Assegnare un elemento attività in un flusso di lavoro

Quando si progetta un flusso di lavoro, lo scopo è spesso quello di assegnare un lavoro a un partecipante al flusso di lavoro. Nello scenario più semplice non si richiedono informazioni al partecipante, ma si desidera solamente sapere se il lavoro è stato completato in modo che il flusso di lavoro possa continuare.

Ad esempio, è possibile fare in modo che un documento venga esaminato da più partecipanti e che questi lo contrassegnino con commenti e modifiche proposte. Non è tuttavia necessario che il flusso di lavoro raccolga i commenti e suggerimenti o qualsiasi altra informazione dai partecipanti. È sufficiente sapere che il lavoro è stato completato.

Diagramma di elementi attività di esempio

Per effettuare questa operazione, aggiungere l'azione Assegna un elemento attività al flusso di lavoro. L'azione assegna un'attività a ogni partecipante, richiedendo che ognuno esegua la revisione e che, al termine, utilizzi il pulsante Attività completata presente nel modulo attività. Il modulo attività generato da questa azione è molto semplice, in quanto include solo un pulsante Attività completata e un pulsante Annulla e nessun campo da compilare.

In questo articolo viene descritto come assegnare un elemento attività a uno o più partecipanti al flusso di lavoro, in modo che il flusso di lavoro si interrompa finché tutti i partecipanti avranno completato l'attività.

Contenuto dell'articolo

Azione da utilizzare per creare l'attività

Cos'è un modulo attività personalizzato

Assegnare un elemento attività

Azione da utilizzare per creare l'attività

Le attività costituiscono il metodo principale attraverso cui un flusso di lavoro interagisce con i partecipanti al flusso di lavoro stesso. Se si desidera che il flusso di lavoro richieda alle persone di eseguire un lavoro o di fornire informazioni, è possibile fare in modo che venga creata e assegnata un'attività. Ogni volta che un flusso di lavoro assegna un'attività, si interrompe finché l'attività non viene completata e riprenderà solo dopo che un partecipante avrà fatto clic sul pulsante Attività completata nel modulo attività.

Per creare un'attività sono disponibili tre diverse azioni, ognuna destinata a uno specifico tipo di situazione:

  • Raccolta dati da un utente     Questa azione assegna un'attività a un unico utente o gruppo e restituisce l'ID univoco dell'elemento attività che archivia la risposta dell'utente, in modo che in un secondo tempo il flusso di lavoro possa effettuare la ricerca di queste informazioni utilizzando l'ID. Con questa azione si utilizza la Creazione guidata attività personalizzata per progettare un modulo attività personalizzato che consenta di raccogliere le informazioni desiderate. Questa azione crea un'attività che può essere assegnata solo a un unico utente o gruppo. Se viene assegnata a un gruppo, ogni membro del gruppo riceverà una notifica dell'attività, ma verrà creato un solo elemento attività e il flusso di lavoro si interromperà solo finché la prima persona che deve rispondere completerà l'attività. Per ulteriori informazioni su questa azione, vedere l'articolo Raccogliere dati da un utente in un flusso di lavoro.

  • Assegna un modulo a un gruppo     Questa azione assegna un modulo a uno o più utenti, quindi archivia le risposte come valori nell'elenco Attività. A differenza dell'azione precedente, questa azione può assegnare un'attività separatamente a più persone e il flusso di lavoro rimarrà in pausa finché ogni persona avrà completato la propria attività. Un'altra differenza rispetto all'azione precedente è il fatto che questa azione non restituisce l'ID dell'elemento attività per ogni risposta, quindi il flusso di lavoro non sarà in grado di effettuare la ricerca delle informazioni e utilizzarle in seguito per effettuare confronti o assumere decisioni. Anche con questa azione si utilizza la Creazione guidata attività personalizzata per creare un modulo attività personalizzato. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo Assegnare un modulo a un gruppo in un flusso di lavoro.

  • Assegna un elemento attività     Questa azione, a differenza delle altre due azioni, crea un modulo attività privo di campi da compilare ma contenente un pulsante Attività completata su cui l'utente farà semplicemente clic dopo avere completato l'attività. Questa attività può essere assegnata separatamente a più persone e il flusso di lavoro rimarrà in pausa finché ogni persona non avrà contrassegnato l'attività come completata. Questa azione non restituisce l'ID dell'elemento attività, poiché in effetti questa operazione non è necessaria in quanto l'attività non raccoglie informazioni a cui fare riferimento in seguito.

Nella seguente tabella sono riepilogate queste informazioni.

Azione

Restituisce l'ID attività per le ricerche del flusso di lavoro?

Crea più attività?

Consente di definire campi nel modulo attività?

