Condividere documenti o cartelle in SharePoint Server

I documenti e le cartelle archiviati in OneDrive for Business sono privati finché non decidi di condividerli. Analogamente, in una raccolta siti è consigliabile condividere documenti o cartelle specifici con persone che non hanno accesso al sito in altro modo. Quando si condividono documenti e cartelle, è possibile decidere se consentire alle persone di modificarle o semplicemente visualizzarle.

Condividere un documento o una cartella

  1. Accedere a OneDrive for Business o alla raccolta siti che contiene il documento o la cartella che si vuole condividere.

  2. Selezionare i puntini di sospensione (...) accanto al documento o alla cartella per aprire il callout del documento e quindi selezionare Condividi.

    Iniziare a condividere un documento in una raccolta di SharePoint

  3. Nella scheda invita persone della finestra di dialogo Condividi Digitare i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone con cui si vuole condividere il documento o la cartella.

  4. Seleziona un'impostazione di autorizzazione.

    Selezionare un'impostazione delle autorizzazioni per le persone invitate a condividere un documento

  5. Se si vuole, digitare un testo da includere in un messaggio di posta elettronica da inviare a tutti gli invitati. Il messaggio include un collegamento al documento condiviso.

  6. Se non si vuole inviare un messaggio di posta elettronica, fare clic su Visualizzare le opzionie quindi deselezionare Inviare un invito tramite posta elettronica.

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Domande frequenti

Come si condivide un documento con tutti gli utenti dell'organizzazione?

In OneDrive for Business esistono due modi per condividere un documento con tutti:

  • Usare la finestra di dialogo Condividi. Seguire la stessa procedura descritta in precedenza per condividere un documento o una cartella, ma digitare tutti nella casella invita persone.

    Condividere un documento con tutti tramite la finestra di dialogo Condividi

  • Creare una cartella "condivisi con tutti" (o una con un nome simile) e inserire i documenti nella cartella durante la creazione. Per creare una cartella, fare clic su file > nuova cartella. Non appena creata la cartella è possibile condividerla.

    Screenshot della cartella Condivisi con tutti

La finestra di dialogo Condividi consente di selezionare "tutti tranne utenti esterni". Se l'organizzazione consente la condivisione esterna, la condivisione con "tutti" include utenti esterni: persone esterne all'organizzazione che in precedenza sono state invitate a condividere documenti come ospiti, da parte dell'utente o di altri membri dell'organizzazione.

Se si dispone di una cartella condivisa con tutti gli utenti a cui è stato effettuato il provisioning, tutti ricevono le autorizzazioni per modificare i documenti inseriti nella cartella condivisi con tutti, a meno che non si modifichi l'impostazione di autorizzazione o a meno che non sia stata creata la OneDrive for Business prima di giugno 2014. Se il OneDrive for Business è stato creato prima di tale data, la cartella condivisi con tutti è stata avviata con le autorizzazioni di sola visualizzazione. È possibile cambiare l'impostazione delle autorizzazioni in qualsiasi momento seguendo le istruzioni per la condivisione di cartelle riportate in precedenza in questo articolo.

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In che modo gli utenti possono trovare I documenti condivisi con tutti?

I documenti condivisi con tutti gli utenti non vengono visualizzati nella visualizzazione condivisa con me in OneDrive for Business. Perché? Tieni presente che, a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, potrebbero esserci centinaia se non migliaia di documenti condivisi con tutti. Inoltre, potresti non voler inviare un messaggio di invito di condivisione a tutti gli utenti dell'organizzazione.

Gli utenti possono invece trovare questi documenti per:

  • Seguire un collegamento inviato loro direttamente in un messaggio di posta elettronica.

    È possibile trovare l'URL Web di qualsiasi documento nel callout del documento.
    url web di un documento copiare e incollare l'URL in un messaggio di posta elettronica indirizzato a persone specifiche che si desidera comunicare.

  • Usare la casella di ricerca in OneDrive for Business.

    In questo esempio, Molly Dempsey cerca la parola chiave "casi di tribunale" per trovare tutti i documenti pertinenti condivisi con lei nell'organizzazione. Parole chiave di ricerca per cercare documenti condivisi con l'utente da altre persone

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Come si può vedere con chi si condivide un documento?

  1. Selezionare il menu altro (...) accanto al documento a cui si è interessati per aprire la scheda al passaggio del mouse.

    I nomi delle persone con cui si sta condividendo il documento vengono visualizzati nella scheda passaggio del mouse.

    La scheda al passaggio del mouse elenca gli utenti che condividono il documento

  2. Se gli utenti con cui si sta condividendo il documento sono troppi per essere visualizzati tutti nella scheda, selezionare il collegamento altro in fondo all'elenco di nomi. È possibile scorrere l'elenco per visualizzare tutti i nomi.

    Scheda Condiviso con nella finestra di dialogo Condividi

    Suggerimenti: 

    • Se la raccolta in cui si sta lavorando contiene una colonna Condivisione, è possibile selezionare l'icona Persone per aprire la finestra di dialogo Condividi.

    • Icona Condividi per un documento condiviso con due o più utenti

Come si interrompe la condivisione di un documento o una cartella?

Per rendere di nuovo privato un documento o una cartella, è possibile interrompere la condivisione.

  1. Selezionare l'icona persone per il documento o la cartella per aprire la finestra di dialogo Condividi .

    Icona Condividi per un documento condiviso con due o più utenti

  2. Nella finestra di dialogo condivisi con selezionare può visualizzare o può modificare accanto alla persona con cui si vuole interrompere la condivisione e quindi selezionare Interrompi condivisione.

    Comando Interrompi condivisione nella finestra Condividi in OneDrive for Business

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Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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