Cassette postali inattive in Office 365

L'organizzazione potrebbe dover conservare l'indirizzo di posta elettronica di dipendenti precedenti dopo che lasciano l'organizzazione. In base ai requisiti di conservazione dell'organizzazione, potrebbe essere necessario conservare il contenuto della cassetta postale per pochi mesi o anni dopo il termine dell'impiego oppure potrebbe essere necessario conservare il contenuto della cassetta postale all'infinito. Indipendentemente da quanto tempo è necessario conservare la posta elettronica, è possibile archiviare le cassette postali dei dipendenti precedenti in Office 365 utilizzando cassette postali inattive, senza incorrere in un costo della sottoscrizione mensile per la cassetta postale.

Sommario

Cosa sono le cassette postali inattive?

Le cassette postali inattive e i criteri di conservazione di Office 365

Le cassette postali inattive e i criteri di conservazione di Exchange MRM

Le cassette postali inattive e i blocchi dei casi di eDiscovery

Le cassette postali inattive e le etichette di Office 365

Creazione di una cassetta postale inattiva

Gestione di una cassetta postale inattiva

Cosa sono le cassette postali inattive?

Quando un dipendente lascia l'organizzazione (o va in un congedo prolungato), è possibile rimuovere il suo account di Office 365. I dati delle cassette postali dei dipendenti vengono conservati per 30 giorni dopo che l'account viene rimosso. Durante questo periodo, è comunque possibile ripristinare i dati dell'utente annullamento l'eliminazione dell'account. Dopo 30 giorni, i dati vengono rimossi definitivamente.

Ma se l'organizzazione necessita conservare il contenuto della cassetta postale per ex dipendenti, è possibile trasformare la cassetta postale in una cassetta postale attivando il blocco per controversia legale o applicando un criterio di conservazione di Office 365 in Centro sicurezza e conformità di Office 365, quindi rimuovendo l'account Office 365 corrispondente. Il contenuto di una cassetta postale inattiva viene conservato per la durata del blocco per controversia legale attivato nella cassetta postale o per il periodo di conservazione del criterio di conservazione di Office 365 applicato prima dell'eliminazione della cassetta postale. È comunque possibile recuperare il corrispondente account utente per un periodo di 30 giorni. Tuttavia, dopo 30 giorni, la cassetta postale inattiva viene conservata Office 365 fino a quando non viene rimosso il criterio di conservazione o il blocco.

Importante : Abbiamo posticipato la scadenza del 1° luglio 2017 per la creazione di nuovi blocchi sul posto per rendere inattiva una cassetta postale. Tuttavia, nel corso di quest'anno o all'inizio dell'anno prossimo, non sarà più possibile creare nuovi blocchi sul posto in Exchange Online. Da quel momento, potranno essere usati solo i criteri di conservazione di Office 365 e i blocchi per controversia legale per creare una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive esistenti cui è già applicato un blocco sul posto, invece, continueranno a essere supportate e si potranno continuare a gestire i blocchi sul posto nelle cassette postali inattive. Ciò include la modifica della durata di un blocco sul posto e l'eliminazione definitiva di una cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco sul posto.

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Le cassette postali inattive e i criteri di conservazione di Office 365

Oltre al blocco per controversia legale, l'uso della nuova funzionalità del criterio di conservazione di Office 365 in Centro sicurezza e conformità è un altro modo per rendere inattiva la cassetta postale. Utilizzare un criterio di conservazione per rendere inattiva una cassetta postale:

  • Deve essere applicato alle cassette postali di Exchange o a percorsi di Skype for Business (perché i contenuti correlati di Skype vengono archiviati nella cassetta postale dell'utente).

  • Deve essere configurato per conservare i contenuti o conservare e poi eliminare i contenuti. Se il criterio di conservazione è configurato solo per eliminare i contenuti, una cassetta postale alla quale viene applicato il criterio non diventerà inattiva quando la cassetta postale viene eliminata.

  • Può essere basato su query affinché conservi quindi solo elementi corrispondenti a una query di ricerca.

Per altre informazioni sulla configurazione dei criteri di conservazione di Office 365, vedere Panoramica dei criteri di conservazione in Office 365.

Se si usa un criterio di conservazione di Office 365 per rendere inattiva una cassetta postale, Office 365 continuerà a elaborare il criterio di conservazione nella cassetta postale inattiva. Questo significa che se i criteri di conservazione sono configurato per mantenere ed eliminare contenuto, gli elementi verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili alla scadenza del periodo di conservazione e verranno alla fine eliminati dalla cassetta postale inattiva. Se il criterio di conservazione Office 365 non è configurato per la posta eliminata, allora gli elementi che non vengano eliminati definitivamente dall'utente (prima che la cassetta postale è stata resa inattiva) non verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili e verranno conservati indefinitamente dopo la disattivazione della cassetta postale.

È consigliabile creare un criterio di conservazione Office 365 specifico per le cassette postali inattive. Vengono elencati di seguito alcuni motivi di tale operazione e considerazioni importanti da valutare:

  • È possibile configurare i criteri di conservazione per conservare il contenuto della cassetta postale solo purché necessari per soddisfare i requisiti dell'organizzazione per gli ex dipendenti.

