Come valutare le richieste di modifica del progetto

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Di Jane Suchan, PMP

Le modifiche non controllate sono tra i maggiori problemi che un project manager deve affrontare.     Ecco perché un processo di gestione delle modifiche efficiente può essere importante per un project manager. L'implementazione di questo tipo di processo consente di soddisfare le richieste del cliente entro la data stabilita e senza superare il preventivo concordato. Senza il controllo delle modifiche, l'ambito del progetto diventa un obiettivo variabile e si rischia di perdere uno o più fattori di successo del progetto. La possibilità di gestire e controllare le modifiche, in particolare quelle relative all'ambito del progetto, è la chiave per raggiungere gli obiettivi ed è un indicatore tipico delle prestazioni per un project manager. È inevitabile che un progetto venga modificato ed è necessario essere pronti ad affrontare la situazione quando ciò accade.

Equilibrio tra la gestione delle modifiche e la burocrazia

Uno dei problemi per un project manager è affrontare la necessità di controllare le modifiche di un progetto evitando implicazioni burocratiche eccessive. Si tratta di capire qual è il punto critico. Poiché ogni progetto è unico, il punto in cui il controllo delle modifiche non aggiunge più valore al processo e diventa solo burocrazia varia da progetto a progetto.

Alcune delle parti interessate o anche i membri del team di progetto possono ritenere che l'implementazione del controllo delle modifiche sia un modo per evitare sviluppi imprevisti e che non favorisca la flessibilità necessaria per cercare il meglio per il cliente e per l'azienda. È importante dissipare questa percezione e informare le parti interessate che si sta facendo esattamente il contrario: si sta implementando un processo efficiente per valutare in modo coerente le modifiche richieste. Se l'apporto di una modifica viene giudicato come positivo, saranno disponibili processi specifici quando necessario.

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Piano di gestione delle modifiche del progetto

Per favorire una risposta rapida, un piano di gestione delle modifiche di un progetto deve descrivere che cosa accade quando si verificano variazioni. Non deve avere lo scopo di impedire i cambiamenti, ma delineare piuttosto un processo che chiarisca come comunicare le modifiche, come prendere le decisioni e come adattare il progetto di conseguenza.

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Implementazione del controllo delle modifiche

È consigliabile implementare il processo di controllo delle modifiche non appena si crea una previsione per i risultati finali chiave, ad esempio i requisiti e la pianificazione aziendali. Il team del progetto e le parti interessate, nonché tutte le altre persone coinvolte dalle modifiche del progetto, devono verificare e approvare il piano di gestione delle modifiche prima che sia messo in funzione.

Le piccole modifiche che hanno un impatto limitato sul successo globale del progetto non devono essere soggette alle stesse regole di quelle apportate ai requisiti o alle attività cardine critiche della pianificazione. Il piano di gestione delle modifiche del progetto deve indicare quando è necessaria una richiesta di modifica del progetto formale. Esempio:

  • Quali sono le soglie per le modifiche di pianificazione e preventivo?

  • Ci sono modifiche che richiedono sempre una richiesta di modifica?

  • Quali alterazioni può ignorare il processo di gestione delle modifiche?

Occorre tenere presente che spesso molte piccole modifiche provocano più danni rispetto a modifiche più importanti e scontate. Questo fatto va considerato quando si definiscono i criteri per le richieste di modifica del progetto. Il piano per la gestione delle modifiche dovrebbe ad esempio definire categorie di richieste di modifica, come principali o secondarie:

  • Modifiche principali    Queste modifiche dovrebbero essere documentate come richieste di modifica del progetto. Le modifiche principali del progetto:

    • Influiscono sui requisiti o sugli elementi di lavoro del percorso critico, ritardando attività cardine importanti o la data finale dell'intero progetto di una certa percentuale di tempo o durata. I criteri relativi alle modifiche principali devono essere definiti per ogni progetto.

    • Richiedono ulteriori spese (in denaro o percentuale della spesa preventivata). Anche l'importo deve essere definito per ogni progetto.

  • Modifiche secondarie    Queste modifiche di routine non richiedono una richiesta di modifica. Le modifiche secondarie:

    • Non hanno un impatto significativo sul piano. Non ritardano la data di completamento delle attività cardine o delle attività con dipendenze di progetto.

    • Non hanno un impatto finanziario negativo. Non provocano una variazione nel preventivo del progetto.

