Come configurare un dispositivo multifunzione o un'applicazione per l'invio di posta elettronica con Office 365

Questo articolo spiega come è possibile inviare posta elettronica da dispositivi e applicazioni aziendali quando tutte le cassette postali si trovano in Office 365. Ad esempio:

  • Si ha uno scanner e si vogliono inviare documenti digitalizzati via posta elettronica a se stessi o a qualcun altro.

  • Si ha un'applicazione line-of-business che gestisce gli appuntamenti e si vogliono inviare ai clienti dei promemoria tramite posta elettronica.

Opzione 1 (consigliata): Eseguire l'autenticazione del dispositivo o dell'applicazione direttamente con una cassetta postale di Office 365 e inviare messaggi di posta usando l'invio al client SMTP

Questa opzione supporta la maggior parte degli scenari di utilizzo ed è più semplice da configurare. Scegliere questa opzione quando:

  • Si vuole inviare posta elettronica da un'applicazione, un servizio o un dispositivo ospitati da una terza parte.

  • Si vuole inviare posta elettronica a persone interne ed esterne all'organizzazione.

Per configurare il dispositivo o l'applicazione, connettersi direttamente a Office 365 usando l'endpoint di invio al client SMTP smtp.office365.com.

Ogni dispositivo o applicazione deve poter eseguire l'autenticazione con Office 365 e può avere un proprio indirizzo mittente. Altrimenti, tutti i dispositivi possono usare un solo indirizzo, ad esempio stampante@contoso.com.

Come configurare l'invio al client SMTP

Immettere le impostazioni seguenti direttamente nel dispositivo o nell'applicazione, come indica la Guida, che potrebbe usare terminologia diversa da quella contenuta in questo articolo. Se lo scenario soddisfa i requisiti per l'invio al client SMTP, le impostazioni seguenti consentiranno di inviare la posta elettronica dal dispositivo o dall'applicazione.

Impostazione dispositivo o applicazione

Valore

Server/smart host

smtp.office365.com

Porta

Porta 587 (scelta consigliata) o porta 25

TLS/StartTLS

Abilitato

Nome utente/indirizzo di posta elettronica e password

Immettere le credenziali di accesso della cassetta postale ospitata in uso

Per altre informazioni, espandere le sezioni seguenti.

Per determinare quale versione di TLS è supportata dal proprio dispositivo consultare la Guida del dispositivo o chiedere al fornitore. Se il dispositivo o l'applicazione non supporta TLS 1.0 o versioni successive:

  • Usare invece l'invio diretto (opzione 2) o l'inoltro SMTP (opzione 3) di Office 365 per inviare la posta (a seconda dei propri requisiti).

  • Se è fondamentale usare l'invio al client SMTP e la stampante supporta solo SSL 3.0, è possibile impostare una configurazione alternativa, ossia l'invio indiretto al client SMTP, che usa un Relay Server SMTP locale per connettersi a Office 365. Si tratta di una configurazione molto più complessa. Le istruzioni sono disponibili qui: Come configurare IIS per l'inoltro con Office 365.

Nota : Se la porta consigliata o predefinita è la porta 465, il dispositivo non supporta l'invio al client SMTP.

Il diagramma seguente offre una panoramica concettuale dell'ambiente.

Illustra la connessione di una stampante multifunzione a Office 365 tramite l'invio al client SMTP.

  • L'invio al client SMTP consente di inviare posta elettronica a persone sia all'interno che all'esterno della società.

  • Questo metodo evita la maggior parte dei controlli della posta indesiderata per i messaggi inviati alle persone all'interno dell'organizzazione. Ciò può contribuire a proteggere gli indirizzi IP della società, impedendone il blocco da parte di un elenco di posta indesiderata.

  • Con questo metodo, è possibile inviare posta elettronica da qualsiasi posizione o indirizzo IP, tra cui la rete dell'organizzazione (locale) o un servizio di hosting cloud di terze parti, ad esempio Microsoft Azure.

