Apertura, modifica e aggiornamento di file da un sito di SharePoint

È possibile connettersi a una raccolta in un sito di SharePoint tramite Microsoft Office Outlook 2007, nonché selezionare, modificare e persino cercare i file. Dopo la connessione della raccolta SharePoint a Outlook, è possibile utilizzare i file contenuti nel disco rigido, anche quando non si è presenti in ufficio.

Nota : Le funzionalità descritte in questo articolo funzionano con i siti di SharePoint che eseguono Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007. Se non si è sicuri della versione di Prodotti e tecnologie Microsoft SharePoint in esecuzione sul server, rivolgersi all'amministratore del server.

In questo articolo

Panoramica

Connessione di una raccolta SharePoint a Outlook

Download di un file di una raccolta SharePoint in Outlook

Apertura di un file di una raccolta SharePoint tramite Outlook

Modifica di un file di una raccolta SharePoint tramite Outlook

Rimozione di un file di SharePoint da Outlook

Rimozione di una raccolta SharePoint da Outlook

Aggiunta di un file a una raccolta SharePoint tramite l'invio di un messaggio di posta elettronica

Panoramica

Se si utilizza spesso Outlook per gestire le informazioni, è consigliabile utilizzare i file della raccolta SharePoint direttamente in Office Outlook 2007 anziché in un browser. Ad esempio, potrebbe essere necessario rispondere a un messaggio di posta elettronica e quindi fare riferimento ad alcune linee guida del team contenute nel sito di SharePoint. Se la raccolta SharePoint è stata connessa a Outlook, è possibile selezionare e visualizzare il file esattamente come un messaggio di posta elettronica, senza uscire da Outlook.

Documenti di una raccolta SharePoint in Outlook

1. È possibile disporre e ordinare la visualizzazione di una raccolta SharePoint in Outlook 2007 in diversi modi.

2. La freccia rossa viene visualizzata quando si utilizza un file fuori rete. È possibile fare clic su tale freccia per visualizzare ulteriori informazioni sullo stato del file, ad esempio la data dell'ultima modifica apportata.

Un altro vantaggio della modifica dei file in Outlook consiste nel fatto che i file vengono memorizzati nel disco rigido durante il relativo utilizzo, velocizzando in tal modo le operazioni rispetto a quando si lavora in un server.

Scenari di utilizzo dei file in Outlook

È consigliabile utilizzare i file del sito di SharePoint in Outlook per eseguire ricerche e modificare file di routine memorizzati in una raccolta documenti, ad esempio documenti, fogli di calcolo e presentazioni. È inoltre possibile eseguire ricerche nei file contenuti in altri tipi di raccolte, ad esempio nelle raccolte immagini. È invece preferibile gestire operazioni più complesse sui dati, ad esempio l'utilizzo di elenchi personalizzati o l'aggiornamento di applicazioni di database, direttamente nel sito di SharePoint. Se si desidera modificare le impostazioni o la struttura di una raccolta oppure creare una nuova raccolta, è consigliabile utilizzare la raccolta direttamente nel sito di SharePoint.

È possibile aprire i file di vari tipi di applicazioni in Office Outlook 2007. Se il file è compatibile con Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007, è inoltre possibile modificarlo e, al termine delle modifiche, aggiornare queste ultime nel server. Esempi di file compatibili sono i fogli di calcolo di Microsoft Office Excel 2007, le presentazioni di Microsoft Office PowerPoint 2007 e i documenti di Microsoft Office Word 2007.

È inoltre possibile acquisire i file fuori rete per eseguire relative operazioni, ad esempio durante un viaggio in aereo, e quindi aggiornare le versioni nel sito di SharePoint quando si torna in ufficio.

Le modifiche a un file non vengono aggiornate automaticamente nel server mentre vengono apportate e salvate. In questo modo, è possibile lavorare più rapidamente con i file non in linea, in quanto non è necessario connettere il computer al server durante le operazioni. Quando si chiude un file, viene chiesto di confermare l'aggiornamento delle modifiche nel server. Poiché vengono aggiornate solo le modifiche apportate a file specifici, in Outlook non è necessario sincronizzare nuovamente l'intera raccolta con il server.

