Archiviare un file

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Quando si archivia un file in una raccolta in un sito di Microsoft Windows SharePoint Services, le modifiche apportate sono disponibili agli utenti che utilizzano la libreria.

In questo articolo

Panoramica

Archiviare un file

Sovrascrivere una versione secondaria quando si archivia un file

Panoramica

Dopo aver estratto un file e averlo aggiornato, il file deve essere archiviato in modo che gli altri utenti possano visualizzare le modifiche apportate. In una raccolta configurata per richiedere l'estrazione, i file vengono estratti automaticamente al momento della creazione o del caricamento. È necessario archiviare i file per renderli visibili o utilizzabili per altri utenti. Se la raccolta richiede l'approvazione del contenuto, gli aggiornamenti apportati devono essere approvati prima che possano essere visualizzati da chiunque utilizzi la raccolta.

Al momento dell'archiviazione, è possibile digitare commenti sulle modifiche eseguite. Tali commenti sono utili per fornire informazioni sulle modifiche apportate al file mentre era estratto e sono particolarmente preziosi nel caso di file aggiornati da più persone. Se è previsto il controllo delle versioni, i commenti vengono inclusi nella cronologia delle versioni del file e ciò risulta utile per i file sottoposti a numerose revisioni.

Se vengono registrate sia le versioni principali che secondarie, verrà richiesto di specificare il tipo di versione per l'archiviazione. Una versione principale corrisponde in genere a modifiche significative, come l'aggiunta di un'intera sezione a un documento. Le versioni secondarie, invece, sono appropriate per piccole modifiche, come la correzione di un errore di ortografia. Se la raccolta è impostata per la registrazione di entrambi i tipi di versione e richiede l'approvazione del contenuto, con l'archiviazione di una versione secondaria si crea un copia bozza del file. Quando il file è pronto per il percorso di approvazione, è necessario pubblicare la bozza come versione principale.

In genere, è consigliabile archiviare solo i file estratti personalmente. Se si tenta di archiviare un file estratto per un altro utente, verrà visualizzato un avviso. Se si decide di procedere con l'archiviazione, verranno sovrascritte le eventuali modifiche apportate al file dall'altro utente.

In alcuni casi può essere utile aggiornare la copia nel server, in modo che le modifiche siano visibili per gli altri utenti, e quindi continuare a lavorare al file. In una raccolta impostata per il controllo delle versioni, invece, potrebbe essere necessario archiviare una versione con modifiche specifiche in modo da inserirla nella cronologia delle versioni e ripristinarla all'occorrenza. In queste situazioni, è possibile archiviare una copia del file e mantenerlo estratto per apportare ulteriori modifiche.

Alcuni programmi compatibili con Windows SharePoint Services 3.0, come Microsoft Office Word 2007, consentono di eseguire l'archiviazione e l'estrazione dei file direttamente dal programma senza dover passare al server. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida del programma in uso.

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Archiviare un file

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.

  2. Selezionare il file che si desidera archiviare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Archivia.

  3. Nella sezione Archiviazione documento della pagina visualizzata, verrà richiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare, nel caso la raccolta sia impostata per tenere traccia sia delle versioni principali che secondarie dei file. Fare clic su Versione secondaria (bozza) o Versione principale (pubblicazione), a seconda del tipo di modifiche apportate al file.

    La funzionalità di controllo delle versioni assegna inoltre automaticamente un numero alla versione archiviata. Ad esempio, il numero 2.3 indica la terza versione secondaria di un file pubblicato due volte come versione principale e il numero 3.0 indica la successiva versione principale dello stesso file.

  4. Per archiviare le modifiche ma mantenere estratto il file, selezionare la mantenere il documento estratto dopo l'archiviazione di questa versione? casella di controllo nella sezione del Documento archivia.

  5. Nella sezione Commenti digitare una descrizione delle modifiche apportate al file.

    È possibile che all'interno dell'organizzazione siano previsti criteri o requisiti specifici per i commenti di archiviazione.

  6. Fare clic su OK.

  7. Se viene richiesto di confermare l'archiviazione, fare clic su .

    Ad esempio, potrebbe essere richiesto di confermare se si desidera archiviare il file, nel caso sia ancora aperto per la modifica.

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Sovrascrivere una versione secondaria quando si archivia un file

Per sovrascrivere una versione secondaria, è necessario archiviare il file con le normali procedure, specificando però che si desidera sovrascrivere la versione secondaria corrente. Questa opzione può essere utile per evitare che la cronologia delle versioni diventi troppo lunga, ad esempio se all'interno dell'organizzazione è previsto un limite massimo per il numero di versioni archiviabili.

È possibile sovrascrivere le versioni secondarie solo nelle raccolte configurate per la registrazione delle versioni principali e secondarie, quando si sta modificando una versione secondaria e quando si archivia una nuova versione secondaria. È inoltre necessario disporre delle autorizzazioni per l'eliminazione di una versione precedente.

Importante : È consigliabile scegliere questa opzione solo se si è certi di voler eliminare in modo definitivo la versione precedente del file, ad esempio nel caso di un file con errori di ortografia o altri errori. Quando si sovrascrive una versione secondaria, questa viene eliminata dalla cronologia delle versioni e non è possibile ripristinarla.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.

  2. Selezionare il file che si desidera archiviare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Archivia.

  3. Nella sezione Archiviazione documento della pagina visualizzata fare clic su Sovrascrivi versione secondaria corrente.

  4. Per archiviare le modifiche ma mantenere estratto il file, selezionare la mantenere il documento estratto dopo l'archiviazione di questa versione? casella di controllo nella sezione del Documento archivia.

  5. Nella sezione Commenti digitare una descrizione delle modifiche apportate al file.

    È possibile che all'interno dell'organizzazione siano previsti criteri o requisiti specifici per i commenti di archiviazione.

  6. Fare clic su OK.

  7. Se viene richiesto di confermare l'archiviazione, fare clic su .

    Ad esempio, potrebbe essere richiesto di confermare se si desidera archiviare il file, nel caso sia ancora aperto per la modifica.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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