Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.
Le organizzazioni sono spesso soggette a normative di conformità, legali o di altro tipo, che richiedono la conservazione dei documenti per un certo periodo di tempo. Conservare i documenti più a lungo del necessario può tuttavia esporre l'organizzazione a rischi legali. Per questo motivo, l'organizzazione potrebbe aver creato criteri di eliminazione dei documenti per il sito, ad esempio per eliminare documenti aziendali generali cinque anni dopo la loro creazione.
A seconda dell'organizzazione, i criteri di eliminazione dei documenti possono essere dei tipi seguenti:
-
Obbligatorio Il proprietario del sito non è possibile rifiutare esplicitamente un criterio obbligatorio, viene automaticamente applicato al sito.
-
Predefinito I criteri predefiniti vengono applicati automaticamente a un sito, ma il proprietario del sito può:
-
Scegliere altri criteri, se disponibili.
-
Rifiutare esplicitamente i criteri, se non sono pertinenti per il contenuto del sito.
-
-
Né obbligatorio né predefinito In questo caso i criteri non vengono applicati automaticamente al sito e il proprietario del sito deve eseguire le azioni necessarie per l'applicazione.
I criteri di eliminazione dei documenti possono contenere più di una regola. Una regola potrebbe ad esempio definire l'eliminazione dei documenti dopo un anno dalla creazione, mentre un'altra regola potrebbe definire l'eliminazione dei documenti dopo un anno dall'ultima modifica. Se un criterio contiene più di una regola, è possibile selezionare la regola più appropriata per il sito. La regola di eliminazione verrà applicata a tutte le raccolte all'interno del sito. Solo un criterio e una regola alla volta possono essere attivi in un sito. Analogamente a quanto avviene con i criteri, anche una regola può essere impostata come predefinita, in modo che venga applicata automaticamente quando viene applicato il criterio corrispondente.
Infine, i criteri di eliminazione dei documenti vengono ereditati. Quando si seleziona un criterio o una regola per il sito, la selezione viene ereditata da tutti i siti secondari, anche se il proprietario di un sito secondario può interrompere l'ereditarietà selezionando una regola o un criterio diverso. Quando si seleziona un criterio o una regola, prendere in considerazione il contenuto di eventuali siti secondari all'interno del sito.
Visualizzare i criteri di eliminazione dei documenti disponibili in una raccolta siti
L'organizzazione può assegnare criteri diversi a raccolte siti diverse. A livello della raccolta siti, il proprietario di una raccolta può visualizzare tutti i criteri di eliminazione dei documenti disponibili per la raccolta. I criteri possono essere stati resi disponibili per il modello della raccolta siti (e di conseguenza per tutte le raccolte siti create da quel modello) oppure per una raccolta siti specifica.
-
Nell'angolo superiore destro del sito principale della raccolta siti scegliere Impostazioni [icona ingranaggio] > Impostazioni sito.
-
Selezionare Amministrazione raccolta siti > Criteri di eliminazione dei documenti.
Nota: Il collegamento ai Criteri di eliminazione documento non verrà visualizzata solo se sono stati assegnati criteri alla raccolta siti. Inoltre, il collegamento non viene visualizzata immediatamente dopo i criteri sono stati assegnati al sito, ovvero possono essere presenti fino a un ritardo di 24 ore da quando i criteri vengono assegnati quando viene visualizzato il collegamento di Criteri di eliminazione documenti.
-
In questa pagina è possibile visualizzare:
-
I criteri attualmente assegnati e le regole associate. Selezionare un criterio per visualizzare le regole nel riquadro destro.
-
Il criterio predefinito, se presente, con l'indicazione Sì nella colonna Predefinito.
-
Un messaggio sotto l'elenco, se è stato assegnato un criterio Obbligatorio.
-
Questo elenco è di sola visualizzazione e consente al proprietario della raccolta siti di vedere tutti i criteri e le regole disponibili. Per informazioni sull'applicazione dei criteri, vedere la sezione seguente.
Applicare o rimuovere criteri di eliminazione dei documenti per un sito
Il proprietario di un sito o di una raccolta siti può applicare o rifiutare esplicitamente i criteri creati dall'organizzazione.
