su un valore minore di uno rispetto a quello dell'obiettivo. In questo caso, se si desidera che venga indicato il momento in cui la percentuale minima di completamento è inferiore al 25%, sarà necessario impostare l'indicatore verde su 25 e quello giallo su 24.

    Nota : I valori dell'opzione Regole icona stato per un indicatore di prestazioni chiave Indicatore che utilizza dati in SQL Server 2005 Analysis Services sono preimpostati dall'analista di database.

Aggiungere un indicatore di prestazioni chiave esistente alla pagina dashboard

Se il dashboard è stato creato utilizzando il modello, successivamente sarà possibile selezionare un indicatore di prestazioni chiave esistente. Questa opzione consente di aggiungere la web part KPI alla pagina dashboard e quindi utilizzare il riquadro Strumenti della web part per selezionare l'elenco KPI che si desidera visualizzare. Per utilizzare l'elenco KPI nella web part, è necessario disporre dell'autorizzazione per accedervi.

  1. Per aggiungere l'elenco KPI alla web part, nella web part fare clic su Aprire il riquadro Strumenti.

  2. Nella casella Elenco indicatori scegliere Sfoglia Icona del pulsante per individuare l'elenco KPI che si desidera visualizzare.

  3. Nella finestra di dialogo Selezionare un collegamento fare doppio clic sul titolo dell'elenco KPI che si desidera utilizzare.

  4. Scegliere OK per chiudere il riquadro Strumenti.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di indicatori di prestazioni chiave, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Pubblicare la pagina dashboard

Come la maggior parte delle pagine Web in Office SharePoint Server 2007, le pagine dashboard utilizzano il sistema di estrazione e archiviazione per garantire che la pagina venga modificata da una sola persona per volta e una funzionalità di controllo delle versioni che consente di tenere traccia delle modifiche apportate alla pagina. Per consentire la visualizzazione del dashboard ad altri, è necessario pubblicarlo. In alcuni casi, la pagina deve essere approvata da un'altra persona dell'organizzazione prima che sia possibile pubblicarla.

La procedura seguente presuppone che si disponga dell'autorizzazione necessaria per pubblicare la pagina dashboard e che la pagina non debba essere approvata da uno o più revisori. Per ulteriori informazioni sulla pubblicazione di pagine, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Effettuare una delle seguenti operazioni:

Per

Effettuare la seguente operazione

Salvare la pagina, senza consentire ad altri di modificarla. In questo modo sarà possibile tornare alla pagina e modificarla in seguito senza condividere la bozza con altri.

Sulla barra degli strumenti modifica pagina fare clic su Pagina, quindi selezionare Salva e interrompi modifica.

Salvare la pagina e consentire ad altri di modificarla. Si tratta di un'opzione utile quando si collabora con i membri di un team e si desidera che questi possano visualizzare o modificare una bozza della pagina.

Sulla barra degli strumenti modifica pagina fare clic su Archivia come bozza condivisa.

Pubblicare la pagina per consentirne la visualizzazione a chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie.

Sulla barra degli strumenti modifica pagina fare clic su Pubblica.

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