  • Autenticazione: deve essere possibile configurare un nome utente e una password per l'invio di posta elettronica nel dispositivo.

  • Cassetta postale: è necessario avere una cassetta postale di Office 365 concessa in licenza da cui inviare posta elettronica.

  • Transport Layer Security (TLS): il dispositivo deve poter usare TLS 1.0 e versioni successive.

  • Porta: è richiesta la porta 587 (scelta consigliata) o la porta 25, che deve essere sbloccata sulla rete. Alcuni firewall di rete o provider di servizi Internet bloccano le porte, in particolare la porta 25.

Nota : Per informazioni su TLS, vedere Modalità d'uso di TLS in Exchange Online per proteggere le connessioni di posta elettronica in Office 365. Per informazioni tecniche dettagliate sul modo in cui Exchange Online usa TLS con l'ordinamento del pacchetto di crittografia, vedere come ottimizzare la protezione del flusso di posta elettronica per Exchange Online.

È possibile inviare posta da un solo indirizzo e-mail, a meno che il dispositivo riesca ad archiviare le credenziali di accesso per più cassette postali di Office 365. Office 365 impone un limite di 30 messaggi inviati al minuto e un limite di 10.000 destinatari al giorno.

Opzione 2: Inviare posta elettronica direttamente dalla stampante o dall'applicazione a Office 365 (invio diretto)

Scegliere questa opzione quando:

  • L'invio al client SMTP (opzione 1) non è compatibile con le proprie esigenze aziendali o con il proprio dispositivo. Ad esempio, il dispositivo o l'applicazione non soddisfa i requisiti di invio al client SMTP, come il supporto TLS.

  • È necessario inviare messaggi solo ai destinatari nella propria organizzazione che hanno cassette postali in Office 365 e non a persone all'esterno dell'organizzazione.

Altri scenari in cui l'invio diretto potrebbe essere la scelta migliore:

  • Si vuole che il dispositivo o l'applicazione invii posta dall'indirizzo e-mail di ogni utente, ma non che le credenziali della cassetta postale di ogni utente siano configurate per l'uso dell'invio al client SMTP. L'invio diretto consente a ogni utente dell'organizzazione di inviare posta elettronica usando il proprio indirizzo.

    Evitare di usare una singola cassetta postale con le autorizzazioni Invia come per tutti gli utenti. Questo metodo non è supportato a causa della sua complessità e dei potenziali problemi.

  • Si vogliono inviare messaggi di posta elettronica in blocco o newsletter, ma Office 365 non consente di eseguire questa operazione usando l'invio al client SMTP. L'invio diretto consente di inviare un numero elevato di messaggi.

    Si noti che c'è il rischio che la posta elettronica venga contrassegnata come posta indesiderata da Office 365. È consigliabile richiedere l'assistenza di un provider di posta inviata in massa. Ad esempio, il provider aiuterà a conformarsi alle procedure consigliate e può contribuire a garantire che i domini e gli indirizzi IP non vengano bloccati da altri utenti su Internet.

Immettere le impostazioni seguenti direttamente nel dispositivo o nell'applicazione.

Impostazione dispositivo o applicazione

Valore

Server/smart host

Endpoint MX, ad esempio contoso-com.mail.protection.outlook.com

Porta

Porta 25

TLS/StartTLS

Abilitato

Indirizzo e-mail

Qualsiasi indirizzo e-mail per uno dei domini accettati di Office 365. Questo indirizzo e-mail non necessita di una cassetta postale.

È consigliabile aggiungere un record SPF per evitare che i messaggi vengano contrassegnati come posta indesiderata. Se si sta inviando posta da un indirizzo IP statico, aggiungerlo al record SPF nelle impostazioni DNS del registrar, come descritto di seguito:

Voce DNS

Valore

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. Se il dispositivo o l'applicazione può inviare posta da un indirizzo IP pubblico, ottenere questo indirizzo IP e prenderne nota. È possibile condividere l'indirizzo IP statico con altri utenti e dispositivi, ma non condividere l'indirizzo IP con gli utenti esterni all'azienda. Il dispositivo o l'applicazione può inviare posta da un indirizzo IP dinamico o condiviso, ma i messaggi saranno maggiormente soggetti ai filtri antispam.

