Collaborazione e creazione condivisa di documenti

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Con Office e OneDrive o SharePoint, più persone possono lavorare insieme a un documento di Word, un foglio di calcolo di Excel o una presentazione di PowerPoint allo stesso tempo. Office include strumenti come i commenti, le revisioni e le attività che favoriscono le comunicazioni e assicurano chiarezza e coerenza. La collaborazione in contemporanea è detta creazione condivisa.

Quando si usa Office e il documento è in SharePoint o OneDrive, quando tutti gli utenti hanno terminato il proprio lavoro e il documento è completo, non è necessario copiare e riformattare il contenuto. Quando si lavora insieme, si può vedere dove ognuno sta apportando modifiche e cosa sta digitando, pur lavorando su dispositivi diversi. Di seguito sono fornite altre informazioni sui requisiti per sfruttare al meglio la creazione condivisa.

Nome dell'altra persona che sta apportando modifiche nel documento
Vedere dove e cosa stanno digitando gli altri

Se si usa Skype, è possibile lavorare in remoto con un'esperienza analoga a una sala riunioni. Skype consente infatti di parlare con le altre persone e osservarle mentre lavorano ai documenti. Grazie alla messaggistica istantanea è possibile porre domande senza interrompere il lavoro degli altri oppure inviare collegamenti o file al gruppo. Per altre informazioni, vedere il post di blog sulla collaborazione in Office con chat in tempo reale con gli autori tramite Skype.

Questo articolo è stato aggiornato il 24 ottobre 2016 in base al feedback dei clienti.

Quali tipi di creazione condivisa sono supportati in Office?

Office supporta due tipi di creazione condivisa: la creazione condivisa normale e la visualizzazione in tempo reale delle modifiche al contenuto condiviso. Entrambe consentono a più persone di collaborare ai documenti, con alcune differenze.

La creazione condivisa normale consente a più utenti di lavorare contemporaneamente a uno stesso documento senza bloccarsi a vicenda. Si può vedere chi altro sta lavorando al documento (nell'angolo della collaborazione) e il paragrafo attualmente in fase di modifica è bloccato. Quando vengono apportate modifiche da altri utenti, viene visualizzato lo stato Aggiornamenti disponibili nel documento o nella presentazione. Quando si salva il documento, le modifiche degli altri utenti diventano visibili. Il documento verrà aggiornato con le modifiche salvate dagli altri dopo l'ultimo salvataggio. Se si usa un'applicazione che supporta la creazione condivisa normale, è possibile collaborare con un utente che usa una versione che supporta la visualizzazione in tempo reale delle modifiche al contenuto condiviso.

La visualizzazione in tempo reale delle modifiche al contenuto condiviso consente a due o più persone di digitare contemporaneamente e di vedere automaticamente le modifiche non appena vengono apportate. Si può vedere la posizione del cursore nel punto in cui un altro utente sta lavorando e cosa sta digitando, come se si lavorasse sullo stesso computer o dispositivo. Il testo e la posizione o presenza dell'utente appaiono immediatamente e la formattazione poco dopo. Passando il mouse sulla posizione del cursore è possibile vedere il nome dell'utente che sta apportando le modifiche. Se si lavora con un utente che usa una versione che supporta solo la creazione condivisa normale, le sue modifiche non verranno visualizzate in tempo reale, ma è comunque possibile collaborare.

Cosa serve per creare un documento in modalità condivisa?

Per usare la creazione condivisa è necessario che il documento si trovi in OneDrive per utenti privati, OneDrive for Business, SharePoint Online o in un server di SharePoint. La visualizzazione in tempo reale delle modifiche al contenuto condiviso richiede che il documento si trovi nel cloud e quindi supporta OneDrive o SharePoint Online ma non un server di SharePoint. Se si archiviano i documenti solo in locale nel computer, non è possibile usare la creazione condivisa.

La creazione condivisa con Office è attivata per impostazione predefinita in OneDrive e SharePoint ed è operativa a meno che non venga bloccata o disattivata da un amministratore.

