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L'organizzazione potrebbe essere necessario per la conservazione di documenti per un periodo di tempo a causa di conformità legale, o ad altre esigenze aziendali. Tuttavia, se l'organizzazione tiene documenti più tempo del previsto, si creeranno rischi legali inutili. Con un criterio di eliminazione del documento, è possibile ridurre i rischi tempestiva eliminando automaticamente i documenti in un sito dopo un periodo di tempo specifico, ad esempio, è possibile eliminare documenti in OneDrive degli utenti per Business siti cinque anni dopo la creazione di documenti.
I criteri di eliminazione dei documenti sono potenti e al contempo flessibili. Ad esempio, è possibile:
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Consentire ai proprietari del sito di scegliere tra criteri creati e gestiti centralmente. È anche possibile permettere ai proprietari dei siti di rifiutare esplicitamente qualsiasi criterio se stabiliscono che non si applica al proprio contenuto.
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Applicare un solo criterio obbligatorio in tutti i siti di una raccolta siti, come i siti di OneDrive for Business o persino applicare un criterio in tutte le raccolte siti di un modello di raccolte siti specifico, come il modello Sito del team.
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Fornire un criterio predefinito con una regola predefinita che verrà applicata automaticamente senza alcun intervento da parte dei proprietari del sito.
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Creare un criterio che includa numerose regole di eliminazione tra cui un proprietario del sito può scegliere.
Creare e gestire i criteri di eliminazione documenti nel centro conformità dei criteri.
Quando usare i criteri di eliminazione dei documenti
Oltre ai criteri di eliminazione documenti, SharePoint Server 2016 fornisce questi criteri di conservazione per il contenuto del sito:
Ogni tipo di criterio è adatto per un tipo specifico di dati o di siti. Ad esempio, è possibile che per l'organizzazione esista un sito altamente strutturato che usa tipi di contenuto, come un sito finanziario per i contratti o una knowledge base per gli articoli. In questo caso, si possono usare i criteri per il tipo di contenuto. È anche possibile che l'organizzazione sia obbligata a conservare documenti legali. In tal caso, si può usare i tipi di contenuto e un centro record per implementare un piano file.
Criteri di eliminazione documenti non sostituiranno record informazioni o gestione dei criteri di gestione, che funzionino al meglio con dati strutturati e tipi di contenuto. Se, tuttavia, è necessario utilizzare i criteri di eliminazione documento quando è necessario gestire ampiamente l'eliminazione automatica di dati non strutturati, come OneDrive for Business siti e siti del team.
Se si applica un criterio di eliminazione documento a un sito che utilizza già criteri di gestione delle informazioni, i criteri vengono ignorati mentre è attivo il criterio di eliminazione documento. Di conseguenza, che è necessario pianificare per un sito da utilizzare solo i criteri per contenuto strutturato o non strutturato, non entrambi. Per ulteriori informazioni su come criteri di eliminazione documenti override di altri criteri, vedere applicare o rimuovere un criterio di eliminazione documento per un sito.
A differenza di altri criteri, i criteri di eliminazione dei documenti funzionano solo con le librerie di documenti, non con gli elenchi.
Regole e criteri di eliminazione
I criteri di eliminazione dei documenti contengono una o più regole che specificano:
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Il periodo di tempo fino all'eliminazione.
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Se calcolare la data di eliminazione dalla data di creazione o dalla data dell'ultima modifica.
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Se eliminare definitivamente il documento o spostarlo nel Cestino.
Se un criterio contiene più di una regola, i proprietari del sito possono selezionare la regola più adatta al proprio contenuto.
Criteri e assegnazioni
Dopo aver creato un criterio di eliminazione del documento, è possibile assegnare a un modello di raccolta siti, ad esempio, è possibile assegnare un criterio a OneDrive per il modello di Business in modo che includa di OneDrive tutti gli utenti for Business. Quando si assegna un criterio a un modello di raccolta siti, si applica a tutte le raccolte siti già create da tale modello, oltre alle raccolte siti creati da tale modello in futuro.
È anche possibile assegnare criteri a una raccolta siti specifica, sostituendo di fatto tutti i criteri che sono stati assegnati a tale modello di raccolta siti. Ad esempio, è possibile assegnare criteri al modello Sito del team, ma poi sostituirli applicando un diverso set di criteri a una raccolta siti specifica creata da tale modello.
Un unico criterio obbligatorio o diversi criteri tra cui scegliere
Quando assegna un criterio, è possibile scegliere di renderlo obbligatorio, in modo che possa essere assegnato solo questo criterio, che poi verrà applicato a tutti i siti nella raccolta siti. I proprietari del sito non possono rifiutare un criterio obbligatorio, di conseguenza i documenti nel sito saranno soggetti al criterio di eliminazione indipendentemente da quale esso sia.
Invece di rendere obbligatorio un unico criterio, è anche possibile assegnare diversi criteri a una raccolta siti, in modo da consentire al proprietario del sito di scegliere il criterio da applicare al proprio sito o di rifiutarli tutti. Ad esempio, si può creare un criterio per documenti aziendali generici e un altro criterio per documenti finanziaria con una pianificazione di conservazione diversa. Un proprietario di sito spesso conosce bene il tipo di contenuto presente nel proprio sito e quindi sa quale sia il criterio di eliminazione dei documenti da applicare. A ogni sito può essere applicato un unico criterio.