  2. Accedere a Office 365.

  3. Verificare che il dominio, ad esempio contoso.com, sia selezionato. Fare clic su Gestione DNS e cercare il record MX. Il record MX avrà un valore INDIRIZZO DI PUNTAMENTO simile a cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com, come illustrato nello screenshot seguente. Prendere nota del valore INDIRIZZO DI PUNTAMENTO del record MX, a cui si fa riferimento come endpoint MX.

    Prendere nota del valore Indirizzo di puntamento del record MX.
  4. Tornare al dispositivo e, nelle impostazioni, sotto la voce Server o Smart host immettere il valore INDIRIZZO DI PUNTAMENTO del record MX annotato al passaggio 3.

  5. Dopo aver terminato la configurazione delle impostazioni del dispositivo, passare al sito Web del proprio registrar per aggiornare i record DNS. Modificare il record Sender Policy Framework (SPF). Nella voce, includere l'indirizzo IP annotato al passaggio 1. La stringa completata avrà un aspetto simile al seguente:

    v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all

    dove 10.5.3.2 è l'indirizzo IP pubblico.

    Nota : Ignorare questo passaggio può causare l'invio della posta elettronica alle cartelle di posta indesiderata dei destinatari.

  6. Per testare la configurazione, inviare un messaggio di prova dal dispositivo o dall'applicazione e verificare che il destinatario lo abbia ricevuto.

Nel diagramma seguente, l'applicazione o il dispositivo nella rete dell'organizzazione usa l'invio diretto e l'endpoint Mail Exchange (MX) di Office 365 per inviare posta ai destinatari nell'organizzazione. Se è necessario cercarlo, è facile trovare l'endpoint MX in Office 365.

Illustra l'uso dell'endpoint MX di Office 365 da parte di una stampante multifunzione per inviare posta elettronica direttamente a destinatari solo all'interno dell'organizzazione.

È possibile configurare il dispositivo in modo che invii la posta elettronica direttamente a Office 365. Usare l'invio diretto per l'inoltro della posta elettronica a destinatari con cassette postali di Office 365 nell'organizzazione. L'invio diretto funziona anche per i destinatari esterni con cassette postali in Office 365. Se il dispositivo usa l'invio diretto per cercare di inoltrare un messaggio di posta elettronica per un destinatario che non ha una cassetta postale di Office 365, il messaggio verrà rifiutato.

Nota : Se il dispositivo o l'applicazione può fungere da server di posta elettronica e recapitare messaggi a Office 365, oltre che ad altri provider di posta elettronica, consultare le istruzioni del dispositivo o dell'applicazione. Per questo scenario non è necessaria alcuna impostazione di Office 365.

  • Usa Office 365 per inviare messaggi di posta elettronica, ma non richiede una cassetta postale di Office 365 dedicata.

  • Il dispositivo o l'applicazione non deve avere un indirizzo IP statico. Tuttavia, se possibile, questa funzionalità è consigliata.

  • Non funziona con un connettore. Mai configurare un dispositivo per l'uso di un connettore con invio diretto perché può causare problemi.

  • Il dispositivo non deve supportare TLS.

L'invio diretto ha limiti di invio più alti rispetto all'invio al client SMTP. I mittenti non sono vincolati dal limite di 30 messaggi al minuto o di 10.000 destinatari al giorno.

  • Porta: è richiesta la porta 25, che deve essere sbloccata sulla rete.

  • È consigliabile un indirizzo IP statico per poter creare un record SPF per il dominio. In questo modo si evita che i messaggi vengano contrassegnati come posta indesiderata.

  • L'invio diretto non può essere usato per recapitare la posta elettronica a destinatari esterni, ad esempio quelli che hanno indirizzi Yahoo o Gmail.

