Archiviare elementi manualmente

Archiviare elementi manualmente

La cassetta postale di Outlook ha dimensioni massime specifiche e sicuramente la posta elettronica non smetterà di arrivare. Per evitare che si riempia, è possibile spostare gli elementi meno recenti che si vuole conservare in un archivio, ossia un file di dati di Outlook (con estensione pst) separato che è possibile aprire in Outlook ogni volta che serve.

Nota :  Il comando Archivia e la funzionalità corrispondente non vengono visualizzati per tutti gli account del profilo di Outlook se si include un account di Exchange Server e l'organizzazione usa l'archivio online di Microsoft Exchange Server. Questa funzionalità può inoltre essere disabilitata dall'amministratore di rete.

Per impostazione predefinita, Outlook usa la funzione Archiviazione automatica per archiviare gli elementi a intervalli regolari. Per altre informazioni, vedere Archiviare automaticamente gli elementi meno recenti.

Gli elementi possono anche essere archiviati manualmente, quando si vuole. In questo modo, è possibile stabilire quali elementi archiviare, dove archiviarli e quanto deve essere vecchio un elemento prima di poterlo archiviare.

  1. Eseguire una di queste operazioni:

    • In Outlook 2013: fare clic su File > Informazioni > Strumenti pulizia > Archivio.


      Archivio

    • In Outlook 2016: Fare clic su File > Informazioni > Strumenti > Pulisci vecchi elementi

      Pulire gli elementi obsoleti

    Suggerimento : I comandi Archivio e Archiviazione automatica potrebbero non essere disponibili se si usa un profilo di posta connesso a Exchange Server. È anche possibile che l'organizzazione abbia definito criteri di conservazione della posta prioritari rispetto all'archiviazione automatica. Per altre informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema.

  2. Selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e scegliere la cartella che si vuole archiviare.

  3. Immettere una data in Archivia elementi antecedenti.

    Finestra di dialogo Archivio

  4. È possibile creare più file PST se si vuole archiviare alcune cartelle con impostazioni diverse. Potrebbe essere necessario, ad esempio, conservare gli elementi nella cartella della posta inviata più a lungo degli elementi nella cartella Posta in arrivo.

  5. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata per archiviare singoli elementi esclusi dall'archiviazione automatica. Questa opzione non rimuove l'esclusione per questi elementi, ma consente di ignorare l'impostazione Non archiviare automaticamente solo per questo archivio.

  6. Fare clic su OK.

Disattivazione dell'archiviazione automatica

Per eseguire l'archiviazione solo quando si vuole, disattivare l'archiviazione automatica.

  1. Fare clic su File > Opzioni > Avanzate.

  2. In Archiviazione automatica fare clic su Impostazioni archiviazione automatica.

  3. Deselezionare la casella Archivia automaticamente ogni n giorni.

Per impostazione predefinita, gli elementi di Outlook meno recenti vengono archiviati automaticamente a intervalli regolari. Per altre informazioni sull'archiviazione automatica, vedere Backup o eliminazione di elementi tramite l'archiviazione automatica.

È anche possibile eseguire manualmente il backup e l'archiviazione degli elementi, in aggiunta o in sostituzione dell'archiviazione automatica. L'archiviazione manuale offre una maggiore flessibilità e consente di specificare esattamente quali cartelle includere nell'archivio e quale file di dati di Outlook (pst) usare per l'archiviazione.

Per archiviare manualmente gli elementi di Outlook, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Strumenti pulizia.

  3. Fare clic su Archivia.

  4. Fare clic sull'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle e quindi selezionare la cartella da archiviare. In questa archiviazione manuale vengono incluse tutte le sottocartelle della cartella selezionata.

  5. Immettere una data in Archivia elementi antecedenti.

    finestra di dialogo archivio

  6. Se non si vuole usare il file o il percorso predefinito, in File archivio fare clic su Sfoglia per specificare opzioni diverse. Individuare il file desiderato oppure immetterne il nome e fare clic su OK. Il percorso del file di destinazione viene visualizzato nella casella File archivio.

  7. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata per includere eventuali elementi che potrebbero essere contrassegnati singolarmente per l'esclusione dall'archiviazione automatica. Questa opzione non rimuove l'esclusione di questi elementi, ma piuttosto ignora la casella di controllo Non archiviare solo per questo archivio.

Disattivazione dell'archiviazione automatica

Se si vuole eseguire l'archiviazione solo manualmente, è necessario disattivare l'archiviazione automatica. Eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Opzioni.

  3. Nella scheda Avanzate, in Archiviazione automatica fare clic su Impostazioni archiviazione automatica.

  4. Deselezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni n giorni.

La funzione di archiviazione automatica, attivata per impostazione predefinita, consente di spostare automaticamente gli elementi obsoleti in un percorso di archiviazione in base a intervalli pianificati. È tuttavia possibile eseguire manualmente il backup e l'archiviazione degli elementi in un percorso specificato dall'utente.

Nota : Le impostazioni di archiviazione automatica di Microsoft Office Outlook 2007 sono personalizzabili. È pertanto possibile utilizzare questa funzione, anziché quella manuale, per soddisfare esigenze specifiche. Per ulteriori informazioni, vedere Backup, ripristino o eliminazione di elementi tramite l'archiviazione automatica.

  1. Scegliere Archivio dal menu File.

  2. Selezionare l'opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle, quindi specificare una data in Archivia elementi antecedenti.

    Cartelle archiviate nell'elenco cartelle

  3. In File archivio fare clic su Sfoglia per specificare un nuovo file o un nuovo percorso, se non si desidera utilizzare quello predefinito.

  4. Selezionare la casella di controllo Includi elementi con Non archiviare automaticamente selezionata, se si desidera ignorare un'impostazione precedente in base alla quale l'archiviazione automatica non viene eseguita per elementi specifici. Se si sceglie di archiviare manualmente tali elementi durante la procedura, agli elementi verrà nuovamente applicata l'impostazione Non archiviare automaticamente, a meno che tale impostazione non venga ignorata di nuovo in un secondo momento.

  5. Scegliere OK.

Nota : In Outlook verrà creato automaticamente un altro file di archiviazione per gli elementi contenuti nella cartella e nel percorso specificati.

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