Come funziona il controllo delle versioni in un elenco o raccolta SharePoint

Come funziona il controllo delle versioni in un elenco o raccolta SharePoint

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Se in un elenco o una raccolta di SharePoint è abilitato il controllo delle versioni, è possibile archiviare, monitorare e ripristinare gli elementi di un elenco e i file di una raccolta a fronte di ogni modifica. Il controllo delle versioni, insieme ad altre impostazioni come l'estrazione, consente di avere un ampio controllo sul contenuto inserito nel sito e fornisce un valido supporto in caso sia necessario consultare o ripristinare una versione precedente di un elemento o di un file.

Nota : Controllo delle versioni sia attivato per impostazione predefinita nelle raccolte SharePoint e disattivata per impostazione predefinita in SharePoint elenchi. Per ulteriori informazioni sull'impostazione di controllo delle versioni, vedere abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o raccolta.

Questo articolo è stato aggiornato il 19 gennaio 2017 in base al feedback dei clienti.

Panoramica del controllo delle versioni

Chiunque sia autorizzato a gestire gli elenchi può attivare o disattivare il controllo delle versioni per una raccolta. Il controllo delle versioni è disponibile per gli elementi di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati. È disponibile anche per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, tra cui le pagine web part. Per altre informazioni sulla configurazione e l'uso del controllo delle versioni, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Nota : Se si è un cliente di Office 365, il controllo delle versioni è attivato per impostazione predefinita quando si creano nuove raccolte di OneDrive for Business e salva automaticamente le ultime dieci versioni di un documento, in modo da evitare la perdita di documenti o dati importanti. Se nel sito OneDrive for Business o nel sito del team sono presenti raccolte per cui non è abilitato il controllo delle versioni, sarà possibile attivarlo in qualsiasi momento.

È possibile usare il controllo delle versioni per:

  • Tenere traccia della cronologia di una versione    Quando il controllo delle versioni è abilitato, è possibile visualizzare la data e l'ora di modifica di un elemento o di un file e l'autore delle modifiche, nonché la data e l'ora di modifica delle proprietà, ovvero le informazioni relative al file. Se ad esempio un utente modifica la data di scadenza di un elemento di elenco, tale informazione viene visualizzata nella cronologia delle versioni. È anche possibile visualizzare i commenti inseriti dagli utenti al momento dell'archiviazione dei file nelle raccolte.

  • Ripristinare una versione precedente    Se la versione attuale contiene un errore o è danneggiata oppure se semplicemente si preferisce usare una versione precedente, è possibile sostituire la versione attuale con una precedente. La versione ripristinata diventa la nuova versione attuale.

  • Visualizzare una versione precedente    È possibile visualizzare una versione precedente senza sovrascrivere quella attuale. Se si sta visualizzando la cronologia delle versioni in un documento di Microsoft Office, ad esempio un file di Word o Excel, è possibile confrontare le due versioni per determinare le differenze.

Se il controllo delle versioni è attivato, le versioni vengono create nelle situazioni seguenti:

  • Quando si crea per la prima volta una voce di elenco o un file oppure quando viene caricato un file.

    Nota :  Se è obbligatoria l'estrazione dei file, è necessario archiviare il file per crearne la prima versione.

  • Quando viene caricato un file con lo stesso nome di un file esistente e la casella di controllo Aggiungi come nuova versione ai file esistenti è selezionata.

  • Quando vengono modificate le proprietà di una voce di elenco o di un file.

  • Quando un file viene aperto, modificato e salvato. La prima volta che si fa clic su Salva, viene creata una versione e il nuovo numero di versione viene mantenuto per tutta la durata della sessione di modifica corrente, anche se vengono eseguite varie operazioni di salvataggio. Quando si chiude il file e lo si riapre per un'altra sessione di modifica, viene creata una nuova versione.

  • Durante la creazione condivisa di un documento, quando un altro utente inizia a usare lo stesso documento o fa clic per salvare e caricare le modifiche nella raccolta. L'intervallo di tempo predefinito per la creazione di nuove versioni durante la creazione condivisa è di 30 minuti. Questa impostazione può essere configurata da un amministratore per applicazione Web in SharePoint locale. Non può invece essere configurata in SharePoint Online. Per cambiare il tempo per le versioni locali di SharePoint, vedere Configurare il periodo di controllo delle versioni in modalità di creazione condivisa in SharePoint.