La creazione condivisa richiede quanto segue:    

  • Un'area di archiviazione condivisa   OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online oppure una raccolta documenti di SharePoint Server in cui archiviare i file. Per la visualizzazione in tempo reale delle modifiche al contenuto condiviso è necessario usare le versioni online, mentre la creazione condivisa normale funziona correttamente con SharePoint Server locale.

  • App che supportano la creazione condivisa   Word e PowerPoint su tutte le piattaforme e su tutte le versioni a partire da Office 2010, Excel Online, Android e Windows Mobile. Inoltre, la visualizzazione in tempo reale delle modifiche al contenuto condiviso è supportata nella versione desktop di Word 2016 per Windows e in Word, PowerPoint ed Excel Online.

  • Un documento nel formato appropriato    La creazione condivisa è supportata solo nei formati di file moderni, ovvero DOCX, PPTX e XLSX. Inoltre, alcune funzionalità non sono supportate, come VBA. I documenti con i segni di revisione attivi non supportano la digitazione in tempo reale in Word.

  • Coautori    Persone autorizzate ad accedere e modificare i documenti per la creazione condivisa.

Nota : Qualsiasi versione di un'app che supporta la creazione condivisa può essere usata per la creazione condivisa con qualsiasi altra versione supportata. Ad esempio, se si usa Word 2016 è possibile collaborare con persone che usano Word Online o Word per Mac. Le modifiche apportate in Word Online sono visibili in tempo reale, mentre quelle apportate in Word per Mac sono visibili quando l'autore salva il documento.

Creare o aprire documenti per la creazione condivisa

È possibile creare documenti in Office Online o nelle versioni desktop dei prodotti Office. Questi argomenti illustrano come creare documenti in modalità condivisa:

Condividere documenti per collaborare e lavorare in modalità condivisa con altri utenti

Per collaborare e creare documenti in modalità condivisa è fondamentale condividere i documenti. In SharePoint, OneDrive e nelle app di Office è possibile condividere file con altri utenti.

Per saperne di più sulla condivisione di documenti in OneDrive e SharePoint, vedere questi argomenti:

Nome dell'altra persona che sta apportando modifiche nel documento
È possibile vedere la posizione in cui si trovano gli altri utenti all'interno del documento, con un contrassegno che ne indica il nome.

Quando si apre un documento condiviso in un'app desktop o per dispositivi mobili, è possibile continuare a lavorare indipendentemente dal fatto che si sia connessi o meno. Se lo stesso documento viene modificato da più persone, le modifiche effettuate mentre si è offline non saranno visibili agli altri. Quando si torna online, si riceverà una notifica relativa alle modifiche disponibili e le proprie modifiche saranno visibili agli altri utenti.

Quando si lavora in Word, il paragrafo a cui si sta lavorando è bloccato per evitare che venga sovrascritto da altri. Quando si passa offline con Word, è possibile lavorare allo stesso paragrafo su cui sta intervenendo un altro componente del gruppo. Quando si salvano le modifiche, viene visualizzato un messaggio popup che indica un conflitto. A quel punto sarà possibile procedere per risolvere il problema.

Frase con conflitto in Word
Risoluzione di un conflitto in Word 2016

Se si lavora a un file in una cartella di sincronizzazione (ad esempio OneDrive o OneDrive for Business), la sincronizzazione viene eseguita quando si torna online, a prescindere dal fatto che l'app (Word o PowerPoint) sia in esecuzione o meno. Quando ci si riconnette, il file viene sincronizzato automaticamente. In caso di conflitti, verrà visualizzato un avviso. Per altre informazioni, vedere l'argomento relativo alla sincronizzazione di OneDrive.

Per impostazione predefinita, in SharePoint i gruppi e le autorizzazioni assegnati a una raccolta in cui si archivia o si crea un documento vengono ereditati da tutti i documenti nella raccolta. Ad esempio, in un sito del team in cui tutti gli utenti hanno autorizzazioni di lettura/scrittura, chiunque può partecipare alla creazione condivisa. Una raccolta documenti di SharePoint Online con autorizzazioni di sola lettura, invece, consente solo di visualizzare i documenti, ma nessuno eccetto l'autore può apportare modifiche, a meno che venga invitato esplicitamente.

