Dopo aver completato un progetto, è probabile che non sia più necessario accedervi immediatamente e può essere utile nasconderlo nel Centro Progetti e nelle visualizzazioni Attività personali dei membri del team. L'archiviazione e la nascondere i progetti completati riducono il "disordine" in queste visualizzazioni e impediscono agli utenti di apportare modifiche a progetti non più attivi.
Esiste un metodo "standard" per archiviare i progetti in modo efficace usando Microsoft Project Server 2010. Se questo metodo non soddisfa le proprie esigenze, esistono alcuni metodi alternativi che potrebbero essere più adatti per l'organizzazione. Questo articolo illustra questi metodi e le procedure consigliate per l'archiviazione a lungo termine.
Contenuto dell'articolo
-
Archiviare un progetto usando il metodo standard
-
Passaggio 1: Annullare la pubblicazione di tutte le attività di progetto
-
Passaggio 2: Disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto
-
Passaggio 3: Configurare un gruppo di sicurezza per gli utenti che non sono amministratori
-
Passaggio 4: Configurare una categoria di sicurezza Archivio
-
Archiviare un progetto usando il metodo standard
Il metodo standard per archiviare un progetto è un processo in più passaggi:
-
Passaggio 1: Annullare la pubblicazione di tutte le attività di progetto
-
Passaggio 2: Disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto
-
Passaggio 3: Configurare un gruppo di sicurezza per gli utenti che non sono amministratori
-
Passaggio 4: Configurare una categoria di sicurezza Archivio
-
Passaggio 5: Archiviare il sito del team di progetto
Questi passaggi vengono eseguiti dal project manager e dall'amministratore, come indicato in ognuna delle sezioni seguenti.
Passaggio 1: Annullare la pubblicazione di tutte le attività di progetto
Se il progetto è stato pubblicato in precedenza ai membri del team e ora si vuole rimuovere il progetto e le relative attività dalle relative visualizzazioni, il project manager dovrà annullare la pubblicazione di tutte le attività del progetto che si sta archiviando. Il project manager può avviare questo processo in Microsoft Project Web App, ma l'effettivo processo di annullamento della pubblicazione viene eseguito in Microsoft Project Professional 2010.
Nota: Se si annulla la pubblicazione di un'attività, il lavoro accettato e applicato non viene rimosso dal progetto. Tuttavia, qualsiasi cronologia di approvazione degli aggiornamenti associata a un'attività viene eliminata.
Per annullare la pubblicazione di tutte le attività di progetto:
-
Sulla barra di avvio veloce, in Progetti, fare clic su Centro progetti.
-
Fare clic sul nome del progetto da archiviare nella colonna Nome progetto .
-
Nel gruppo Progetto della scheda Attività fare clic sulla freccia sul pulsante Modifica e quindi su In Project Professional.
-
In Project Professional 2010 scorrere fino alla colonna all'estrema destra nella parte della tabella della visualizzazione Diagramma di Gantt , fare clic sull'intestazione Aggiungi nuova colonna e quindi su Pubblica. Se nella visualizzazione Diagramma di Gantt è già visualizzata la colonna Pubblica , ignorare questo passaggio.
-
Nella colonna Pubblica per ogni attività del progetto fare clic su No.
Suggerimento: Per velocizzare questo processo per i progetti più grandi, impostare la prima attività su No. Quindi, fare clic sul quadratino nell'angolo inferiore destro della cella e trascinarlo per copiare il contenuto della cella nella colonna Pubblica .
-
Nella scheda File fare clic su Pubblica.
-
Una volta pubblicato il progetto, chiuderlo e archiviarlo.
Passaggio 2: Disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto
Il project manager potrebbe quindi dover disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto, in modo che non sia possibile creare report delle schede attività.
Per disattivare gli aggiornamenti nell'attività di riepilogo del progetto:
-
Sulla barra di avvio veloce, in Progetti, fare clic su Centro progetti.
-
Fare clic sul nome del progetto da archiviare nella colonna Nome progetto .
-
Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Opzioni selezionare la casella di controllo Attività di riepilogo progetto.
-
Nel gruppo Attività della scheda Opzioni fare clic su Chiudi per Aggiornamenti.
-
Nella sezione Seleziona attività selezionare la casella di controllo relativa all'attività di riepilogo del progetto (ID è 0) e quindi fare clic su Pubblica.
Passaggio 3: Configurare un gruppo di sicurezza per gli utenti che non sono amministratori
Dopo che il project manager ha preparato il progetto per l'archiviazione, l'amministratore crea un gruppo di sicurezza che contiene tutti gli utenti tranne gli amministratori.
Per creare un gruppo di sicurezza per gli utenti che non sono amministratori:
-
Sulla barra di avvio veloce, in Impostazioni, fare clic su Impostazioni server.
-
Nella pagina Impostazioni server , in Sicurezza, fare clic su Gestisci gruppi.
-
Fare clic su Nuovo gruppo.
-
Nella sezione Informazioni gruppo digitare Tutti gli utenti non Amministrazione nella casella Nome gruppo.
-
Nella casella Utenti disponibili della sezione Utenti selezionare i nomi di tutti gli utenti che non sono amministratori e quindi fare clic su Aggiungi per spostarli nella casella Utenti selezionati.
-
Fare clic su Salva.
Passaggio 4: Configurare una categoria di sicurezza Archivio
Dopo che l'amministratore ha creato il gruppo Tutti gli utenti non Amministrazione, il passaggio successivo consiste nel creare una categoria di sicurezza Archivio. Durante questo processo, l'amministratore sceglie i progetti da archiviare includendoli in questa categoria.
