Attivare e configurare gli ID documento in una raccolta siti

Attivare e configurare gli ID documento in una raccolta siti

Gli ID documento consentono di semplificare la gestione dei documenti tenendone traccia indipendentemente dalla loro posizione. Ad esempio, se un contratto legale viene spostato da una raccolta documenti a una raccolta di archiviazione di un altro sito, il documento mantiene il suo ID che potrà essere utilizzato per trovare con facilità il contratto archiviato. A ogni documento caricato viene automaticamente assegnato un ID documento che lo accompagna per tutto il ciclo di vita. Gli ID documento possono inoltre essere assegnati ai set di documenti.

Attivare, abilitare e configurare gli ID documento

Per utilizzare gli ID documento per tenere traccia di documenti o record, è necessario abilitare la caratteristica nella raccolta siti.

Attivare la caratteristica ID documento della raccolta siti

Nota:  Per abilitare la caratteristica ID documento, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore della raccolta siti.

  1. Passare al sito o alla raccolta siti di livello principale.

  2. Fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016. e quindi su Impostazioni sito.

    In un sito di SharePoint connesso a un gruppo fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016. , quindi su Contenuto del sito e infine su Impostazioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

  4. Fare clic su Attiva accanto a Servizio ID documento. Accanto all'elemento viene visualizzata un'icona che indica che il servizio è attivo e la caratteristica viene attivata per la raccolta siti corrente.

Abilitare e configurare gli ID documento in una raccolta siti

Quando si abilita la caratteristica ID documento per una raccolta siti, a tutti i documenti della raccolta siti viene automaticamente assegnato un ID documento. La durata del processo dipende dal numero di documenti presenti nella raccolta siti.

Nota:  Per abilitare e configurare la caratteristica ID documento, è necessario disporre delle autorizzazioni di amministratore della raccolta siti.

  1. Passare al sito o alla raccolta siti di livello principale.

  2. Fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016. e quindi su Impostazioni sito.

    In un sito di SharePoint connesso a un gruppo fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016. , quindi su Contenuto del sito e infine su Impostazioni sito.

  3. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Impostazioni ID documento.

  4. Nella pagina Impostazioni ID documento, nella sezione Assegnazione di ID documento, verificare nella casella di controllo Assegnazione di ID documento sia presente un segno di spunta.

    Assegnare ID documento nella pagina Impostazioni ID documento

    Nota:  Quando si abilitano gli ID documento in una raccolta siti, viene visualizzato il seguente messaggio: "La configurazione della caratteristica ID documento è pianificata per il completamento tramite un processo automatizzato". Il tempo necessario per il completamento di questo processo dipende dal numero di documenti presenti nella raccolta siti.

    1. Per impostare una stringa di caratteri o numeri personalizzata da aggiungere automaticamente all'inizio di ogni ID documento, immettere la stringa in Anteponi agli ID i caratteri seguenti

    2. Selezionare la casella di controllo Reimposta tutti gli ID documento in questa raccolta siti in modo che inizino con questi caratteri per fare in modo che il prefisso venga automaticamente aggiunto a tutti gli ID documento esistenti nella raccolta siti.

    3. Nella sezione Ambito ricerca ID documento selezionare i siti da utilizzare come ambito per la ricerca dell'ID.

  5. Fare clic su OK.

Quando si abilita la funzionalità ID documento per una raccolta siti, viene aggiunta una colonna ai tipi di contenuto Documento e Set di documenti a livello della raccolta siti. Nella colonna ID documento vengono visualizzati gli ID assegnati agli elementi. Trovare l'ID documento nel riquadro dei dettagli della raccolta documenti.

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Ultimo aggiornamento: 25 aprile 2018

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