In un determinato momento possono esistere fino a tre versioni attuali di un file: la versione estratta, l'ultima versione secondaria, o bozza, e l'ultima versione pubblicata, o principale. Tutte le altre versioni appartengono alla cronologia. Alcune versioni attuali sono visibili solo per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la loro visualizzazione.

Alcune organizzazioni tengono traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie dei file presenti nelle raccolte. Altre invece tengono traccia solo delle versioni principali. Le versioni principali sono identificate da numeri interi, ad esempio 5.0, e quelle secondarie da numeri decimali, ad esempio 5.1.

La maggior parte delle organizzazioni usa le versioni secondarie quando i file sono in fase di sviluppo e le versioni principali quando si raggiungono determinati obiettivi o quando i file sono pronti per la revisione da parte di un certo numero di utenti. In molte organizzazioni vengono configurate per le bozze impostazioni di sicurezza che permettono l'approvazione dei file solo al relativo proprietario e agli utenti autorizzati. Ciò significa che le versioni secondarie non sono visibili per nessun altro fino a quando non viene pubblicata una versione principale.

Per gli elenchi sono disponibili le versioni principali, ma non le versioni secondarie. A ogni versione di un elemento di elenco viene assegnato un numero intero. Se l'organizzazione richiede l'approvazione degli elementi di un elenco, tali elementi rimangono impostati sullo stato In sospeso fino a quando non vengono approvati da un utente autorizzato per l'approvazione. Mentre sono in sospeso, questi elementi sono identificati con un numero decimale e denominati bozze.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, incluse le versioni principali e secondarie, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

I numeri di versione vengono aggiunti automaticamente ogni volta che si crea una nuova versione. In un elenco o una raccolta in cui è abilitato il controllo delle versioni principali le versioni vengono indicate con numeri interi, ad esempio 1.0, 2.0, 3.0 e così via. Nelle raccolte l'amministratore può abilitare il controllo sia delle versioni principali che di quelle secondarie. Quando si tiene traccia delle versioni secondarie, queste vengono indicate con numeri decimali, ad esempio 1.1, 1.2, 1.3 e così via. Quando una di queste versioni viene pubblicata come versione principale, il numero diventa 2.0. Le successive versioni secondarie vengono numerate 2.1, 2.2, 2.3 e così via.

Quando si annulla un'estrazione, il numero di versione non cambia. Se la versione più recente è la 3.0, dopo l'annullamento dell'estrazione rimarrà 3.0.

Quando si elimina una versione, questa viene spostata nel Cestino insieme al relativo numero identificativo. Nella cronologia delle versioni vengono visualizzati i numeri di versione rimanenti. Gli altri numeri di versione non cambiano. Ad esempio, se è presente un documento con versioni secondarie 4.1 e 4.2 e si decide di eliminare la versione 4.1, la cronologia delle versioni risultante indica solo le versioni 4.0 e 4.2, come indicato nella figura seguente.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, incluse le versioni principali e secondarie, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Cronologia versioni con una versione secondaria eliminata

Alcune organizzazioni consentono versioni illimitate di file, mentre altre applicano limitazioni. Dopo aver archiviato l'ultima versione di un file si potrebbe scoprire che manca una versione meno recente. Se la versione più recente è la 26.0 e si rileva che non è più presente una versione 1.0, la raccolta è stata configurata dall'amministratore in modo da consentire soltanto 25 versioni principali di un file. L'aggiunta della 26a versione determina l'eliminazione della prima. Vengono mantenute soltanto le versioni da 2.0 a 26.0. Analogamente, se viene aggiunta una 27a versione, vengono mantenute soltanto le versioni da 3.0 a 27.0.

L'amministratore potrebbe anche decidere di limitare il numero di versioni secondarie a quelle per un numero impostato di versioni più recenti. Ad esempio, se sono consentite 25 versioni principali, l'amministratore potrebbe decidere di conservare bozze secondarie soltanto per le cinque versioni principali più recenti. Il numero predefinito di versioni secondarie consentite tra due versioni principali è 512. Se si prova a salvare un'altra versione secondaria, viene visualizzato un messaggio di errore che indica che è necessario prima pubblicare il documento. L'amministratore del sito può modificare questa impostazione predefinita in modo da consentire un numero inferiore di versioni secondarie.