Se un altro utente apporta modifiche a un file prima che venga eseguito l'aggiornamento nel server, il programma chiede di unire le modifiche dei due utenti quando si aggiorna il file nel server o di specificare la versione del file che si desidera mantenere. Per impedire ad altri utenti di apportare modifiche a un file, è possibile estrarre il file prima di utilizzarlo.

Posizioni in cui vengono visualizzati in file in Outlook

Quando si connette una raccolta SharePoint a Office Outlook 2007, la raccolta viene visualizzata in una cartella denominata Elenchi SharePoint. Da tale posizione è possibile utilizzare le normali caratteristiche di verifica e di comunicazione di Outlook, ad esempio contrassegnare un file per il completamento, categorizzarlo e inoltrarlo ai collaboratori. I contrassegni e le categorie applicabili in Outlook non sono disponibili quando si lavora nel sito in un browser, ma possono agevolare l'organizzazione del lavoro in Outlook.

Quando si utilizza Outlook, è possibile trovare facilmente i file utilizzati tramite cartelle ricerche disponili nella cartella Elenchi SharePoint di Outlook. Le cartelle ricerche non sono archivi in cui vengono memorizzati effettivamente gli elementi ma visualizzazioni che consentono di trovare facilmente gli elementi memorizzati in altre cartelle.

Come accade per i messaggi contenuti nella cartella Posta in arrivo, è possibile visualizzare i titoli dei file inclusi nella raccolta, cercare i file e aprirli. In Outlook vengono inoltre visualizzate le strutture di cartelle contenute nella raccolta. I file non vengono aggiunti alle dimensioni della cartella Posta in arrivo, ma vengono invece memorizzati nel disco rigido in un file delle cartelle personali con estensione pst.

È inoltre possibile scaricare singoli file o cartelle, se sono gli unici elementi necessari da utilizzare in Outlook. Se il file o i file utilizzati sono contenuti all'interno di cartelle, viene scaricata automaticamente anche la struttura delle cartelle. Non è tuttavia possibile scaricare una visualizzazione filtrata di una raccolta, ad esempio i file creati da un reparto specifico.

Anteprima di file in Outlook

Nel riquadro di anteprima di Office Outlook 2007 è possibile visualizzare l'anteprima di molti tipi di file memorizzati in una raccolta SharePoint. È possibile che nella parte superiore del file vengano visualizzate informazioni aggiuntive sullo stato del file, ad esempio la data dell'ultima modifica.

Informazioni sul file di una raccolta SharePoint visualizzate nel riquadro di anteprima

Nota : Se si dispone di una raccolta di grandi dimensioni, un amministratore potrebbe controllare se è stata scaricata l'intestazione di un file, ad esempio il titolo e alcune proprietà, oppure l'intero file. Se per impostazione predefinita sono state scaricate solo le intestazioni, è possibile scaricare i singoli file necessari.

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Connessione di una raccolta SharePoint a Outlook

  1. In un browser aprire la raccolta nel sito di SharePoint.

    Se non è possibile individuare la raccolta, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Scegliere Connetti a Outlook dal menu Azioni Immagine del menu .

    Menu Azioni in Documenti condivisi

  3. Quando viene chiesto di confermare se si si desidera connettere la raccolta a Outlook, fare clic su .

    In Outlook, la raccolta viene aggiunta all'elenco delle cartelle in un nuova cartella denominata Elenchi SharePoint.

    Quando si seleziona la raccolta aggiunta, i file in essa contenuti vengono visualizzati come messaggi di posta elettronica. Fare doppio clic sul file per aprirlo oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sul file per visualizzare altre opzioni.

    Note : 

    • Se la raccolta include cartelle e si desidera connettere tutte le cartelle e i file a Outlook, visualizzare la raccolta di livello superiore prima di connetterla a Outlook. Se si sta esplorando il contenuto di una cartella della raccolta quando si esegue la connessione, verrà connesso solo il contenuto della cartella.

