Assegnare criteri di archiviazione ai messaggi di posta elettronica

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Quando si usa Microsoft Outlook 2010 con un account di Microsoft Exchange Server 2010, è possibile utilizzare l'archivio personale come una posizione di archiviazione alternativo in cui salvare i messaggi di posta elettronica nella cronologia. Gli elementi nell'archivio personale non conteggiati rispetto alla quota di archiviazione di account di Exchange Server e fornire una soluzione di archiviazione conveniente per le organizzazioni.

Nota:  Per questa caratteristica sono necessarie licenze di Microsoft Outlook e Microsoft Exchange Server. Per altre informazioni, vedere Requisiti di licenza per l'archivio personale e i criteri di conservazione.

In questo articolo

Sull'archivio personale

Informazioni sui criteri di archiviazione

Assegnare criteri di archiviazione in una cartella di posta elettronica

Assegnare criteri di archiviazione

Rimozione di un criterio di archiviazione

Assegnare criteri di archiviazione ai messaggi di posta elettronica

Assegnare criteri di archiviazione

Rimozione di un criterio di archiviazione

Visualizzare i criteri di archivio di cassette postali

Sull'archivio personale

Archivio personale fornisce un grande vantaggio e archiviazione di elementi in un File di dati di Outlook (pst) nel computer in uso. Un File di dati di Outlook (pst) è disponibile solo in Outlook e solo sul computer in cui è salvato il file. Utilizzando archivio personale, è necessario l'accesso completo gli elementi archiviati da Microsoft Outlook 2010 o Outlook Web App (OWA) da qualsiasi computer.

È possibile spostare o copiare messaggi tra la cassetta postale di Exchange Server principale e nell'archivio personale, tuttavia, il modo migliore per spostare gli elementi con i criteri di archiviazione. I criteri di archiviazione attivare la gestione automatica degli quando vengono spostati da cassetta postale di Exchange Server nell'archivio personale.

Informazioni sui criteri di archiviazione

I criteri di archiviazione vengono creati dall'amministratore del Server Exchange. Per impostazione predefinita, un account di Exchange Server include un criterio cassetta postale di archiviazione e cinque archiviare criteri che possono essere applicate cartelle o singoli messaggi.

Criterio

Descrizione

Cassette postali, ovvero spostamento 2 anni archiviare

I messaggi vengono spostati automaticamente nell'archivio personale dopo due anni. Si applica agli elementi nell'intera cassetta postale che non dispone di un criterio di archiviazione applicato in modo esplicito o ereditato dalla cartella.

spostamento di 6 mesi per archiviare

I messaggi vengono spostati automaticamente nell'archivio personale dopo sei mesi.

spostamento di un anno per archiviare

I messaggi vengono spostati automaticamente nell'archivio personale dopo 365 giorni.

spostamento di 2 anni per archiviare

I messaggi vengono spostati automaticamente nell'archivio personale dopo due anni.

spostamento di 5 anni per archiviare

I messaggi vengono spostati automaticamente nell'archivio personale dopo cinque anni.

Non è mai sposta per archiviare

Non è mai vengono spostati i messaggi nell'archivio personale.

L'organizzazione può fornire i criteri di archiviazione aggiuntivo che è possibile applicare manualmente le cartelle o i singoli messaggi.

Importante: Se hai domande sui criteri di archiviazione dell'organizzazione, è consigliabile esaminare le istruzioni dell'organizzazione.

È più semplice assegnare un criterio di archivio in una base di cartelle anziché singolarmente a ogni messaggio. Tuttavia, anche quando un criterio di archiviazione è assegnato a una cartella o i messaggi, è possibile selezionare uno o più messaggi e quindi assegnare un criterio diverso a solo i messaggi. Un criterio assegnato a un messaggio ha la precedenza su qualsiasi cartella ereditata del criterio cassetta postale.

Assegnare criteri di archiviazione in una cartella di posta elettronica

Assegnare criteri di archiviazione

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su una cartella di posta.

  2. Nel gruppo Proprietà della scheda Cartella fare clic su Criteri.

Comando Criteri sulla barra multifunzione

Pulsante criteri non è presente sulla barra multifunzione.