Un'unica regola o regole diverse tra cui scegliere
A sua volta, ogni criterio può contenere molte regole. Ad esempio un criterio di eliminazione per documenti aziendali generici può contenere due regole:
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I documenti che non devono essere conservati per obblighi legali o per esigenze aziendali non devono essere conservati per più di un anno dalla creazione.
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I documenti necessari per l'uso aziendale continuo e attivo che sono necessari per più di un anno, non devono essere conservati per più di tre anni dalla creazione.
Un proprietario di sito può stabilire se il sito contiene documenti aziendali generici, selezionare questo criterio di eliminazione e quindi selezionare la regola appropriata nel criterio. È possibile selezionare una regola solo del criterio applicato al momento al sito (non di qualsiasi criterio) e la regola verrà applicata a tutte le raccolte documenti del sito.
Relazione tra raccolte siti, criteri e regole
La relazione di base è la seguente:
A una raccolta siti o a un modello di raccolta siti possono essere assegnati uno o più criteri e ognuno di essi può includere una o più regole. Tuttavia, può essere attivo un solo criterio per sito e può esserci una sola regola di eliminazione attiva in un determinato momento per le raccolte nel sito.
Ereditarietà dei criteri di eliminazione dei documenti
Come le autorizzazioni, l'esplorazione e molte altre caratteristiche dei siti, i criteri di eliminazione dei documenti vengono ereditati. I proprietari dei siti possono selezionare un criterio di eliminazione dei documenti per il proprio sito e tutti i siti secondari erediteranno il criterio dal sito principale. Un proprietario di un sito secondario può interrompere l'ereditarietà selezionando una diversa combinazione di criteri e regole e tali criteri si applicano a tutti i siti secondari fino a quando l'ereditarietà non viene interrotta di nuovo.
Prima assegnazione dei criteri di eliminazione dei documenti
È importante tenere presente che il periodo di tempo specificato per i criteri di eliminazione dei documenti viene calcolato dal momento in cui il documento è stato creato o modificato, non dal momento dell'assegnazione dei criteri. Ad esempio, è possibile creare un criterio di eliminazione dei documenti che elimini definitivamente i documenti dopo due anni dalla creazione e quindi assegnare il criterio a un modello di raccolta siti da cui sono state create diverse raccolte siti quattro o cinque anni prima. In questo caso, è probabile che le raccolte siti esistenti contengano molti documenti che hanno già superato i due anni specificati dal criterio di eliminazione. Ciò significa che la maggior parte del contenuto verrà eliminato subito dopo la prima assegnazione del criterio di eliminazione dei documenti.
Quando si assegnano criteri per la prima volta, vengono valutati tutti i documenti nel sito e quelli che soddisfano i criteri vengono eliminati. Questo vale per tutti i documenti esistenti, non solo per i nuovi documenti creati dopo l'assegnazione dei criteri. Ricordare inoltre che il periodo di tempo fa riferimento all'età di ogni documento, non al periodo intercorso dalla prima assegnazione del criterio.
Prima di assegnare un criterio a un sito per la prima volta, è quindi consigliabile considerare il tempo trascorso dalla creazione del contenuto esistente e l'impatto del criterio su tale contenuto. È anche opportuno comunicare il nuovo criterio ai proprietari del sito prima di assegnarlo, per dare loro il tempo di valutare il possibile impatto.
Tempo di ritardo per la propagazione criteri
Dopo aver assegnato i criteri a una raccolta siti, i proprietari del sito usano il collegamento Criteri di eliminazione dei documenti nella pagina Impostazioni del sito per visualizzare e applicare i criteri disponibili per il sito.
Il collegamento ai Criteri di eliminazione documento non verrà visualizzata solo se sono stati assegnati criteri alla raccolta siti. Inoltre, il collegamento non viene visualizzata immediatamente dopo i criteri sono stati assegnati al sito, ovvero possono essere presenti fino a un ritardo di 24 ore da quando i criteri vengono assegnati quando viene visualizzato il collegamento di Criteri di eliminazione documenti
Funzionamento dei criteri di eliminazione documenti con criteri in locale
Un posto consente di mantenere tutto il contenuto per un determinato periodo di tempo, mentre un criterio di eliminazione documento garantisce che tutto il contenuto è stato eliminato dopo un periodo di tempo specifico.
Se è necessario conservare documenti per un determinato periodo di tempo, è possibile utilizzare un criterio di archiviazione sul posto insieme a un criterio di eliminazione. Ad esempio, si possono contenere i documenti per tre anni dopo aver modificati e quindi impostare un criterio di eliminazione per eliminare i documenti tre anni dopo dell'ultima modifica.
Si noti che un criterio di eliminazione non può ignorare un posto. Se un sito è in attesa e un criterio di eliminazione documento Elimina un documento, quindi il documento verrà mantenuto nella raccolta di archiviazione tenere nello stesso modo come se il documento è stato eliminato manualmente. Per ulteriori informazioni, vedere Panoramica sul posto in SharePoint Server 2016.
Autorizzazioni
Membri del team di conformità chi utilizzeranno l'interfaccia di criteri di conformità necessarie autorizzazioni per entrambi i criteri sito e centro insiemi di file a cui verranno applicati i criteri. È consigliabile che è:
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Creare un gruppo di sicurezza che contiene tutti gli utenti dell'interfaccia di criteri di conformità, è probabile che il team di conformità.
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Nell'interfaccia di criteri di conformità, aggiungere il gruppo di sicurezza al gruppo di proprietari della raccolta siti.
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In ogni raccolta siti a cui è necessario assegnare criteri di eliminazione documenti, aggiungere il gruppo di sicurezza al gruppo di proprietari della raccolta siti.