    • Esistono due modi per connettere a Outlook solo il contenuto di una cartella. Se la cartella che contiene i file non è aperta, selezionare la cartella, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Connetti a Outlook. Se la cartella che si desidera connettere è già aperta, seguire le operazioni necessarie per connettere una raccolta scegliendo Connetti a Outlook dal menu Azioni.

Suggerimento : Dopo aver connesso una raccolta a Outlook, è possibile inviare un messaggio di condivisione ad altri membri del team per invitarli a connettersi alla raccolta. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della raccolta in Outlook e quindi scegliere Condividi nome raccolta. In questo modo viene creato un messaggio di posta elettronica che contiene un collegamento e un comando per connettersi alla raccolta.

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Download di un file di una raccolta SharePoint in Outlook

Per raccolte estremamente grandi, Outlook può scaricare solo un elenco dei file disponibili, in modo che sia possibile scaricare esclusivamente i file desiderati, oppure può scaricare inizialmente solo un elenco dei file e in seguito tutti i file nell'arco di un determinato periodo di tempo, in modo che sia possibile visualizzare più rapidamente un elenco di tutti file. L'amministratore può inoltre specificare che non devono essere scaricati automaticamente tutti i file.

Se un file non è stato scaricato, viene visualizzato nel gruppo Disponibili per download dell'elenco dei messaggi. È possibile contrassegnare il file in modo che venga scaricato durante l'esecuzione del comando Invia/Ricevi successivo oppure scaricarlo immediatamente se si dispone di una connessione al sito di SharePoint.

  1. Nel gruppo Disponibili per download dell'elenco dei messaggi fare clic con il pulsante destro del mouse sul file che si desidera scaricare.

    Suggerimento : È possibile selezionare contemporaneamente più file tenendo premuto CTRL mentre si fa clic sulle relative intestazioni.

  2. Scegliere Segna per il download dei documenti dal menu di scelta rapida.

Nota : Nell'anteprima di un file che non è stato ancora scaricato è disponibile il pulsante Scarica il documento, su cui è possibile fare clic per scaricare il documento se si dispone di una connessione al server.

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Apertura di un file di una raccolta SharePoint tramite Outlook

Per aprire un file in Office Outlook 2007, è necessario innanzitutto connettere la raccolta a Outlook. Per ulteriori informazioni, vedere Connessione di una raccolta SharePoint a Outlook in questo articolo.

I file di cui è stato completato il download in Outlook possono essere aperti quando si lavora offline. Per verificare la disponibilità dei file, passare a una visualizzazione che consenta di disporre i file in base alla disponibilità. I file non scaricati sono elencati nel gruppo Disponibili per download. Per informazioni generali sulle visualizzazioni di Outlook, utilizzare i collegamenti nella sezione Vedere anche.

  1. Nella funzionalità Posta elettronica del riquadro di spostamento espandere la cartella Elenchi SharePoint e quindi selezionare il nome della raccolta SharePoint.

    Se non viene visualizzata la cartella Elenchi SharePoint, fare clic sulla freccia accanto a Tutti gli elementi di posta e verificare che l'opzione Elenchi SharePoint sia selezionata.

  2. Fare doppio clic sul nome del file per aprirlo. Se viene chiesto di verificare l'origine del file, fare clic su Apri se si ritiene che sia possibile aprire il file senza rischi.

  3. Se il file è stato aggiornato nel server dopo averlo scaricato in Outlook, è possibile che venga chiesto di scegliere se si desidera aprire la versione più recente del file. Fare clic su o su No, a seconda che si desideri aprire la copia del disco rigido o quella del server.

  4. Il file verrà aperto nel programma in cui è stato creato, a condizione che tale programma sia installato nel computer in uso.

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Modifica di un file di una raccolta SharePoint tramite Outlook

Per modificare un file in Office Outlook 2007, è necessario innanzitutto connettere la raccolta a Outlook. Per ulteriori informazioni, vedere Connessione di una raccolta SharePoint a Outlook in questo articolo.

Suggerimento : Per impedire a un altro utente di apportare modifiche a un file mentre si stanno eseguendo operazioni su di esso, è possibile estrarre il file dalla raccolta del sito di SharePoint. Se si estrae il file prima di aprirlo, il file viene aperto in modalità di modifica ed è possibile iniziare ad apportare immediatamente le modifiche.

