Aprire un foglio dati vuoto

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Questo articolo spiega come aprire un nuovo foglio dati in Microsoft Office Access 2007. L'articolo spiega anche come usare la progettazione in modalità Browse, una nuova caratteristica che consente di progettare visivamente gran parte di un foglio dati senza usare Progettazione tabelle.

In questo articolo

Informazioni sull'apertura di un foglio dati vuoto

Creare un foglio dati vuoto in un nuovo database

Aggiungere un foglio dati vuoto a un database esistente

Aggiungere un foglio dati basato su modelli a un database esistente

Impostare i tipi di dati Oggetto OLE o Allegato

Aggiungere un campo di ricerca a un foglio dati

Correlare il nuovo foglio dati al resto del database

Modificare il tipo di dati di un campo

Gestire i campi in un foglio dati

Come Access assegna i tipi di dati quando si immettono informazioni manualmente

Come Access assegna i tipi di dati quando si incollano informazioni

Informazioni sull'apertura di un foglio dati vuoto

Un foglio dati è la rappresentazione visiva dei dati contenuti in una tabella o dei risultati restituiti da una query. I fogli dati sono analoghi ai fogli di lavoro di Microsoft Office Excel 2007, ma offrono in certi casi funzionalità diverse. È, ad esempio, possibile in genere aggiungere un solo record in ogni campo di un foglio dati ed è in genere necessario immettere un tipo di dati specifico in un determinato campo, ad esempio valori di data e ora oppure di tipo Sì/No. Possono anche essere imposti limiti alle dimensioni o alla lunghezza dei dati di un campo, il che non avviene in Office Excel 2007 per impostazione predefinita. In alcuni campi di testo è, ad esempio, possibile immettere un massimo di 256 caratteri.

Nuove caratteristiche dei fogli dati

Office Access 2007 semplifica il processo di creazione di una tabella. Ora è possibile aprire un foglio dati vuoto (una tabella) ed eseguire la maggior parte delle attività di progettazione che nelle versioni precedenti sono possibili solo usando Progettazione tabelle. Dopo avere creato un nuovo foglio dati,ad esempio, è possibile impostare il tipo di dati per la maggior parte dei campi della nuova tabella immettendo manualmente i dati oppure incollandoli campi. Se, ad esempio, si immette una data in un campo vuoto, Access imposta il tipo di dati Data/ora per tale campo. Se si immette testo, ad esempio un nome, Access applica invece al campo il tipo di dati Testo e così via.

È anche possibile impostare o modificare i nomi dei campi senza usare Progettazione tabelle e aggiungere nuovi campi immettendo il testo nella colonna vuota a destra o a sinistra della griglia, a seconda delle impostazioni della lingua. È anche possibile usare attributi di formattazione, ad esempio Grassetto e Corsivo per aggiungere i formati di visualizzazione ai campi. Nelle versioni precedenti questa attività può essere eseguita solo in Progettazione tabelle.

Nota : infine, anche se in Access la creazione di una tabella è più rapida e veloce, è comunque necessario che le tabelle siano conformi alle regole di progettazione dei database.

Per ulteriori informazioni sulle regole, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database.

Processo di apertura di un foglio dati vuoto

Quando si apre un foglio dati vuoto, si aggiunge una nuova tabella vuota al database. Non è possibile aprire un foglio dati vuoto senza creare una nuova tabella. Una volta che Access ha caricato il nuovo foglio dati, si seguono questi passaggi generali:

  • È possibile immettere un nome per ogni campo oppure accettare i nomi predefiniti indicati da Access.

  • È possibile immettere manualmente dati nei campi oppure incollarli. Non è più necessario impostare prima un tipo di dati per ogni campo, perché Access imposta un tipo di dati in base alla tipologia di dati immessi. Se, ad esempio, si immette un nome nel primo campo della tabella, Access imposta tale campo sul tipo di dati Testo. Se si immette una data nel campo successivo, Access lo imposta sul tipo di dati Data/ora e così via. Per altre informazioni sui tipi di dati che Access imposta in base ai dati immessi, vedere Come Access assegna i tipi di dati quando si immettono informazioni manualmente e Come Access assegna i tipi di dati quando si incollano informazioni, più avanti in questo articolo.

    Nota : Alcuni tipi di dati non possono essere impostati per un campo semplicemente incollando i dati. Ad esempio, non è possibile impostare i tipi di dati Allegato o Oggetto OLE incollando un file in un campo vuoto né creare un campo di ricerca incollando un elenco di dati in un campo. Per altre informazioni sull'uso di tali tipi di dati, vedere le sezioni Impostare i tipi di dati OLE o Allegato e Aggiungere un campo di ricerca a un foglio dati, più avanti in questo articolo.

  • Se risulta successivamente necessario modificare il tipo di dati impostato per un campo, è possibile usare gli appositi strumenti disponibili in Access.

