Aggiungere uno o più record a un database

In questo articolo viene illustrato come immettere dati in un database di Microsoft Office Access 2007. Oltre alle informazioni preliminari necessarie per la comprensione dei diversi processi di immissione dei dati, in questo articolo viene spiegato come utilizzare le tecniche di immissione di dati disponibili in Access.

Contenuto dell'articolo

Nozioni fondamentali sull'aggiunta di record

Aggiungere record direttamente a una tabella in visualizzazione Foglio dati

Aggiungere record utilizzando una maschera

Modificare le voci in un campo di ricerca

Immettere stringhe di lunghezza zero

Aggiungere record utilizzando la nuova caratteristica Raccolta dati

Aggiungere record mediante importazione o collegamento dei dati

Utilizzare una query di accodamento per aggiungere record da un altro database

Metodi che consentono di risparmiare tempo durante l'immissione di dati

Nozioni fondamentali sull'aggiunta di record

Per immettere dati in modo rapido e accurato in un database di Access, è fondamentale innanzitutto comprendere il funzionamento del database. Nelle sezioni seguenti vengono descritti alcuni dei principi di progettazione fondamentali che controllano la modalità di immissione dei dati.

Immettere dati in base alla struttura di database

Un database di Access non può essere considerato come un file di un documento di Microsoft Office Word 2007 o di una presentazione di Microsoft Office PowerPoint 2007. Un database di Access è costituito da un insieme di oggetti, ovvero tabelle, maschere, report, query e così via, che devono interagire tra loro per garantire il funzionamento corretto del database.  

Affinché il database funzioni correttamente è inoltre necessario che tali oggetti siano conformi a un insieme di principi di progettazione fondamentali che influiscono sulla modalità di immissione dei dati. Mentre si procede, è necessario tenere presente questi aspetti relativi alla struttura e agli oggetti di database.

  • In Access tutti i dati vengono memorizzati in una o più tabelle, il cui numero dipende dalla struttura e dalla complessità del database. Sebbene sia possibile visualizzare i dati in una maschera, in un report o nei risultati restituiti da una query, la memorizzazione dei dati viene eseguita solo nelle tabelle. Gli altri oggetti inclusi nel database vengono creati al di sopra di tali tabelle.

  • Ogni tabella accetta un solo tipo di dati. In una tabella in cui sono incluse informazioni sui contatti aziendali, non è ad esempio possibile che siano presenti informazioni relative alle vendite. In caso contrario, la ricerca delle informazioni corrette potrebbe risultare estremamente complessa o addirittura impossibile.

  • In ogni campo di una tabella è in genere possibile immettere un solo tipo di dati. In un campo impostato in modo da accettare numeri, non è ad esempio possibile immettere note. Se si tenta di immettere del testo in un campo di questo tipo, verrà visualizzato un messaggio di errore.

  • Nei campi di un record è possibile immettere un solo valore. In un campo indirizzo non è ad esempio possibile immettere più di un indirizzo. Un'eccezione a questa regola è rappresentata da Microsoft Office Excel 2007 in cui, per impostazione predefinita, è possibile immettere qualsiasi numero di nomi, indirizzi o immagini in una singola cella, a meno che la cella non sia stata impostata in modo da accettare tipi di dati limitati.

    Nei campi impostati sul tipo di dati Testo o Memo è tuttavia possibile immettere un elenco delimitato di voci. In Office Access 2007 è inoltre disponibile una nuova caratteristica denominata campo multivalore. I campi multivalore consentono di allegare più file a un singolo record e di creare elenchi che accettano valori multipli. È ad esempio possibile allegare una sequenza di diapositive di Microsoft Office PowerPoint 2007 e un numero qualsiasi di immagini a un record del database, nonché creare un elenco di nomi e selezionare il numero di nomi desiderato. Sebbene consenta di memorizzare più record per ogni campo di tabella, l'utilizzo di campi multivalore non è in contrasto con le regole relative alla struttura del database, poiché tali regole vengono applicate automaticamente da Access memorizzando i dati in tabelle nascoste appropriate.

  • Nelle versioni precedenti di Access è necessario progettare e creare almeno una tabella prima di poter immettere i dati. È necessario decidere quali campi aggiungere alla tabella e impostare i tipi di dati per ogni campo. In Office Access 2007 è invece possibile aprire una tabella vuota e iniziare a immettere i dati. A seconda dei dati immessi, il tipo di dati per il campo viene impostato automaticamente.

Ulteriori informazioni

In questa sezione sono disponibili informazioni relative alla struttura di database e di tabelle e a una nuova caratteristica, denominata campi multivalore.

Per ulteriori informazioni su questi argomenti, fare clic sui collegamenti seguenti.

  • Nozioni fondamentali della progettazione di database

    In questo articolo vengono descritti i concetti fondamentali, quali la pianificazione di un database, la strutturazione dei dati e la normalizzazione, relativi al processo di divisione dei dati in tabelle correlate e di eliminazione dei dati ridondanti. 

  • Creare tabelle in un database

    In questo articolo viene illustrato come creare tabelle, aggiungere chiavi primarie, ovvero chiavi che identificano in modo univoco ogni riga o record della tabella, e come impostare i tipi di dati e le proprietà delle tabelle.

  • Allegare file nel record del database

    In questo articolo viene illustrato come allegare uno o più file a un campo di tipo Allegato.

  • Utilizzare un elenco per la memorizzazione di valori multipli

    In questo articolo viene illustrato come utilizzare gli elenchi con caselle di controllo e gli elenchi a discesa con caselle di controllo per la memorizzazione di più valori.


Immettere dati in base ai tipi di dati

Quando si progetta una tabella di database, è necessario selezionare un tipo di dati per ogni campo della tabella, in modo da garantire una maggiore precisione nell'immissione dei dati. Si supponga, ad esempio, di aprire un tabella vuota e di immettere un insieme di dati relativi alle vendite. Il tipo di dati per il campo viene impostato automaticamente. Se un utente tenta di immettere del testo in tale campo, verrà visualizzato un messaggio di errore e non sarà possibile salvare il record modificato. In questo modo viene garantita la correttezza dei dati. 