  • I messaggi saranno soggetti ai controlli antispam.

  • L'invio di posta può essere interrotto se gli indirizzi IP sono bloccati da un elenco di posta indesiderata.

  • Office 365 usa criteri di limitazione per proteggere le prestazioni del servizio.

Opzione 3: Configurare un connettore per inviare messaggi di posta usando l'inoltro SMTP di Office 365

Questa opzione è più difficile da implementare rispetto alle altre. Sceglierla solo quando:

  • L'invio al client SMTP (opzione 1) non è compatibile con le proprie esigenze aziendali o con il proprio dispositivo

  • Non è possibile usare l'invio diretto (opzione 2) perché è necessario inviare posta elettronica a destinatari esterni.

L'inoltro SMTP consente a Office 365 di inoltrare la posta elettronica per conto dell'utente usando il suo indirizzo IP pubblico (o un certificato) per l'autenticazione di Office 365. A questo scopo, è necessario configurare un connettore per l'account di Office 365 ed è proprio tale passaggio a rendere più complessa questa configurazione.

Impostazione dispositivo o applicazione

Valore

Server/smart host

Endpoint MX, ad esempio dominiocontoso-com.mail.protection.outlook.com

Porta

Porta 25

TLS/StartTLS

Abilitato

Indirizzo e-mail

Qualsiasi indirizzo e-mail per uno dei domini verificati di Office 365. Questo indirizzo e-mail non necessita di una cassetta postale.

Se è stato configurato Exchange ibrido oppure un connettore per il flusso di posta dal server di posta elettronica a Office 365, potrebbe non essere richiesta alcuna configurazione aggiuntiva per questo scenario. In caso contrario, creare un connettore del flusso di posta per supportare questo scenario:

Impostazione del connettore

Valore

Da

Server di posta elettronica dell'organizzazione

A

Office 365

Restrizioni del dominio: indirizzo/intervallo IP

L'indirizzo IP locale o l'intervallo di indirizzi che il dispositivo o l'applicazione userà per connettersi a Office 365.

È consigliabile aggiungere un record SPF per evitare che i messaggi vengano contrassegnati come posta indesiderata. Se si sta inviando posta da un indirizzo IP statico, aggiungerlo al record SPF nelle impostazioni DNS del registrar, come descritto di seguito:

Voce DNS

Valore

SPF

v=spf1 ip4:<Static IP Address> include:spf.protection.outlook.com ~all

  1. Ottenere l'indirizzo IP pubblico (statico) da cui il dispositivo o l'applicazione invierà la posta. Un indirizzo IP dinamico non è supportato o consentito. È possibile condividere l'indirizzo IP statico con altri utenti e dispositivi, ma non condividere l'indirizzo IP con gli utenti esterni all'azienda. Prendere nota dell'indirizzo IP come riferimento futuro.

  2. Accedere a Office 365.

  3. Selezionare Domini. Verificare che il dominio, ad esempio contoso.com, sia selezionato. Fare clic su Gestione DNS e cercare il record MX. Il record MX avrà un valore INDIRIZZO DI PUNTAMENTO simile a cohowineinc-com.mail.protection.outlook.com, come illustrato nello screenshot seguente. Prendere nota del valore INDIRIZZO DI PUNTAMENTO del record MX. Sarà necessario in un secondo momento.

    Prendere nota del valore Indirizzo di puntamento del record MX.
  4. Verificare che i domini ai quali l'applicazione o il dispositivo inviano posta siano stati verificati. Se il dominio non è stato verificato, i messaggi di posta elettronica potrebbero andare persi e non sarà possibile tenerne traccia con lo strumento di traccia messaggio di Exchange Online.

  5. In Office 365, fare clic su Amministratore e quindi fare clic su Exchange per passare all'Interfaccia di amministrazione di Exchange.

