Archiviare le informazioni sugli account in Business Contact Manager

Un account è un'azienda o un'organizzazione con cui si intrattengono rapporti commerciali. Nell'ambito dei servizi, ad esempio per uno studio dentistico, un account può essere rappresentato anche da un cliente. I record Account consentono di organizzare e archiviare informazioni relative alle aziende e alle organizzazioni con cui si intrattengono rapporti commerciali.

Questo articolo illustra come completare e modificare il modulo Account.

Per saperne di più

Modificare record Account

Creare un nuovo account da un record Contatto commerciale

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Con i record Account è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Aggiungere o importare i record

  • Assegnarli a un dipendente oppure a un collaboratore

  • Collegarli a contatti commerciali o record di altro tipo.
    In un record Account sono riportati gli elementi della cronologia comunicazioni di ogni contatto commerciale collegato, oltre alla cronologia comunicazioni del record stesso.
    Ciò consente di disporre di tutte le informazioni correlate a un account in un unico record. Se ad esempio si collabora con due diversi contatti commerciali che lavorano per la stessa azienda, è possibile collegarli entrambi a un unico record Account. Nel record Account verrà inclusa la cronologia comunicazioni di entrambi i contatti commerciali.

    Nota   I record Account e Contatto commerciale non devono essere necessariamente collegati ad altri record. La maggior parte degli altri tipi di record, tranne le attività di marketing e le attività di progetto, deve essere invece collegata a un account o un contatto commerciale

  • Collegare elementi della cronologia comunicazioni a record Account per tenere traccia delle comunicazioni e degli elementi correlati all'account, ad esempio chiamate telefoniche, messaggi di posta elettronica, file e appuntamenti.

    Suggerimento   È possibile collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica ai record Account. Per altre informazioni, vedere Collegare e verificare messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  • Modificare le informazioni contenute nei record Account.

  • Personalizzare il modulo Account aggiungendo o rimuovendo campi ed elementi negli elenchi dei campi.

    Suggerimento   È anche possibile creare tipi di record personalizzati basati sul modulo Account.

    • Creare report per visualizzare e analizzare informazioni sugli account.

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Aprire un modulo Account

È possibile aggiungere manualmente un nuovo record Account digitando informazioni nel modulo oppure importare il record da un'altra applicazione, ad esempio ACT! o Microsoft Excel. Per informazioni sull'importazione di account e altri record, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

Per aprire un modulo Account vuoto e immettere alcuni dati chiave su un nuovo account è sufficiente un minuto. Salvando il modulo verrà creato il nuovo record Account. Successivamente sarà possibile riaprire il record e aggiungere altri dettagli man mano che si sviluppa la relazione con l'account.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.
    Verrà selezionata la scheda Account.

  2. Nel gruppo Nuovo della barra multifunzione fare clic su Nuovo account.

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Completare un modulo Account

Il modulo Account include tre pagine: Generale, Dettagli eCronologia. Ogni pagina contiene una o più sezioni.

Nei campi è possibile immettere la quantità desiderata di informazioni. L'unico campo obbligatorio per poter salvare il record è il campo Nome nella pagina Generale.

Nota   È possibile personalizzare il modulo spostando sezioni e campi, rinominando campi e pagine e aggiungendo voci agli elenchi. Per informazioni sulla personalizzazione dei moduli, vedere Creare e personalizzare tipi di record ed elenchi.

Pagina Generale

        Sezione Account

  1. Immettere il Nome account e il nome dell'ufficio di appartenenza della persona.
    Può trattarsi del numero dell'ufficio oppure della città in cui si trova.

  1. Assegnare l'account a un collaboratore o un dipendente     Fare clic sul nome nell'elenco Assegnato a.

    Nota   I nomi dell'elenco Assegnato a corrispondono ai dipendenti con cui è stato condiviso il database Business Contact Manager. Per altre informazioni sulla condivisione, vedere Connettersi a un database Business Contact Manager condiviso.

    Sezioni Internet, Numeri di telefono e Indirizzi

  2. Immettere gli indirizzi di posta elettronica e pagina Web, i numeri di telefono e l'indirizzo dell'ufficio
    Se accanto al nome di un campo, ad esempio Posta elettronica, è presente una freccia, significa che nel campo è possibile immettere più voci.