Mostra come visualizzare i tipi di dati

Nel riquadro di spostamento eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Fare doppio clic sulla tabella che si desidera analizzare, quindi verificare il valore contenuto nell'elenco Tipo di dati del gruppo Tipo di dati e formattazione della scheda Foglio dati. Tale valore cambia spostando il cursore nei vari campi della tabella. Nella figura seguente è illustrato l'elenco:

    Elenco Tipo di dati

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella da analizzare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

    Verrà aperta la tabella nella griglia di struttura. Nella sezione superiore della tabella vengono visualizzati il nome e il tipo di dati di ogni campo della tabella. Nella figura viene illustrata una tipica tabella nella visualizzazione struttura.

    Campi in visualizzazione Struttura

Il tipo di dati impostato per ogni campo di tabella costituisce il primo livello di controllo relativo ai dati che è possibile immettere o meno in un campo. In alcuni casi, ad esempio quando si utilizza un campo di tipo Memo, è possibile immettere qualsiasi tipo di dati. In altri casi, ad esempio quando si utilizza un tipo di dati Contatore, l'impostazione relativa al tipo di dati non consente di immettere alcun dato. Nella tabella seguente vengono elencati i tipi di dati disponibili in Office Access 2007 e viene descritto il modo in cui questi influiscono sull'immissione dei dati.

Tipo di dati

Effetto sull'immissione dei dati

Testo

In questo tipo di campo è possibile immettere caratteri di testo o numerici, inclusi elenchi delimitati di voci. Un campo di tipo Testo accetta un numero minore di caratteri rispetto a un campo di tipo Memo, ovvero da 0 a 255. In alcuni casi, è possibile utilizzare le funzioni di conversione per eseguire calcoli dei dati inclusi in un campo di tipo Testo.

Memo

In questo tipo di campo è possibile immettere una quantità elevata di dati di testo e numerici. Inoltre, se il progettista del database ha impostato il database in modo da supportare il formato RTF, è possibile applicare i tipi di formattazione normalmente disponibili nei programmi di elaborazione testi, ad esempio Word. È ad esempio possibile applicare tipi di carattere e dimensioni diversi a caratteri specifici del testo, formattarli in grassetto o corsivo e così via. È inoltre possibile aggiungere tag HTML (Hypertext Markup Language) ai dati.

I campi di tipo Memo presentano inoltre una proprietà nuova denominata Solo accodamenti. Quando si attiva tale proprietà è possibile accodare nuovi dati a un campo di tipo Memo, ma non è possibile modificare i dati esistenti. Questa caratteristica è destinata a essere utilizzata in applicazioni quali database di gestione dei problemi, in cui potrebbe essere necessario disporre di un record permanente che non possa essere modificato. Quando si posiziona il cursore in un campo di tipo Memo con la proprietà Solo accodamenti attivata, per impostazione predefinita il testo contenuto nel campo viene nascosto e non non è consentito applicare alcuna formattazione o alcuna modifica al testo.

Per ulteriori informazioni sulle maschere di input, vedere l'articolo Formattare i dati in righe e colonne.

Come per i campi di tipo Testo, è possibile eseguire funzioni di conversione sui dati contenuti in un campo di tipo Memo.

Numerico

In questo tipo di campo è possibile immettere solo numeri ed è inoltre possibile eseguire calcoli sui valori in esso contenuti.

Data/ora

In questo tipo di campo è possibile immettere date oppure ore. In base alle impostazione specificate per il campo dal progettista di database, è possibile che si verifichino le condizioni seguenti:

  • Se il progettista di database ha impostato una maschera di input per il campo (una serie di caratteri letterali e di caratteri segnaposto visualizzati quando si seleziona il campo), sarà necessario immettere i dati negli spazi e nel formato forniti dalla maschera. Se la maschera visualizzata è del tipo GG_MMM_AAAA, sarà necessario immettere 11 ott 2006 negli spazi disponibili, mentre non sarà possibile immettere un nome di mese completo oppure un valore relativo all'anno costituito da due cifre.

  • Se il progettista non ha creato una maschera di input per controllare la modalità di immissione di una data o di un'ora, sarà possibile immettere il valore utilizzando un formato di data o di ora valido. È ad esempio possibile digitare 11 ott 2006, 11/10/06, 11 ottobre 2006 e così via.

  • Il progettista potrebbe aver applicato un formato di visualizzazione al campo. In questo caso, se non è presente alcuna maschera di input, sarà possibile immettere un valore in quasi tutti i formati, ma in Access le date verranno visualizzate in base al formato di visualizzazione specificato. È possibile ad esempio immettere 11/10/2006, ma il formato di visualizzazione potrebbe essere impostato in modo che il valore visualizzato sia 11 ott 2006.

    Per ulteriori informazioni sulle maschere di input, vedere l'articolo Formattare i dati in righe e colonne.

Valuta

In questo tipo di campo è possibile immettere solo valori di valuta. Non è necessario immettere manualmente un simbolo di valuta poiché Access, per impostazione predefinita, applica il simbolo ( ¥, £, $ e così via) specificato nelle opzioni internazionali di Windows.

Contatore

In questo tipo di campo non è possibile immettere o modificare i dati quando si desidera. In Access i valori in un campo Contatore vengono incrementati tutte le volte che si aggiunge un nuovo record a una tabella.

Sì/No

Quando si fa clic su un campo impostato su questo tipo di dati, viene visualizzata una casella di controllo o un elenco a discesa, a seconda del formato impostato per il campo. Se il campo è stato formattato per visualizzare un elenco, sarà possibile selezionare o No, Vero o Falso oppure On o Off nell'elenco, a seconda del formato applicato al campo. Non è possibile immettere o modificare i valori nell'elenco direttamente da una maschera o da una tabella.

Oggetto OLE

Questo tipo di campo viene utilizzato quando si desidera visualizzare dati creati con un altro programma. In un campo di tipo Oggetto OLE è ad esempio possibile visualizzare un file di testo, un grafico di Excel oppure una presentazione di PowerPoint.

Nota   Gli allegati consentono di visualizzare dati di altri programmi in modo più rapido, semplice e flessibile. Per ulteriori informazioni, vedere la voce Allegato descritta più avanti in questa tabella.

Collegamento ipertestuale

In questo tipo di campo è possibile immettere qualsiasi tipo di dati. I dati immessi vengono trasformati automaticamente in un indirizzo Web. Se ad esempio si digita un valore nel campo, il testo immesso verrà trasformato automaticamente in http://www.testo_immesso.com. Se si immette un indirizzo Web valido, verrà attivato il collegamento. In caso contrario verrà visualizzato un messaggio di errore. La modifica di collegamenti ipertestuali esistenti può risultare difficile, poiché quando si fa clic con il mouse su un campo di tipo Collegamento ipertestuale viene avviato il browser e viene visualizzato il sito specificato nel collegamento. Per modificare un campo di tipo Collegamento ipertestuale, è necessario selezionare un campo adiacente, utilizzare TAB oppure i tasti di direzione per spostare lo stato attivo sul campo di tipo Collegamento ipertestuale e quindi premere F2 per attivare la modifica.