Se il comando criteri non è presente sulla barra multifunzione, l'amministratore del Server Exchange non ha abilitato criteri di conservazione per un account o non si utilizza una licenza di Outlook che è necessaria per la caratteristica. Per ulteriori informazioni, vedere requisiti di licenza per l'archivio personale e criteri di conservazione.

  1. Nella scheda criterio in Archivio personale, nell'elenco Spostare elementi nell'archivio quando antecedenti, fare clic su una voce in base alle linee guida dell'organizzazione.

Rimozione di un criterio di archiviazione

Quando si rimuove un criterio di archiviazione, il criterio di cartelle si applica all'elemento, se ne è stato assegnato.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su una cartella di posta.

  2. Nel gruppo Proprietà della scheda Cartella fare clic su Criteri.

Comando Criteri sulla barra multifunzione

  1. In Archivio personale, nell'elenco Spostare elementi nell'archivio quando antecedenti fare clic su Criteri di utilizzo di cartella padre.

Inizio pagina

Assegnare criteri di archiviazione ai messaggi di posta elettronica

Assegnare criteri di archiviazione

  1. Fare clic su un messaggio nell'elenco dei messaggi.

Suggerimento:  Per selezionare più messaggi, tenere premuto CTRL mentre si fa clic su ognuno di essi.

  1. Nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Assegna criteri.

Comando Assegna criteri sulla barra multifunzione

Il comando Assegna criteri non è disponibile sulla barra multifunzione.

Se il comando Assegna criteri non è presente sulla barra multifunzione, l'amministratore del Server Exchange non ha abilitato criteri di conservazione per un account o non si utilizza una licenza di Outlook che è necessaria per la caratteristica. Per ulteriori informazioni, vedere requisiti di licenza per l'archivio personale e criteri di conservazione.

  1. In base ai Criteri di archiviazione, fare clic su una voce in base alle linee guida dell'organizzazione.

Se una data di archiviazione applicabili a un messaggio quando il messaggio è aperto, nella parte inferiore della finestra dei messaggi viene visualizzata la data di archiviazione dopo corpo del messaggio.

Rimozione di un criterio di archiviazione

Quando si rimuove un criterio di archiviazione da un messaggio di posta elettronica, il criterio di cartelle si applica all'elemento, se ne è stato assegnato.

  1. Fare clic su un messaggio nell'elenco dei messaggi.

Suggerimento:  Per selezionare più messaggi, tenere premuto CTRL mentre si fa clic su ognuno di essi.

  1. Nel gruppo Categorie della scheda Home fare clic su Assegna criteri.

Comando Assegna criteri sulla barra multifunzione

  1. Fare clic su criteri di utilizzo di cartelle.

Se una data di archiviazione applicabili a un messaggio quando il messaggio è aperto, nella parte inferiore della finestra dei messaggi viene visualizzata la data di archiviazione dopo corpo del messaggio.

Inizio pagina

Visualizzare i criteri di archivio di cassette postali

L'amministratore del Server di Exchange è possibile assegnare criteri di archiviazione a tutti i messaggi di posta elettronica nella cassetta postale di Exchange Server.

Qualsiasi messaggio nella cassetta postale di Exchange che non dispone di un criterio di archivio assegnato eredita il criterio cassetta postale.

Per visualizzare il criterio cassetta postale, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. In Informazioni sull'Account, verificare che l'account di Exchange Server sia selezionata. Se si dispone di più di un account configurato nel profilo di Outlook, fare clic sulla freccia in giù e quindi fare clic sull'account di Exchange.

  3. In Impostazioni Account, informazioni vengono visualizzate con l'indirizzo web da usare per accedere all'account di Exchange tramite Outlook Web Access (OWA) e messaggi di posta elettronica vengono spostati automaticamente nell'archivio personale.

Impostazioni dell'account di Exchange nella visualizzazione Backstage che includono informazioni relative ad Outlook Web Access e all'archivio online

Nota: Se l'amministratore di Exchange non ha configurato OWA o archivio personale, non vengono visualizzati gli elementi di uno o entrambi.

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