Archiviare automaticamente gli elementi meno recenti

Archiviare automaticamente gli elementi meno recenti

La posta elettronica può riempire rapidamente la cartella Posta in arrivo di Outlook. Prima di rendersene conto, ci si può ritrovare con migliaia di messaggi. È possibile mantenere sotto controllo la cartella Posta in arrivo di Outlook e le relative sottocartelle spostando gli elementi meno recenti da conservare in un archivio. Usare Archiviazione automatica per eseguire questa operazione automaticamente.

È possibile modificare la frequenza di esecuzione di Archiviazione automatica, la posizione di archiviazione degli elementi e il tempo di permanenza in Outlook prima dell'archiviazione.

  1. Fare clic su File > Opzioni > Avanzate.

  2. In Archiviazione automatica fare clic su Impostazioni archiviazione automatica.

  3. Selezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni n giorni e specificare la frequenza con cui eseguire l'archiviazione automatica.

  4. Scegliere le altre opzioni desiderate, ad esempio impostare l'eliminazione degli elementi vecchi anziché l'archiviazione.

    Suggerimento: I comandi Archivio e Archiviazione automatica potrebbero non essere disponibili se si usa un profilo di posta connesso a Exchange Server. È anche possibile che l'organizzazione abbia definito criteri di conservazione della posta prioritari rispetto all'archiviazione automatica. Per altre informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema.

Per altre informazioni sulle impostazioni di archiviazione automatica, vedere Informazioni dettagliate sulle impostazioni di archiviazione automatica.

Modifica delle impostazioni di archiviazione automatica per una singola cartella

  1. Nell'elenco delle cartelle del riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole modificare e scegliere Proprietà.

  2. Nella scheda Archiviazione automatica scegliere le opzioni desiderate.

Al primo avvio di Outlook l'archiviazione automatica è attivata per impostazione predefinita e viene eseguita ogni 14 giorni. È possibile modificare la frequenza con cui viene eseguita l'archiviazione automatica, specificare il file di dati di Outlook (con estensione pst) in cui memorizzare gli elementi archiviati e specificare quando archiviare automaticamente gli elementi delle cartelle di Outlook.

  1. Selezionare Strumenti > Opzioni e quindi selezionare la scheda Altro.

  2. Selezionare Archiviazione automatica.

    Impostazioni di archiviazione automatica nella finestra di dialogo Opzioni

  3. Selezionare la casella di controllo Archivia automaticamente ogni n giorni e quindi specificare la frequenza con cui eseguire l'archiviazione automatica.

  4. Selezionare le opzioni desiderate.

    • Archivia automaticamente ogni   Specificare la frequenza con cui si vuole eseguire l'archiviazione automatica. L'archiviazione simultanea di molti elementi può rallentare le prestazioni del computer. Per questo motivo, è consigliabile specificare un periodo di tempo che consenta di abbreviare il processo di archiviazione automatica. Determinare il numero di elementi normalmente ricevuto in un periodo di tempo specifico e modificare l'intervallo di tempo di conseguenza. Avvisa prima di archiviare automaticamente    Scegliere questa opzione se si vuole che il sistema mostri un promemoria prima di iniziare l'archiviazione automatica degli elementi di Outlook. Quando viene visualizzato il messaggio, è possibile fare clic su No per annullare la sessione di archiviazione automatica.

    • Elimina gli elementi scaduti (solo cartelle posta elettronica)   Questa opzione non è selezionata per impostazione predefinita. È possibile scegliere di eliminare i messaggi di posta elettronica allo scadere del relativo periodo di aging. Il periodo predefinito per gli elementi delle cartelle Bozze e Posta in arrivo è 6 mesi, mentre per la cartella Posta inviata è 3 mesi. È comunque possibile modificare tali periodi usando l'opzione Elimina gli elementi dopo.