    Suggerimento   Se per un account si immettono più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per definire l'indirizzo usato per la stampa unione.

    Sezione Informazioni sull'origine

  3. Nella sezione Informazioni sull'origine immettere informazioni nei campi seguenti:

    • Origine     Fare clic sul metodo o sull'azione, ad esempio Segnalazione esterna, tramite cui l'account ha conosciuto l'azienda.

    • Autore segnalazione     Fare clic su questo pulsante per selezionare l'attività di marketing o la persona (ad esempio un cliente potenziale) che ha messo l'account in contatto con l'azienda.

      Suggerimento   L'immissione del nome di un'attività di marketing consente a Business Contact Manager per Outlook di tenere traccia del tipo e del numero di record generati dall'attività. Collega inoltre il record dell'attività di marketing all'account.

      Sezione Contatti correlati

Collegare contatti commerciali a un account     Aggiungere tutti i contatti commerciali o i clienti potenziali correlati all'account. Nella pagina Cronologia dell'account verrà riportata anche la cronologia comunicazioni di ogni contatto commerciale e cliente potenziale.

  1. Fare clic su Aggiungi.

  2. Nella finestra di dialogo Selezionare i contatti commerciali da collegare all'account eseguire le operazioni seguenti:

    1. Nell'elenco Tipo di elemento fare clic su Tutti i tipi di contatti commerciali, per includere sia i contatti commerciali che i clienti potenziali, su Contatti commerciali o su Clienti potenziali.

      Nota   Il modulo Cliente potenziale è un modulo Contatto commerciale personalizzato, poiché è basato sul modulo Contatto commerciale.

    2. Fare clic sui tipi di contatti commerciali che si desidera collegare al record Account e quindi fare clic su OK.

      Come si selezionano più record?

      Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  3. Per impostazione predefinita, il primo contatto commerciale nell'elenco viene designato come contatto commerciale primario, ovvero la persona con cui si collabora più frequentemente. Per selezionare un diverso contatto commerciale primario, fare clic su Primario.

  4. Scollegare un contatto commerciale     Per scollegare un contatto commerciale da un account, nella sezione Contatti correlati fare clic sul contatto commerciale e quindi su Rimuovi.

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Pagina Dettagli

Sezione Informazioni società

  1. Immettere le informazioni sulla società o sul cliente, ad esempio il numero di account interno dell'account, l'importo dei ricavi e il numero di dipendenti della società.

    Sezione Classificazione

    La casella di controllo Attivo è selezionata per impostazione predefinita. Attivo indica che il rapporto commerciale con la società continua è attivo.

    Suggerimento   La casella di controllo Attivo può essere selezionata o deselezionata anche nella pagina Generale di un modulo Account. Nel gruppo Categorie della barra multifunzione fare clic sul pulsante Inattivo. Se il pulsante Inattivo risulta selezionato, la casella di controllo Attivo non è selezionata.

  2. Valutare la società facendo clic su una delle opzioni disponibili nella casella Valutazione account. La valutazione può essere correlata al pagamento puntuale delle fatture.

  3. Fare clic sullo Stato pagamenti dell'account.

  4. Fare clic su un Settore.

    Sezione Comunicazione

  5. Fare clic sul metodo di comunicazione preferito dell'account.

    Selezionare la casella di controllo Non telefonare, Non inviare fax, , Non inviare posta elettronica o Non spedire lettere per indicare i metodi di comunicazione da non usare per l'account.

    Sezione Commenti

  6. Nella sezione Commenti digitare note, incollare commenti da altri file o allegare file o elementi di Outlook.

  7. Può essere utile annotare quando è stato immesso un commento. Per registrare la data e l'ora di ogni voce, fare clic su Aggiungi indicatore data e ora.

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Pagina Cronologia

  1. Nel gruppo Mostra della barra multifunzione fare clic su Cronologia per visualizzare la pagina Cronologia.

  2. Aggiungere o visualizzare elementi della cronologia comunicazioni, ad esempio messaggi di posta elettronica, note commerciali o appuntamenti.

