Caratteristica Archivio in Outlook 2016 per Windows

Caratteristica Archivio in Outlook 2016 per Windows

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Outlook 2016 include nella scheda Home della barra multifunzione una caratteristica di archiviazione rapida che invia i messaggi nella cartella Archivio. Gli utenti di Office 365 per le aziende hanno accesso anche a un archivio online.

Nota: per supportare la funzione di archiviazione tra Outlook 2016, Outlook per iOS e Android e Outlook sul web, viene automaticamente creata la cartella di archiviazione . Questa cartella vengono rispettate eventuali criteri di conservazione che potrebbe essere la cassetta postale, tra cui l'eliminazione dei messaggi di posta elettronica.

Archiviare i messaggi con una sola operazione

È possibile usare il pulsante Archivia nel gruppo Elimina della scheda Home per spostare uno o più messaggi nella cartella Archivio senza eliminarli. La caratteristica di archiviazione offre diversi vantaggi.

  • Gli elementi archiviati possono comunque essere trovati facilmente tramite la casella di ricerca o nella cartella Archivio

  • Gli elementi sono ancora disponibili sul telefono o in altri dispositivi tramite la cartella Archivio

Lo spostamento di messaggi nella cartella Archivio non riduce le dimensioni della cassetta postale. I messaggi sono infatti sempre archiviati nella cassetta postale, ma in un'altra cartella.

  1. Scegliere uno o più messaggi da archiviare.

  2. Nel gruppo Elimina della scheda Home scegliere Archivia.

    Archiviazione con un solo clic

    Nota : La cartella Archivio esiste già, anche se questa caratteristica non è mai stata usata prima. È disponibile nell'elenco cartelle di Outlook. 

  3. I messaggi vengono spostati nella cartella Archivio. Se si archivia un messaggio per errore, passare alla cartella Archivio e spostare di nuovo il messaggio nella cartella Posta in arrivo.

Funzione dell'archivio online

L'archivio online è una caratteristica pensata per gli utenti di Office 365 Enterprise con cassette postali molto grandi. Questi utenti possono usare un archivio online per evitare di eliminare i vecchi messaggi. L'archivio online è una sorta di secondo account di Outlook con una propria struttura di cartelle. Di conseguenza, non viene incluso nelle ricerche eseguite dalla posta in arrivo.

Quando è abilitato un archivio online, gli amministratori e gli utenti possono configurare la propria cassetta postale in modo da spostare automaticamente i vecchi messaggi nell'archivio online usando i criteri di archiviazione.

Suggerimenti per l'uso della caratteristica Archivio e dell'archivio online

È consigliabile usare la nuova caratteristica Archivio per liberare la cartella Posta in arrivo dai messaggi a cui si è già risposto o che sono già stati gestiti. È anche possibile eliminare i messaggi o spostarli in cartelle specifiche, se si preferisce.

Si consiglia agli amministratori di organizzazioni di Office 365 Enterprise che includono cassette postali di grandi dimensioni di configurare criteri di archiviazione per spostare gli elementi in un archivio online dopo un anno, o anche meno se le cassette postali degli utenti raggiungono la quota stabilita più rapidamente. In questo modo gli utenti non saranno costretti a eliminare i vecchi messaggi per far posto a quelli nuovi. I messaggi precedenti alla data specificata possono essere spostati sia dalla cartella Posta in arrivo che dalla cartella Archivio locale.

Domande frequenti sull'archiviazione

Non è possibile usare l'archivio online come destinazione del pulsante Archivia, per due motivi.

  1. Quando si esegue una ricerca dalla cartella Posta in arrivo, l'archivio online non viene incluso nella ricerca per impostazione predefinita. La posta archiviata dovrebbe invece essere disponibile per la ricerca, in modo da poter essere recuperata facilmente.

  2. L'archivio online non è disponibile in ogni versione di Outlook, incluso Outlook Mobile. Se si spostano i messaggi di posta elettronica nell'archivio online, potrebbe essere difficile, se non impossibile, accedere alla posta archiviata dal telefono.

L'archiviazione è una caratteristica nota già disponibile in Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com e persino altri provider di posta elettronica come Gmail. Essendo Archivio un nome consolidato, e poiché Archivio online è una caratteristica esistente, abbiamo deciso di mantenere lo stesso nome per entrambe.

Riteniamo che le due caratteristiche siano correlate e possano essere usate insieme, come suggerito sopra.

L'archiviazione automatica è una caratteristica di Outlook meno recente che consente di spostare automaticamente i vecchi messaggi in un file PST. Questo significa che i messaggi vengono rimossi dal server, quindi diventano più difficili da trovare. Inoltre, se l'unità disco rigido che contiene il PST diventa inutilizzabile, l'archivio può andare perso. L'archivio online sostituisce l'archiviazione automatica in ambito aziendale. La nuova caratteristica di archiviazione può essere usata insieme all'archiviazione automatica.

Se non si dispone di un archivio Online e se il reparto IT non disabilita la funzionalità, utilizzabili comunque l'archiviazione automatica. Per ulteriori informazioni sull'archiviazione automatica in Outlook 2016, vedere manuale di elementi di archivio di versioni precedenti di Outlook per Windows.

La caratteristica Archivio è ampiamente disponibile in Outlook per Windows, Outlook Mobile, Outlook sul Web e Outlook.com. Non può essere disabilitata mediante i Criteri di gruppo.

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