Assegnare criteri di archiviazione ai messaggi di posta elettronica

Quando si utilizza Microsoft Outlook 2010 con un account di Microsoft Exchange Server 2010, è possibile usare l'archivio online come posizione di archiviazione alternativa per il salvataggio dei vecchi messaggi di posta elettronica. Gli elementi dell'archivio online non concorrono al raggiungimento della quota dello spazio di archiviazione dell'account di Exchange Server e consentono alle organizzazioni di utilizzare una soluzione di archiviazione meno costosa.

Nota:  I criteri di archiviazione online sono disponibili solo quando si utilizzano licenze specifiche di Microsoft Outlook 2010 o Outlook 2007, un account di Microsoft Exchange Server 2010 con licenza CAL (Client Access License) di Exchange Standard o Enterprise e l'amministratore di Exchange ha abilitato l'archivio online. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Requisiti a livello di licenza in questo articolo.

Contenuto dell'articolo

Informazioni sull'archivio online

Informazioni sui criteri di archiviazione

Assegnare un criterio di archiviazione a una cartella di posta elettronica

Assegnare un criterio di archiviazione

Rimuovere un criterio di archiviazione

Assegnare un criterio di archiviazione ai messaggi di posta elettronica

Assegnare un criterio di archiviazione

Rimuovere un criterio di archiviazione

Visualizzare i criteri di archiviazione della cassetta postale

Requisiti a livello di licenza

Exchange Server

Licenza Retail di Outlook

Licenza Volume License di Outlook

Informazioni sull'archivio online

L'archiviazione online comporta vantaggi significativi rispetto all'archiviazione degli elementi in un file di dati di Outlook (con estensione pst) nel computer in uso. Un file di dati di Outlook è infatti accessibile solo in Outlook e solo nel computer in cui il file è salvato. L'archiviazione online consente invece l'accesso completo agli elementi archiviati sia da Microsoft Outlook 2010 sia da Outlook Web App da qualsiasi computer.

Anche se è possibile spostare o copiare messaggi tra la cassetta postale di Exchange Server principale e l'archivio online, il metodo consigliato per lo spostamento degli elementi consiste nell'utilizzo dei criteri di archiviazione che consentono la gestione automatica dello spostamento.

Informazioni sui criteri di archiviazione

I criteri di archiviazione vengono creati dall'amministratore di Exchange Server. Per impostazione predefinita, un account di Exchange Server include un criterio di archiviazione per la cassetta postale e cinque criteri di archiviazione che possono essere applicati a cartelle o singoli messaggi.

Criterio

Descrizione

Cassetta postale - Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di 2 anni

I messaggi vengono automaticamente spostati nell'archivio online dopo 2 anni. Si applica a tutti gli elementi della cassetta postale a cui non è applicato esplicitamente alcun criterio di archiviazione o che non ereditano alcun criterio di archiviazione dalla cartella.

Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di 6 mesi

I messaggi vengono automaticamente spostati nell'archivio online dopo 6 mesi.

Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di 1 anno

I messaggi vengono automaticamente spostati nell'archivio online dopo 365 giorni.

Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di 2 anni

I messaggi vengono automaticamente spostati nell'archivio online dopo 2 anni.

Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di 5 anni

I messaggi vengono automaticamente spostati nell'archivio online dopo 5 anni.

Non spostare mai nell'archivio

I messaggi non vengono mai spostati nell'archivio online.

L'organizzazione può decidere di utilizzare criteri di archiviazione aggiuntivi che possono essere applicati manualmente a cartelle o singoli messaggi.

Importante:  Per informazioni sui criteri di archiviazione dell'organizzazione, è consigliabile fare riferimento alle linee guida dell'organizzazione.

L'assegnazione dei criteri di archiviazione risulta più semplice quando viene eseguita in base alle cartelle anziché in base ai singoli messaggi. Anche se a una determinata cartella o ai messaggi in essa contenuti è assegnato un criterio di archiviazione, è comunque possibile selezionare uno o più messaggi e assegnare solo a tali messaggi un criterio di archiviazione diverso. Un criterio assegnato a un messaggio ha la precedenza su qualsiasi criterio ereditato dalla cartella o dalla cassetta postale.

Assegnare un criterio di archiviazione a una cartella di posta elettronica

Assegnare un criterio di archiviazione

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su una cartella di posta.

  2. Nel gruppo Proprietà della scheda Cartella fare clic su Criteri.

Comando Criteri sulla barra multifunzione

Il pulsante Criteri non è disponibile sulla barra multifunzione.