I file di cui è stato completato il download in Outlook possono essere aperti quando si lavora offline. Per verificare la disponibilità dei file, passare a una visualizzazione che consenta di disporre i file in base alla disponibilità. I file non scaricati sono elencati nel gruppo Disponibili per download. Per informazioni generali sulle visualizzazioni di Outlook, utilizzare i collegamenti nella sezione Vedere anche.

  1. Nella funzionalità Posta elettronica del Riquadro di spostamento espandere la cartella Elenchi SharePoint e quindi selezionare il nome della raccolta SharePoint.

    Se non viene visualizzata la cartella Elenchi SharePoint, fare clic sulla freccia accanto a Tutti gli elementi di posta e verificare che l'opzione Elenchi SharePoint sia selezionata.

  2. Fare doppio clic sul nome del file per aprirlo. Se viene chiesto di verificare l'origine del file, fare clic su Apri se si ritiene che sia possibile aprire il file senza rischi.

  3. Se il file è stato aggiornato nel server dopo averlo scaricato in Outlook, è possibile che venga chiesto di scegliere se si desidera aprire la versione più recente del file. Fare clic su o su No, a seconda che si desideri aprire la copia del disco rigido o quella del server.

  4. Il file verrà aperto nel programma in cui è stato creato, a condizione che tale programma sia installato nel computer in uso.

    Se il file è stato creato in un programma compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, la barra dei messaggi potrebbe essere visualizzata nella parte superiore del file. La barra dei messaggi viene visualizzata sotto la barra del titolo del file e sotto qualsiasi barra degli strumenti visualizzata nella parte superiore del file. La barra dei messaggi contiene il testo Documento sul server non in linea e il pulsante Modifica non in linea.

  5. Fare clic sul pulsante Modifica non in linea.

    Potrebbe essere visualizzato un messaggio contenente informazioni sulla modalità di utilizzo non in linea, ad esempio i collegamenti alla cartella SharePoint Drafts nel disco rigido e a Opzioni modifica non in linea per il programma.

  6. Apportare le modifiche desiderate al file e quindi salvarlo normalmente.

  7. Chiudere il file.

    Se durante la chiusura del file si è connessi al server, potrebbe essere visualizzata la finestra di dialogo Modifica non in linea per consentire l'aggiornamento delle modifiche nel server. Se si è connessi al server del sito di SharePoint, la finestra di dialogo non viene visualizzata alla chiusura del file, ma potrebbe essere visualizzata quando si esegue la riconnessione e quindi si riapre il file.

  8. Fare clic su Aggiorna per aggiornare il file nel server.

  9. Se il file è stato estratto, gli altri utenti non possono visualizzare le modifiche nel server fino a quando non viene archiviato nuovamente. Dopo l'estrazione del file è possibile che venga chiesto all'utente se desidera archiviarlo. Per archiviare il file, fare clic su .

    Potrebbe essere richiesta l'immissione di informazioni aggiuntive, ad esempio un commento sulle modifiche apportate o altri dettagli sul file.

  10. Se si utilizza il file mentre si è disconnessi dal server, non verrà chiesto di aggiornare il file al momento della chiusura. Per aggiornare il file nel server, aprire di nuovo il file, apportare le eventuali modifiche aggiuntive desiderate e quindi chiudere il file. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica non in linea, fare clic su Aggiorna.

Nota : Se l'utente non ha estratto il file prima di utilizzarlo e un altro utente ha aggiornato il file nel server mentre si stavano eseguendo operazioni su di esso, verrà visualizzato un messaggio di conflitto del server. Seguire le indicazioni per la riconciliazione delle modifiche.

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Rimozione di un file di SharePoint da Outlook

Se si dispone di una raccolta di grandi dimensioni, è possibile che non si desideri visualizzarne tutti i file in Outlook 2007. È possibile rimuovere singoli file o cartelle dalla cartella Elenchi SharePoint di Outlook se non è necessario utilizzarli. Tale procedura non elimina i file dalla raccolta SharePoint.