Come le regole per la struttura influiscono sui fogli dati

Quando si apre un foglio dati e si inizia a immettere le informazioni, tenere presente che i database relazionali sono conformi a un set di regole di struttura che è necessario seguire per creare i fogli dati. Le regole garantiscono il funzionamento corretto dei database e il recupero dei dati desiderati da un database. Tali regole non vengono descritte in questo articolo.

Se non ha familiarità con le regole di progettazione di database, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database.

Come Access aggiunge una chiave primaria ai nuovi fogli dati

Per impostazione predefinita, Access crea un campo chiave primaria denominato "ID" per tutti i nuovi fogli dati e imposta il tipo di dati per il campo su Numerazione automatica. Sempre per impostazione predefinita, Access nasconde il campo ID dalla visualizzazione Foglio dati, ma è possibile visualizzarlo in qualsiasi momento facendo clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi intestazione di colonna, scegliendo Scopri colonne e quindi usando la finestra di dialogo Scopri colonne per visualizzare il campo nascosto. Questa figura illustra la finestra di dialogo Scopri colonne per una nuova tabella:

finestra di dialogo scopri colonne

È anche possibile visualizzare il campo ID e qualsiasi altro campo nascosto aprendo la tabella in visualizzazione Struttura oppure visualizzando l'elenco dei campi della tabella nel riquadro Elenco campi. Per altre informazioni sull'uso del riquadro attività, vedere la sezione Correlare il nuovo foglio dati al resto del database, più avanti in questo articolo.

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Creare un foglio dati vuoto in un nuovo database

Se è necessario creare un database semplice, ad esempio un elenco di contatti, è possibile creare un nuovo database con un foglio dati vuoto Office Access 2007 rende il processo più semplice e rapido rispetto alle versioni precedenti perché non è più necessario usare la visualizzazione Struttura per creare la nuova tabella. Tenere presente che è possibile usare la visualizzazione Foglio dati per eseguire tutte le attività di strutturazione delle tabelle, tranne la creazione di un campo di ricerca. Per altre informazioni su come aggiungere un campo di ricerca a una tabella, vedere la sezione, Aggiungere un campo di ricerca a un foglio dati, più avanti in questo articolo.

Creare una nuova tabella in un nuovo database

  1. Avviare Access e nella pagina Introduzione a Microsoft Access fare clic su Database vuoto in Nuovo database vuoto.

  2. In Database vuoto nella casella Nome file immettere un nome per il nuovo database. Per modificare il percorso del nuovo database, fare clic sull'icona della cartella. Al termine fare clic su Crea.

    Access crea il nuovo database e apre una tabella denominata Tabella1 in visualizzazione Foglio dati, come la seguente:

    Nuova tabella vuota in un nuovo database

  3. Nel foglio dati fare doppio clic sull'intestazione della prima colonna, ovvero la cella colorata con l'indicazione Aggiungi nuovo campo, e immettere un nome per il campo.

  4. Fare clic sull'intestazione di colonna successiva oppure usare i tasti di direzione per attivare l'intestazione successiva e quindi immettere un nome per tale campo. Ripetere questo processo per denominare tutti i campi della tabella.

  5. Nella prima cella vuota sotto il nome di un campo immettere i dati appropriati.

    Access usa i dati immessi per impostare un tipo di dati per il campo. Se, ad esempio, si immette una data, Access imposta il campo sul tipo di dati Data/ora.

    Importante : Tenere presente che un campo deve contenere un solo tipo di dati. Ad esempio, un campo data non deve contenere nomi di clienti e un campo prezzi non deve contenere numeri di telefono.

    Per altre informazioni sui tipi di dati che Access imposta in base ai dati immessi, vedere Come Access assegna i tipi di dati quando si immettono informazioni manualmente e Come Access assegna i tipi di dati quando si incollano informazioni, più avanti in questo articolo.

  6. Fare clic su Salva.

    Scelta rapida da tastiera: premere MAIUSC+F12.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

  7. Nel campo Nome tabella immettere un nome per la nuova tabella e fare clic su OK.

    Note : 

    • Quando Access crea la tabella, aggiunge un campo chiave primaria denominato ID e imposta il tipo di dati per il campo su Numerazione automatica. Access nasconde anche il campo per impostazione predefinita. Per visualizzarlo, fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi intestazione di colonna, scegliere Scopri colonne e quindi usare la finestra di dialogo Scopri colonne per visualizzare la colonna.

      Oppure

      Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento per la tabella e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

    • È possibile modificare o rimuovere la chiave primaria solo aprendo la tabella in visualizzazione struttura. Per informazioni su tale operazione, vedere l'articolo Aggiungere, impostare, modificare o rimuovere la chiave primaria.