Se il comando Criteri non è disponibile sulla barra multifunzione, è possibile che l'amministratore di Exchange Server non abbia abilitato i criteri di conservazione e archiviazione per l'account dell'utente corrente o che non si stia utilizzando una licenza di Outlook necessaria per la caratteristica. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Requisiti a livello di licenza in questo articolo.

  1. In Archivio online della scheda Criteri selezionare una voce dell'elenco Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di in base alle linee guida dell'organizzazione.

Rimuovere un criterio di archiviazione

Quando si rimuove un criterio di archiviazione, all'elemento viene applicato l'eventuale criterio della cartella.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su una cartella di posta.

  2. Nel gruppo Proprietà della scheda Cartella fare clic su Criteri.

Comando Criteri sulla barra multifunzione

  1. Nell'elenco Sposta nell'archivio gli elementi più vecchi di di Archivio online selezionare Usa criteri cartella padre.

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Assegnare un criterio di archiviazione ai messaggi di posta elettronica

Assegnare un criterio di archiviazione

  1. Selezionare un messaggio nell'elenco dei messaggi.

Suggerimento: Per selezionare più messaggi, tenere premuto CTRL mentre si fa clic su di essi.

  1. Nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Assegna criteri.

Comando Assegna criteri sulla barra multifunzione

Il comando Assegna criteri non è disponibile sulla barra multifunzione.

Se il comando Assegna criteri non è disponibile sulla barra multifunzione, è possibile che l'amministratore di Exchange Server non abbia abilitato i criteri di conservazione e archiviazione per l'account dell'utente corrente o che non si stia utilizzando una licenza di Outlook necessaria per la caratteristica. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Requisiti a livello di licenza in questo articolo.

  1. In Criteri di archiviazione fare clic su una voce in base alle linee guida dell'organizzazione.

Se a un messaggio è applicata una data di archiviazione, quando il messaggio viene aperto, tale data viene visualizzata nella parte inferiore della finestra del messaggio dopo la sezione del corpo del messaggio.

Rimuovere un criterio di archiviazione

Quando si rimuove un criterio di archiviazione da un messaggio di posta elettronica, all'elemento viene applicato il criterio eventualmente assegnato alla cartella.

  1. Selezionare un messaggio nell'elenco dei messaggi.

Suggerimento: Per selezionare più messaggi, tenere premuto CTRL mentre si fa clic su di essi.

  1. Nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Assegna criteri.

Comando Assegna criteri sulla barra multifunzione

  1. Fare clic su Usa criterio cartella.

Se a un messaggio è applicata una data di archiviazione, quando il messaggio viene aperto, tale data viene visualizzata nella parte inferiore della finestra del messaggio dopo la sezione del corpo del messaggio.

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Visualizzare i criteri di archiviazione della cassetta postale

L'amministratore di Exchange Server può assegnare un criterio di archiviazione a tutti i messaggi di posta elettronica della cassetta postale di Exchange Server.

Tutti i messaggi della cassetta postale di Exchange a cui non è assegnato un criterio di archiviazione ereditano il criterio della cassetta postale.

Per visualizzare il criterio della cassetta postale, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. In Informazioni account verificare che sia selezionato l'account di Exchange Server dell'utente corrente. Se nel profilo Outlook dell'utente corrente sono configurati più account, fare clic sulla freccia in giù e quindi selezionare l'account di Exchange.

  3. In Impostazioni account vengono visualizzate informazioni che includono l'indirizzo Web da utilizzare per accedere all'account di Exchange con Outlook Web Access e indicano quando i messaggi di posta elettronica vengono spostati automaticamente nell'archivio online.

Impostazioni dell'account di Exchange nella visualizzazione Backstage che includono informazioni relative ad Outlook Web Access e all'archivio online

Nota:  Se l'amministratore di Exchange non ha configurato Outlook Web Access e/o l'archivio online, uno o entrambi gli elementi non vengono visualizzati.

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Requisiti a livello di licenza

Per utilizzare l'archivio online è necessaria una delle licenze di Microsoft Exchange Server 2010 seguenti:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 con licenza CAL (Client Access License) Standard

  • Microsoft Exchange Server 2010 con licenza CAL (Client Access License) Enterprise

Per utilizzare l'archivio online è inoltre necessaria una delle licenze di Outlook seguenti:

Licenza Retail di Outlook

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 incluso in Office 2010 Professional

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 incluso in Office 2007 Ultimate

Licenza Volume License di Outlook

Nota:  Queste licenze sono disponibili solo tramite licenze Volume License. Per ulteriori informazioni, vedere Programmi Microsoft Volume Licensing.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 incluso in Office 2010 Professional Plus

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 incluso in Office 2007 Professional Plus

  • Outlook 2007 incluso in Office 2007 Enterprise

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