Se in un elenco o una raccolta è impostato un limite per il numero di versioni principali, al raggiungimento del limite le versioni meno recenti vengono eliminate. Ad esempio, se le versioni conservate non possono essere più di 20 e il team crea 25 versioni, vengono conservate solo le versioni dalla 6 alla 25. Se viene creata un'altra versione, vengono conservate solo le versioni dalla 7 alla 26. Se nell'elenco o nella raccolta è impostato un limite per il numero di versioni, assicurarsi che i collaboratori sappiano che le versioni meno recenti vengono eliminate quando si raggiunge il limite.

In una raccolta in cui è impostato un limite per il numero di versioni principali per le quali vengono conservate le versioni secondarie, al raggiungimento del limite vengono eliminate le versioni secondarie delle versioni principali meno recenti. Ad esempio, se vengono conservate le bozze solo di 10 versioni principali e il team crea 15 versioni principali, per le versioni più recenti vengono conservate solo le versioni principali. Le versioni secondarie associate alle cinque versioni principali meno recenti, ad esempio 1.2 o 2.3, vengono eliminate, mentre le versioni principali stesse, ad esempio 1, 2 e così via, vengono conservate, a meno che nella raccolta non sia impostato un limite anche per le versioni principali.

La limitazione del numero di versioni è in genere consigliabile, poiché permette di risparmiare spazio sul server e di ottimizzare lo spazio disponibile per gli utenti. Non applicare però limiti se l'organizzazione è tenuta a salvare tutte le versioni per motivi legali o di altro tipo.

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Importante : Se l'organizzazione ha impostato un limite per il numero di versioni conservate, al raggiungimento del limite le versioni meno recenti vengono eliminate in modo definitivo. Non vengono inviate nel Cestino.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, inclusi i limiti, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

È possibile specificare chi può visualizzare le bozze di elementi e file. Le bozze vengono create in due casi:

  • Quando viene creata o aggiornata una versione secondaria di un file in una raccolta che tiene traccia di versioni principali e secondarie.

  • Quando un elemento di elenco o un file viene creato o aggiornato, ma non approvato, in un elenco o in una raccolta che richiede l'approvazione del contenuto.

Quando si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, è possibile specificare se gli utenti essere autorizzati alla modifica dei file per poter visualizzare e leggere una versione secondaria. Quando viene applicata questa impostazione, gli utenti autorizzati alla modifica del file possono lavorare sul file ma coloro che sono autorizzati alla sola lettura non possono visualizzare la versione secondaria. È ad esempio possibile che non si voglia che tutti coloro che possono accedere alla libreria visualizzino i commenti e le revisioni durante la fase di modifica di un file. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie e nessuno ha ancora pubblicato una versione principale, il file non sarà visibile agli utenti non autorizzati alla visualizzazione degli elementi bozza.

Quando è richiesta l'approvazione del contenuto, è possibile specificare se i file in attesa di approvazione possono essere visualizzati dagli utenti con autorizzazioni di lettura e di modifica o solo dall'autore e dagli utenti con l'autorizzazione per l'approvazione degli elementi. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, l'autore dovrà pubblicare una versione principale prima che il file possa essere inviato per l'approvazione. Quando è necessaria l'approvazione del contenuto, gli utenti autorizzati alla lettura del contenuto ma non alla visualizzazione degli elementi bozza visualizzeranno l'ultima versione approvata o la versione principale del file.

È possibile limitare il numero di versioni di elementi o file salvate in un elenco o una raccolta, in modo da evitare di esaurire lo spazio sul server. Se il team crea un numero elevato di versioni, l'impostazione di un limite sul numero di versioni può aiutare a migliorare la gestione e a individuare le versioni precedenti più facilmente. Ad esempio, se il team conserva molte versioni per diversi mesi o anni,

potrebbe essere complicato per i membri cercare le versioni di cui hanno bisogno nella cronologia versioni. Se il team ha la necessità di visualizzare o conservare una o più delle versioni precedenti, è consigliabile non limitare il numero di versioni da conservare oppure impostare un numero elevato per le versioni da conservare.