Allegato

A questo tipo di campo è possibile allegare dati di altri programmi, ma non è possibile digitare o immettere dati di testo o numerici.

Per informazioni sull'utilizzo di un campo di tipo Allegato, vedere l'argomento Allegare file ai record nel database.

Ricerca guidata

La Ricerca guidata non è un tipo di dati, ma viene utilizzata per creare due tipi di elenchi a discesa, ovvero elenchi di valori e campi di ricerca. Un elenco di valori utilizza un elenco delimitato di voci che vengono immesse manualmente quando si utilizza la Ricerca guidata.

Al contrario, un campo di ricerca utilizza una query per recuperare i dati da una o più tabelle del database o da altre origini, ad esempio un server che esegue Windows SharePoint Services 3.0, e quindi visualizza i dati in un elenco a discesa. Per impostazione predefinita, la Ricerca guidata imposta il campo di tabella sul tipo di dati Numerico.

È possibile utilizzare campi di ricerca direttamente in tabelle, in maschere e report. Per impostazione predefinita, i valori in un campo di ricerca vengono visualizzati in un tipo di controllo elenco denominato Casella combinata, ovvero un elenco che dispone di una freccia in giù: Elenco di ricerca vuoto. In base alle impostazioni specificate dal progettista di database per il campo di ricerca e la casella combinata, è possibile modificare e aggiungere voci all'elenco. Per eseguire questa operazione, è necessario che per il campo di ricerca sia impostata una proprietà denominata Solo in elenco e che tale proprietà sia disattivata.

Se non è possibile modificare direttamente i valori in un elenco di ricerca, sarà necessario aggiungere o modificare i dati nell'elenco predefinito di valori oppure nella tabella che costituisce l'origine del campo di ricerca. Per ulteriori informazioni, vedere Modificare le voci in un campo di ricerca, più avanti in questo articolo.

Dopo avere creato un campo di ricerca, è possibile impostarlo in modo che supporti valori multipli. Se si esegue questa operazione, nell'elenco risultante verrà visualizzata una casella di controllo accanto a ogni voce di elenco e sarà possibile selezionare o deselezionare il numero di voci desiderato. Nella figura seguente è illustrato un tipico elenco multivalore:

Elenco con casella di controllo.

Per informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore e sull'utilizzo degli elenchi risultanti, vedere gli articoli Utilizzare un elenco per la memorizzazione di valori multipli e Introduzione ai campi multivalore.

Immettere dati in base alle proprietà del campo della tabella

Oltre ai principi di progettazione che controllano la struttura di un database e i tipi di dati che controllano gli elementi che è possibile immettere in un campo specifico, alcune proprietà dei campi possono influire sulle modalità di immissione di dati in un database di Access.

Visualizzazione delle proprietà di un campo di tabella

Access offre ora due metodi per visualizzare le proprietà per un campo di tabella. È possibile utilizzare i controlli della scheda Foglio dati oppure aprire la tabella in visualizzazione Struttura. Di seguito vengono illustrate entrambe le tecniche.

Visualizzare le proprietà della tabella nella scheda Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella da utilizzare.

  2. Fare clic sulla scheda Foglio dati e utilizzare i controlli del gruppo Tipo di dati e formattazione per visualizzare le proprietà di ogni campo della tabella.

Visualizzare le proprietà della tabella in visualizzazione Struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella desiderata e quindi scegliere Visualizzazione Struttura Icona del pulsante dal menu di scelta rapida.

    Verrà visualizzata la tabella nella griglia di struttura.

  2. Nella parte inferiore della griglia fare clic sulla scheda Generale nel caso in cui non sia già selezionata.

    -oppure-

    Per visualizzare le proprietà di un campo di ricerca, fare clic sulla scheda Ricerca.

    Un campo di ricerca è un campo di tabella che utilizza una query per recuperare valori da una o più tabelle in un database. Per impostazione predefinita, i valori recuperati vengono restituiti in un elenco. In base alle impostazioni specificate per il campo di ricerca, è possibile selezionare uno o più elementi nell'elenco.

Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà che influiscono maggiormente sull'immissione di dati e ne vengono descritti i relativi effetti.

Proprietà

Posizione nella griglia di struttura della tabella

Valori possibili

Effetti sull'immissione di dati

Dimensione campo

Scheda Generale

0-255

Il limite di caratteri viene applicato solo ai campi impostati sul tipo di dati Testo. Se si tenta di immettere un numero di caratteri maggiore di quello specificato, i caratteri in eccedenza verranno troncati.

Richiesto

Scheda Generale

Sì/No

Se questa proprietà è attivata, è necessario immettere un valore in un campo e non sarà possibile salvare i nuovi dati fino a quando il campo obbligatorio non è stato completato. Se la proprietà è disattivata, nel campo sarà possibile immettere valori Null in modo che resti vuoto.

Nota   Un valore Null è diverso da un valore uguale a zero. Lo zero è una cifra, mentre "Null" è un valore mancante, non definito o sconosciuto.

Consenti lunghezza zero

Scheda Generale

Sì/No

Se questa proprietà è attivata, è possibile immettere stringhe di lunghezza zero, ovvero stringhe che non contengono alcun carattere. Per creare una stringa di lunghezza zero, immettere una coppia di virgolette doppie nel campo ("").

Indicizzato

Scheda Generale

Sì/No

Quando viene indicizzato un campo di tabella, non è possibile aggiungere valori duplicati. È inoltre possibile creare un indice da più di un campo. In questo caso, sarà possibile duplicare i valori inclusi in un campo, ma non in entrambi i campi.

Maschera di input

Scheda Generale

Set predefinito o personalizzato di caratteri letterali e di simboli segnaposto

In una maschera di input è necessario immettere i dati in un formato predefinito. Le maschere di input vengono visualizzate quando si seleziona un campo in una tabella oppure un controllo in una maschera. Una maschera di input è costituita ad esempio dal set di caratteri GG-MMM-AAAA, visualizzato se si fa clic su un campo Data/ora. Questa maschera forza l'immissione dei valori relativi ai mesi come abbreviazioni formate da tre lettere, ad esempio OTT, e del valore relativo all'anno nel formato a quattro cifre, ad esempio 15-OTT-2006. 

