Assegnare contenuto a gruppi di destinatari specifici

Assegnare contenuto a gruppi di destinatari specifici

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È possibile assegnare elementi di elenchi o raccolta in SharePoint perché siano visualizzati solo dagli utenti membri di un particolare gruppo o gruppo di destinatari. Un gruppo di destinatari può essere identificato usando il gruppo di SharePoint, le liste di distribuzione o i gruppi di sicurezza oppure un sistema basato su regole per creare un gruppo di destinatari globale.

Questo articolo è stato aggiornato il 3 gennaio 2017 in base al feedback dei clienti.

Panoramica

Usando i gruppi di destinatari è possibile fare in modo che contenuti come elementi di elenco o raccolta, collegamenti di spostamento e intere web part siano visualizzati da gruppi di utenti specifici. Questo è utile quando si vogliono presentare informazioni rilevanti solo a un particolare gruppo di utenti. Ad esempio, è possibile aggiungere una web part al sito portale dell'ufficio legale che include un elenco dei contratti visibile solo a tale reparto.

Qualsiasi elemento in un elenco o raccolta di SharePoint può essere assegnato a gruppi di destinatari specifici. A questo scopo, è possibile usare la web part Query contenuto. Qualsiasi altro tipo di web part e il relativo contenuto possono essere assegnati a gruppi di destinatari.

È anche possibile assegnare collegamenti di spostamento del sito a gruppi di destinatari. L'assegnazione dei collegamenti semplifica l'esperienza utente, perché gli utenti visualizzano solo i collegamenti di spostamento per loro significativi.

Per identificare un gruppo di destinatari, è possibile usare uno o più tra gli elementi seguenti:

  • Gruppi di SharePoint

  • Liste di distribuzione

  • Gruppi di sicurezza

  • Gruppi di destinatari globali

    I gruppi di destinatari globali sono gruppi di destinatari basati su regole gestiti dagli amministratori di SharePoint.

Chiunque abbia almeno l'autorizzazione Collaboratore può specificare un gruppo di destinatari specifico, a condizione che il nome del gruppo di destinatari sia noto. È possibile ricercare un gruppo di destinatari per nome, alias o descrizione facendo clic su Sfoglia nessuno nell'elenco Gruppi di destinatari.

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Assegnare elementi di elenchi o raccolte a un gruppo di destinatari

La procedura seguente illustra un esempio di come assegnare tutti gli elementi da un elenco specifico in cui il tipo di elenco sia una raccolta documenti. La web part Query contenuto consente anche di mostrare tutti gli elementi da un sito e relativi siti secondari o di mostrare gli elementi da tutti i siti in una raccolta siti. È quindi possibile generare una query per includere l'assegnazione a gruppi di destinatari impostata per gli elementi nei siti o nella raccolta siti.

L'assegnazione di elementi da un elenco o raccolta a un gruppo di destinatari specifico richiede tre passaggi:

Passaggio 1: attivare l'assegnazione a gruppi di destinatari nell'elenco o raccolta

Quando si attiva l'assegnazione a gruppi di destinatari in un elenco o raccolta, è possibile assegnare ogni elemento nell'elenco o raccolta a un gruppo di destinatari.

Nota : Se l'elenco o la raccolta di SharePoint è già attivata per l'assegnazione a gruppi di destinatari, viene visualizzata la colonna Gruppi di destinatari.

  1. Fare clic sull'elenco o raccolta che contiene l'elemento che si vuole assegnare.

  2. Per SharePoint Online, fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta documenti.

    Menu Impostazioni con opzione Impostazioni raccolta selezionata o Menu Impostazioni con Impostazioni elenco evidenziato

    Per SharePoint 2016, 2013, 2010 o 2007, nella barra degli strumenti dell'elenco o della raccolta, fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta documenti.

    Impostazioni elenco sulla barra multifunzione o Pulsanti di impostazioni delle raccolte di SharePoint sulla barra multifunzione

  3. In Impostazioni generali fare clic su Impostazioni di assegnazione gruppi di destinatari.

    Impostazioni di assegnazione gruppi di destinatari in Generale nella pagina delle impostazioni raccolta o elenco
  4. Selezionare la casella di controllo Attiva assegnazione gruppi di destinatari.