    • Archivia o elimina i vecchi elementi   Selezionare questa opzione se si vogliono eliminare automaticamente alcuni o tutti gli elementi alla scadenza. Questa opzione attiva altre opzioni che consentono di specificare gli elementi da archiviare e quelli da eliminare al termine del periodo di aging. Selezionare quindi le ulteriori impostazioni da applicare sia all'archiviazione che all'eliminazione.

      Nota: Nella finestra di dialogo Archiviazione automatica il termine "cartelle" si riferisce alle principali aree di funzionalità di Outlook, ad esempio le cartelle Calendario e Attività, e alle singole cartelle di posta elettronica. Gli elementi del calendario e delle attività vengono infatti archiviati rispettivamente nelle cartelle Calendario e Attività.

    • Mostra cartella archivi nell'elenco delle cartelle   Selezionare questa opzione se si vogliono visualizzare le cartelle di archivio insieme alle altre cartelle di lavoro nel riquadro di spostamento. Nella cartella di archivioprincipale è possibile aprire le sottocartelle e visualizzare gli elementi archiviati. Durante la visualizzazione degli elementi archiviati è possibile verificare che siano stati archiviati gli elementi corretti, oltre che trascinare nelle cartelle di lavoro gli elementi che è necessario recuperare.

    • Elimina gli elementi dopo    Specificare l'impostazione predefinita per l'intervallo di tempo, espresso in giorni, settimane o mesi, dopo il quale si vuole che gli elementi vengano archiviati. Si può impostare un periodo compreso tra un giorno e un massimo di 60 mesi. In questo contesto per eliminazione non si intende la rimozione degli elementi ma la loro archiviazione, a meno che per le cartelle non sia stata specificata l'effettiva eliminazione in un'altra area della finestra.

    • Sposta i vecchi elementi in    L'impostazione predefinita per questo percorso è diversa a seconda che il computer in uso esegua Microsoft Windows Vista o Windows XP.

      Windows Vista: C:\Utenti\nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP: C:\Documents and Settings\utente \Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Se si vuole impostare un'altra destinazione per gli elementi archiviati, è possibile individuare e selezionare un percorso diverso. Gli elementi verranno spostati in quel percorso allo scadere del periodo di aging.

      Nota: Gli elementi archiviati nel percorso personalizzato non verranno eliminati a meno che l'utente non apra le cartelle e li elimini manualmente.

    • Elimina permanentemente i vecchi elementi   Questa opzione elimina immediatamente gli elementi scaduti anziché spostarli nel percorso predefinito, in un'altra cartella specificata dall'utente o nella cartella Posta eliminata.

    • Applica ora a tutte le cartelle    Questo pulsante applica a tutte le cartelle le impostazioni di archiviazione automatica, incluse le modifiche apportate. Per specificare impostazioni diverse per una o più cartelle, non usare questo pulsante, ma seguire le istruzioni sotto di esso, che illustrano come specificare le impostazioni per le singole cartelle. Queste istruzioni sono incluse anche nella sezione "Modificare le impostazioni di archiviazione automatica per una singola cartella". Le modifiche apportate a cartelle specifiche vengono applicate solo a tali cartelle.

    • Informazioni sui criteri di conservazione    All'interno dell'organizzazione un amministratore di sistema può impostare criteri di conservazione che determinano i tempi e le modalità di archiviazione automatica degli elementi della cassetta postale. È possibile visualizzare i criteri usando questo pulsante, ma per modificarli è necessario avere le autorizzazioni appropriate.

  5. Fare clic su OK.

Modifica delle impostazioni di archiviazione automatica per una singola cartella

  1. Nell'elenco delle cartelle visualizzato nel Riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da modificare e quindi scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla scheda Archiviazione automatica.

  3. Selezionare le opzioni desiderate.

    Nota: Per altre informazioni sulle impostazioni, vedere il passaggio 4 nella precedente sezione su come rivedere o modificare le impostazioni predefinite di archiviazione automatica.

  4. Fare clic su OK.

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