-
Nell'angolo superiore sinistro del sito, scegliere Impostazioni [icona dell'ingranaggio] > Impostazioni sito.
-
Selezionare Amministrazione raccolta siti > Criteri di eliminazione dei documenti.
Nota: Il collegamento ai Criteri di eliminazione documento non verrà visualizzata solo se sono stati assegnati criteri alla raccolta siti. Inoltre, il collegamento non viene visualizzata immediatamente dopo i criteri sono stati assegnati al sito, ovvero possono essere presenti fino a un ritardo di 24 ore da quando i criteri vengono assegnati quando viene visualizzato il collegamento di Criteri di eliminazione documenti.
-
Eseguire una delle operazioni seguenti:
-
Per applicare un criterio, selezionare un criterio > selezionare una regola in cui i criteri > Salva.
Solo un criterio e una regola alla volta possono essere attivi in un sito. L'organizzazione può fornire diversi criteri e regole tra cui scegliere oppure un solo criterio o una sola regola.
-
Per rifiutare esplicitazione un criterio, scegliere esclusione: procedura per eliminare nota > Salva.
Il proprietario di un sito può rifiutare esplicitamente i criteri di eliminazione dei documenti se stabilisce che non sono applicabili al contenuto del sito. Non è tuttavia possibile rifiutare esplicitamente un criterio contrassegnato come Obbligatorio.
-
Override di altri criteri da parte dei criteri di eliminazione dei documenti
Un sito può usare altri criteri per la conservazione e l'eliminazione dei contenuti:
-
Criteri tipo di contenuto per la raccolta siti.
-
Criteri di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta.
Se si applica un criterio di eliminazione documento a un sito che utilizza già criteri tipo di contenuto o criteri di gestione delle informazioni per un elenco o raccolta, i criteri vengono ignorati mentre è attivo il criterio di eliminazione documento. Se gli altri criteri vengono ignorati, si verrà visualizzato il messaggio contenuto nel sito utilizza criteri di eliminazione documenti.
Questo significa che per un sito è consigliabile pianificare l'uso solo di criteri destinati a contenuti strutturati (criteri di gestione delle informazioni e criteri tipo di contenuto) o a contenuti non strutturati (criteri di eliminazione dei documenti) e non di entrambi i tipi. Se si rifiutano esplicitamente i criteri di eliminazione dei documenti, l'avviso non verrà visualizzato e continueranno a essere applicati gli altri tipi di criteri.
I criteri di eliminazione dei documenti non influiscono sui criteri del sito.
Determinare se i criteri tipo di contenuto vengono ignorati
Se il sito stava usando criteri tipo di contenuto e viene visualizzato il messaggio indicato, significa che tali criteri non sono più applicati. Per ripristinare i criteri tipo di contenuto, è possibile rimuovere i criteri di eliminazione dei documenti dal sito come descritto in precedenza, se è disponibile un'opzione di rifiuto esplicito. Nel caso in cui questa opzione non sia disponibile, i criteri di eliminazione dei documenti sono obbligatori ed è necessario contattare il responsabile della conformità dell'organizzazione.
-
Nell'angolo superiore destro scegliere Impostazioni [icona ingranaggio] > Impostazioni sito.
-
Scegliere Amministrazione sito > Modelli di criteri tipo di contenuto.
Determinare se i criteri di gestione delle informazioni vengono ignorati
Se il sito stava usando criteri di gestione delle informazioni e viene visualizzato il messaggio indicato, significa che tali criteri non sono più applicati. Per ripristinare i criteri di gestione delle informazioni, è possibile rimuovere i criteri di eliminazione dei documenti dal sito come descritto in precedenza, se è disponibile un'opzione di rifiuto esplicito. Nel caso in cui questa opzione non sia disponibile, i criteri di eliminazione dei documenti sono obbligatori ed è necessario contattare il responsabile della conformità dell'organizzazione.
-
Per un elenco o una raccolta, sulla barra multifunzione selezionare > scheda Raccolta > Impostazioni raccolta > in Autorizzazioni e gestione > Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni.