    • Se si ha familiarità con struttura del database e perché è necessario chiavi primarie e i nuovi utenti di Access, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database.

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Aggiungere un foglio dati vuoto a un database esistente

Quando si aggiunge un nuovo foglio dati (una tabella) a un database esistente, la nuova tabella rimane indipendente finché non la si correla alle tabelle esistenti. Si supponga ad esempio di dovere tenere traccia degli ordini effettuati da una camera di commercio e che a tale scopo si aggiunga una tabella denominata Contatti istituzionali a un database delle vendite. Per usufruire dei vantaggi offerti da un database relazionale, ad esempio la possibilità di cercare gli ordini effettuati da un determinato contatto, è necessario creare una relazione tra la nuova tabella e le tabelle contenenti i dati degli ordini.

Per ulteriori informazioni sulle relazioni di progettazione e una tabella di database, vedere gli articoli Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database e creare, modificare o eliminare una relazione.

Tenere anche presente che, per aggiungere manualmente i campi di tipo Allegato o Oggetto OLE alla nuova tabella, è necessario usare l'elenco Tipo di dati (nella scheda Foglio dati, nel gruppo Tipo di dati e formattazione) o Progettazione tabelle. I passaggi descritti nella sezione Impostare i tipi di dati Oggetto OLE o Allegato, più avanti in questo articolo illustrano come aggiungere tali tipi di campi.

Aggiungere un foglio dati a un database

  1. Aprire il database che si vuole modificare.

  2. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.

    immagine della barra multifunzione di access

    Access aggiunge una nuova tabella vuota e la apre in visualizzazione Foglio dati.

    Nuovo foglio dati aggiunto a un database esistente

  3. Nel foglio dati fare doppio clic sull'intestazione della prima colonna, ovvero la cella colorata con l'indicazione Aggiungi nuovo campo, e immettere un nome per il campo.

  4. Fare clic sul campo successivo oppure usare i tasti di direzione per attivare il campo successivo e immettere un nome per tale campo. Ripetere questo processo per denominare tutti i campi della tabella.

  5. Nella prima cella vuota sotto il nome di un campo immettere i dati appropriati.

    Access usa i dati immessi per impostare un tipo di dati per il campo. Se, ad esempio, si immette una data, Access imposta il campo sul tipo di dati Data/ora.

    Per altre informazioni sui tipi di dati che Access imposta in base ai dati immessi, vedere Come Access assegna i tipi di dati quando si immettono informazioni manualmente.

  6. Fare clic su Salva.

    Scelta rapida da tastiera: premere MAIUSC+F12.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

  7. Nel campo Nome tabella immettere un nome per la nuova tabella e fare clic su OK.

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Aggiungere un foglio dati basato su modelli a un database esistente

Oltre alle tabelle vuote, Office Access 2007 include un set di tabelle basate su modelli. Ogni tabella basata su modelli corrisponde ai modelli di database inclusi in Office Access 2007. Ad esempio, è possibile aggiungere una tabella progettata per accettare dati di tipo Bene, Contatto o Problema. Le tabelle basate su modelli sono un modo per creare database di piccole dimensioni in minor tempo, perché non è necessario assegnare i nomi ai campi e impostare i tipi di dati.

Tenere presente che è possibile aggiungere una tabella basata su modelli solo a un database esistente

Aggiungere una tabella basata su modelli a un database

  1. Aprire il database che si vuole modificare.

  2. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Modelli di tabella, quindi selezionare dall'elenco uno dei modelli disponibili.

    immagine della barra multifunzione di access

    Access apre la nuova tabella in visualizzazione Foglio dati. Ogni campo della nuova tabella contiene un nome e un tipo di dati ed è possibile immettere subito le informazioni senza eseguire altre operazioni.

  3. Immettere i propri dati.

  4. Fare clic su Salva.

    Scelta rapida da tastiera: premere MAIUSC+F12.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

  5. Nel campo Nome tabella immettere un nome per la nuova tabella e fare clic su OK.

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Impostare i tipi di dati Oggetto OLE o Allegato

Quando si usa la visualizzazione Foglio dati per creare una nuova tabella, è possibile impostare la maggior parte dei tipi di dati immettendo alcuni dati nella prima riga di un campo. Non è tuttavia possibile usare tale metodo per impostare i tipi di dati Allegato e Oggetto OLE. Questi ultimi devono essere impostati manualmente usando l'elenco Imposta tipo di dati nella scheda Foglio dati o usando Progettazione tabelle. I passaggi di questa sezione spiegano come usare entrambi metodi per impostare i tipi di dati.

Usare l'elenco Imposta tipo di dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera modificare.

    La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Selezionare un nuovo campo.

    Per impostazione predefinita, i nuovi campi si trovano a destra o a sinistra del foglio dati, a seconda delle impostazioni internazionali e della lingua di Windows, con l'intestazione Aggiungi nuovo campo.