    Come aggiungere un elemento della cronologia comunicazioni

    1. In Cronologia comunicazioni fare clic su Nuovo e quindi sul tipo di elemento da aggiungere.

    2. Digitare le informazioni nel modulo e quindi fare clic su Salva e chiudi.

  3. Se si vuole recuperare un elemento specifico, è possibile eseguire una ricerca o applicare un filtro nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni.

    1. Come eseguire una ricerca nell'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni

      • Nella casella Cerca digitare le informazioni che si desidera cercare e quindi fare clic sul pulsante Cerca Icona di ricerca.

        Nota   La ricerca viene eseguita solo nei campi Oggetto e Collegato a. Per visualizzare tutti gli elementi di un determinato tipo, ad esempio i messaggi di posta elettronica, usare un filtro.

    2. Come filtrare l'elenco degli elementi della cronologia comunicazioni

      • Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Visualizza.

      • Nel gruppo Filtro eseguire una delle operazioni seguenti:

        • Selezionare il tipo di filtro che si vuole applicare, ad esempio Tipo di elemento, quindi fare clic sul filtro.

        • Fare clic su Filtro e quindi selezionare i criteri per il filtro.

          Per altre informazioni sui filtri, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  4. Al termine fare clic su Salva e chiudi.

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Modificare record Account

È possibile aprire un record Account per aggiungere o modificare informazioni oppure per visualizzare gli elementi della cronologia comunicazioni collegati o ereditati da altri record collegati all'account.

Nota   Se un elemento della cronologia comunicazioni è riportato più volte nella pagina Cronologia, significa che l'elemento è collegato a più record.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Account fare doppio clic su un record Account per aprirlo per la modifica.

  3. Aggiungere o modificare le informazioni desiderate.

    Suggerimento   Se si dispone di un indirizzo di posta elettronica per l'account, è possibile fare in modo che i messaggi di posta elettronica inviati a o da tale account vengano inclusi automaticamente nella cronologia comunicazioni del record. Nel gruppo Modifica fare clic su Verifica posta elettronica, quindi fare clic su Gestisci collegamento e verifica. Selezionare la casella di controllo relativa all'indirizzo di posta elettronica dell'account e fare clic su OK. Per altre informazioni sul collegamento automatico dei messaggi di posta elettronica ai record, vedere Collegare e verificare i messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

  4. Al termine fare clic su Salva e chiudi.

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Categorizzare gli account

Una categoria è costituita da un colore, una parola o una frase che si associa a un record Account per facilitare la ricerca, l'ordinamento, il filtraggio o il raggruppamento di record correlati. Ad esempio, è possibile assegnare il colore rosso a tutti gli account che nell'ultimo trimestre hanno effettuato acquisti per un totale di almeno € 5.000.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Account fare clic sul record a cui assegnare una categoria.

    Come si selezionano più record?

    Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  3. Nel gruppo Categorie sulla barra multifunzione fare clic su Categorizza e quindi sulla categoria desiderata.

    Nota   Le categorie assegnate ai record non sono visibili agli altri utenti del database Business Contact Manager. Sono destinate ad un uso individuale.

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Creare un nuovo account da un record Contatto commerciale

Usare la procedura seguente per creare un nuovo account da un record Contatto commerciale Questo processo, inoltre, collega il contatto commerciale al nuovo record Account oppure a un diverso record Account.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

  2. Fare clic sulla scheda Contatto commerciale, quindi fare doppio clic sul contatto commerciale da usare per creare un record Account.

  3. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Account collegato e quindi su Nuovo account.

  4. Nel record Account immettere un Nome account.

    Altri campi, ad esempio quello del numero di telefono o dell'indirizzo dell'ufficio, contengono le informazioni del record Contatto commerciale.

  5. Se necessario, immettere dati aggiuntivi nel modulo Account.

  6. Fare clic su Salva e chiudi per chiudere il record Account.

    Il contatto commerciale verrà collegato automaticamente al nuovo record Account. Il nome del contatto commerciale verrà visualizzato nel record Account solo dopo la riapertura del record Account.

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Si applica a: Outlook 2013, Outlook 2010



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