    Casella di controllo Attiva assegnazione gruppi di destinatari

Passaggio 2: specificare il gruppo di destinatari negli elementi

Dopo aver attivato l'elenco o la raccolta per l'assegnazione a gruppi di destinatari, è possibile impostare singoli elementi nell'elenco o raccolta perché siano visualizzati da uno o più gruppi di destinatari.

  1. Per SharePoint Online, fare clic a sinistra dell'elemento nell'elenco per cui modificare i destinatari, fare clic sull'icona Pulsante Informazioni o Apri il riquadro dei dettagli dei dettagli e quindi su Modifica tutto in base alle proprietà.

    Per SharePoint 2016, 2013, 2010 e 2007, fare clic sulla freccia o sui puntini di sospensione (...) accanto al nome di un elemento nell'elenco o raccolta e quindi fare clic su Modifica proprietà o Proprietà. In alcune versioni di SharePoint potrebbe essere necessario fare clic su un'altra serie di puntini di sospensione (...).

  2. Nell'elenco Gruppi di destinatari aggiungere uno o più gruppi di destinatari.

    Proprietà documento con Destinatari compilati

    Nota : Se l'approvazione del contenuto o flusso di lavoro è abilitato per l'elenco o la raccolta, l'elemento potrebbe dover essere sottoposto al processo di approvazione.

  3. Fare clic su Salva.

Passaggio 3: visualizzare l'elemento in una web part per SharePoint 2016, 2013, 2010 o 2007

Per fare in modo che l'elemento dell'elenco o della raccolta di SharePoint venga visualizzato da un gruppo di destinatari specifico, è possibile usare la web part Query contenuto che consente di generare una query con cui filtrare gli elementi dell'elenco e della raccolta.

Nota : Per SharePoint Online, le web part potrebbero non essere visibili.

Questo esempio illustra come visualizzare tutti gli elementi da un elenco specifico a un gruppo di destinatari. Il tipo di elenco è una raccolta documenti.

  1. Nella pagina in cui si vuole visualizzare l'elemento fare clic su Callout 4 o Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 , quindi fare clic su Modifica pagina.

  2. Per SharePoint 2010, 2013 e 2016, fare clic sulla scheda Inserisci e quindi su Web part.

    Inserire la web part

    In SharePoint 2007, fare clic su Aggiungi web parte quindi in Predefinito, fare clic su Web Part Query contenuto.

    In Riepilogo contenuto fare clic su Query contenuto.

    Aggiunta di una web part Query contenuto

    Nota : Se Query contenuto non esiste, contattare l'amministratore di SharePoint.

  3. Fare clic su Aggiungi.

  4. Per SharePoint 2010, 2013 e 2016, fare clic sulla freccia GIÙ Freccia in giù di Modifica web part a destra della web part e quindi fare clic su Modifica web part dal menu.

    In SharePoint 2007, fare clic su Modifica e quindi fare clic su Modifica web part condivisa per aprire il riquadro degli strumenti per la web part.

    Menu Web part per selezionare Modifica web part
  5. In Query nel riquadro degli strumenti, eseguire le operazioni seguenti

    Elenco proprietà web part Query contenuto con tre callout
    1. Fare clic su Mostra gli elementi dell'elenco seguente e quindi specificare la posizione dell'elenco.

      Nota : In questo esempio viene specificato un elenco particolare. È possibile ampliare l'ambito per includere elementi in elenchi da più siti facendo clic su una delle altre opzioni.

    2. In Tipo elenco scegliere il tipo di elenco di cui l'elemento è membro. In questo esempio fare clic su Raccolta documenti. In questo esempio fare clic su Raccolta documenti. Solo gli elementi nel tipo di elenco scelto vengono elaborati dalla query.

    3. In Assegnazione gruppi di destinatari eseguire le operazioni seguenti.

      Per

      Operazione da eseguire

      Visualizzare gli elementi di elenco al gruppo di destinatari specificato in Passaggio 2: specificare il gruppo di destinatari negli elementi, quando l'utente corrente è membro del gruppo di destinatari.

      Selezionare la casella di controllo Applica filtro gruppi di destinatari. L'impostazione è necessaria per il corretto funzionamento della query.