    Nuovo campo in un foglio dati

    Nota : È necessario selezionare un nuovo campo. Non è possibile sostituire il tipo di dati di un campo esistente con i tipi Allegato o Oggetto OLE.

  3. Se si sta aggiungendo un campo Oggetto OLE, fare doppio clic sulla riga di intestazione e digitare un nome per il campo. In caso contrario, continuare con il passaggio successivo perché, quando si aggiunge un campo Allegato, Access sostituisce la riga di intestazione con un'icona graffetta.

  4. Fare clic sulla prima riga di dati vuota sotto l'intestazione.

  5. Nel gruppo Tipo di dati e formattazione della scheda Foglio dati fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Tipo di dati (l'elenco nella parte superiore del gruppo) e selezionare Oggetto OLE o Allegato.

    Elenco dei tipi di dati

    Se si seleziona il tipo di dati Allegato, Access imposta la riga di intestazione sulla visualizzazione dell'icona graffetta, nel modo seguente: Nuovo campo di tabella impostato sul tipo di dati Allegato

  6. Salvare le modifiche apportate.

  7. Per aggiungere dati al nuovo campo, fare doppio clic sulla prima riga vuota e usare la finestra di dialogo Allegati per trovare i dati.

    Per altre informazioni su come allegare file al database, vedere l'articolo Allegare file ed elementi grafici ai record nel database.

Usare la visualizzazione Struttura di una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera modificare e scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Nella colonna Nome campo selezionare una riga vuota e immettere un nome per il nuovo campo.

    Nota : È necessario selezionare un nuovo campo. Non è possibile sostituire il tipo di dati di un campo esistente con i tipi Allegato o Oggetto OLE.

  3. Nella colonna Tipo di dati fare clic sulla freccia in giù accanto al nuovo nome di campo e selezionare Oggetto OLE o Allegato dall'elenco.

  4. Salvare le modifiche apportate.

Per informazioni su come allegare file ai record del foglio dati, vedere l'articolo Allegare file ed elementi grafici ai record nel database.

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Aggiungere un campo di ricerca a un foglio dati

Un campo di ricerca è l'altra caratteristica che è necessario impostare manualmente per un nuovo foglio dati. Un campo di ricerca visualizza un set di valori in forma di elenco. Gli elenchi a discesa in cui è possibile selezionare elementi in un database di Access sono in genere elenchi di ricerca. È possibile creare due tipi di elenchi di ricerca.

  • Elenchi basati su tabelle    che usano query per recuperare valori da altre tabelle. La query si trova nella tabella sottostante del nuovo foglio dati. Si creano elenchi basati su tabelle quando è necessario usare valori che si trovano in altri elementi del database. Si supponga, ad esempio, di gestire un database di segnalazioni di problemi al supporto tecnico. Le informazioni relative ai problemi si trovano in una tabella, mentre l'elenco delle persone che se ne occupano si trova in un'altra e i dati di quest'ultima vengono modificati di frequente. Usando un elenco basato su tabelle, non è necessario immettere manualmente un lungo elenco di nomi ed è possibile avere sempre i dati più aggiornati. È possibile popolare un elenco basato su tabelle usando i dati memorizzati in una tabella oppure quelli restituiti da un'altra query.

  • Elenchi basati su valori    che sono elenchi relativamente brevi di elementi che si usano in un'unica posizione in un database. Se, ad esempio, si usa Access per archiviare e gestire le informazioni sui beni mobili della società, è possibile creare un campo di ricerca denominato Condizioni (o simile) e consentire agli utenti di scegliere un valore in tale elenco, ad esempio Ottime, Buone, Discrete e così via. Si creano elenchi di valori immettendo un elenco di elementi direttamente nella tabella sottostante del nuovo foglio dati.

Quando si aggiunge un elenco di ricerca basate su tabella per il nuovo foglio dati, Access crea una relazione tra tabella sottostante del nuovo foglio dati e la tabella da cui il campo di ricerca recupera i dati. Il campo di ricerca risultante diventa anche una chiave esterna, ovvero una colonna cui valori corrispondono ai valori di chiave primaria in altra tabella. Se si ha familiarità con Access e si desiderano maggiori informazioni sulle relazioni, le chiavi primarie e chiavi esterne, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database.

Infine, è possibile aggiungere un elenco di ricerca basato su tabelle o su valori usando una procedura guidata o creandolo manualmente in Progettazione tabelle. La procedura guidata offre il metodo più rapido e semplice per creare un campo di ricerca. I passaggi inclusi in questa sezione illustrano quindi come usare tale metodo.

Aggiungere un campo di ricerca nella visualizzazione Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera modificare.

    La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati fare clic su Colonna ricerca.