Se la raccolta tiene traccia delle versioni principali e secondarie, è possibile scegliere quante versioni principali di file conservare e quante versioni secondarie di ogni versione principale conservare. Per impostazione predefinita, ogni versione principale può avere fino a 511 bozze (versioni secondarie).

A seconda del modo di lavorare, il team può aver bisogno con maggiore probabilità delle versioni secondarie più recenti, come una versione modificata recentemente. Col passare del tempo, diventa sempre meno probabile che il team abbia bisogno di una versione secondaria non recente. In genere una versione principale rappresenta un'attività cardine, ad esempio un file inviato per la revisione o la pubblicazione, mentre una versione secondaria è un lavoro in corso non ancora pronto per essere letto da tutti i partecipanti del sito.

Se in un elenco o una raccolta è impostato un limite per il numero di versioni principali, al raggiungimento del limite le versioni meno recenti vengono eliminate. Ad esempio, se le versioni conservate non possono essere più di 20 e il team crea 25 versioni, vengono conservate solo le versioni dalla 6 alla 25. Se viene creata un'altra versione, vengono conservate solo le versioni dalla 7 alla 26. Se nell'elenco o nella raccolta è impostato un limite per il numero di versioni, assicurarsi che i collaboratori sappiano che le versioni meno recenti vengono eliminate quando si raggiunge il limite.

In una raccolta in cui è impostato un limite per il numero di versioni principali per le quali vengono conservate le versioni secondarie, al raggiungimento del limite vengono eliminate le versioni secondarie delle versioni principali meno recenti. Ad esempio, se vengono conservate le bozze solo di 10 versioni principali e il team crea 15 versioni principali, per le versioni più recenti vengono conservate solo le versioni principali. Le versioni secondarie associate alle cinque versioni principali meno recenti, ad esempio 1.2 o 2.3, vengono eliminate, mentre le versioni principali stesse, ad esempio 1, 2 e così via, vengono conservate, a meno che nella raccolta non sia impostato un limite anche per le versioni principali.

Controllo delle versioni è attivato automaticamente quando si crea una libreria e non quando viene creato un elenco. Tutti gli utenti con autorizzazioni per la gestione elenchi possono attivare o disattivare il controllo delle versioni. In molti siti che è la stessa persona che gestisce il sito, poiché gli elenchi e raccolte ereditano le autorizzazioni dal sito. Oltre ad attivare il controllo delle versioni, il proprietario del sito (o un'altra persona che gestisce l'elenco o raccolta) decide se richiedere l'approvazione del contenuto, che può visualizzare gli elementi bozza, e se è obbligatoria l'estrazione. Ognuna di queste decisioni influisce sul funzionamento di controllo delle versioni. Ad esempio, se la persona che gestisce una libreria decide di rendere obbligatoria l'estrazione, i numeri di versione vengono creati solo quando si archivia un file. Se è necessaria l'approvazione del contenuto, i numeri di versione principale non verranno applicati finché i file vengono approvati da chi dispone dell'autorizzazione per farlo.

Importante :  Se gli utenti che usano la raccolta prevedono di collaborare nella creazione dei documenti, non configurare la raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file. Non è possibile agire come coautori se i documenti necessari sono estratti.

Per informazioni su come attivare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Se nella raccolta è abilitato il controllo delle versioni, l'utente che ne esegue la configurazione determina se tenere traccia delle versioni principali e secondarie, nonché quali utenti potranno visualizzare le versioni secondarie. Nella maggior parte dei casi, quando è obbligatoria l'approvazione del contenuto le versioni secondarie possono essere visualizzate solo dal proprietario del file e dagli utenti autorizzati ad approvare gli elementi. In altre raccolte tutte le versioni possono essere visualizzate da chiunque sia autorizzato a modificare i file della raccolta o da qualsiasi utente con autorizzazioni di lettura per la raccolta. Dopo che una versione è stata approvata, può essere visualizzata da chiunque abbia autorizzazioni di lettura per l'elenco o la raccolta.

Nonostante gli elenchi non prevedano versioni principali e secondarie, qualsiasi elemento con stato In sospeso viene considerato una bozza. Nella maggior parte dei casi, le bozze sono visualizzabili solo dall'utente che ha creato l'elemento e dagli utenti con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione. Una bozza con stato In sospeso viene visualizzata soltanto da tali utenti, mentre agli altri è visibile soltanto la versione con stato Approvato più recente nella cronologia delle versioni. Un file rifiutato viene mantenuto In sospeso finché non viene eliminato da un utente con le autorizzazioni necessarie.