Nota   È necessario tenere presente che le maschere di input controllano le modalità di immissione di dati e non il modo in cui i dati vengono memorizzati o archiviati.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e l'utilizzo di maschere di input, vedere l'articolo Formattare i dati in righe e colonne. Per ulteriori informazioni sul modo in cui Access memorizza e visualizza i dati di tipo Data/ora, vedere l'articolo Immettere un valore di data o ora.

Solo in elenco

Scheda Ricerca

Sì/No

Attiva o disattiva le modifiche apportate alle voci incluse in un campo di ricerca. È possibile che i nuovi utenti di Access tentino di modificare manualmente le voci incluse in un campo di ricerca. Se non è possibile eseguire questa operazione, significa che tale proprietà è impostata su Sì. Se la proprietà è attiva ed è necessario modificare le voci incluse in un elenco, sarà necessario aprire l'elenco, se si desidera modificare un elenco di valori, oppure la tabella in cui sono contenuti i dati di origine relativi all'elenco, se si desidera modificare un campo di ricerca, e modificare i valori in tale tabella. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di campi di ricerca, vedere Modificare le voci in un campo di ricerca, più avanti in questo articolo.

Consenti modifiche a elenco valori

Scheda Ricerca

Sì/No

Attiva o disattiva il comando Modifica voci di elenco. Per attivare questo comando per i campi di ricerca, immettere un nome di maschera valido nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco. Il comando Consenti modifiche a elenco valori è disponibile in un menu di scelta rapida che viene visualizzato quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un controllo Casella di riepilogo o Casella combinata. Quando si esegue il comando, viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica voci di elenco. In alternativa, se nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco si specifica il nome di una maschera, verrà visualizzata la maschera specificata anziché la finestra di dialogo.

Nota   È possibile eseguire il comando Modifica voci di elenco da controlli casella di riepilogo o casella combinata presenti in maschere e da controlli casella combinata presenti in tabelle e set di risultati di una query. Le maschere devono essere aperte in visualizzazione Struttura o in visualizzazione Browse, mentre le tabelle e i set di risultati di una query devono essere aperte in visualizzazione Foglio dati.

Maschera di modifica voci di elenco

Scheda Ricerca

Nome di un modulo per l'immissione di dati

Se in questa proprietà della tabella si immette il nome di un modulo per l'immissione di dati come valore, tale maschera verrà visualizzata quando l'utente esegue il comando Modifica voci di elenco. In caso contrario, verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica voci di elenco.

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Aggiungere record direttamente a una tabella in visualizzazione Foglio dati

Una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati è analoga a un foglio di lavoro di Excel. In tale tabella è possibile digitare o incollare dati in uno o più campi, equivalenti a una cella di un foglio di lavoro. 

È consigliabile tenere presente gli aspetti seguenti.

  • Non è necessario salvare in modo esplicito i dati, poiché in Access viene eseguito automaticamente il commit delle modifiche apportate nella tabella quando si sposta il cursore in un nuovo campo della stessa riga o in un'altra riga.

  • Per impostazione predefinita, i campi di una database di Access sono impostati in modo da accettare un tipo di dati specifico, ad esempio testo o numeri. È necessario immettere nel campo il tipo di dati per cui il campo è stato impostato. In caso contrario, verrà visualizzato un messaggio di errore:

    Messaggio di errore di valore non valido

  • A un campo può essere applicata una maschera di input, ovvero un set di caratteri letterali e di simboli segnaposto che forzano l'immissione di dati in un formato specifico.

    Per ulteriori informazioni sulle maschere di input, vedere l'articolo Formattare i dati in righe e colonne.

  • Ad eccezione di allegati e di elenchi multivalore, nella maggior parte dei campi è possibile immettere solo un record. Se si ignora se un campo può accettare allegati, è possibile verificare le proprietà del campo. A tale proposito, vedere la procedura illustrata nella sezione Visualizzazione delle proprietà di un campo di tabella descritta in precedenza in questo articolo. È sempre possibile identificare un campo multivalore poiché accanto a ogni voce di elenco è visualizzata una casella di controllo.

Immettere dati in una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera utilizzare.

    Per impostazione predefinita, in Access la tabella viene aperta in visualizzazione Foglio dati, ovvero una griglia analoga a un foglio di lavoro di Excel. 

  2. Fare clic o assegnare lo stato attivo al primo campo che si desidera utilizzare e quindi immettere i dati.

  3. Per passare al campo successivo della stessa riga, premere TAB, utilizzare i tasti freccia DESTRA o freccia SINISTRA., oppure fare clic sulla cella del campo successivo.

    Quando si preme TAB, per impostazione predefinita in Access vengono utilizzate le opzioni internazionali di Windows per stabilire se il cursore deve essere spostato verso sinistra o verso destra. Se la lingua utilizzata dal computer è da sinistra a destra, quando si preme TAB il cursore si sposta verso destra; in caso contrario si sposta verso sinistra.

    Per spostarsi nella cella successiva di una colonna, utilizzare i tasti freccia SU o freccia GIÙ oppure fare clic sulla cella desiderata.

Applicare il formato RTF ai dati in un campo Memo

  1. Aprire la tabella in visualizzazione Struttura e quindi selezionare un campo Memo.

    I campi di tipo Memo contengono in genere commenti o note, in modo da poter eseguire la ricerca di un campo denominato "Commenti" o "Note". Se non è possibile trovare il campo di tipo Memo, vedere la procedura illustrata nella sezione Visualizzazione delle proprietà di un campo di tabella più indietro in questo articolo.

  2. Nel gruppo Carattere della scheda Home utilizzare i pulsanti e i menu per formattare il testo.

    Barra multifunzione di Access

    È possibile applicare tipo e dimensioni di carattere diversi, applicare il formato grassetto o corsivo al testo, modificare i colori e così via.

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Aggiungere record utilizzando una maschera

Le maschere per l'immissione di dati consentono di eseguire questa operazione in modo più semplice, rapido e accurato. In genere, le maschere vengono create quando è necessario immettere dati in più di una tabella per volta. Le maschere vengono create anche quando si desidera nascondere alcuni dei campi di una tabella, se si desidera semplificare l'utilizzo del database in modo da ridurre i costi di formazione e desidera garantire che l'immissione di dati sia eseguita in modo accurato.