Le autorizzazioni di SharePoint vengono ereditate, ma è possibile impostarne di diverse per specifiche persone. Se una raccolta di SharePoint è condivisa solo in visualizzazione, è possibile assegnare autorizzazioni di modifica ad alcuni utenti. Se però la raccolta è configurata con le autorizzazioni di modifica per tutti gli utenti, non è possibile limitare le autorizzazioni alla visualizzazione per alcuni. Le autorizzazioni ereditate possono essere sostituite con un'autorizzazione superiore, non con una di livello inferiore. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.

Con il sito personale di SharePoint, la raccolta personale di OneDrive for Business o OneDrive per utenti privati, i file devono essere condivisi in modo esplicito. Per impostazione predefinita, possono solo essere modificati e visualizzati dai proprietari della raccolta. Per selezionare gli utenti autorizzati a modificare singoli file, è possibile condividerli con persone o gruppi con autorizzazioni di modifica. Per altre informazioni sulla condivisione, vedere Condividere file o cartelle in Office 365.

Anche se è possibile caricare file tramite Word e PowerPoint 2007 e versioni precedenti in SharePoint Online o OneDrive e aprirli per la modifica, quelle applicazioni legacy non supportano la creazione condivisa di documenti. Quando un utente apre un documento con Word o PowerPoint 2007, SharePoint Online o OneDrive crea un blocco sul documento e impedisce ad altri utenti di Office di modificarlo. Per sfruttare al meglio i vantaggi della creazione condivisa in Word o PowerPoint, è consigliabile che tutti gli utenti usino almeno Office 2010 sul desktop, Office Online, un'app recente per Mac o un'app per dispositivi mobili.

È comunque possibile collaborare senza la creazione condivisa, ad esempio quando si hanno file in formati non supportati, come DOC e RTF. Mentre ognuno lavora separatamente, i documenti possono essere condivisi ed estratti da altri utenti per la scrittura o l'aggiornamento. In SharePoint è possibile creare flussi di lavoro che tengono traccia e applicano le impostazioni di modifica e approvazione di un documento. Inoltre, si possono creare avvisi per i documenti o le raccolte oppure sottoscrivere un feed RSS in modo da ricevere notifiche quando vengono archiviate modifiche. Per altre informazioni sull'archiviazione o estrazione di documenti, sui flussi di lavoro e sugli avvisi:

Sì, Microsoft ha collaborato con decine di partner in tutto il mondo per consentire la creazione condivisa con Office Online. Rivolgersi al proprio provider di archiviazione per scoprire se la creazione condivisa con Office Online è supportata.

Non è invece previsto alcun supporto per provider di terze parti con Office desktop o altre piattaforme e Microsoft non supporta la modifica condivisa di documenti archiviati su Google Drive.

Ecco alcuni collegamenti per iniziare.

Se la creazione condivisa non funziona correttamente, il problema può avere diverse cause. Per la risoluzione dei problemi relativi alle sessioni e alla configurazione della creazione condivisa, vedere Risolvere i problemi relativi alla creazione condivisa in Office.

Se si sono condiviso i documenti con OneDrive o OneDrive per le aziende è possibile ricevere una possibilità di messaggio di posta elettronica che si conosce che il documento è stato aggiornato.

Se non si è mai usato Word Online o Office Online, è possibile provarlo qui: Word Online. Per passare a un'altra app online, fare clic sull'icona di avvio delle app Pulsante Icona di avvio delle app e scegliere un'altra app.

Ecco alcuni post di blog che potrebbero contenere informazioni preziose:

Ecco alcuni collegamenti alla Guida:

Per gli amministratori di SharePoint:

Nota :  Per altre informazioni sulle procedure per la creazione condivisa di documenti, vedere la Guida di Word, PowerPoint e Office Online. Per altre informazioni sulla configurazione di SharePoint per la collaborazione e la creazione condivisa di documenti, vedere il sito Web TechNet.

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