  1. Nella funzionalità Posta elettronica del riquadro di spostamento selezionare la raccolta dalla quale si desidera rimuovere uno o più file nella cartella Elenchi SharePoint.

  2. Nell'elenco dei messaggi selezionare il file che si desidera rimuovere.

    Per selezionare più file, tenere premuto CTRL mentre si fa clic sulle intestazioni dei file. Per selezionare tutti i file, premere CTRL+A.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla selezione e quindi scegliere Rimuovi copia fuori rete.

L'intestazione del file rimosso verrà spostata dal gruppo Documenti scaricati nel gruppo Disponibili per download. Quando si fa clic sull'intestazione del file rimosso, nel riquadro di lettura non verrà visualizzata un'anteprima in quanto la copia locale del file è stata rimossa.

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Rimozione di una raccolta SharePoint da Outlook

  1. Nella funzionalità Posta elettronica del riquadro di spostamento selezionare la raccolta che si desidera rimuovere nella cartella Elenchi SharePoint.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e quindi scegliere Elimina nome raccolta dal menu di scelta rapida.

  3. Scegliere quando viene chiesto di confermare l'eliminazione.

    Nota : Questa procedura rimuove la raccolta solo da Outlook, non dal sito di SharePoint.

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Aggiunta di un file a una raccolta SharePoint tramite l'invio di un messaggio di posta elettronica

Se la raccolta e il sito di SharePoint sono configurati per la ricezione di posta elettronica, è possibile aggiungere un file alla raccolta inviandolo come allegato di un messaggio di posta elettronica, in modo analogo a un allegato di un messaggio di posta elettronica inviato a un collaboratore. Non è necessario connettere la raccolta a Outlook.

Prima di inviare un messaggio di posta elettronica a una raccolta, è necessario verificare se la raccolta è configurata per la ricezione di posta elettronica e, in caso affermativo, ottenere l'indirizzo.

  1. Per ottenere l'indirizzo di posta elettronica della raccolta, eseguire una o più delle operazioni seguenti:

    • Cercare l'indirizzo di posta elettronica nella Rubrica. Se la ricerca ha esito negativo, è possibile ottenere l'indirizzo dall'utente che ha configurato la raccolta e quindi aggiungerlo all'elenco Contatti, in modo che sia possibile trovarlo facilmente.

    • Visualizzare la descrizione della raccolta nel sito di SharePoint, disponibile sotto il titolo della raccolta. Il proprietario del sito potrebbe aver aggiunto l'indirizzo di posta elettronica della raccolta nella relativa descrizione.

    • Visualizzare le impostazioni di posta elettronica della raccolta, se si dispone dell'autorizzazione necessaria:

      1. Nel sito visualizzato nel browser fare clic sul nome della raccolta per aprirla.

        Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

      2. Scegliere le impostazioni del tipo di raccolta da aprire dal menu Impostazioni Settings menu .

        Ad esempio, per una raccolta documenti scegliere Impostazioni raccolta documenti.

      3. Se la raccolta è abilitata per la ricezione di posta elettronica, il relativo indirizzo viene visualizzato in Informazioni elenco, accanto a Indirizzo posta elettronica.

    • Utilizzare l'indirizzo di posta elettronica del proprio gruppo di SharePoint per inviare il file come allegato. L'organizzazione potrebbe disporre di un elenco di posta elettronica specifico, denominato gruppo di SharePoint, che consente ai relativi membri di scambiarsi messaggi di posta elettronica. L'indirizzo del gruppo di SharePoint può contenere gli indirizzi delle raccolte in modo che, quando si invia posta elettronica ai membri del gruppo, gli allegati ai messaggi vengono aggiunti automaticamente al sito di Windows SharePoint Services 3.0.

  2. In Outlook allegare il file, ad esempio un documento o un foglio di lavoro, a un messaggio di posta elettronica.

  3. Nella casella A o Cc aggiungere l'indirizzo della raccolta. Se il proprio gruppo di SharePoint include già la raccolta, aggiungere in sostituzione l'indirizzo di posta elettronica del gruppo di SharePoint.

  4. Fare clic su Invia.

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