Oltre a creare le proprie attività, è possibile creare attività da assegnare ad altri utenti.
Le attività consentono di tenere traccia delle operazioni da eseguire. È anche possibile assegnare attività ad altre persone.
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Nella barra di spostamento fare clic su Attività e quindi su Nuova attività oppure aprire un'attività esistente.
Scelta rapida da tastiera Per creare un'attività, premere CTRL+MAIUSC+K.
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Fare clic su Assegna attività.
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Nella casella A immettere un nome o un indirizzo di posta elettronica.
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Immettere Oggetto, Data inizio e Scadenza.
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Se si vuole che l'attività venga ripetuta, fare clic su Ricorrenza, selezionare le opzioni desiderate e quindi fare clic su OK.
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Fare clic su Invia.
Nota: Se si assegna un'attività ricorrente, nell'elenco attività ne viene mantenuta una copia, che però non viene mai aggiornata. Se si seleziona la casella Invia automaticamente un rapporto di stato al termine dell'attività , si riceveranno rapporti di stato per ogni occorrenza completata dell'attività.
Quando si apre un'attività assegnata, è possibile esaminare lo stato di avanzamento delle attività assegnate con la casella % completamento che può essere aggiornata dall'utente o dal destinatario al momento dell'invio di una relazione sullo stato attività assegnata.
Nota: Le attività assegnate da Outlook per Windows devono essere accettate o rifiutate con l'applicazione Outlook per Windows. Questa esperienza non è supportata in Outlook sul web.
Outlook consente di tenere traccia dello stato di un'attività assegnata a una persona. Se si vuole che più persone lavorino a un'attività, è consigliabile dividere l'attività in parti più piccole o assegnare ogni attività singolarmente. Ad esempio, per tenere traccia di un report da scrivere da tre autori, creare tre attività distinte denominate Scrivi rapporto: Anna, Scrivi rapporto: Davide e Scrivi rapporto: Michiyo e assegnare ogni singola attività all'autore appropriato.
Tenere traccia delle attività assegnate a un altro utente
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Nella barra di spostamento fare clic su Attività.
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Fare clic su Visualizza > Cambia visualizzazione > assegnata.
Le attività assegnate non sono presenti
Se non vengono visualizzate le attività assegnate, Outlook potrebbe non essere configurato per mantenere copie delle attività assegnate.
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Fare clic su Opzioni > file > attività.
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In Opzioni attività selezionare la casella Mantieni l'elenco attività personale aggiornato con copie delle attività assegnate ad altri utenti .
L'attivazione di questa opzione non consente di tenere traccia delle attività già assegnate, ma consente di tenere traccia delle nuove assegnate.