Cassette postali della sala e attrezzatura

Se si hanno risorse a disposizione di tutti, ad esempio sale riunioni, auto aziendali o attrezzature, occorre un modo per permettere a tutti di prenotarle. Il modo migliore per farlo consiste nel creare una cassetta postale sala o attrezzatura in Office 365 per ogni risorsa. Se ne può creare una per la sala riunioni al primo piano, per le attrezzature multimediali oppure per un camion.

Dopo aver creato una cassetta postale sala o attrezzatura, tutti gli utenti aziendali potranno prenotarla per riunioni o eventi usando Outlook. Le prossime due schede ne spiegano l'uso e la configurazione. Ecco alcune altre domande frequenti sulle cassette postali sala e attrezzatura.

Aprire Outlook e creare una nuova riunione. Aggiungere la sala o l'attrezzatura alla riunione come se si trattasse di una persona e scegliere Regole Pianificazione per una visualizzazione Calendario in tempo reale della disponibilità della sala o dell'attrezzatura. Se la fascia oraria di interesse è bianca è disponibile, se è blu è prenotata.

Aprire la riunione pianificata in Outlook e quindi rimuovere la sala o l'attrezzatura dalla riunione come si farebbe per un partecipante. La risorsa verrà liberata in modo che altri possano prenotarla.

No, non occorre che qualcuno accetti o rifiuti le richieste. È possibile decidere se lasciare la sala o l'attrezzatura prenotata automaticamente o se lasciarla gestire da un utente dell'organizzazione.

No. Anche se per la maggior parte degli utenti dell'organizzazione è necessaria una licenza per usare Office 365, non è necessario assegnare una licenza a una cassetta postale della sala o a una cassetta postale attrezzatura.

No, non è necessario indicare un utente incaricato per la cassetta postale della sala o la cassetta postale attrezzatura.

Per usare le cassette postali sala o attrezzatura, aprire Outlook dal computer o accedere a Outlook sul Web. Pianificare una nuova riunione e aggiungere la sala o l'attrezzatura alla riunione come si farebbe per invitare altri dipendenti o clienti. A questo punto la risorsa è stata prenotata.

  1. Aprire Outlook nel computer.

  2. Nella scheda Home scegliere Nuovi elementi > Riunione.

    Per pianificare una riunione, nel gruppo Nuovo della scheda Home scegliere Nuovi elementi, quindi Riunione.

    In alternativa, scegliere semplicemente Nuova riunione nel Calendario.

  3. Nel campo A digitare il nome della sala riunioni o dell'attrezzatura da prenotare, oltre a quelli dei partecipanti che si vogliono invitare.

    In alternativa, fare clic su A e quindi fare doppio clic sulla sala riunioni o l'attrezzatura nell'elenco. Fare clic su OK.

    Prenotare una cassetta postale della sala in Outlook
  4. Nella riga Oggetto digitare lo scopo della prenotazione o della riunione.

  5. Modificare il valore Luogo o lasciarlo invariato.

  6. Modificare Ora inizio e Ora fine. In alternativa, scegliere Giornata intera. Per rendere la riunione o la prenotazione ricorrente, scegliere Ricorrenza nella parte superiore.

    Prenotare orari per le riunioni

  7. Digitare un messaggio di descrizione dello scopo e allegare gli eventuali file necessari.

  8. Per consentire ad altri di partecipare alla riunione online o tramite telefono, fare clic su Riunione Skype.

  9. Per assicurarsi che la sala, l'attrezzatura e le persone invitate siano disponibili, fare clic su Regole Pianificazione nella parte superiore. Quindi, selezionare un orario disponibile nel calendario.

    Verificare la disponibilità di sale e attrezzatura

    Suggerimento : Nel calendario di pianificazione, blu indica che la sala o l'attrezzatura è prenotata o occupata. Selezionare l'area bianca (libera) nel calendario.

  10. Al termine, scegliere Invia.

Per configurare una cassetta postale sala o attrezzatura, passare all'interfaccia di amministrazione di Office 365. Per eseguire questa operazione è necessario disporre di autorizzazioni di amministratore. Creare la cassetta postale e comunicare a tutti che possono iniziare a prenotarla per riunioni ed eventi.

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  3. Cercare sale o attrezzatura oppure passare a Risorse > Sale e attrezzatura.

    Passare alle risorse di Office 365 e selezionare Sale e attrezzature
  4. Fare clic su Aggiungi.

  5. Compilare i campi della sala o attrezzatura:

    Aggiungere una cassetta postale della sala in Office 365
    • Sala o Attrezzatura: tipo di cassetta postale che si vuole creare.

    • Nome: nome descrittivo o descrizione breve.

    • Posta elettronica: alias di posta elettronica della sala o attrezzatura. È necessario per inviare una convocazione di riunione alla sala o attrezzatura.

    • Capacità: numero di persone che la sala può contenere o che possono usare l'attrezzatura contemporaneamente.

    • Luogo: numero della sala o posizione della sala in un edificio o un'area geografica.

    • Numero di telefono: il numero della sala stessa. È diverso dal numero di telefono della riunione generato quando si usa Skype for Business.

  6. Scegliere Aggiungi.

  7. Scegliere Visualizza dettagli per vedere la cassetta postale sala o attrezzatura appena creata.

    In alternativa, scegliere Imposta opzioni di pianificazione per modificare gli orari consentiti per la riunione, le finestre di prenotazione e così via.

    Modificare le opzioni di prenotazione per sale e attrezzatura

  8. Scegliere Salva e chiudi.

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