Il modo in cui è possibile utilizzare una maschera per la modifica dei dati dipende dalla struttura della maschera. Le maschere possono contenere un numero qualsiasi di controlli, ad esempio elenchi, caselle di testo, pulsanti e fogli dati, ovvero griglie analoghe a fogli di lavoro di Excel. A sua volta, ogni controllo presente nella maschera legge o scrive i dati in un campo di tabella sottostante. Le operazioni che è possibile eseguire utilizzando un controllo specifico dipendono dal tipo di dati impostato per il campo di tabella sottostante, dalle proprietà specificate per tale campo ed eventualmente da altre proprietà impostate dal progettista del database per ogni controllo. Per ulteriori informazioni sulle modalità di immissione dei dati in base ai tipi di dati e alle proprietà del campo, vedere le sezioni Modalità di immissione dei dati in base ai tipi di dati e Modalità di immissione dei dati in base alle proprietà del campo di tabella, descritte in precedenza in questo articolo.

Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di utilizzo dei controlli per l'immissione di dati più comuni. Per ulteriori informazioni su database specifici, rivolgersi all'amministratore di sistema o al progettista di database.

Aggiungere o modificare testo in una casella di testo

Quando si aggiunge o si modifica del testo in una casella di testo, si lavora con i dati in un campo di tipo Testo o di tipo Memo. Si tenga presente che è possibile impostare un campo di tipo Memo (o il controllo associato al campo di tipo Memo) affinché supporti il formato RTF, in modo da poter applicare caratteri, dimensioni, stili e colori diversi al testo.

Modificare il testo in una casella di testo

  • Posizionare il cursore nella casella di testo e modificare i dati. In un campo Testo o Memo non è possibile eseguire calcoli.

Applicare il formato RTF

Nota   È possibile eseguire la procedura illustrata di seguito solo se una casella di testo è associata a un campo di tipo Memo. Vedere la procedura illustrata nella sezione Visualizzazione delle proprietà di un campo di tabella descritta in precedenza in questo articolo.

  1. Aprire la maschera in visualizzazione Maschera o Layout oppure aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati e quindi selezionare il campo di tipo Memo.

  2. Nel gruppo Carattere della scheda Home utilizzare i pulsanti e i menu per formattare il testo.

    Barra multifunzione di Access

    È possibile applicare tipi e dimensioni di carattere diversi, applicare il formato grassetto o corsivo al testo, modificare i colori e così via.

Immettere dati utilizzando un elenco

Gli elenchi possono essere utilizzati in maschere, nonché in tabelle e set di risultati di una query aperti in visualizzazione Foglio dati, ovvero una griglia analoga a un foglio di lavoro di Excel. 

Quando si utilizza un elenco in una maschera, è possibile che venga visualizzato un controllo casella combinata o un controllo casella di riepilogo. Nelle figure sono illustrati rispettivamente un controllo casella combinata e un controllo casella di riepilogo.

Elenco di ricerca vuoto

Controllo Casella di riepilogo in una maschera

Quando l'elenco viene utilizzato in una una tabella o in un set di risultati di una query, per impostazione predefinita viene utilizzata una casella combinata.

Gli elenchi inoltre possono supportare valori multipli. Se nell'elenco visualizzato è presente una casella di controllo accanto a ciascuna voce, è possibile selezionare fino a 100 voci nell'elenco stesso. Gli elenchi multivalore, che è possibile creare senza ricorrere alla programmazione, costituiscono una nuova caratteristica di Office Access 2007 che risolve un problema aziendale piuttosto frequente. Se ad esempio si utilizza un database di Access per tenere traccia dei problemi relativi all'assistenza clienti ed è necessario assegnare più persone per la risoluzione di un problema, è possibile utilizzare un elenco multivalore. Nelle precedenti versioni di Access la creazione di uno strumento analogo comporterebbe la necessità di utilizzare elementi avanzati di progettazione. Nelle figure vengono illustrati elenchi multivalore tipici.

Elenco a discesa con caselle di controllo aperto   Elenco con casella di controllo.

È anche possibile modificare le voci di un elenco. Se il progettista di database abilita il comando, è possibile aggiungere, modificare e rimuovere voci di elenco direttamente nell'elenco. I progettisti tuttavia possono disabilitare il comando che non sia disponibile per tutti i database.

Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di utilizzo e di modifica di elenchi.

Selezionare voci in un elenco a discesa

  1. Aprire la maschera, la tabella o il set di risultati di una query in cui è contenuto l'elenco.

    Nota   È necessario aprire le maschere in visualizzazione Maschere o visualizzazione Layout, mentre le tabelle o i set di risultati di una query devono essere aperti in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco e quindi selezionare la voce desiderata.

  3. Per eseguire il commit delle scelte eseguite nel database, spostare il cursore in un altro campo.

Selezionare voci in una casella di riepilogo

  1. Aprire la maschera in cui è contenuto l'elenco.

  2. Scorrere verso il basso l'elenco di voci della casella di riepilogo e quindi selezionare la voce desiderata.

  3. Per eseguire il commit delle scelte eseguite nel database, spostare il cursore in un altro campo.

Selezionare voci in un elenco a discesa con caselle di controllo

  1. Aprire la maschera, la tabella o il set di risultati di una query in cui è contenuto l'elenco.

    Nota   È possibile utilizzare gli elenchi a discesa con caselle di controllo in maschere, tabelle e set di risultati di una query. A tale scopo, è necessario aprire le maschere in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse, mentre le tabelle e i set di risultati di una query devono essere aperti in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco.

  3. Selezionare un numero massimo di 100 caselle di controllo e quindi fare clic su OK.

Selezionare voci in un elenco con caselle di controllo

  1. Aprire la maschera in cui è contenuto l'elenco.

    Nota   È necessario aprire la maschera in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco.

  3. Selezionare un numero massimo di 100 caselle di controllo e quindi fare clic su OK.

Modificare le voci di un elenco

Nota   È possibile modificare qualsiasi tipo di elenco in una maschera, tabella o set di risultati di una query. È necessario aprire le maschere in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse, mentre le tabelle e i set di risultati di una query devono essere aperti in visualizzazione Foglio dati. Il progettista di database o il reparto IT può disabilitare il comando, in modo che non risulti sempre disponibile.

  1. Aprire la maschera, la tabella o il set di risultati di una query in cui è contenuto l'elenco.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco da modificare e quindi fare clic su Modifica voci di elenco.