Raccolta dati da un utente

No

Assegna un modulo a un gruppo

No

Assegna un elemento attività

No

No

A queste tre azioni attività sono inoltre applicabili alcune limitazioni:

  • Quando un flusso di lavoro assegna un'attività a un gruppo identificato da un unico alias o indirizzo, viene creato un solo elemento attività che viene condiviso dall'intero gruppo. Qualsiasi membro del gruppo può modificare tale unico modulo attività e fare clic sul pulsante Attività completata. Per assegnare singole attività a più utenti, operazione possibile solo utilizzando l'azione Assegna un modulo a un gruppo o Assegna un elemento attività, immettere ogni singolo utente nella finestra di dialogo Seleziona utenti.

  • Tutte le attività assegnate da un'unica azione del flusso di lavoro devono essere completate prima che il flusso di lavoro possa continuare. Se tramite l'azione del flusso di lavoro vengono assegnate, ad esempio, singole attività a sei partecipanti, non sarà possibile fare in modo che il flusso di lavoro continui dopo il completamento di solo tre delle sei attività.

  • Dopo che il flusso di lavoro avrà assegnato un'attività a un partecipante, questa non potrà essere trasferita ad altri partecipanti, mediante delega, inoltro e così via, tuttavia chiunque disponga del livello di autorizzazione di collaborazione predefinito per l'elenco Attività potrà modificare l'elemento attività e consentire quindi al flusso di lavoro di continuare.

  • Un flusso di lavoro può utilizzare ogni attività una sola volta. Dopo avere creato un'attività tramite la Creazione guidata attività personalizzata, non sarà possibile riutilizzare l'attività in seguito nel flusso di lavoro. È possibile creare un'altra attività che esegua la stessa funzione, tuttavia il nome dovrà essere diverso e univoco.

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Cos'è un modulo attività personalizzato

Ogni volta che si utilizza una delle tre azioni attività per creare un'attività, in Microsoft Office SharePoint Designer 2007 viene generato automaticamente un modulo attività personalizzato per quell'attività. Il modulo attività personalizzato è la pagina presentata al partecipante al flusso di lavoro quando modifica l'attività nel browser.

Quando si crea un'attività utilizzando l'azione Assegna un elemento attività, nel modulo attività personalizzato sono presenti due pulsanti. Dopo avere completato l'attività assegnata, il partecipante farà clic su Attività completata. Il modulo attività personalizzato non accetta altro input dal partecipante per questa azione.

Modulo attività personalizzato per l'elemento attività

In Office SharePoint Designer 2007 il modulo attività personalizzato viene visualizzato come una pagina con estensione aspx nella cartella del flusso di lavoro. Il nome di file del modulo attività personalizzato corrisponde al nome assegnato all'attività nella procedura per la creazione guidata di moduli personalizzati.

Modulo attività personalizzato nell'elenco cartelle

I moduli attività personalizzati vengono associati alla pagina master predefinita del sito e contengono una web part Modulo dati per l'interazione con il flusso di lavoro. Il modulo attività personalizzato può essere modificato per quanto riguarda layout e aspetto secondo le esigenze specifiche, ad esempio è possibile associare una pagina master diversa o modificare gli stili. Per cambiare, tuttavia, i campi visualizzati nel modulo, è necessario utilizzare la Creazione guidata attività personalizzata. Non è infatti possibile cambiare i campi del modulo direttamente tramite la web part Modulo dati. Se si personalizzano altri elementi della web part Modulo dati, ai fini della presentazione e non della funzionalità, tenere presente che tali modifiche andranno perse ogni volta che il flusso di lavoro viene ricompilato, mentre le personalizzazioni al resto della pagina vengono mantenute.

Per cambiare i campi visualizzati nel modulo attività personalizzato, è necessario aprire il flusso di lavoro in Office SharePoint Designer 2007, scegliendo Apri flusso di lavoro dal menu File. Quando si apre il flusso di lavoro e si modifica l'attività tramite la Creazione guidata attività personalizzata, viene visualizzato il seguente avviso.

Messaggio di avviso

Se si utilizza l'azione Assegna un elemento attività, il modulo attività personalizzato conterrà solo i campi Titolo e Descrizione. È possibile modificare liberamente il testo in questi campi e ricompilare il flusso di lavoro. Tutte le istanze del flusso di lavoro in esecuzione continueranno a essere eseguite utilizzando il nuovo modulo.

Se si utilizza l'azione Raccolta dati da un utente o Assegna un modulo a un gruppo, il comportamento è leggermente diverso, perché nel modulo attività personalizzato sono probabilmente presenti campi modulo per la raccolta dei dati. Se si modifica il modulo attività personalizzato e si ricompila il flusso di lavoro, tutte le attività del flusso di lavoro in esecuzione continueranno ad essere eseguite utilizzando il nuovo modulo. Se tuttavia si eliminano o si modificano i campi, ad esempio cambiandone il tipo o rinominandoli, si verificherà un errore del flusso di lavoro se le istanze del flusso di lavoro in esecuzione fanno riferimento a dati diversi da quelli previsti. Ad esempio, un flusso di lavoro in esecuzione potrebbe eseguire una ricerca che prevede la restituzione di un campo contenente dati, ovvero non vuoto, ma attualmente il campo è vuoto o il relativo tipo è stato modificato. È quindi importante non apportare modifiche che possano eliminare, rinominare o alterare i campi del modulo a cui le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione tentano di fare riferimento.