    Verrà avviata la Ricerca guidata.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Creare un elenco basato su tabelle    

      1. Selezionare Ricerca valori in una tabella o query da parte della colonna di ricerca e quindi fare clic su Avanti.

      2. In Visualizza selezionare un'opzione, selezionare una tabella o una query nell'elenco risultante e quindi fare clic su Avanti.

        Ad esempio, per usare i valori di una tabella nel campo di ricerca, fare clic su Tabelle. Per usare una query, fare clic su Query. Per visualizzare un elenco di tutte le tabelle e le query nel database, fare clic su Entrambe.

      3. Spostare i campi che si vuole visualizzare nell'elenco di ricerca dal riquadro Campi disponibili al riquadro Campi selezionati e quindi fare clic su Avanti.

      4. Scegliere eventualmente una o più opzioni di ordinamento per i campi selezionati nel passaggio precedente e quindi fare clic su Avanti.

      5. Modificare, se necessario, la larghezza di ogni colonna nell'elenco di ricerca e quindi fare clic su Avanti.

      6. In Scegliere l'etichetta da utilizzare per la colonna Ricerca è anche possibile immettere un nome nella casella di testo.

      7. Selezionare facoltativamente la casella di controllo Consenti più valori.

        La selezione di questa opzione consente di selezionare e archiviare più di un elemento dell'elenco.

      8. Fare clic su Fine. Se Access chiede di salvare la tabella, fare clic su .

        Access aggiunge la query di ricerca alla nuova tabella. Per impostazione predefinita, la query recupera i campi specificati, Oltre ai valori di chiave primaria per la tabella di origine. Access imposta quindi il tipo di dati per il campo di ricerca in modo che corrisponda al tipo di dati impostato per il campo chiave primaria della tabella di origine. Se, ad esempio, il campo chiave primaria della tabella di origine usa il tipo di dati Numerazione automatica, Access imposta il tipo di dati per il campo di ricerca su tipo di dati Numero.

      9. Tornare alla visualizzazione Foglio dati, passare al campo di ricerca e selezionare un elemento nell'elenco.

    • Creare un elenco basato su valori    

      1. Fare clic su Immissione personalizzata e quindi su Avanti.

      2. Nella casella Numero di colonne immettere il numero di colonne che si vuole visualizzare nell'elenco e quindi passare alla prima cella vuota e immettere un valore.

        Quando si immette il primo valore, viene visualizzata un'altra cella vuota sotto la cella corrente.

      3. Dopo avere immesso il primo valore, usare TAB o il tasto freccia GIÙ per spostare lo stato attivo sulla cella successiva e quindi immettere un secondo valore.

      4. Ripetere i passaggi 2 e 3 per finire di creare l'elenco e quindi fare clic su Avanti.

      5. È eventualmente possibile immettere un nome per il nuovo campo e quindi fare clic su Fine.

Aggiungere un campo di ricerca nella visualizzazione Struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella sottostante del nuovo foglio dati e scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Selezionare il campo che si vuole convertire.

    Oppure

    Selezionare una riga vuota e nella colonna Nome campo immettere un nome per il nuovo campo.

  3. Nella colonna Tipo dati fare clic sulla freccia in giù e selezionare Ricerca guidata.

    Verrà visualizzata la Ricerca guidata.

  4. Seguire i passaggi della sezione precedente per usare la procedura guidata.

Quando si crea un campo di ricerca, è possibile usare una nuova caratteristica denominata elenco multivalore. Per altre informazioni sugli elenchi multivalore e la tecnologia su cui si basano (una caratteristica denominata campi multivalore), vedere gli articoli Aggiungere o modificare un campo di ricerca che consente di memorizzare valori multipli, Introduzione ai campi multivaloree Usare un elenco per la memorizzazione di valori multipli.

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Correlare il nuovo foglio dati al resto del database

Per impostazione predefinita, le informazioni in un nuovo foglio dati rimangono isolate dalle altre informazioni del database finché non si crea almeno una relazione tra la tabella sottostante del foglio dati e le altre tabelle del database. Office Access 2007 semplifica il processo di creazione delle relazioni, perché ora è possibile trascinare i campi da un riquadro attività in un foglio dati aperto.

È possibile creare due tipi di relazioni usando la nuova tecnica.

  • Aggiungere un campo chiave esterna alla tabella sottostante del nuovo foglio dati. In questo modo il nuovo foglio dati viene inserito nel lato molti di una relazione uno-a-molti.

  • Condividere i valori di chiave primaria del nuovo foglio dati con un'altra tabella. In questo modo il nuovo foglio dati viene inserito nel lato "uno" di una relazione uno-a-molti.

Indipendentemente dal tipo di relazione definita, per creare un campo di ricerca basato su tabelle si usa la Ricerca guidata. I passaggi seguenti illustrano come creare entrambi i tipi di relazioni.