  6. Nell'Interfaccia di amministrazione di Exchange fare clic su flusso di posta e quindi su connettori.

  7. Controllare l'elenco dei connettori configurato per l'organizzazione. Se non è elencato alcun connettore dal server di posta elettronica dell'organizzazione a Office 365, crearne uno.

    1. Per avviare la procedura guidata, fare clic sul simbolo più +. Nella prima schermata, scegliere le opzioni che vengono visualizzate nello screenshot seguente:

      Scegliere il server di posta elettronica dell'organizzazione per Office 365

      Fare clic su Avanti, e specificare un nome per il connettore.

    2. Nella schermata successiva, scegliere l'opzione Verificando che l'indirizzo IP del server del mittente corrisponda a uno degli indirizzi IP appartenenti all'organizzazione e aggiungere l'indirizzo IP annotato al passaggio 1.

    3. Mantenere tutti i valori predefiniti degli altri campi e selezionare Salva.

  8. Dopo aver terminato la configurazione delle impostazioni di Office 365, passare al sito Web del proprio registrar per aggiornare i record DNS. Modificare il record SPF. Includere l'indirizzo IP annotato al passaggio 1. La stringa completata avrà un aspetto simile al seguente: v=spf1 ip4:10.5.3.2 include:spf.protection.outlook.com ~all, dove 10.5.3.2 è l'indirizzo IP pubblico. Ignorare questo passaggio può causare l'invio della posta elettronica alle cartelle di posta indesiderata dei destinatari.

  9. A questo punto, tornare al dispositivo e, nelle impostazioni, cercare la voce Server o Smart host e immettere il valore INDIRIZZO DI PUNTAMENTO del record MX annotato al passaggio 3.

  10. Per testare la configurazione, inviare un messaggio di prova dal dispositivo o dall'applicazione e verificare che sia stato ricevuto dal destinatario.

Nel diagramma seguente, l'applicazione o il dispositivo nella rete dell'organizzazione usa un connettore per l'inoltro SMTP ai destinatari della posta nell'organizzazione.

Illustra la connessione di una stampante multifunzione a Office 365 tramite l'inoltro SMTP.
  • Il connettore di Office 365 configurato autentica il dispositivo o l'applicazione con Office 365 usando un indirizzo IP. Il dispositivo o l'applicazione può inviare messaggi di posta elettronica usando qualsiasi indirizzo (inclusi quelli che non possono ricevere posta elettronica), purché l'indirizzo usi uno dei domini. L'indirizzo di posta elettronica non deve essere associato a una cassetta postale effettiva. Ad esempio, se il dominio è contoso.com, è possibile inviare messaggi da un indirizzo come do_not_reply@contoso.com.

  • L'inoltro SMTP di Office 365 usa un connettore per autenticare la posta inviata dal proprio dispositivo o dalla propria applicazione. In questo modo Office 365 potrà inoltrare tali messaggi alle proprie cassette postali, nonché ai destinatari esterni. L'inoltro SMTP di Office 365 è molto simile all'invio diretto, tranne per il fatto che può inviare la posta ai destinatari esterni.

  • A causa dell'ulteriore complessità della configurazione di un connettore, l'invio diretto è preferibile all'inoltro SMTP di Office 365, a meno che non sia necessario inviare posta elettronica ai destinatari esterni. Per inviare posta elettronica usando l'inoltro SMTP di Office 365, il server applicazioni o del dispositivo deve avere un indirizzo IP statico o un intervallo di indirizzi. Non è possibile usare l'inoltro SMTP per inviare la posta direttamente a Office 365 da un servizio ospitato da terze parti, come Microsoft Azure.

  • L'inoltro SMTP di Office 365 non richiede l'uso di una cassetta postale di Office 365 con licenza per inviare posta elettronica.

  • L'inoltro SMTP di Office 365 ha limiti di invio più alti dell'invio al client SMTP. I mittenti non sono vincolati dal limite di 30 messaggi al minuto o di 10.000 destinatari al giorno.

