Caratteristica Archivio in Outlook 2016 per Windows

Caratteristica Archivio in Outlook 2016 per Windows

Esistono diversi modi per archiviare messaggi in Outlook 2016. I metodi disponibili variano a seconda che si usi Outlook 2016 con un account di Office 365 per le aziende, un account di Exchange o altri tipi di account come Outlook.com, Gmail, POP o IMAP.

Tutti gli account in Outlook 2016 hanno accesso a una cartella Archivio. La cartella Archivio è una delle cartelle predefinite di Outlook, insieme a Posta in arrivo, Posta inviata e Posta eliminata. Non è possibile eliminare la cartella Archivio. Se si usa Outlook con un account Exchange o Exchange Online, alla cartella Archivio vengono applicati i criteri per le cartelle, ad esempio i criteri di conservazione.

L'uso del pulsante Archivia per spostare i messaggi nella cartella Archivio non riduce le dimensioni della cassetta postale. Se è necessario ridurre le dimensioni della cassetta postale, è possibile usare la funzionalità di archiviazione online in Office 365 Enterprise o la funzionalità di archiviazione automatica.

Archiviare i messaggi con una sola operazione in Outlook 2016

È possibile usare il pulsante Archivia nel gruppo Elimina sulla barra multifunzione per spostare uno o più messaggi nella cartella Archivio senza eliminarli. La funzionalità di archiviazione offre diversi vantaggi.

  • Gli elementi archiviati possono comunque essere trovati facilmente tramite la casella di ricerca o nella cartella Archivio. Per impostazione predefinita, quando si digita un termine nella casella di ricerca, Outlook 2016 lo cerca in tutte le cartelle della cassetta postale.

  • Gli elementi sono ancora disponibili sul telefono o in altri dispositivi tramite la cartella Archivio.

Archiviare elementi in Outlook 2016

  1. Selezionare uno o più messaggi da archiviare nella cartella Posta in arrivo o in un'altra cartella.

  2. Scegliere Archivia nel gruppo Elimina. Si può anche premere BACKSPACE per archiviare immediatamente uno o più messaggi selezionati. 

    Archiviazione con un solo clic

    Nota: La cartella Archivio esiste già, anche se questa caratteristica non è mai stata usata prima. È disponibile nell'elenco cartelle di Outlook. Se la cartella non è visibile e si usa Outlook 2016, scegliere File > Account di Office > Opzioni di aggiornamento > Aggiorna adesso.

  3. I messaggi vengono spostati nella cartella Archivio. Se si archivia un messaggio per errore, passare alla cartella Archivio e spostare di nuovo il messaggio nella cartella Posta in arrivo.

Nota: il pulsante Archivia è visibile solo in Outlook 2016. Le versioni precedenti di Outlook non hanno il pulsante Archivia sulla barra multifunzione.

Archiviare messaggi usando la tastiera

È possibile archiviare uno o più messaggi selezionati premendo BACKSPACE. Se si preme CANC, i messaggi vengono spostati nella cartella Posta eliminata. Non è possibile modificare il comportamento del tasto BACKSPACE.

Come si trova la cartella Archivio?

La cartella Archivio si trova nell'elenco delle cartelle. Per visualizzare l'elenco delle cartelle, selezionare VisualizzaRiquadro delle cartelle e scegliere Normale.

Nel menu Riquadro delle cartelle è selezionata la visualizzazione Normale.

Come si eseguono ricerche nella cartella Archivio?

Per impostazione predefinita, quando si cercano elementi di Outlook usando la casella Cerca in Cassetta postale corrente sopra l'elenco delle cartelle, Outlook esegue la ricerca nell'intera cassetta postale.

Cercare nella cassetta postale

Se si vuole limitare la ricerca alla sola cartella Archivio, selezionare prima di tutto questa cartella nell'elenco delle cartelle. L'ambito della casella di ricerca è ora esclusivamente la cartella Archivio.

Eseguire ricerche nella cartella Archivio

Qual è la differenza con l'archivio online?

L'archivio online è una caratteristica pensata per gli utenti di Office 365 Enterprise con cassette postali molto grandi. Questi utenti possono usare un archivio online per evitare di eliminare i vecchi messaggi. L'archivio online è una sorta di secondo account di Outlook con una propria struttura di cartelle. Di conseguenza, non viene incluso nelle ricerche eseguite dalla posta in arrivo.

Quando è abilitato un archivio online, gli amministratori e gli utenti possono configurare la propria cassetta postale in modo da spostare automaticamente i vecchi messaggi nell'archivio online usando i criteri di archiviazione.

Quando è preferibile usare la cartella Archivio e quando l'archivio online?

È consigliabile usare la cartella Archivio per liberare la cartella Posta in arrivo dai messaggi a cui si è già risposto o che sono già stati gestiti. La cartella Archivio è analoga a una cartella di file. È possibile archiviare elementi in questa cartella e continuare ad accedervi facilmente. È anche possibile eliminare i messaggi o spostarli in cartelle specifiche, se si preferisce.

Si consiglia agli amministratori di organizzazioni di Office 365 Enterprise che includono cassette postali di grandi dimensioni di configurare criteri di archiviazione per spostare gli elementi in un archivio online dopo un anno, o anche meno se le cassette postali degli utenti raggiungono la quota stabilita più rapidamente. In questo modo gli utenti non saranno costretti a eliminare i vecchi messaggi per far posto a quelli nuovi. I messaggi precedenti alla data specificata possono essere spostati sia dalla cartella Posta in arrivo che dalla cartella Archivio locale.

Domande frequenti sull'archiviazione

No. La cartella Archivio è una delle cartelle di sistema predefinite di Outlook e non può essere rinominata, spostata o eliminata.

L'archiviazione è una caratteristica nota già disponibile in Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com e persino altri provider di posta elettronica come Gmail. Essendo Archivio un nome consolidato, e poiché Archivio online è una caratteristica esistente, abbiamo deciso di mantenere lo stesso nome per entrambe.

L'archiviazione automatica è una funzionalità delle versioni precedenti di Outlook che consente di spostare automaticamente i vecchi messaggi in un file PST. Questo significa che i messaggi vengono rimossi dal server, quindi diventano più difficili da trovare con una ricerca. Inoltre, se l'unità disco rigido che contiene il file AutoArchive.pst diventa inutilizzabile, questi messaggi vanno persi. L'archivio online sostituisce l'archiviazione automatica in ambito aziendale.

Si può continuare a usare l'archiviazione automatica se non si ha un archivio online e se il reparto IT non disabilita la funzionalità. Per altre informazioni sull'archiviazione automatica in Outlook 2016, vedere Archiviare manualmente gli elementi meno recenti in Outlook per Windows.

La caratteristica Archivio è ampiamente disponibile in Outlook per Windows, Outlook Mobile, Outlook sul Web e Outlook.com. Non può essere disabilitata mediante i Criteri di gruppo.

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