Collaborazione in Office 365

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Office 365 favorisce la collaborazione mediante gruppi in Outlook, le cassette postali elenchi (denominati anche i gruppi di distribuzione) condivisi di distribuzione e le cartelle pubbliche. Ognuna di queste opzioni ha un scopo diverso, l'esperienza utente e set di funzionalità. Cosa usare dipende cosa è necessario eseguire e che l'organizzazione degli strumenti sono disponibili.

Riepilogo delle opzioni di collaborazione

Questa tabella illustra le varie opzioni di distribuzione disponibili con Office 365.

Strumento di collaborazione

Descrizione

Gruppi in Outlook

Area di lavoro condivisa che funziona in tutte le applicazioni di Office 365. Include un posta in arrivo condivisa, il calendario e OneDrive per il sito di Business per la memorizzazione dei file. Gli utenti possono creare, individuare e partecipare a gruppi in Outlook direttamente dal loro posta elettronica o calendario. Gli utenti nuovi ed esistenti con Exchange Online o un nuovo abbonamento a Office 365 possono usare i gruppi in Outlook.

Cassetta postale condivisa

Cassetta postale che consente a determinati utenti di leggere e inviare messaggi di posta elettronica e di condividere un calendario comune. Le cassette postali condivise possono anche fungere da indirizzo di posta elettronica generico, ad esempio info@contoso.com o sales@contoso.com, che i clienti possono usare per inviare richieste di informazioni sulla società. Se per una cassetta postale condivisa è abilitata l'autorizzazione Invia come, i messaggi inviati useranno l'indirizzo generico, ad esempio sales@contoso.com.

Lista di distribuzione (nota anche come gruppo di distribuzione)

Usata per distribuire messaggi di posta elettronica a due o più persone contemporaneamente. I gruppi di distribuzione sono anche chiamati gruppi di distribuzione abilitati alla posta elettronica. Una variante del gruppo di distribuzione, il cosiddetto gruppo di distribuzione dinamico, è un oggetto gruppo di Active Directory abilitato alla posta elettronica che consente di inviare messaggi a un gruppo ampio e in crescita di destinatari. I destinatari vengono identificati tramite filtri e condizioni che l'utente specifica, ad esempio tutti i membri di una particolare località o tutti i dipendenti a tempo pieno.

Gruppi di Office 365 in Outlook offrono una soluzione più potente per la collaborazione più gruppi di distribuzione. Per ulteriori informazioni, vedere perché è necessario aggiornare le liste di distribuzione ai gruppi in Outlook e liste di distribuzione di eseguire la migrazione di gruppi di Office 365.

Cartella pubblica

Progettate per l'accesso condiviso, le cartelle pubbliche rappresentano una soluzione semplice ed efficiente per raccogliere, organizzare e condividere informazioni con altre persone dell'organizzazione. I contenuti delle cartelle pubbliche sono organizzati in una gerarchia profonda, facile da esplorare e sempre visibile nella visualizzazione cartelle di Outlook. Una cartella pubblica può essere abilitata alla posta elettronica e aggiunta come membro del gruppo di distribuzione. I messaggi inviati al gruppo di distribuzione vengono automaticamente aggiunti alla cartella pubblica per l'archiviazione o come riferimento futuro. Le cartelle pubbliche offrono inoltre la possibilità di condividere i documenti se non si ha un abbonamento a SharePoint Online.

Quale strumento di collaborazione usare?

La tabella seguente fornisce una panoramica rapida dei vari tipi di gruppi e illustra quando e come usarli con le varie caratteristiche di collaborazione di Office 365.

Gruppi in Outlook

Liste di distribuzione

Cassette postali condivise

Cartelle pubbliche

Chi sono gli utenti?

Utenti che vogliono un'area di lavoro collaborativa per messaggi, file e calendari di gruppo integrata con i servizi di Office 365 che già usano (Outlook Web App, OneDrive for Business)

Utenti che hanno l'esigenza di inviare posta elettronica a un gruppo di destinatari con interessi o caratteristiche comuni.

Le cassette postali condivise sono un ottimo metodo per gestire le domande dei clienti tramite posta elettronica, poiché più persone nell'organizzazione possono condividere la responsabilità di monitorare la cassetta postale e rispondere alle domande. I clienti ricevono risposte più rapide e i messaggi di posta elettronica correlati vengono archiviati in una sola cassetta postale.

Delegati che lavorano per conto di un'identità virtuale, ad esempio support@contoso.com. I delegati possono rispondere a un messaggio di posta elettronica come identità della cassetta postale condivisa.

Con le autorizzazioni appropriate, tutte le persone dell'organizzazione possono accedere alle cartelle pubbliche ed eseguire ricerche al loro interno. Sono ideali per l'archiviazione di posta elettronica o per la condivisione di documenti.

Dimensioni ideali del gruppo

Qualsiasi

Grandi

Piccole

Grandi

Accesso

Utenti di Exchange Online e Office 365

Per i gruppi di distribuzione, membri devono essere aggiunti manualmente. Per i gruppi di distribuzione dinamico, i membri vengono aggiunti in base ai criteri di filtri.

Agli utenti possono essere concesse autorizzazioni di accesso completo e/o Invia come. Nel caso delle autorizzazioni di accesso completo, gli utenti devono anche aggiungere la cassetta postale condivisa al loro profilo di Outlook per potervi accedere.

Accessibili da chiunque nell'organizzazione

Calendario condiviso?

No

La posta elettronica arriva nella cartella Posta in arrivo personale dell'utente?

No. Gli utenti possono sottoscrivere un gruppo e quindi inoltrare tutti i relativi messaggi alla propria posta in arrivo.

Sì. La posta elettronica arriva nella posta in arrivo di tutti i membri del gruppo di distribuzione.

No. La posta elettronica arriva nella posta in arrivo della cassetta postale condivisa.

No. La posta elettronica arriva nella cartella pubblica.

Client supportati

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013 (inoltro dopo la sottoscrizione)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010 (inoltro dopo la sottoscrizione)

  • Outlook 2007 (inoltro dopo la sottoscrizione)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

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