Case study del cliente: passaggio da Excel ad Access

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A volte una soluzione aziendale viene creata con Excel anche se Access sarebbe più appropriato. Oppure, la quantità eccessiva di dati ha reso insufficiente una soluzione Excel, inizialmente efficace, ed è quindi opportuno passare a un programma database. Fortunatamente i dati aziendali possono essere spostati facilmente da Excel ad Access.

Cancer Lifeline, un'organizzazione no profit basata a Seattle, aveva progettato inizialmente il proprio sistema di registrazione delle donazioni con Excel. Dopo alcuni problemi legati alla ridondanza dei dati, l'organizzazione ha deciso di provare Access.

Il dottor Kerry Fowler offre volontariamente il supporto IT a Cancer Lifeline. Ha accettato un'intervista in cui si è discusso delle esigenze IT di Cancer Lifeline, del suo ruolo e background tecnico, di come è stato usato Excel e del passaggio ad Access.

Intervista, parte 1

ST: Sono Steven Thomas e scrivo per Office Online. Sono qui oggi con il dottor Kerry Fowler di Cancer Lifeline. Cancer Lifeline è un'organizzazione no profit che aiuta le persone a convivere con il cancro.

ST: Dottor Fowler, può descrivere che tipo di supporto viene offerto alle persone da Cancer Lifeline?

KF: Beh Steven, Cancer Lifeline offre un supporto non medico alle persone che convivono con il cancro, il che include i pazienti, le famiglie, gli amici e i colleghi. È una platea piuttosto ampia.

ST: Cosa intende con "non medico"?

KF: Le persone che si rivolgono a Cancer Lifeline non cercano consigli medici, ma corsi: ci sono corsi di ginnastica, yoga, scrittura, disposizione dei fiori e molte altre attività che consentono di creare una comunità intorno ai pazienti affetti da cancro, che possono interagire con altre persone nelle stesse condizioni.

ST: Grazie dell'informazione. A quanto pare fornite un'ampia gamma di servizi molto importanti. Lei ha una laurea in bioinformatica, è corretto?

KF: In realtà è in chimica organica.

ST: Chimica organica, mi scusi.

KF: Si figuri.

ST: In che modo le è utile nelle sue attività con Cancer Lifeline?

KF: Ecco, ho lavorato nel settore farmaceutico e nella ricerca sui farmaci per molti anni. In seguito a una fusione aziendale mi sono trovato senza lavoro e ho iniziato a fare volontariato qui alla Cancer Lifeline, di cui mia moglie è CEO. Negli ultimi dieci anni mi sono occupato di informatica chimica, quindi ero abbastanza esperto nella gestione delle informazioni, di solito file flat di grandi dimensioni, e avevo imparato qualche comando UNIX e cose del genere. Però non avevo alcuna esperienza con i database relazionali.

ST: Mi racconta qualcosa sul tipo di attività di gestione delle informazioni che svolge nell'ambito del volontariato?

KF: Certo. Appena arrivato mi occupavo delle mansioni quotidiane di IT, sistemare stampanti e mouse e cose simili. Poi però mi sono accorto che c'erano altre cose da fare, ad esempio per il fondo di assistenza dei pazienti, per il quale venivano usati fogli di calcolo di Excel per archiviare dati risalenti a diversi anni prima, come gli assegni inviati alle persone per aiutarle a pagare un mutuo, fatture per cure mediche o trasporti.

ST: Quindi un notevole numero di file?

KF: Sì, c'erano moltissime voci nel foglio di calcolo.

ST: Quindi era un unico, enorme foglio di calcolo?

KF: Sì. Un foglio di calcolo enorme con tantissime schede. Tuttavia, era difficile riuscire a capire quanto denaro avesse ricevuto una determinata persona nell'anno, quanto negli ultimi quattro anni o quante persone fossero state aiutate a pagare le rate del mutuo.

ST: Sembra il classico problema che si ha quando si inseriscono un sacco di dati in Excel e si prova a eseguire il drill-down in un foglio di calcolo del genere.

KF: Il disastro, o forse la vera catastrofe, sembrava imminente. Quindi decisi di imparare a usare Microsoft Access per risolvere il problema. L'altro problema urgente riguardava i dati che venivano immessi più volte.

ST: Che tipo di dati?

KF: Nomi, nomi di persona, codici postali, nomi di assistenti sociali e così via.

ST: Quindi la stessa persona avrebbe finito per avere un paio di record diversi?

KF: Esatto. Non immagina in quanti modi creativi viene scritto Seattle, ad esempio.

ST: Certo. E quindi, perché Access? Era già disponibile, l'ha comprato apposta o c'è arrivato in qualche altro modo?

KF: Beh, Access è disponibile ovunque perché Cancer LifeLine usa Microsoft Office e Small Business Server 2003, quindi tutti i computer in sede hanno Access. Avevo dato un'occhiata ad Access da solo circa un anno fa ma senza grandi risultati. Ho pensato che fosse un'ottima opportunità di formazione personale e un modo di aiutare Cancer LifeLine a raggiungere i suoi obiettivi.

ST: Fantastico. Penso che abbia preso un'ottima decisione. Ho un po' di esperienza con Access, anche se non come con Excel, ma so a cosa serve e trovo che sia decisamente più adatto al tipo di attività di gestione di cui parlava.

ST: Facciamo una breve pausa, poi torneremo per la seconda parte dell'intervista.

