Concessione dell'autorizzazione alla gestione della posta e del calendario

Così come un assistente può aiutare a gestire la posta cartacea, è possibile consentire a un'altra persona, detta delegato, di ricevere e rispondere per proprio conto a messaggi di posta elettronica e convocazioni di riunione e relative risposte. È inoltre possibile concedere ulteriori autorizzazioni per consentire al delegato di leggere, creare o gestire gli elementi presenti nella cassetta postale di Microsoft Exchange del delegante.

Nota: È necessario un account di Microsoft Exchange Server.

In questo articolo

A cosa serve Delega accesso?
Impostare un utente come proprio delegato
Cambiare le autorizzazioni per un delegato
Cambiare l'accesso delegato a elementi privati

A cosa serve Delega accesso?

L'accesso delegato va oltre la semplice condivisione dell'accesso alle cartelle. Ai delegati vengono concesse autorizzazioni aggiuntive, ad esempio la creazione di messaggi di posta elettronica o la risposta a convocazioni di riunione per conto dell'utente. Vedere Gestire la posta e gli elementi del calendario di un'altra persona per informazioni su come i delegati possono eseguire queste attività.

La persona che concede l'autorizzazione, può stabilire il livello di accesso alle sue cartelle da concedere al delegato. È ad esempio possibile concedere al delegato l'autorizzazione a leggere gli elementi presenti nelle cartelle del delegante oppure a leggere, creare, modificare ed eliminare tali elementi. Per impostazione predefinita, quando si aggiunge un delegato, il delegato ha pieno accesso alle cartelle Calendario e Attività. Il delegato può inoltre rispondere a convocazioni di riunione per conto del delegante.

Cosa sono i livelli di autorizzazione per i delegati?

Revisore Con questa autorizzazione il delegato può leggere gli elementi presenti nella cartella del delegante.
Delega 2 Con questa autorizzazione il delegato può leggere, creare, modificare ed eliminare gli elementi creati dal delegante. Il delegato può ad esempio creare richieste di attività o convocazioni di riunioni direttamente nella cartella Attività o Calendario del delegante e inviarle in sua vece.
Delega 3 Oltre a poter eseguire le operazioni previste per l'autorizzazione Delega 2, con questa autorizzazione il delegato può modificare ed eliminare gli elementi creati dal delegante.

Nota: Se si usa Microsoft Outlook per eliminare elementi da una cartella della cassetta postale di un altro utente per cui si hanno privilegi di eliminazione e gli elementi eliminati vengono inseriti nella cartella Posta eliminata invece che nella cartella Posta eliminata del proprietario della cassetta postale. È possibile usare la chiave DelegateWastebasketStyle disponibile nell'articolo seguente per modificare il comportamento.

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Impostare un utente come delegato

Un delegato riceve automaticamente le autorizzazioni Invia per conto di. Per impostazione predefinita, il delegato può leggere solo le convocazioni riunione e le risposte. Al delegato non viene concessa l'autorizzazione per leggere altri messaggi nella Posta in arrivo.

Selezionare la scheda File , quindi selezionare Impostazioni account > Accesso delegato.
Nella finestra di dialogo selezionare Aggiungi.

Se il comando Aggiungi non è visualizzato, è possibile che non esista una connessione attiva tra Outlook e Exchange. Sulla barra di stato di Outlook è mostrato lo stato della connessione.
Digitare il nome della persona che si desidera designare come proprio delegato, oppure cercare il nome della persona desiderata e fare clic sul nome nell'elenco dei risultati della ricerca.

Nota: Il delegato deve essere una persona presente nell'elenco indirizzi globale di Exchange dell'organizzazione.
Seleziona Aggiungi, quindi OK.
Nella finestra di dialogo Autorizzazioni delegato è possibile accettare le impostazioni di autorizzazione predefinite oppure selezionare un livello di accesso personalizzato per le cartelle di Microsoft Exchange.

Se un delegato ha bisogno dell'autorizzazione a occuparsi delle convocazioni di riunione e delle relative risposte, è sufficiente includere Inoltra al delegato copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me. L'autorizzazione relativa alla cartella Posta in arrivo può essere impostata su Nessuno. In questo modo le convocazioni di riunione e le relative risposte giungeranno direttamente nella cartella Posta in arrivo del delegato.

Nota: Per impostazione predefinita, al delegato viene concessa l'autorizzazione Delega 3 (lettura, scrittura e modifica) per la cartella Calendario del delegante. Quando il delegato risponde a una convocazione di riunione per conto del delegante, la riunione viene aggiunta automaticamente alla cartella Calendario del delegante.
Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni.
Se si desidera, selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

Importante: Questa impostazione interessa tutte le cartelle di Exchange. Sono incluse tutte le cartelle Posta, Contatti, Calendario, Attività, Note e Journal. Non è possibile concedere l'accesso agli elementi privati solo nelle cartelle specificate.
Fare clic su OK.
Note:
- Nei messaggi inviati tramite un'autorizzazione Invia per conto di, il nome del delegato e quello del delegante sono visualizzati entrambi accanto a Da. Quando un messaggio viene inviato con un'autorizzazione Invia come, appare solo il nome del delegante.
- Dopo aver aggiunto un delegato, un utente può aggiungere la cassetta postale di Exchange al profilo di Outlook. Per istruzioni, vedere Gestire la posta e gli elementi del calendario di un altro utente.

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Cambiare le autorizzazioni per un delegato

Selezionare la scheda File , quindi selezionare Impostazioni account > Accesso delegato.
Fare clic sul nome del delegato per il quale si desidera modificare le autorizzazioni e quindi fare clic su Autorizzazioni.

Nota: Se si desidera rimuovere tutte le autorizzazioni di Delega accesso, non fare clic su Autorizzazioni ma su Rimuovi e ignorare i passaggi rimanenti.
Modificare le autorizzazioni per le cartelle di Outlook a cui il delegato ha accesso.
Per inviare al delegato un messaggio di notifica sulle modifiche eseguite, selezionare la casella di controllo Invia automaticamente al delegato messaggio con elenco autorizzazioni.

Nota: Per inviare al delegato copie delle convocazioni di riunioni e delle relative risposte, assicurarsi che al delegato sia stata assegnata l'autorizzazione Delega 3 (lettura, scrittura e modifica) per la cartella Calendario del delegante e quindi selezionare la casella di controllo Inoltra al delegato copia dei messaggi relativi a riunioni inviati a me.

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Cambiare l'accesso delegati per gli elementi personali

È possibile nascondere le informazioni personali contenute in appuntamenti, riunioni, attività e contatti anche dopo aver concesso a un delegato l'autorizzazione ad accedere alle cartelle di Outlook. Aprire i singoli elementi personali e quindi fare clic su Privato nel gruppo Categorie.

Per concedere a un delegato l'accesso ai propri elementi personali, eseguire le operazioni seguenti:

Selezionare la scheda File , quindi selezionare Impostazioni account > Accesso delegato.
Selezionare il nome del delegato per cui si vuole modificare l'accesso agli appuntamenti privati, quindi selezionare Autorizzazioni.
Selezionare la casella di controllo Consenti al delegato di visualizzare gli elementi personali.

Importante: Non è consigliabile limitarsi a contrassegnare gli elementi come privati per impedire ad altre persone di accedere ai dettagli relativi ai propri appuntamenti, contatti o attività. Per impedire effettivamente ad altri utenti di leggere gli elementi contrassegnati come privati, è necessario non concedere l'autorizzazione Delega 1 (lettura) per la cartella Calendario, Contatti o Attività.

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