      Visualizzare gli elementi anche nell'elenco cui non è assegnato un gruppo di destinatari specificato. Questi elementi sono visualizzati da tutti gli utenti.

      Selezionare la casella di controllo Includi elementi non assegnati. Questo passaggio è facoltativo.

      Quando la pagina viene visualizzata, il contenuto della web part sarà visibile solo agli utenti correnti che sono membri dei gruppi di destinatari specificati.

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Assegnare una web part a un gruppo di destinatari

È possibile assegnare le web part di SharePoint in modo che vengano visualizzate solo dagli utenti che sono membri di un particolare gruppo o gruppo di destinatari. In questo modo è possibile creare pagine personalizzate per gruppi specifici.

Nota : Come con tutte le web part, la web part Query contenuto contiene un elenco Gruppi di destinatari nella sezione Avanzate del riquadro degli strumenti. Questa impostazione determina se la web part è visibile all'utente corrente. In caso contrario, nessuna delle altre impostazioni è applicabile.

Un gruppo di destinatari può essere identificato usando il gruppo di SharePoint, una lista di distribuzione, un gruppo di sicurezza oppure un gruppo di destinatari globale.

  1. Nella pagina in cui si vuole visualizzare l'elemento fare clic su Callout 4 o Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 , quindi fare clic su Modifica pagina.

  2. Per SharePoint 2010, 2013 e 2016, fare clic sulla freccia GIÙ Freccia in giù di Modifica web part a destra della web part e quindi fare clic su Modifica web part.

    Menu Web part per selezionare Modifica web part

    In SharePoint 2007, fare clic su Modifica e quindi fare clic su Modifica web part condivisa per aprire il riquadro degli strumenti per la web part.

  3. In Avanzate, aggiungere uno o più nomi di gruppo di destinatari all'elenco Gruppi di destinatari.

    Sezione Avanzate di Proprietà della web part con Destinatari evidenziato

Quando la pagina viene visualizzata, la web part sarà visibile solo ai membri dei gruppi di destinatari specificati.

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Assegnare un collegamento di spostamento a un gruppo di destinatari

È possibile assegnare un collegamento di spostamento in un server SharePoint in modo che venga visualizzato solo dagli utenti che sono membri di un particolare gruppo o gruppo di destinatari. È necessario avere almeno l'autorizzazione Progettazione per modificare le impostazioni di spostamento del sito.

  1. Nella pagina in cui si vuole visualizzare l'elemento fare clic su Callout 4 o Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 , fare clic su Impostazioni sito e quindi fare clic su Spostamento in Aspetto. oppure fare clic su Modifica struttura di spostamento.

  2. Nella pagina Impostazioni struttura di spostamento sito in Esplorazione strutturale: modifica e ordinamento fare clic su Aggiungi collegamento.

    Sotto Esplorazione strutturale in Impostazioni struttura di spostamento, con opzione Aggiungi collegamento evidenziata
  3. Nella finestra di dialogo Collegamento di spostamento digitare il Titolo e l'URL del collegamento e quindi aggiungere uno o più nomi del gruppo di destinatari all'elenco Gruppo di destinatari.

    Proprietà del collegamento di spostamento con OK evidenziato.

    È possibile copiare un URL negli Appunti facendo direttamente clic sul collegamento con il pulsante destro del mouse e quindi scegliendo Copia collegamento. Se tale opzione non è disponibile nel browser, passare alla pagina a cui si vuole aggiungere un collegamento e copiare il contenuto della barra degli indirizzi.

Quando la pagina viene visualizzata, il collegamento di spostamento sarà visibile solo ai membri dei gruppi di destinatari specificati.

Schermata iniziale con collegamento, web part e documenti assegnati a gruppi di destinatari specifici
Il gruppo di destinatari assegnati vedrà i seguenti elementi aggiuntivi: 1. Documenti assegnati. 2. Web part Newsfeed assegnata. 3. Collegamento assegnato.
Pagina iniziale con elementi assegnati a gruppi di destinatari specifici così come visualizzato da un gruppo di destinatari non assegnato
Il gruppo di destinatari non assegnati vedrà solo ciò che non è stato assegnato.

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