Quando un responsabile di sito o un gestore di elenchi definisce un criterio di etichetta per una raccolta documenti in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 o SharePoint Server 2010, è possibile richiedere l'inserimento di etichette nei documenti quando si salvano o si stampano. Dopo aver inserito l'etichetta e compilato tutte le informazioni necessarie, è possibile bloccare l'etichetta per evitare che le informazioni vengano aggiornate. Per aggiornare il contenuto dell'etichetta in un secondo momento, è necessario sbloccare l'etichetta.
La caratteristica criteri etichetta non è disponibile in SharePoint 2013 e versioni successive.
Nota: Per impostazione predefinita, un responsabile di sito o un gestore di elenco può anche bloccare l'etichetta.
Importante: La possibilità di bloccare o sbloccare un'etichetta è disponibile solo in Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Enterprise, Microsoft Office Ultimate e nelle versioni autonome di Word, Excel e PowerPoint.
I campi nell'etichetta corrispondono alle colonne della raccolta documenti. Quando si inserisce un'etichetta in un documento di Word, una cartella di lavoro di Excel o una presentazione di PowerPoint, l'etichetta viene aggiornata automaticamente con le informazioni delle proprietà del documento. È quindi possibile bloccare o sbloccare un'etichetta. Se l'etichetta è sbloccata, le informazioni sulle etichette e le proprietà del documento rimarranno sincronizzate:
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Quando si modificano le proprietà del documento nella raccolta, questi aggiornamenti vengono visualizzati nell'etichetta.
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Quando si modificano le informazioni sull'etichetta e quindi si salva il documento, tali aggiornamenti vengono visualizzati nelle colonne della raccolta.
Purché l'etichetta sia sbloccata, le modifiche apportate alle proprietà del documento vengono sempre applicate alle informazioni sull'etichetta e viceversa, come illustrato nella figura seguente.
È tuttavia possibile bloccare un'etichetta in modo che le modifiche apportate alle proprietà del documento non vengano aggiornate automaticamente nelle informazioni sull'etichetta. La figura seguente mostra che un'etichetta bloccata non viene aggiornata automaticamente in risposta alle modifiche apportate alle proprietà del documento.
Il blocco di un'etichetta è utile quando il valore dell'etichetta iniziale di un documento viene usato come nome dell'elemento, ad esempio "contratto della cantina di Coho", perché l'etichetta rimane invariata anche se il titolo o altre proprietà del documento vengono modificate. Se l'azienda vinicola Coho cambia nome, l'etichetta verrà sbloccata per aggiornare il nome del documento.
Nota: Non è possibile bloccare un'etichetta finché non si riempiono tutte le informazioni sull'etichetta. Tutti i campi di un'etichetta sono obbligatori. Si noti inoltre che qualsiasi utente che disponga delle autorizzazioni per modificare il file può bloccare o sbloccare l'etichetta.
Dopo aver inserito o compilato un'etichetta, è possibile bloccare l'etichetta per evitare che venga aggiornata automaticamente dalle proprietà del documento. Le etichette possono essere bloccate solo quando l'etichetta è completamente compilata.
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Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.
Se il nome della raccolta non viene visualizzato nella barra di avvio veloce, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sitoe quindi fare clic sul nome della raccolta.
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Posizionare il puntatore del mouse sul documento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su modifica nel nome del programma di Microsoft Office. Ad esempio, fare clic su modifica in Microsoft Office Word.
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Nel documento, nella cartella di lavoro o nella presentazione fare clic con il pulsante destro del mouse sull'etichetta e quindi scegliere blocca etichetta dal menu di scelta rapida.
Note:
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Se l'etichetta viene visualizzata nell'intestazione del documento, è prima necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sull'etichetta e quindi scegliere modifica intestazione dal menu di scelta rapida.
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Se l'etichetta contiene informazioni mancanti, viene chiesto di compilare tutte le informazioni necessarie prima di bloccare l'etichetta.
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Se l'etichetta è bloccata, è necessario sbloccarla prima di modificare il contenuto dell'etichetta.
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Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.
Se il nome della raccolta non viene visualizzato nella barra di avvio veloce, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sitoe quindi fare clic sul nome della raccolta.
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Posizionare il puntatore del mouse sul documento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su modifica nel nome del programma di Microsoft Office. Ad esempio, fare clic su modifica in Microsoft Office Word.
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Nel documento, nella cartella di lavoro o nella presentazione fare clic con il pulsante destro del mouse sull'etichetta e quindi scegliere Sblocca etichetta dal menu di scelta rapida.
Nota: Se l'etichetta viene visualizzata nell'intestazione del documento, è prima necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sull'etichetta e quindi scegliere modifica intestazione dal menu di scelta rapida.