  • È un metodo semplice per identificare le cassette postali inattive, in quanto il criterio di conservazione viene applicato solo alle cassette postali inattive.

  • Sarà possibile identificare facilmente i criteri di conservazione che sono stati assegnati alle cassette postali inattive dell'organizzazione. Questo renderà più semplice modificare le impostazioni di conservazione (o eliminazione), se necessario. Sarà più semplice anche eliminare in modo definitivo una cassetta postale inattiva perché basterà rimuoverla dal criterio usando il Centro sicurezza e conformità. In caso contrario, è necessario usare PowerShell di Exchange Online per rimuovere un blocco per controversia legale oppure PowerShell del Centro sicurezza e conformità per rimuovere una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione Office 365 a livello di organizzazione.

  • Se si crea un criterio di conservazione Office 365 specifico per le cassette postali inattive, è possibile aggiungere un massimo di 1.000 cassette postali al criterio. Se si è un'organizzazione di dimensioni molto grandi, potrebbe essere necessario creare più criteri di conservazione Office 365 da utilizzare per le cassette postali inattive.

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Le cassette postali inattive e i criteri di conservazione di Exchange MRM

Se un criterio di conservazione di Exchange (la funzionalità Gestione record di messaggistica o MRM in Exchange Online) è stato applicato alla cassetta postale quando è stata resa inattiva, tutti i criteri di eliminazione (che sono tag di conservazione configurati con un'azione di conservazione Delete) continueranno a essere elaborati nella cassetta postale inattiva. Questo significa che gli elementi che sono contrassegnati con un criterio di eliminazione verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili quando scade il periodo di conservazione. Questi elementi vengono eliminati dalla cassetta postale inattiva quando scade la durata del blocco. Se la durata del blocco non è specificata per la cassetta postale inattiva, gli elementi della cartella Recupera elementi verranno conservati all'infinito.

Al contrario, qualsiasi criterio di archiviazione (vale a dire tag di configurazione configurati con un'azione conservazione MoveToArchive) incluso in un criterio di conservazione assegnato a una cassetta postale inattiva viene ignorato. Questo significa che gli elementi in una cassetta postale inattiva contrassegnati con un criterio di archiviazione rimarranno nella cassetta postale principale quando scade il periodo di conservazione. Non vengono spostati nella cassetta postale di archiviazione o nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Verranno conservati a tempo indeterminato.

Le cassette postali inattive e i blocchi dei casi di eDiscovery

Se un blocco associato a un caso di eDiscovery in Centro sicurezza e conformità si trova in una cassetta postale, quindi la cassetta postale o l'account Office 365 dell'utente viene eliminato, la cassetta postale diventerà una cassetta postale inattiva. Tuttavia, non è consigliabile usare i blocchi dei casi di eDiscovery per rendere inattiva una cassetta postale. Questo perché i casi di eDiscovery sono relativi a casi specifici con limiti di tempo correlate a una questione legale. A un certo punto, probabilmente il contenzioso terminerà e il blocco associato al caso verrà rimosso e il caso di eDiscovery verrà chiuso. Infatti, se un blocco attivato in una cassetta postale inattiva è associato a un caso di eDiscovery, e quindi il blocco viene rilasciato o il caso di eDiscovery viene chiuso (o eliminato), la cassetta postale inattiva verrà eliminata in modo permanente. Inoltre, non è possibile creare un blocco eDiscovery basato sul tempo. Ciò significa che il contenuto di una cassetta postale inattiva verrà conservato per sempre o finché non verrà rimosso il blocco e la cassetta postale inattiva non verrà eliminata. Pertanto, è consigliabile usare il blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 per le cassette postali inattive.

Per altre informazioni sui casi e blocchi di eDiscovery, vedere Gestire casi di eDiscovery nel Centro sicurezza e conformità di Office 365.

Le cassette postali inattive e le etichette di Office 365

Le etichette in Office 365 consentono di classificare i dati della posta elettronica nell'organizzazione per governance e di applicare le regole di conservazione in base a tale classificazione. Un'etichetta può essere applicata a un elemento di posta elettronica manualmente dagli utenti o automaticamente dagli amministratori e a un elemento di posta elettronica può essere assegnata una sola etichetta. Se a un singolo elemento di posta in una cassetta postale utente è stata assegnata un'etichetta e la cassetta postale o l'account utente di Office 365 viene eliminato, la cassetta postale diventerà una cassetta postale inattiva. Come per i blocchi dei casi di eDiscovery, non è consigliabile utilizzare le etichette per rendere inattiva una cassetta postale. Pertanto, è consigliabile usare il blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365. Tenere presente che in caso di etichette, si potrebbe non rendersi conto che un'etichetta è stata applicata a un elemento di posta elettronica e quindi si potrebbe inavvertitamente rendere una cassetta postale inattiva quando si elimina l'account dell'utente.