Importante    È necessario avere una certa familiarità con la progettazione dei database per creare le relazioni tra tabelle in modo corretto.

Per ulteriori informazioni sulla struttura del database e le relazioni, vedere gli articoli Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database, aggiungere, impostare, modificare o rimuovere la chiave primaria, Guida alle relazioni tra tabelle e creare, modificare o eliminare una relazione.

Aggiungere un campo chiave esterna al nuovo foglio dati

  1. Se necessario, aprire il nuovo foglio dati in visualizzazione Foglio dati. A questo scopo, nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella.

  2. Nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati fare clic su Aggiungi campi esistenti.

    Verrà visualizzato il riquadro Elenco campi in cui verranno elencate le altre tabelle del database.

  3. Espandere la voce per la tabella che si vuole usare.

  4. Trascinare il campo chiave primaria da Elenco campi al foglio dati aperto e rilasciarlo tra due campi esistenti nel foglio dati. Il cursore del mouse diventa un cursore a I quando si seleziona un punto di rilascio valido.

    trascinamento di un campo dall'elenco dei campi e rilascio tra due colonne

    Dopo avere rilasciato il nuovo campo, verrà avviata la Ricerca guidata.

  5. Continuare con il set successivo di passaggi per completare il processo.

Usare la Ricerca guidata per creare la relazione

  1. Spostare i campi che si vuole visualizzare nell'elenco di ricerca dal riquadro Campi disponibili al riquadro Campi selezionati e quindi fare clic su Avanti.

  2. Scegliere eventualmente una o più opzioni di ordinamento per i campi selezionati nel passaggio precedente e quindi fare clic su Avanti.

  3. Modificare, se necessario, la larghezza di ogni colonna nell'elenco di ricerca e quindi fare clic su Avanti.

  4. In Scegliere l'etichetta da utilizzare per la colonna Ricerca è anche possibile immettere un nome nella casella di testo.

  5. Selezionare facoltativamente la casella di controllo Consenti più valori.

    La selezione di questa opzione consente di selezionare e archiviare più di un elemento dell'elenco.

  6. Fare clic su Fine. Se Access chiede di salvare la tabella, fare clic su .

    Access aggiunge la query di ricerca alla nuova tabella. Per impostazione predefinita, la query recupera i campi specificati, Oltre ai valori di chiave primaria per la tabella di origine. Access imposta quindi il tipo di dati per il campo di ricerca in modo che corrisponda al tipo di dati impostato per il campo chiave primaria della tabella di origine. Se, ad esempio, il campo chiave primaria della tabella di origine usa il tipo di dati Numerazione automatica, Access imposta il tipo di dati per il campo di ricerca su tipo di dati Numero.

Aggiungere la chiave primaria dal nuovo foglio dati in un'altra tabella

  1. Se il nuovo foglio dati è aperto, chiuderlo.

  2. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella alla quale si vuole aggiungere la nuova chiave esterna.

  3. Nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati fare clic su Aggiungi campi esistenti.

    Verrà visualizzato il riquadro Elenco campi in cui verranno elencate le altre tabelle del database, incluso il nuovo foglio dati.

  4. Nel riquadro attività fare clic sul segno più accanto alla voce del nuovo foglio dati, trascinare il campo chiave primaria il cui nome predefinito è ID dal riquadro attività al foglio dati aperto e rilasciarlo nella posizione desiderata.

    Per impostazione predefinita, è necessario rilasciare il nuovo campo tra due campi esistenti del foglio dati. Il cursore del mouse diventa un cursore a I quando si seleziona un punto di rilascio valido.

    trascinamento di un campo dall'elenco dei campi e rilascio tra due colonne

    Dopo avere rilasciato il nuovo campo, verrà avviata la Ricerca guidata.

  5. Seguire i passaggi precedenti per completare la Ricerca guidata.

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Modificare il tipo di dati di un campo

Quando si crea una tabella nella visualizzazione Foglio dati, è possibile che Access selezioni il tipo di dati errato per i dati immessi. Se, ad esempio, si immettono solo le prime cinque cifre di un codice postale statunitense, Access applica il tipo di dati numerico al campo, il che impedirà l'immissione di codici postali di altri paesi. Per risolvere questo tipo di problema, è possibile modificare il tipo di dati per il campo.

Access offre due modi per modificare un tipo di dati. È possibile usare i comandi nella scheda Foglio dati oppure Progettazione tabelle. I passaggi seguenti spiegano come usare entrambe le tecniche.

Importante    La modifica dei tipi di dati può causare l'eliminazione di dati esistenti in Access. Se, ad esempio, si sostituisce un campo di testo con il tipo di dati Numero e il campo contiene sia lettere che numeri, Access elimina i dati esistenti perché non è possibile eseguire calcoli su caratteri di testo.

Usare i comandi della barra multifunzione per modificare un tipo di dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera modificare.

