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È possibile utilizzare Information Rights Management (IRM) con i siti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per controllare e proteggere i file scaricati da elenchi o raccolte.
In questo articolo
Informazioni su Information Rights Management
La protezione Information Rights Management (IRM) consente di limitare le azioni che gli utenti possono eseguire sui file scaricati dagli elenchi o dalle raccolte di SharePoint. I file scaricati vengono crittografati e possono essere decrittografati solo da alcuni utenti o programmi. Tramite la protezione IRM, è inoltre possibile limitare i diritti degli utenti autorizzati a leggere i file in modo da impedire determinate azioni, ad esempio la stampa dei file o la copia di testo dai file.
È possibile applicare la protezione IRM a elenchi o raccolte per contenere la divulgazione di contenuti riservati. Se ad esempio si crea una raccolta documenti per condividere le informazioni sui prodotti di prossimo rilascio con specifici rappresentanti marketing, è possibile utilizzare la protezione IRM per impedire che tali rappresentanti distribuiscano i contenuti dei documenti ad altri dipendenti della società.
Nell'ambito di un sito di Office SharePoint Server 2007, la protezione IRM viene applicata a un intero elenco o raccolta anziché a singoli file. In questo modo, risulta più semplice garantire un livello di protezione uniforme per tutti i documenti o file di un determinato insieme. IRM offre quindi un valido supporto per rafforzare i criteri aziendali in base ai quali l'organizzazione controlla e distribuisce le informazioni a carattere proprietario o riservato.
Protezione del contenuto con IRM
IRM consente di eseguire le operazioni seguenti per proteggere il contenuto con restrizioni:
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Impedire a un utente autorizzato alla visualizzazione di copiare, modificare, stampare, inviare via fax o copiare e incollare il contenuto per un utilizzo non autorizzato.
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Impedire a un utente autorizzato alla visualizzazione di copiare il contenuto tramite la caratteristica STAMP di Microsoft Windows.
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Impedire a un utente autorizzato alla visualizzazione di visualizzare il contenuto se viene inviato in un messaggio di posta elettronica dopo essere stato scaricato dal server.
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Consentire l'accesso al contenuto solo per un periodo di tempo specificato, trascorso il quale gli utenti devono verificare le proprie credenziali e ripetere il download.
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Attivare i criteri aziendali per la gestione dell'utilizzo e della diffusione di contenuto all'interno dell'organizzazione.
Casi in cui IRM non consente di proteggere il contenuto
IRM non consente di proteggere il contenuto con restrizioni nei casi seguenti:
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Cancellazione, furto, acquisizione o trasmissione tramite programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e alcuni tipi di spyware
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Perdita o danni a causa di virus
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Copia manuale o ridigitazione del contenuto visualizzato sullo schermo
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Fotografia digitale o su pellicola del contenuto visualizzato sullo schermo
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Copia mediante programmi di acquisizione dello schermo distribuiti da terze parti.
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Copia dei metadati del contenuto (valori delle colonne) mediante programmi di acquisizione dello schermo distribuiti da terze parti o tramite operazioni di copia e incolla.
Funzionamento della protezione IRM per elenchi e raccolte di SharePoint
La protezione IRM viene applicata ai file a livello di elenco o raccolta. Attivando IRM per un elenco o una raccolta, è possibile proteggere ogni tipo di file di tale elenco o raccolta per cui è stato installato un programma di protezione in tutti i server Web front-end. Questo tipo di programma controlla la crittografia e la decrittografia dei file di un formato specifico i cui diritti sono gestiti da IRM.
In Office SharePoint Server 2007 sono inclusi programmi di protezione per i tipi di file seguenti:
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Moduli di Microsoft Office InfoPath.
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Formati di file 97-2003 per Word, Excel e PowerPoint.
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Formati XML Microsoft Office aperti per Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 e Microsoft Office PowerPoint 2007.
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Formato XML Paper Specification (XPS).
Se l'organizzazione prevede di utilizzare IRM per proteggere altri tipi di file oltre a quelli sopra elencati, l'amministratore del server dovrà installare i programmi di protezione per tali formati di file aggiuntivi.
Se la protezione IRM è attivata a livello di raccolta, la protezione dei diritti verrà applicata a tutti i file della raccolta. Se la protezione IRM è attivata a livello di elenco, la protezione dei diritti verrà applicata solo ai file collegati a voci di elenco, ma non alle voci di elenco effettive.
Al momento del download dei file da un elenco o di una raccolta per cui è stata attivata la protezione IRM, i file vengono crittografati in modo da poter essere visualizzati solo dalle persone autorizzate. In tutti i file i cui diritti sono gestiti da IRM è inoltre presente una licenza di pubblicazione che impone limitazioni agli utenti che visualizzano il file. Queste restrizioni prevedono in genere che il file sia di sola lettura, che la copia del testo del file sia disattivata e che agli utenti venga impedito di salvare una copia locale o di stampare il file. Nei programmi client in grado di leggere i tipi di file con supporto IRM la licenza di pubblicazione viene utilizzata all'interno del file i cui diritti sono gestiti da IRM per rafforzare le restrizioni sopra esposte. In questo modo, un file i cui diritti sono gestiti da IRM rimane protetto anche dopo essere stato scaricato dal server.