Per creare una categoria di sicurezza Archivio :
-
Sulla barra di avvio veloce, in Impostazioni, fare clic su Impostazioni server.
-
Nella pagina Impostazioni server , in Sicurezza, fare clic su Gestisci categorie.
-
Nella pagina Gestisci categorie fare clic su Nuova categoria.
-
Nella sezione Nome e descrizione digitare Archivia nella casella Nome categoria .
-
Nella sezione Utenti e gruppi, in Utenti e gruppi disponibili, fare clic su Tutti gli utenti non Amministrazione e quindi su Aggiungi per spostare il gruppo nella casella Utenti e gruppi con autorizzazioni.
-
In Autorizzazioni per tutti gli utenti non Amministrazione (gruppo) selezionare la casella di controllo Nega per tutte le autorizzazioni.
Suggerimento: Selezionare la casella di controllo Nega per ogni nodo di autorizzazione di primo livello (Progetto e risorsa) per negare tutte le autorizzazioni rientrate sotto ogni nodo.
-
Nella sezione Progetti selezionare Solo i progetti indicati e quindi fare clic sul nome del progetto da archiviare nella casella Progetti disponibili .
Nota: Assicurarsi di NON selezionare una delle caselle di controllo elencate in Applicare le autorizzazioni di sicurezza di Project precedenti a tutti i progetti in cui. In questo modo possono verificarsi problemi di autorizzazioni per altri progetti e risorse.
-
Fare clic su Aggiungi per spostare il progetto nella casella Progetti selezionati .
-
Fare clic su Salva.
Passaggio 5: Archiviare il sito del team di progetto
Molti progetti usano il sito del team di progetto associato per raccogliere informazioni che integrano la programmazione del progetto. È consigliabile verificare che anche queste informazioni vengano archiviate. Microsoft SharePoint Server 2010 abilita il backup a livello di sito. Per altre informazioni sul completamento di questo passaggio da parte dell'amministratore, vedere Esportare un sito, un elenco o una raccolta documenti (SharePoint Server 2010).For more information on how the administrator completes this step, see Export a site, list, or document library (SharePoint Server 2010).
Dopo aver eseguito il backup del sito, l'amministratore può eliminarlo.
Per eliminare un sito del team di progetto:
-
Sulla barra di avvio veloce, in Impostazioni, fare clic su Impostazioni server.
-
Nella pagina Impostazioni server , in Criteri operativi, fare clic su Siti di progetto.
-
Fare clic sulla riga che contiene il sito del team di progetto di cui è stato eseguito il backup e quindi fare clic su Elimina sito.
-
Fare clic su OK per confermare l'eliminazione.
Archiviare un progetto usando un metodo alternativo
Il metodo standard di archiviazione è completo e consente il ripristino, se necessario. Tuttavia, l'archiviazione completa non è sempre ciò di cui ha bisogno un'organizzazione. A volte è sufficiente nascondere dalla visualizzazione i progetti completati o salvare un progetto in locale per soddisfare i requisiti di archiviazione.
Se il metodo di archiviazione standard non soddisfa le proprie esigenze, ecco alcune alternative:
-
Nascondere il progetto nel Centro progetti Se si vogliono nascondere solo i progetti completati nel Centro progetti, è possibile aggiungere un contrassegno Archivio alla pagina Dettagli progetto e quindi filtrare una visualizzazione Centro progetti per visualizzare solo i progetti in cui il contrassegno Archivio è impostato su No.
-
Rimuovere il progetto dal database Bozza Un'altra opzione consiste nel fare in modo che venga eseguito il backup del progetto nel database Archivio e quindi eliminare il progetto dai database Bozza, Pubblicata e Report . Se sono necessari i dati del progetto archiviato in un secondo momento, usare l'opzione Ripristino amministrativo nella pagina Impostazioni server per riportarli nel database Bozza e quindi ripubblicare il progetto.
-
Salvare il progetto come . File MPP Se si vuole rimuovere completamente il progetto da Project Server, un'altra opzione consiste nell'aprire il progetto da Project Server usando Project Professional 2010 e quindi salvare il progetto come file MPP. Per altre informazioni, vedere la sezione "Salvare il progetto in locale" in Salvare un progetto. È consigliabile salvare il progetto con tutti i dati dei campi personalizzati in modo che il file MPP sia isolato dalle eventuali altre modifiche apportate ai campi personalizzati in Project Server. Dopo aver salvato ed eseguito il backup del progetto come file MPP, è possibile che venga eliminato da Project Server. Se è necessario recuperare il progetto in un secondo momento, è possibile aprire il file MPP in Project Professional 2010 mentre si è connessi a Project Server e quindi salvare il progetto nel server.
Nota: L'uso di questo metodo interrompe tutti i collegamenti a risultati finali, problemi e rischi tra il progetto e il sito del team di progetto in Project Server.
Procedure consigliate per l'archiviazione a lungo termine
Di tanto in tanto, il formato di file MPP del progetto, gli schemi del database del contenuto di Project Server e gli schemi del sito di SharePoint possono cambiare in base alle nuove caratteristiche. Ciò può avere un impatto sulla compatibilità con le versioni precedenti, nella misura in cui un progetto salvato come file MPP, un backup precedente di un database del contenuto di Project Server o un backup del sito del team di progetto potrebbe non essere immediatamente utilizzabile.
Una procedura consigliata consiste nell'includere sempre i contenuti archiviati nella pianificazione dell'aggiornamento. In questo modo si riduce il tempo necessario per recuperare un vecchio progetto che altrimenti potrebbe richiedere diversi passaggi di aggiornamento.