    Verrà visualizzata una finestra di dialogo o un modulo per l'immissione di dati, in base al tipo di elenco da modificare. In Access vengono utilizzati due tipi di elenco diversi, ovvero elenchi di valori ed elenchi di ricerca. Negli elenchi di valori viene visualizzato un insieme di voci immesse manualmente, mentre gli elenchi di ricerca utilizzano una query per recuperare i dati da una o più tabelle. Eseguire una delle operazioni seguenti. 

    • Se si modifica un elenco di valori, utilizzare la finestra di dialogo Modifica voci di elenco per modificare i dati dell'elenco e quindi fare clic su OK al termine dell'operazione.

    • Se si modifica un elenco di ricerca, verrà visualizzato un modulo per l'immissione di dati, da utilizzare per modificare i dati dell'elenco.

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Modificare le voci in un campo di ricerca

In un campo di ricerca è presente un elenco che gli utenti possono utilizzare per selezionare uno o più elementi. È possibile creare due tipi di elenchi di ricerca.

  • Elenchi di valori    Tali elenchi contengono un set di valori specificato a livello di codice immessi manualmente. I valori sono disponibili nella proprietà Origine riga del campo di ricerca.

  • Elenchi di ricerca    Tali elenchi utilizzano una query per recuperare valori da un'altra tabella. Nella proprietà Origine riga del campo è contenuta una query anziché un elenco di valori specificato a livello di codice.

Per impostazione predefinita, in Access i dati di ricerca vengono visualizzati in un elenco a discesa, sebbene sia possibile specificare un controllo casella di riepilogo. A differenza di una casella di riepilogo, che rimane sempre aperta, un elenco a discesa viene aperto per visualizzare i dati contenuti e viene chiuso dopo che l'utente ha eseguito una selezione.

Nelle versioni precedenti di Access, per modificare le voci in un campo di ricerca è necessario individuare la tabella che contiene il campo. Se il campo utilizzato un elenco di valori, è necessario modificare le voci presenti nella proprietà Origine riga del campo. Se il campo utilizza una query, è necessario individuare la tabella a cui fa riferimento la query e modificare i dati direttamente nella tabella di origine. In Office Access 2007 è invece possibile eseguire il comando Modifica voci di elenco o modificare i dati direttamente nella proprietà Origine riga o nella tabella di origine. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo del comando Modifica voci di elenco, vedere la sezione Immettere dati utilizzando un elenco descritta in precedenza in questo articolo. Le procedure illustrate in questa sezione consentono di modificare le voci direttamente nella proprietà Origine riga o nella tabella di origine. Il processo richiede l'esecuzione di alcuni passaggi generali.

  • Identificare il campo di ricerca. Le operazioni da eseguire sono diverse se si utilizza una maschera anziché una tabella.

  • Identificare il tipo del campo di ricerca, ovvero un elenco di valori o un elenco di ricerca. Se si utilizza un elenco di ricerca, verrà identificata la tabella di origine in cui sono contenuti i dati necessari per il campo di ricerca. 

  • Modificare le voci presenti nell'elenco di valori.

    -oppure-

    Aprire la tabella di origine per l'elenco di ricerca e modificarne i dati.

Identificare un campo di ricerca a partire da una maschera

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera e scegliere Visualizzazione Struttura.

    -oppure-

    Se la maschera è già aperta, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda relativa alla maschera e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

    -oppure-

    Nel gruppo Visualizzazione della scheda Home fare clic sul pulsante Visualizza per passare tra le visualizzazioni disponibili. In alternativa, è possibile fare clic sulla freccia in Visualizzazione, quindi scegliere una delle visualizzazioni disponibili dal menu..

    Barra multifunzione di Access

  2. Fare clic con il pulsante destro sul mouse sul controllo casella di riepilogo o casella combinata e quindi scegliere Proprietà.

  3. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Tutte e quindi individuare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga. La proprietà Tipo origine riga deve essere impostata su Elenco valori o Tabella/query, mentre nella proprietà Origine riga deve essere presente un elenco di voci separate da un punto e virgola o una query. È possibile ingrandire la finestra delle proprietà in base alle proprie esigenze in modo che sia possibile visualizzare l'elenco di voci o la query.

    Per gli elenchi di valori viene in genere utilizzata la sintassi di base seguente: "voce";"voce";"voce"

    In questo caso l'elenco è costituito da un insieme di voci racchiuse tra virgolette doppie e separate da un punto e virgola.

    Per le query di selezione viene in genere utilizzata la sintassi di base seguente: SELECT [nome_tabella_o_query].[nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole, SELECT e FROM. La prima clausola fa riferimento a una tabella o query e a un campo relativo. La seconda clausola fa riferimento solo alla tabella o alla query. È importante tenere presente che le clausole SELECT possono non contenere il nome di una tabella o di una query, sebbene contengano il nome di almeno un campo. Tutte le clausole FROM, tuttavia, devono fare riferimento a una tabella o query. Di conseguenza, è sempre possibile individuare la tabella o la query di origine per un campo di ricerca a partire dalla clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si utilizza un elenco di valori, modificare le voci dell'elenco. Verificare che ogni voce sia racchiusa tra virgolette doppie e che sia separata dalla voce successiva mediante un punto e virgola.

    • Se la query nell'elenco di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento aprire la seconda query in visualizzazione Struttura. Per eseguire questa operazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura. Annotare il nome della tabella visualizzato nella sezione superiore di Progettazione query e quindi procedere con il passaggio successivo.

      -oppure-

      Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, annotare il nome della tabella e quindi procedere con il passaggio successivo.

  5. Fare doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento per aprirla in visualizzazione Struttura e quindi modificare le voci di elenco in base alle proprie esigenze.

Identificare un campo di ricerca a partire da una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura della query, nella colonna Tipo dati fare clic o assegnare lo stato attivo a un campo Testo, Numerico o Sì/No.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella fare clic sulla scheda Ricerca e quindi verificare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga.

    La proprietà Tipo origine riga deve essere impostata su Elenco valori o Tabella/query, mentre la proprietà Origine riga deve contenere un elenco di valori o una query.

    Per gli elenchi di valori viene utilizzata la sintassi di base seguente: "voce";"voce";"voce"

    In questo caso l'elenco è costituito da un insieme di voci racchiuse tra virgolette doppie e separate da un punto e virgola.