Oltre al modulo attività personalizzato, ogni volta che si utilizza una di queste tre azioni attività per creare un'attività, in Office SharePoint Designer 2007 viene generato automaticamente un tipo di contenuto per quell'attività nell'elenco Attività. Questo tipo di contenuto definisce i campi disponibili e il formato da utilizzare, secondo quanto specificato nella Creazione guidata attività personalizzata. Il nome del tipo di contenuto corrisponde al nome assegnato all'attività nella procedura per la creazione guidata di moduli personalizzati. Ad esempio, se si crea un'attività denominata Revisione documento, nella pagina Impostazioni dell'elenco Attività verrà visualizzato un tipo di contenuto con quel nome.

Tipo di contenuto dell'attività nel browser

Si consiglia di modificare i tipi di contenuto del flusso di lavoro solo aprendo il flusso di lavoro in Office SharePoint Designer 2007, non modificando le colonne o altre impostazioni relative al tipo di contenuto nel browser, poiché in quest'ultimo caso è possibile che il modulo attività personalizzato associato venga danneggiato.

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Assegnare un elemento attività

Per creare il modulo attività personalizzato e assegnare l'attività a uno o più partecipanti, utilizzare l'azione Assegna un elemento attività.

In questo esempio l'attività assegnata ai partecipanti consiste nel rivedere un documento presente nella raccolta Documenti condivisi e nel contrassegnarlo con commenti e modifiche proposte.

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi Flusso di lavoro.

  2. Nella prima pagina di Progettazione flussi di lavoro denominare il flusso di lavoro, scegliere l'elenco o la raccolta a cui verrà associato, quindi selezionare le caselle di controllo per le opzioni di avvio desiderate.

    Prima pagina di Progettazione flussi di lavoro

  3. Scegliere Avanti.

  4. Scegliere Azioni, quindi fare clic su Assegna un elemento attività.

    Se questa azione non viene visualizzata nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  5. Nell'azione fare clic su un elemento attività.

    Pagina di Progettazione flussi di lavoro con il cursore che seleziona un elemento attività

  6. Nella prima pagina della Creazione guidata attività personalizzata scegliere Avanti.

  7. Nella pagina successiva digitare il nome di questa attività nella casella Nome.

    Nota : Il nome dell'attività deve essere univoco nel sito corrente.

  8. Nella casella Descrizione digitare eventuali istruzioni generali per il destinatario dell'attività.

    Questa descrizione verrà visualizzata nella parte superiore del modulo attività personalizzato, quindi includere in questa posizione eventuali istruzioni che si desidera comunicare al partecipante al flusso di lavoro, non semplicemente una descrizione generale.

    Seconda pagina della Creazione guidata attività personalizzata

  9. Scegliere Fine.

    Nella figura seguente è illustrato come verrà visualizzata nel browser questa attività per il partecipante al flusso di lavoro al momento della modifica. Quello visualizzato è il modulo attività personalizzato Revisione documento.aspx appena creato tramite la Creazione guidata attività personalizzata.

    Modulo attività personalizzato per l'elemento attività

    Tornando a Progettazione flussi di lavoro è necessario impostare l'altro parametro nell'azione Assegna un elemento attività.

  10. Nell'azione fare clic su questi utenti.

    Pagina di Progettazione flussi di lavoro con il cursore che seleziona questi utenti

  11. Nella finestra di dialogo Seleziona utenti digitare un nome o un indirizzo di posta elettronica o selezionare un utente o un gruppo esistente nell'elenco, quindi scegliere Aggiungi.

    Ripetere questo passaggio includendo qualsiasi altro partecipante a cui si desidera assegnare questa attività.

    Note : 

    • Nell'azione Assegna un elemento attività il flusso di lavoro crea un'attività per ogni persona e gruppo inclusi in questo passaggio, non espande il gruppo né assegna un'azione distinta a ogni persona nel gruppo. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione precedente Azione da utilizzare per creare l'attività

    • Anziché immettere un nome utente o di gruppo o un indirizzo di posta elettronica specifico, è possibile archiviare queste informazioni in un elenco distinto, quindi utilizzare la funzionalità Ricerca flusso di lavoro per recuperarle. In questo modo è possibile configurare vari utenti e gruppi come partecipanti al flusso di lavoro senza dover modificare il flusso di lavoro stesso.

  12. Quando tutti i partecipanti desiderati saranno visualizzati nella casella Utenti selezionati, scegliere OK.

In questo esempio il flusso di lavoro crea e assegna l'attività ogni volta che si aggiunge un documento alla raccolta Documenti condivisi. Il flusso di lavoro si interromperà finché tutte le attività non saranno state contrassegnate come completate. L'azione o il passaggio successivo può essere qualsiasi azione richiesta dal processo, ad esempio è possibile configurare il flusso di lavoro affinché invii una notifica tramite posta elettronica quando tutti i partecipanti avranno completato le revisioni.

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