    La tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Selezionare il campo che si desidera modificare.

  3. Nella parte superiore del gruppo Tipo di dati e formattazione della scheda Foglio dati selezionare un'opzione nell'elenco Imposta tipo di dati.

    La barra multifunzione fa parte dell'interfaccia utente Microsoft Office Fluent.

  4. Se Access chiede di confermare la modifica e si è certi di volerla applicare, fare clic su .

  5. Salvare le modifiche apportate.

Usare Progettazione tabelle per modificare un tipo di dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera modificare e scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla colonna Tipo dati e selezionare un nuovo tipo di dati.

  3. Se Access chiede di confermare la modifica e si è certi di volerla applicare, fare clic su .

  4. Salvare le modifiche apportate.

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Gestire i campi in un foglio dati

È possibile eseguire numerose attività di gestione tabelle facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla riga di intestazione e scegliendo un comando dal menu di scelta rapida. È possibile, ad esempio, inserire un campo in una determinata posizione, eliminare o rinominare un campo, visualizzare o nascondere una colonna e avviare la Ricerca guidata e convertire una colonna in un campo di ricerca.

Usare i comandi del menu di scelta rapida

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna e scegliere un comando dal menu di scelta rapida.

    Questa figura illustra il menu di scelta rapida:

    Menu di scelta rapida del campo di tabella

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Come Access assegna i tipi di dati quando si immettono informazioni manualmente

Quando si crea un foglio dati vuoto, Access assegna un tipo di dati a ogni campo quando si immettono per la prima volta i dati nel campo. La tabella seguente elenca i diversi tipi di dati che è possibile immettere e il tipo di dati che Access applica a ognuno.

Nota : Non è possibile impostare i tipi di dati Allegato e Oggetto OLE immettendo i dati in un campo vuoto. Per informazioni su come impostare tali tipi di dati, vedere Impostare i tipi di dati Oggetto OLE o Allegato più indietro in questo documento.

Se si digita:

Office Access 2007 crea un campo con il tipo di dati:

Luca

Testo

Un blocco di testo o di testo e numeri contenente più di 256 caratteri.

Memo.

Nota : Per abilitare la formattazione RTF, non è possibile usare la progettazione in modalità Browse. Per informazione sull'abilitazione della formattazione RTF, vedere l'articolo Immettere o modificare dati in un controllo o in una colonna che supporta il formato RTF.

http://www.contoso.com

Access riconosce i protocolli Internet seguenti: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Nota : Perché Access riconosca il protocollo e imposti il tipo di dati Collegamento ipertestuale, è necessario far seguire il protocollo da un carattere diverso da uno spazio vuoto.

Collegamento ipertestuale

50000

Numerico, Intero lungo

50.000

Numerico, Intero lungo

50.000,99

Numerico, Double

50000,389

Numerico, Double

31/12/2006

La formattazione dei dati di tipo Data/ora in Access dipende dai formati di data e ora specificati in Opzioni internazionali e della lingua di Windows.

Come impostare o modificare queste opzioni

In Windows Vista    

  1. Fare clic sul pulsante Start icona del pulsante e quindi scegliere Pannello di controllo.

  2. Se nel Pannello di controllo si usa la visualizzazione predefinita, fare doppio clic su Orologio, lingua e opzioni internazionali.

    Oppure

    Nella visualizzazione classica fare doppio clic su

    Opzioni internazionali e della lingua.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  3. In Standard e formati fare clic su Personalizza.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali.

  4. Fare clic sulla scheda contenente le impostazioni che si vuole modificare e apportare le modifiche. Ad esempio, per modificare un formato numerico, anche parzialmente, fare clic sulla scheda Numeri e modificare le impostazioni desiderate. Per visualizzare le informazioni della Guida su un'opzione specifica, fare clic sul pulsante ?e quindi sull'opzione desiderata.

In Microsoft Windows XP (visualizzazione classica)    

  1. Nella barra delle applicazioni di Windows fare clic sul pulsante Start e quindi su Pannello di controllo.

  2. Nel Pannello di controllo fare doppio clic su Opzioni internazionali e della lingua.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  3. In Standard e formati fare clic su Personalizza.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali.

  4. Fare clic sulla scheda contenente le impostazioni che si vuole modificare e apportare le modifiche. Ad esempio, per modificare un formato numerico, anche parzialmente, fare clic sulla scheda Numeri e modificare le impostazioni desiderate. Per visualizzare le informazioni della Guida su un'opzione specifica, fare clic sul pulsante ?e quindi sull'opzione desiderata.

In Microsoft Windows XP (visualizzazione per categorie)

  1. Nella barra delle applicazioni di Windows fare clic sul pulsante Start e quindi su Pannello di controllo.

    Viene visualizzato il Pannello di controllo.