  • Indirizzo IP statico o intervallo di indirizzi: la maggior parte dei dispositivi o delle applicazioni non riesce a usare un certificato per l'autenticazione. Per eseguire l'autenticazione del dispositivo o dell'applicazione, usare uno o più indirizzi IP statici che non siano condivisi con un'altra organizzazione.

  • Connettore: è necessario configurare un connettore in Exchange Online per la posta inviata dal proprio dispositivo o dalla propria applicazione.

  • Porta: è richiesta la porta 25, che deve essere sbloccata sulla rete o dal proprio ISP.

  • Licenze: l'inoltro SMTP non usa una cassetta postale di Office 365 specifica per inviare la posta. Ecco perché è importante che solo gli utenti con licenza possano inviare posta elettronica da dispositivi o applicazioni configurati per l'inoltro SMTP. Se ci sono utenti che usano dispositivi o applicazioni line-of-business e non hanno una licenza di cassetta postale di Office 365, occorre ottenere e assegnare una licenza di Exchange Online Protection a ogni mittente privo di licenza. Si tratta della licenza meno costosa che consenta di inviare posta elettronica con Office 365.

  • L'invio di posta può essere interrotto se gli indirizzi IP sono bloccati da un elenco di posta indesiderata.

  • Sono imposti limiti ragionevoli per l'invio. Per altre informazioni, vedere Pool di recapito ad alto rischio per i messaggi in uscita.

  • Richiede indirizzi IP statici non condivisi (a meno che non si usi un certificato).

Confrontare le opzioni

Ecco un confronto tra tutte le opzioni di configurazione e le funzionalità supportate.

Invio al client SMTP

Invio diretto

Inoltro SMTP

Funzionalità

Inviare ai destinatari del dominio

Inoltro su Internet con Office 365

No. Solo recapito diretto.

Ignora l'antispam

Sì, se il messaggio è destinato a una cassetta postale di Office 365.

No. I messaggi di posta elettronica sospetti potrebbe essere stati filtrati. È consigliabile un record Sender Policy Framework (SPF) personalizzato.

No. I messaggi di posta elettronica sospetti potrebbe essere stati filtrati. È consigliabile un record SPF personalizzato.

Supporta la posta inviata dalle applicazioni ospitate da una terza parte

No

No

Requisiti

Porta di rete aperta

Porta 587 o 25

Porta 25

Porta 25

Il server applicazioni o del dispositivo deve supportare TLS

Obbligatorio

Facoltativo

Facoltativo

Richiede l'autenticazione

Nome utente e password di Office 365 obbligatori

Nessuno

Uno o più indirizzi IP statici. La stampante o il server che esegue l'app line-of-business deve avere un indirizzo IP statico da usare per l'autenticazione con Office 365.

Limitazioni

Criteri di limitazione

10.000 destinatari al giorno. 30 messaggi al minuto.

È attiva la limitazione standard per proteggere Office 365.

Sono imposti limiti ragionevoli. Il servizio non può essere usato per inviare posta indesiderata o posta inviata in massa. Per altre informazioni sui limiti ragionevoli, vedere Pool di recapito ad alto rischio per i messaggi in uscita.

Usare il proprio server di posta elettronica per inviare posta da dispositivi e applicazioni multifunzionali

Se sono presenti cassette postali in Office 365 e un server di posta elettronica gestito dall'utente (denominato anche server di posta elettronica locale), configurare sempre i dispositivi e le applicazioni in modo che usino la rete locale e indirizzino la posta elettronica attraverso il proprio server di posta elettronica. Per informazioni dettagliate sulla configurazione del server Exchange per ricevere la posta elettronica da sistemi che non eseguono Exchange (come una stampante multifunzione), vedere come creare un connettore di ricezione per ricevere la posta elettronica da un sistema che non esegue Exchange.

Vedere anche

Risolvere i problemi di stampanti, scanner e applicazioni line-of-business che inviano posta elettronica con Office 365

Come configurare IIS per l'inoltro con Office 365

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