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Suggerimenti per valutare le richieste di modifica

Il piano di gestione delle modifiche di progetto deve anche includere informazioni su come vengono valutate le richieste di modifica. È fondamentale che i criteri per questa valutazione siano determinati in precedenza per evitare di perdere tempo per ottenere i consensi. L'impostazione di questi parametri aiuta a valutare la modifica in relazione agli obiettivi e ai vantaggi aziendali generali.

Ecco alcune domande tipiche da prendere in considerazione quando si valuta una richiesta di modifica:

  • La modifica aggiunge requisiti aziendali o ne altera alcuni?

  • Esiste una soluzione alternativa oppure questa modifica è necessaria per il successo globale del progetto?

  • Questa modifica richiede un aumento delle spese?

  • Ritarderà la data finale del progetto?

  • Anche se questa modifica può avere un impatto negativo sul progetto, è comunque utile perché porta a vantaggi significativi per l'azienda?

  • Implementare questa modifica ora è più sensato che ritardarla? Un eventuale ritardo provocherà in ultima analisi costi maggiori per l'azienda?

  • Sono state considerate tutte le parti interessate? Appoggiano tutte la modifica?

  • Ci sono conseguenze contrattuali da considerare? Ad esempio, gli impegni con i fornitori esterni non saranno rispettati a causa di questa modifica?

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Approvazione delle richieste di modifica del progetto

È anche importante definire chi può approvare o non può approvare le modifiche richieste. Comunemente vengono definiti vari livelli di autorità affinché le modifiche di routine vangano gestite in modo efficiente, mentre le modifiche significative possano ricevere il livello di attenzione necessario da parte dei responsabili.

Quando una modifica proposta interessa l'ambito del progetto, va considerata come una decisione aziendale che richiede l'approvazione da parte dello sponsor del progetto. Quando l'ambito del progetto non è interessato, il team e lo sponsor del progetto possono decidere di concedere al project manager l'autorità di approvare la modifica entro certi limiti. Per alcuni progetti vengono create commissioni di controllo delle modifiche convocate regolarmente per considerare e approvare le richieste di modifica. L'organizzazione può avere varie commissioni di controllo delle modifiche, che gestiscono diversi tipi di richieste di modifica. Una commissione di controllo delle modifiche tecniche può ad esempio occuparsi dei problemi relativi alle tecnologie.

Una soluzione semplice per riassumere le linee guida per l'approvazione delle richieste di modifica consiste nell'usare una tabella come quella seguente, basata su un progetto di esempio:

Tipo di modifica

Descrizione generale

Criteri

Responsabile approvazione

Richiesta di modifica del progetto necessaria?

Specializzazione

Rappresenta una modifica significativa all'ambito, alla pianificazione o al preventivo del progetto

Aggiunta di un nuovo requisito o ampliamento di un requisito aziendale esistente

Ritardo sulla pianificazione di oltre 14 giorni o ritardo della data finale del progetto

Richiede altri fondi pari ad almeno 100.000 €

Commissione di controllo delle modifiche del progetto

Specializzazione

Rappresenta una modifica all'ambito, alla pianificazione o al preventivo del progetto

Chiarimento di un requisito aziendale

Ritardo sulla pianificazione di meno di 14 giorni che non ha effetti sulla data finale del progetto

Richiede altri fondi per meno di 100.000 €

Project manager

Secondaria

Modifica di routine con impatto ridotto o nullo sul progetto

Non modifica le date di completamento delle attività cardine

L'impatto sul preventivo del progetto è meno di € X o del X %

Project manager

No

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Un risultato importante

I team di progetto sono sempre ansiosi di arrivare all'esecuzione del progetto, a volte a spese di una pianificazione efficiente. L'idea di scegliere delle scorciatoie è allettante, come anche quella di affrontare i problemi man mano che si presentano. Se però si dispone di un processo di controllo delle modifiche ben strutturato prima che si presenti la necessità di apportare modifiche, i risultati generali e i vantaggi del progetto saranno migliori. Eliminando il fattore soggettivo del controllo delle modifiche, il team del progetto potrà gestire la variazioni in modo efficiente ed efficace. Un piano di gestione delle modifiche ben studiato e dettagliato, accettato dai membri del team del progetto e dalle parti interessate, consente di risparmiare tempo e denaro, qualcosa di cui i project manager hanno sempre bisogno.

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Informazioni sull'autore     Jane Suchan è una program manager con esperienza di supervisione di iniziative aziendali di grandi dimensioni e sviluppo di metodologie per la gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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