I tipi di limitazioni applicati a un file scaricato da un elenco o da una raccolta sono basati sulle autorizzazioni di cui il singolo utente dispone per il sito di Office SharePoint Server contenente il file in questione. Nella tabella seguente vengono illustrate le corrispondenze tra le autorizzazioni relative ai siti di Office SharePoint Server 2007 e le autorizzazioni IRM.
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Office SharePoint Server 2007 autorizzazioni |
Autorizzazioni IRM |
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Gestione autorizzazioni, Gestione sito Web |
Controllo completo (come definito dal programma client): questa autorizzazione consente in genere a un utente di leggere, modificare, copiare, salvare e modificare le autorizzazioni di contenuto protetto da Microsoft Rights Management. |
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Modifica elementi, Gestione elenchi, Aggiunta e personalizzazione pagine |
Modifica, copia e salvataggio: un utente può stampare un file solo se la casella di controllo Consenti stampa dei documenti è selezionata nella pagina Impostazioni Information Rights Management relativa all'elenco o alla raccolta. |
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Visualizzazione elementi |
Lettura: un utente può leggere il documento, ma non può copiarne o modificarne il contenuto e può stampare solo se la casella di controllo Consenti stampa dei documenti è selezionata nella pagina Impostazioni Information Rights Management relativa all'elenco o alla raccolta. |
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Altro |
Nessun'altra autorizzazione corrisponde direttamente alle autorizzazioni IRM. |
Applicare IRM a un elenco o a una raccolta
Prima di applicare IRM agli elenchi e alle raccolte, è necessario installare il client Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) con Service Pack 2 in ogni server Web front-end del sito di SharePoint. È altresì necessario attivare Information Rights Management in Amministrazione centrale per il sito. L'amministratore del server deve inoltre installare i programmi di protezione in tutti i server Web front-end per ogni tipo di file che gli utenti dell'organizzazione desiderano proteggere con IRM.
Per applicare IRM a un elenco o a una raccolta, è necessario disporre almeno del livello di autorizzazione Progettazione per l'elenco o la raccolta.
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Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.
Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.
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Scegliere il menu Impostazioni
Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.
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In Autorizzazioni e gestione fare clic su Information Rights Management.
Nota: Se il collegamento Information Rights Management non viene visualizzato, è possibile che tale componente non sia attivato per il sito. Per verificare se è possibile attivare IRM per il sito, rivolgersi all'amministratore del server. Il collegamento Information Rights Management non viene visualizzato per le raccolte immagini.
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Nella pagina Impostazioni Information Rights Management selezionare la casella di controllo Limita le autorizzazioni per i documenti di questa raccolta in fase di download per applicare autorizzazioni limitate ai documenti scaricati dall'elenco o dalla raccolta.
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In Titolo criteri di autorizzazione digitare un nome descrittivo per il criterio, da utilizzare in seguito per distinguerlo da altri criteri.
Se ad esempio si applica un'autorizzazione limitata a un elenco o a una raccolta che conterrà documenti aziendali riservati, è possibile digitare Informazioni aziendali riservate .
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In Descrizione criteri di autorizzazione digitare una descrizione, che verrà visualizzata dagli utenti che utilizzano l'elenco o la raccolta, in cui viene illustrata la modalità di gestione prevista per i documenti dell'elenco o della raccolta.
Se ad esempio si desidera consentire l'accesso alle informazioni di questi documenti solo ai dipendenti interni, è possibile digitare Contenuto del documento riservato ai dipendenti .
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Per applicare restrizioni aggiuntive ai documenti dell'elenco o della raccolta, eseguire una delle operazioni seguenti.
Per
Eseguire questa operazione
Consentire agli utenti di stampare documenti dall'elenco o dalla raccolta.
Selezionare la casella di controllo Consenti stampa dei documenti.
Consentire agli utenti che dispongono almeno dell'autorizzazione Visualizzazione elementi di eseguire macro o codice incorporato in un documento.
Selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti di accedere al contenuto a livello di programmazione.
Nota: Se si seleziona questa opzione, gli utenti potranno eseguire codice per estrarre il contenuto di un documento.
Richiedere agli utenti di verificare le proprie credenziali a intervalli specifici.
Selezionare questa opzione se si desidera consentire l'accesso al documento solo per un periodo specificato di tempo. Se si seleziona questa opzione, le licenze di pubblicazione degli utenti per l'accesso al contenuto scadranno dopo il numero di giorni specificato e gli utenti dovranno tornare nel server per verificare le proprie credenziali e scaricare una nuova copia.
Selezionare la casella di controllo Verifica delle credenziali obbligatoria ogni e quindi specificare il numero di giorni per cui si desidera rendere il documento visualizzabile.
Impedire agli utenti di caricare nell'elenco o nella raccolta documenti che non supportano IRM.
Se si seleziona questa opzione, gli utenti non saranno in grado di caricare i tipi di file seguenti:
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Tipi di file per i quali non sono installati programmi di protezione IRM corrispondenti in tutti i server Web front-end.
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Tipi di file che Office SharePoint Server 2007 non è in grado di decrittografare.
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Tipi di file protetti con IRM in un altro programma.
Selezionare la casella di controllo Non consentire il caricamento di documenti che non supportano IRM.
Rimuovere le autorizzazioni limitate dall'elenco o dalla raccolta in una data specifica.
Selezionare la casella di controllo Data di scadenza delle autorizzazioni limitate per i documenti di questa raccolta e quindi immettere la data desiderata.
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Dopo aver selezionato le opzioni desiderate, fare clic su OK.