Intervista, parte 2

ST: Bene. Sono ancora Steven Thomas, tornato per la seconda parte dell'intervista al dottor Kerry Fowler di Cancer Lifeline.

ST: Parliamo del processo di passaggio da Excel ad Access. Quanto lavoro ha richiesto secondo lei? Il processo è stato completato?

KF: Penso che un lavoro del genere non finisca mai, specialmente quando ci si occupa di dati legacy che si trovano in un foglio di calcolo in cui può essere presente una punteggiatura non valida indesiderata. In generale, penso che la sfida più grande sia stata creare le corrispondenze e, beh, penso che dovrò lavorarci ancora un bel po'. Ritengo che far corrispondere i tipi di dati sia importante, anche se sembra una cosa stupida da dire.

ST: Non è affatto una cosa stupida. È importante riuscire a sistemare bene i dati perché Excel è un po' più flessibile rispetto ai dati che accetta o meno.

KF: Proprio così. La sfida più impegnativa è stata ripulire i vecchi dati per semplificare l'importazione in Access senza errori, ad esempio rimuovere i duplicati, trovare gli errori di ortografia, individuare la punteggiatura non corretta e allineare tutti i contenuti. C'è davvero molto lavoro da fare sul foglio di calcolo di Excel o sul file di testo che si sta importando. Però, quando tutte le corrispondenze sono a posto, l'importazione risulta piuttosto semplice.

ST: Quindi nel frattempo tutti i processi aziendali sono rimasti in attesa?

KF: No. Le persone continuavano a lavorare. Una delle cose che ho fatto, oltre lavorare su un database per l'assistenza ai pazienti, è stato prendere un vecchio database di Access dell'organizzazione, che essenzialmente è una grande lista di distribuzione sotto forma di file flat di grandi dimensioni. Quello che sto facendo ora è ripulirlo e semplificare la ricerca di duplicati.

ST: Ma il database per il fondo di assistenza dei pazienti viene attualmente utilizzato?

KF: Sì.

ST: Tuttavia ci sono ancora dei dati in Excel che non ha ancora importato, ovvero dati legacy in attesa di importazione.

KF: Esatto. Ho importato le informazioni del 2008, ma devo ancora ripulire e importare i dati dal 2004 al 2007.

ST: Ok, quindi le persone non hanno dovuto aspettare o restare ferme per qualche motivo?

KF: No. Viene usato normalmente per l'uso corrente.

ST: Quali altre sfide ha dovuto affrontare o sta affrontando durante la creazione di questo nuovo sistema, inclusa questa di cui sta parlando?

KF: Ci sono cose specifiche di Access, ho avuto qualche difficoltà con alcune funzionalità di Visual Basic e anche con l'esecuzione e il corretto funzionamento di Dlookup(). In alcuni casi, se le virgolette e le parentesi quadre non sono tutte al posto giusto il programma non funziona. Però, in generale, è stato più facile di quanto pensassi ed è gratificante riuscire a creare qualcosa che funziona.

ST: Quindi adesso sta facendo qualcosa con Access che non faceva con Excel perché era troppo complesso? Qualche nuova attività oltre a quelle tradizionali, come inserire i dati in tabelle diverse o cose del genere?

KF: Beh, ad esempio, una delle funzionalità che ho scoperto, e so che potrebbe sembrare ovvia a un utente esperto, è questa: se il codice postale è un'informazione ridondante per la città, lo stato e la provincia, è possibile semplificare l'input di dati per le liste di distribuzione in modo da importare solo il codice postale e avere una tabella di tutti i codici postali statunitensi con il relativo stato, città e provincia. Questo semplifica moltissimo le cose e riduce gli errori di ortografia.

ST: Grandioso. Che mi dice sulla creazione di report? Ha percepito un miglioramento nella capacità di produrre report ora che è passato ad Access?

KF: Sì. Prima spiegavo quanto fosse difficile determinare gli importi erogati a una singola persona in uno specifico periodo di tempo con i fogli di calcolo di Excel. Ora, con il sistema Access, posso generare alcuni report che eseguono automaticamente le richieste di assegno, le codificano in base al tipo di cancro appropriato e producono anche un foglio di riepilogo per il reparto finanziario che contiene tutti gli assegni scritti durante la settimana per ciascuno degli account e i subtotali.

ST: Mi sembra un bel miglioramento! Quindi, cosa ne pensano i colleghi? Ha avuto commenti o suggerimenti sul processo e sul prodotto che ha creato per loro?

KF: Lo adorano. Per il fondo di assistenza dei pazienti ha davvero semplificato il processo. Visto che ci sono meno errori, possono scrivere gli assegni più rapidamente. Prima era un problema, perché il reparto finanziario doveva rimandare le informazioni per la correzione. Ora invece succede solo sporadicamente e i clienti ne stanno beneficiando concretamente. È fantastico.

ST: È davvero un risultato eccezionale. Bene, la ringrazio per l'intervista e sono sicuro che ci risentiremo presto per avere notizie sui progressi del fondo di assistenza dei pazienti o sul progetto su cui sta lavorando. A proposito, mi ripete di che si trattava?

KF: Il nuovo progetto riguarda la lista di distribuzione.

ST: Il database della lista di distribuzione. Benissimo, ci risentiremo per sapere come procede. Ancora grazie.

KF: Grazie a lei.

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