Per altre informazioni, vedere Panoramica delle etichette in Office 365.

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Creazione di una cassetta postale inattiva

Per rendere inattiva una cassetta postale, è necessario assegnarle una licenza Exchange Online (Piano 2) in modo da poter applicare il blocco per controversia legale o il criterio di conservazione di Office 365 prima di eliminarla. Dopo l'eliminazione, la licenza a essa associata sarà disponibile per essere assegnata a un nuovo utente. Le cassette postali inattive non richiedono licenze attive.

Nota : Se un blocco per controversia legale è già attivo in una cassetta postale o se un criterio di conservazione di Office 365 è già applicato, allora sarà semplicemente necessario eliminare l'account utente di Office 365 corrispondente per creare una cassetta postale inattiva.

La tabella seguente riepiloga il processo di creazione di una cassetta postale inattiva per diversi scenari di conservazione. Per altre informazioni, vedere Gestire le cassette postali inattive in Office 365.

Per...

Eseguire questa operazione...

Risultato

Conservare il contenuto della cassetta postale a tempo indeterminato dopo che un impiegato lascia l'organizzazione

  • Attivare il blocco per controversia legale su una cassetta postale o applicare un criterio di conservazione di Office 365 alla cassetta postale.

  • Non specificare la durata di un blocco per il blocco per controversia legale oppure non configurare Office 365 criterio di conservazione per eliminare gli elementi; in alternativa è possibile utilizzare un criterio di conservazione che conserva gli elementi per sempre.

  • Rimuovere l'account utente di Office 365.

Tutti gli elementi della cassetta postale inattiva, inclusi gli elementi della cartella Elementi ripristinabili, vengono conservati all'infinito.

Conservare il contenuto della cassetta postale per un periodo specifico dopo che un impiegato lascia l'organizzazione e quindi eliminarlo

  • Attivare il blocco per controversia legale in una cassetta postale o applicare un criterio di conservazione di Office 365 alla cassetta postale.

  • Specificare una durata di conservazione per il blocco per controversia legale; applicare un criterio di conservazione che conserva e poi elimina gli elementi.

  • Rimuovere l'account utente di Office 365.

Quando la durata del blocco per un elemento della cassetta postale scade, l'elemento viene spostato nella cartella Elementi ripristinabili e viene quindi eliminata definitivamente (cancellata) dalla cassetta postale inattiva quando scade il periodo di conservazione dell'elemento eliminato. La durata del blocco viene calcolata a partire dalla data originale di ricezione o creazione dell'elemento della cassetta postale. Tutti gli altri contenuti nella cassetta postale inattiva vengono conservati.

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Gestione di una cassetta postale inattiva

Dopo aver reso inattiva una cassetta postale, è possibile eseguire varie attività di gestione nelle cassette postali inattive.

  • Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva      Dopo aver reso inattiva una cassetta postale, è possibile modificare la durata del blocco per controversia legale o del criterio di conservazione di Office 365 applicato alla cassetta postale inattiva. Per le procedure dettagliate, vedere Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva in Office 365.

  • Recuperare una cassetta postale inattiva      Se un ex dipendente (o un dipendente in congedo) torna nell'organizzazione oppure se un nuovo dipendente viene assunto per ricoprire il ruolo del precedente dipendente, è possibile recuperare i contenuti della cassetta postale inattiva. Quando si recupera una cassetta postale inattiva, la cassetta postale viene convertita in una nuova cassetta postale, il contenuto e la struttura della cassetta postale vengono conservati e la cassetta postale viene collegata a un nuovo account utente. Dopo essere stata recuperata, la cassetta postale inattiva non esiste più. Per procedure e informazioni dettagliate su cosa accade quando si recupera una cassetta postale inattiva, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva in Office 365.

  • Ripristinare una cassetta postale inattiva      Se un altro dipendente assume le responsabilità di un ex dipendente o se un'altra persona deve accedere al contenuto della cassetta postale inattiva, è possibile ripristinare (o unire) il contenuto della cassetta postale inattiva in una cassetta postale esistente. Quando si ripristina una cassetta postale inattiva, il contenuto viene copiato in un'altra cassetta postale. La cassetta postale inattiva viene conservata e rimane inattiva. È comunque possibile eseguire ricerche nella cassetta postale inattiva usando gli strumenti di eDiscovery, i suoi contenuti possono essere ripristinati in un'altra cassetta postale e può essere recuperata o eliminata in un secondo momento. Per le procedure dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva in Office 365.

  • Eliminare una cassetta posta inattiva      Se non è più necessario conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminarla definitivamente rimuovendo tutti i blocchi o i criteri di conservazione di Office 365 a essa applicati. Se una cassetta postale è stata resa inattiva da più di 30 giorni, verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva dopo aver rimosso il blocco. Se la cassetta postale è stata resa inattiva negli ultimi 30 giorni, è possibile attivarla di nuovo dopo aver rimosso il blocco o il criterio di conservazione. Per le procedure dettagliate, vedere Eliminare una cassetta posta inattiva in Office 365.

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