    Per le query di selezione viene in genere utilizzata la sintassi di base seguente: SELECT [nome_tabella_o_query].[nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole, SELECT e FROM. La prima clausola fa riferimento a una tabella o query e a un campo relativo. La seconda clausola fa riferimento solo alla tabella o alla query. È importante tenere presente che le clausole SELECT possono non contenere il nome di una tabella o di una query, sebbene contengano il nome di almeno un campo. Tutte le clausole FROM, tuttavia, devono fare riferimento a una tabella o query. Di conseguenza, è sempre possibile individuare la tabella o la query di origine per un campo di ricerca a partire dalla clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si utilizza un elenco di valori, modificare le voci dell'elenco. Verificare che ogni voce sia racchiusa tra virgolette doppie e separata dalla voce successiva mediante un punto e virgola.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento aprire la seconda query in visualizzazione Struttura. Per eseguire questa operazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura. Annotare il nome della tabella visualizzato nella sezione superiore di Progettazione query e quindi procedere con il passaggio successivo.

      -oppure-

      Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, annotare il nome della tabella e quindi procedere con il passaggio successivo.

  5. Fare doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento per aprirla in visualizzazione Struttura e quindi modificare le voci di elenco in base alle proprie esigenze.

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Immettere stringhe di lunghezza zero

In Access è possibile distinguere tra due tipi di valori vuoti, ovvero valori Null e stringhe di lunghezza zero. I valori Null indicano un valore sconosciuto, mentre le stringhe di lunghezza zero indicano campi contenenti uno spazio. Si supponga ad esempio che in una tabella in cui sono contenuti dati relativi ai clienti sia presente un campo relativo al numero di fax. Se non si conosce il numero di fax del cliente, è possibile immettere un valore Null per lasciare il campo vuoto. In questo caso il valore Null immesso significa che il valore del campo non è noto. Se successivamente si stabilisce che il cliente non dispone di un apparecchio fax, è possibile immettere una stringa di lunghezza zero nel campo per indicare che il valore non esiste.

Nota   Tenere presente che è possibile impostare una proprietà che impedisca ai campi di accettare valori Null. Per ulteriori informazioni sull'impostazione di questa proprietà, vedere la sezione Modalità di immissione dei dati in base ai tipi di dati descritta in precedenza in questo articolo.

  1. Aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati o una maschera in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse.

  2. Selezionare il campo desiderato e quindi digitare due virgolette doppie senza inserire spazi ("").

  3. Spostare il cursore in un altro record per eseguire il commit delle modifiche nel database. Per impostazione predefinita le virgolette non vengono più visualizzate.

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Aggiungere record utilizzando la nuova caratteristica Raccolta dati

In Office Access 2007 è disponibile una nuova caratteristica denominata Raccolta dati. In Microsoft Office Outlook 2007 è possibile utilizzare un modulo per l'immissione di dati da inviare come messaggio di posta elettronica per raccogliere informazioni e memorizzare i dati in un database di Access. Le modalità di utilizzo della caratteristica Raccolta dati non vengono descritte in questo articolo.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo della caratteristica Raccolta dati, vedere Raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica.

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Aggiungere record mediante importazione o collegamento dei dati

È possibile importare o collegarsi a dati contenuti in origini di tipi diversi, tra cui altri database di Access, cartelle di lavoro di Excel, file di testo e documenti di Word, nonché elenchi disponibili su server che eseguono Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 e versioni successive.

Le modalità di importazione e di collegamento a queste origini dati non vengono descritte in questo articolo. Per informazioni sull'importazione e il collegamento di dati, fare clic sui collegamenti seguenti.

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Utilizzare una query di accodamento per aggiungere record da un altro database

Una query di accodamento consente di aggiungere un gruppo di record da una o più tabelle in un database di origine in una o più tabelle in un database di destinazione. Si supponga, ad esempio, di acquisire nuovi clienti e un database contenente una tabella di informazioni relativa a tali clienti. Per evitare di immettere nuovi dati manualmente, è possibile appenderli alla tabella o alle tabelle appropriate nel proprio database. È inoltre possibile utilizzare query di accodamento per eseguire le operazioni seguenti:

  • Accodare campi in base ai criteri. È possibile ad esempio accodare solo i nomi e gli indirizzi di clienti con ordini inevasi.

  • Accodare record nel caso in cui alcuni campi di una tabella non siano presenti nell'altra. Si supponga ad esempio che nella tabella Clienti del proprio database siano presenti 11 campi e che nella stessa tabella di un database diverso siano presenti 9 campi corrispondenti. In questo caso è possibile utilizzare una query di accodamento per aggiungere solo i dati contenuti nei campi corrispondenti e ignorare gli altri.

Per creare una query di accodamento, eseguire i passaggi fondamentali riportati di seguito:

  • Aprire il database di origine, ovvero il database che contiene i record da aggiungere, e creare una query di selezione che restituisce esclusivamente i record che si desidera aggiungere.

  • Convertire la query di selezione in una query di accodamento.

  • Aggiungere le tabelle e i campi di destinazione alla query di accodamento. Se si desidera accodare record a un altro database, è necessario innanzitutto aprire il database e quindi selezionare le tabelle.

  • Eseguire la query per accodare i record.

Nota    Eseguire il backup dei dati prima di avviare l'operazione di accodamento. In caso di errore, sarà possibile eliminare i record accodati dalla tabella di destinazione, sebbene eliminare manualmente un numero elevato di record possa richiedere molto tempo. Disporre di una copia di backup aiuterà a correggere gli errori in minor tempo.

Creare una query di selezione

  1. Aprire il database di origine, ovvero il database in cui sono contenuti i record da accodare. 

  2. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

    Immagine della barra multifunzione di Access

    Verranno visualizzate la griglia di struttura della query e la finestra di dialogo Mostra tabella.

  3. Selezionare la tabella in cui sono contenuti i record da accodare, fare clic su Aggiungi e quindi fare clic Chiudi.

    La tabella verrà visualizzata come una finestra nella sezione superiore della griglia di struttura della query. Nella finestra vengono elencati tutti i campi della tabella. Nella figura seguente viene illustrata una tipica tabella in Progettazione query:

    Una tabella in Progettazione query

  4. Trascinare i campi da accodare dalla tabella sulla riga Campo nella sezione inferiore della griglia di struttura della query.