Per impostazione predefinita, un elemento o un file in sospeso è visibile solo al suo autore e alle persone autorizzate a gestire elenchi, ma è possibile specificare se altri gruppi di utenti possono visualizzarlo. Se la raccolta è configurata per tenere traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie, la persona che modifica il file deve prima pubblicare una versione principale del file.

Per ulteriori informazioni sull'impostazione di approvazione dei documenti, vedere richiedere l'approvazione di elementi in un elenco dei siti o una raccolta.

Nota :  In alcuni elenchi e raccolte la sicurezza per le bozze è configurata in modo da permettere a tutti gli utenti del sito di visualizzare versioni con stato sia In sospeso che Approvato.

Quando si estrae un file da una raccolta in cui è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che il file viene archiviato. Se inoltre sono attivate le versioni principali e secondarie, al momento dell'archiviazione è possibile decidere quale tipo di versione archiviare. Nelle raccolte in cui l'estrazione è obbligatoria, le versioni vengono create solo al momento dell'archiviazione.

Nelle raccolte in cui l'estrazione non è obbligatoria, viene creata una nuova versione al primo salvataggio dopo l'apertura del file. Ogni salvataggio successivo sovrascrive la versione creata con il primo salvataggio. Se si chiude l'applicazione e quindi si riapre il documento, il primo salvataggio genererà nuovamente una versione. Ciò può causare una proliferazione molto rapida del numero di versioni.

Per altre informazioni sull'archiviazione e l'estrazione, vedere Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.

Importante :  In caso di creazione condivisa di un documento, evitare di estrarlo a meno che non siano presenti validi motivi per impedire ad altri di lavorare al documento.

L'impostazione dell'estrazione obbligatoria agevola il controllo delle versioni, perché richiede alle persone di specificare quando deve essere creata una versione. Una versione viene creata solo quando qualcuno estrae un file, lo modifica e quindi lo archivia. Quando l'estrazione obbligatoria non è impostata, viene creata una versione quando qualcuno salva un file per la prima volta e questa versione viene aggiornata quando la persona lo chiude. Se in un secondo momento quella o un'altra persona riapre e salva il file, viene creata un'altra versione. A seconda della situazione è possibile che non si intenda creare più versioni, come nel caso in cui si deve chiudere un file per partecipare a una riunione prima di aver finito di modificarlo.

Quando l'estrazione obbligatoria è impostata, le persone non possono aggiungere file, modificare file o cambiare le proprietà di un file senza estrarlo. Quando una persona archivia un file, le viene chiesto di inserire commenti sulle modifiche che ha apportato, in modo da creare una cronologia versioni più significativa.

Nota :  Se nella raccolta verranno archiviati file di Microsoft Project (con estensione mpp) sincronizzati con gli elenchi attività del sito, deselezionare la casella di controllo Estrazione obbligatoria.

Per altre informazioni sull'impostazione dell'estrazione obbligatoria, vedere Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

Gli elenchi e le raccolte hanno autorizzazioni relative al controllo delle versioni e all'estrazione che variano in base al livello di autorizzazione applicato a un utente o un gruppo specifico. Una persona che può modificare i livelli di autorizzazione può configurare queste autorizzazioni in modo diverso o creare un nuovo gruppo con livelli di autorizzazione personalizzati.

Queste autorizzazioni consentono di gestire la raccolta in modo flessibile. Si può avere ad esempio l'esigenza di consentire a una persona di eliminare versioni di un file ma non di eliminare il file stesso. L'autorizzazione Eliminazione versioni non equivale all'autorizzazione Eliminazione elementi, quindi è possibile fornire un livello di controllo personalizzato.

La tabella seguente mostra le autorizzazioni relative al controllo delle versioni e all'estrazione, insieme ai livelli di autorizzazione predefiniti a cui si applicano.

Autorizzazione

Livello di autorizzazione predefinito

Visualizzazione versioni

Controllo completo, Progettazione, Collaborazione e Lettura

Eliminazione versioni

Controllo completo, Progettazione e Collaborazione

Annullamento estrazione

Controllo completo e Progettazione

Approvazione elementi

Controllo completo e Progettazione

Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedere informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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