  2. Fare clic su Data, ora, lingua e opzioni internazionali.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  3. Fare clic su Modificare il formato di numeri, data e ora.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  4. In Standard e formati fare clic su Personalizza.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali.

  5. Fare clic sulla scheda contenente le impostazioni che si vuole modificare e apportare le modifiche. Ad esempio, per modificare un formato numerico, anche parzialmente, fare clic sulla scheda Numeri e modificare le impostazioni desiderate. Per visualizzare le informazioni della Guida su un'opzione specifica, fare clic sul pulsante ?e quindi sull'opzione desiderata.

Data/ora

31 dicembre 2006

Nota : Access non riconosce i nomi dei giorni (lunedì, martedì e così via) come input validi per la selezione del tipo di dati Data/ora. È necessario immettere il nome di un mese.

Data/ora

10:50:23

Data/ora

10.50

Data/ora

17.50

Data/ora

€ 12,50

Access riconosce i simboli di valuta specificati in Opzioni internazionali e della lingua di Windows.

Come impostare o modificare queste opzioni

In Windows Vista    

  1. Fare clic sul pulsante Start icona del pulsante e quindi scegliere Pannello di controllo.

  2. Se nel Pannello di controllo si usa la visualizzazione predefinita, fare doppio clic su Orologio, lingua e opzioni internazionali.

    Oppure

    Nella visualizzazione classica fare doppio clic su

    Opzioni internazionali e della lingua.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  3. Nella sezione Formato attuale della scheda Formati fare clic su Personalizza formato.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali.

  4. Fare clic sulla scheda Valuta e nell'elenco Simbolo valuta selezionare il simbolo che si vuole usare. Per visualizzare le informazioni della Guida su un'opzione specifica, fare clic sul pulsante ?e quindi sull'opzione desiderata.

In Microsoft Windows XP (visualizzazione classica)    

  1. Nella barra delle applicazioni di Windows fare clic sul pulsante Start e quindi su Pannello di controllo.

    Viene visualizzato il Pannello di controllo.

  2. Nel Pannello di controllo fare doppio clic su Opzioni internazionali e della lingua.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  3. In Standard e formati fare clic su Personalizza.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali.

  4. Fare clic sulla scheda Valuta e nell'elenco Simbolo valuta selezionare il simbolo che si vuole usare. Per visualizzare le informazioni della Guida su un'opzione specifica, fare clic sul pulsante ?e quindi sull'opzione desiderata.

In Microsoft Windows XP (visualizzazione per categorie)    

  1. Nella barra delle applicazioni di Windows fare clic sul pulsante Start e quindi su Pannello di controllo.

    Viene visualizzato il Pannello di controllo.

  2. Fare clic su Data, ora, lingua e opzioni internazionali.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  3. Fare clic su Modificare il formato di numeri, data e ora.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali e della lingua.

  4. In Standard e formati fare clic su Personalizza.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni internazionali.

  5. Fare clic sulla scheda Valuta e nell'elenco Simbolo valuta selezionare il simbolo che si vuole usare. Per visualizzare le informazioni della Guida su un'opzione specifica, fare clic sul pulsante ?e quindi sull'opzione desiderata.

Valuta

21,75

Numerico, Double

123,00%

Numerico, Double

3,46E+03

Numerico, Double

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Come Access assegna i tipi di dati quando si incollano informazioni

Quando si incollano dati in una nuova cartella di lavoro, è possibile incollare tipi di dati misti o incoerenti in uno o più campi, ad esempio diverse colonne di dati relativi ai contatti che includono codici postali di diversi paesi, ovvero un misto di record e numeri.

Quando si incollano i dati, Access elabora ogni record (ogni riga della colonna) e ne determina il tipo di dati, quindi cerca di scegliere un tipo di dati che consenta di archiviare tutte le informazioni senza perdite o troncamenti di record. A tale scopo, applica a volte un tipo di dati generico.

Questo elenco offre alcuni esempi di come Access sceglie i tipi di dati.

  • Quando Access trova tipi di dati misti, in genere imposta il tipo di dati Testo perché i campi di testo offrono la maggiore flessibilità.

  • Quando Access trova numeri con un simbolo di valuta, imposta il tipo di dati Numerico e rimuove il simbolo di valuta In questo modo saranno disponibili maggiori funzionalità di ordinamento e filtro e un maggior numero di funzioni di aggregazione. Per mantenere il simbolo di valuta, è possibile applicare un formato valuta al campo di tipo Numerico oppure convertire il campo in un tipo di dati Valuta.

  • Se si incollano dati con simboli di valuta diversi, Access applica al campo il tipo di dati Testo che consente di mantenere i simboli.

  • Se si incollano date e orari visualizzati in diversi formati, ad esempio 14/12/2005 e 14.12.2005, Access applica il tipo di dati Data/ora e il formato di data generico.

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