    Nella sezione inferiore è possibile aggiungere un campo di tabella per colonna. Per aggiungere tutti i campi in modo rapido, fare clic sull'asterisco (*) nella parte superiore dell'elenco dei campi della tabella. Nella figura seguente viene illustrata la Progettazione query con numerosi campi della tabella aggiunti:

    Query con tre campi nella griglia di struttura

    Nella figura seguente viene illustrata la Progettazione query con tutti i campi aggiunti:

    Query con tutti i campi della tabella

  5. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

    Verificare che la query restituisca i record da accodare. Se necessario, è possibile deselezionare la casella di controllo Mostra oppure premere CANC per rimuovere i dati non desiderati. È altresì possibile trascinare ulteriori campi sulla griglia di struttura fino a raggiungere il risultato desiderato.

  6. Procedere con i passaggi successivi.

Convertire la query in una query di accodamento

  1. Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura fare clic su Accodamento.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Accodamento.

  2. A questo punto è possibile accodare record da una tabella a un'altra presente nello stesso database o in un database diverso.

    • Accodare record a una tabella presente nello stesso database

      1. Nella finestra di dialogo Accodamento fare clic su Database corrente (se non ancora selezionato) e quindi selezionare la tabella di destinazione nell'elenco Nome tabella.

      2. Fare clic su OK.

        Nel passaggio 4 della sezione precedente, alla griglia di struttura della query sono stati aggiunti tutti i campi della tabella di origine o solo una parte. Se è stata aggiunta la tabella intera, alla riga Accoda a verrà aggiunta l'intera tabella di destinazione, come illustrato di seguito:

        Query di accodamento che include tutti i campi da due tabelle

        -oppure-

        Se nel passaggio 4 della sezione precedente sono stati aggiunti campi singoli e i nomi dei campi nella tabella di origine e di destinazione corrispondono, i nomi dei campi di destinazione vengono aggiunti automaticamente alla riga Accoda a, come illustrato di seguito:

        Query di accodamento con campi corrispondenti

        -oppure-

        Se sono stati aggiunti campi singoli e alcuni o tutti i nomi nelle tabelle di origine e di destinazione non corrispondono, nella riga Accoda a i campi non corrispondenti verranno lasciati vuoti. Fare clic su ogni campo vuoto e selezionare il campo di origine nell'elenco risultante, come illustrato di seguito:

        Scelta dei campi di destinazione per una query di accodamento

      3. Per visualizzare in anteprima le modifiche, fare clic su Visualizza.

      4. Ritornare alla visualizzazione Struttura e quindi fare clic su Esegui per accodare i record.

    • Accodare record a una tabella presente in un database diverso

      1. Nella finestra di dialogo Accodamento fare clic su Altro database.

      2. Nel campo Nome file digitare il percorso e il nome del database di destinazione.

      3. Nella casella Nome tabella digitare il nome della tabella di destinazione e quindi fare clic su OK.

        -oppure-

        Fare clic su Sfoglia e utilizzare la seconda finestra di dialogo Accodamento per individuare il database di destinazione. Dopo avere individuato e selezionato il database di destinazione, fare clic su OK. La seconda finestra di dialogo verrà chiusa. Nel campo Nome tabella della prima finestra di dialogo immettere il nome della tabella di destinazione e quindi fare clic su OK.

        Digitare il nome della tabella di destinazione e quindi fare clic su OK per chiudere la prima finestra di dialogo Accodamento.

        Nel passaggio 4 della sezione precedente alla riga Campo della griglia di struttura della query sono stati aggiunti tutti i campi della tabella di origine o solo una parte. Se è stata aggiunta la tabella intera, alla riga Accoda a verrà aggiunta l'intera tabella di destinazione, come illustrato di seguito:

        Query di accodamento che include tutti i campi da due tabelle

        -oppure-

        Se nel passaggio 4 sono stati aggiunti campi singoli e i nomi dei campi nella tabella di origine e di destinazione corrispondono, i nomi dei campi di destinazione vengono aggiunti automaticamente alla riga Accoda a, come illustrato di seguito:

        Query di accodamento con campi corrispondenti

        -oppure-

        Se sono stati aggiunti campi singoli e alcuni o tutti i nomi nelle tabelle di origine e di destinazione non corrispondono, nella riga Accoda a i campi non corrispondenti verranno lasciati vuoti. Fare clic su ogni campo vuoto e selezionare il campo di destinazione nell'elenco risultante, come illustrato di seguito:

        Scelta dei campi di destinazione per una query di accodamento

      4. Per visualizzare in anteprima le modifiche, fare clic su Visualizza.

      5. Passare alla visualizzazione Struttura e quindi fare clic su Esegui per accodare i record.

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Metodi che consentono di risparmiare tempo durante l'immissione di dati

In Access sono disponibili diversi modi per immettere i dati più rapidamente. Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di impostazione di un valore predefinito per campi ed elenchi nelle maschere, nonché le modalità di utilizzo di tasti scelta rapida per riutilizzare i valori quando i dati vengono ordinati.

Impostare un valore predefinito per un campo o per un controllo

Se un elevato numero di record condivide lo stesso valore per un campo specifico, ad esempio una città o un paese, è possibile risparmiare tempo impostando un valore predefinito per il controllo associato al tale campo. Quando si apre la maschera o si crea un nuovo record, nel controllo verrà visualizzato per impostazione predefinita il valore impostato.

Impostare un valore predefinito per un controllo

  1. Aprire la maschera in visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo da utilizzare e quindi scegliere Proprietà.

  3. Nella scheda Dati impostare la proprietà Valore predefinito sul valore desiderato.

  4. Ripetere le operazioni descritte nei passaggi da 1 a 3 per impostare un nuovo valore predefinito.

Specificare un valore diverso

  1. Per un valore in una casella di testo, immettere nuovi dati.

    -oppure-

    Per un valore in un elenco, selezionare un nuovo valore nell'elenco.

Riutilizzare i valori durante l'ordinamento

Durante lo spostamento tra record, può essere necessario ordinare ogni record utilizzando lo stesso valore. Se si esegue questa operazione, è possibile risparmiare tempo utilizzando tasti di scelta rapida per ripetere il valore specifico. Si supponga ad esempio di ordinare elenchi di ordini in base al tipo di prodotti. Nel primo record digitare acqua minerale per eseguire l'ordinamento in base agli ordini di clienti che hanno acquistato acqua minerale. Quando ci si sposta al record successivo, è possibile copiare e riutilizzare questo valore di ordinamento.

Nota   Per eseguire questi passaggi, è necessario avere una maschera aperta in visualizzazione Maschera.

  1. Spostarsi sul campo che riutilizza il valore del corrispondente campo del record precedente.

  2. Premere CTRL+' (apostrofo).

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Si applica a: Access 2007



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