Aggiungere uno o più record a un database

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In questo articolo viene spiegato come immettere i dati in un database di Access e utili per comprendere meglio i processi di immissione di dati diversi. L'articolo inoltre spiegato come utilizzare diverse tecniche di immissione dati in Access.

In questo articolo

Introduzione all'aggiunta di record

Aggiungere record direttamente in una tabella in visualizzazione Foglio dati

Aggiungere record utilizzando una maschera

Modificare le voci di un campo di ricerca

Immettere stringhe di lunghezza zero

Aggiungere record importando o collegando dati

Metodi per risparmiare tempo durante l'immissione di dati

Introduzione all'aggiunta di record

Per immettere dati rapido e accurato in un database di Access, può essere utile conoscere alcuni concetti di base sul funzionamento di un database. Nelle sezioni seguenti vengono descritti alcuni dei principi di progettazione base che consentono di controllare la modalità di immissione dati.

Immissione di dati di influenza struttura del database

Un database di Access non è un file come documento di Microsoft Word o una presentazione di Microsoft PowerPoint. Se, tuttavia, un database di Access è un insieme di oggetti, tabelle, maschere, report, query e così via, che devono collaborare per un database per il corretto funzionamento.

Inoltre, tali oggetti devono essere conformi a un insieme di principi di progettazione o il database verrà lavorare in maniera insufficiente o errore generale. A sua volta, tali principi influire sulla modalità di immissione dati. Utile tenere presente gli aspetti sugli oggetti di database e progettare mentre si procede.

  • Access archivia tutti i dati in una o più tabelle. Il numero di tabelle usate dipende la struttura e la complessità del database. Anche se è possibile visualizzare i dati in una maschera, un report o nei risultati restituiti da una query, Access memorizza i dati solo nelle tabelle e altri oggetti nel database sono basate su tali tabelle.

  • Ogni tabella deve accettare un solo tipo di dati. Ad esempio una tabella di informazioni sui contatti commerciali non deve contenere informazioni sulle vendite. In caso affermativo, può essere difficile se non Impossibile trovare le informazioni corrette.

  • In genere, tutti i campi in una tabella di accetta un solo tipo di dati. Ad esempio, è possibile memorizzare note in un campo impostato per memorizzare valori numerici. Se si tenta immettere testo in un campo, verrà visualizzato un messaggio di errore. Tuttavia, che non è una regola rapida e disco rigido. Ad esempio, è possibile archiviare numeri (ad esempio codici postali) in un campo impostato sul tipo di dati testo breve, ma è possibile eseguire calcoli su tali dati, poiché Access lo considera una porzione di testo.

  • Con alcune eccezioni, i campi in un record devono accettare un solo valore. Ad esempio, non è possibile immettere più di un indirizzo in un campo indirizzo. In Microsoft Excel, che per impostazione predefinita, consente di immettere un numero qualsiasi di nomi, indirizzi o immagini in una singola cella, a meno che non si imposta la cella per accettare tipi di dati limitati è.

    Tuttavia, è possibile immettere un elenco delimitato di elementi in campi impostati al tipo di dati testo lungo (Memo) o di testo breve (testo). Inoltre, Access offre una caratteristica denominata campo multivalore. Campi multivalore consentono per allegare più file di dati a un singolo record e creare gli elenchi di accettano più valori. Ad esempio, è possibile allegare una presentazione di Microsoft PowerPoint e qualsiasi numero di immagini a un record nel database. È anche possibile creare un elenco di nomi e selezionare il numero dei nomi in base alle esigenze. L'utilizzo di campi multivalore può sembrare interrompere le regole di progettazione di database perché consentono di memorizzare più di un record per campo di tabella, ma in realtà non, poiché verranno applicate le regole "dietro le quinte" archiviando i dati in tabelle nascoste speciale.

  • Nelle versioni precedenti di Access (anteriore al 2007), era progettare e creare almeno una tabella prima di poter immettere i dati. Era necessario decidere quali campi da aggiungere alla tabella e impostare i tipi di dati per ogni campo. Nelle versioni più recenti di Access, è possibile aprire una tabella vuota e iniziare a immettere i dati. Viene impostato automaticamente un tipo di dati per il campo in base a ciò che viene immesso.

Altre informazioni

Le informazioni contenute in questa sezione tocca nella struttura del database, struttura tabella e una caratteristica denominata campi multivalore.

I collegamenti seguenti consentono di accedere ad articoli che offrono maggiori informazioni su questi argomenti.

Effetti dei tipi di dati sulla modalità di immissione dei dati

Quando si progetta una tabella di database, selezionare un tipo di dati per ogni campo della tabella, un processo che consente di verificare più accurata immissione di dati. Si supponga ad esempio, aprire una tabella vuota e immettere un set di dati di vendita. Il tipo di dati numerico per il campo viene impostato. Se qualcuno tenta di inserire il testo in questo campo, in Access viene visualizzato un errore del messaggio e non sarà possibile salvare il record modificato, ovvero un passaggio che consente di proteggere i dati.

Mostra come visualizzare i tipi di dati

Nel riquadro di spostamento, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Fare doppio clic sulla tabella che si desidera analizzare per aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati. Nel gruppo formattazione della scheda campi osservare il valore nell'elenco tipo di dati. Nota Se si sta utilizzando Access 2007, sono disponibili in questo elenco nel gruppo di tipi di dati e formattazione della scheda foglio dati. Valore cambia spostando posizionare il cursore nei vari campi della tabella. In questa figura mostra l'elenco:

    Elenco Tipo di dati

  • Fare clic sulla tabella che si desidera analizzare e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

    La tabella verrà aperta nella griglia di struttura e la sezione superiore della griglia Mostra il nome e tipo di dati di ogni campo della tabella. In questa figura mostra una tipica tabella nella griglia di struttura.

    Campi in visualizzazione Struttura

Il tipo di dati che si imposta per ogni campo di tabella fornisce il primo livello di controllare il tipo di dati sia consentito in un campo. In alcuni casi, ad esempio quando si lavora con un campo di testo lungo, è possibile immettere i dati che si desidera. In altri casi, ad esempio quando si utilizza un campo numerazione automatica, il tipo di dati per il campo si impedisce l'immissione di tutte le informazioni del tutto. La tabella seguente elenca i tipi di dati che Access fornisce e i relativi effetti sull'immissione di dati.

Tipo di dati

Effetto sull'immissione dei dati

Testo breve

Nota, a partire da Access 2013, Testo breve sono stati rinominati tipi di dati di testo.

Campi di testo brevi accettano testo o numerici caratteri, inclusi delimitato da elenchi di elementi. Un campo di testo accetta un numero minore di caratteri rispetto a un campo di testo lungo, ovvero da 0 a 255 caratteri. In alcuni casi, è possibile utilizzare funzioni di conversione per eseguire calcoli sui dati in un campo di testo breve.

Testo lungo

Nota, a partire da Access 2013, Testo lungo sono stati rinominati tipi di dati di tipo Memo.

È possibile immettere grandi quantità di testo e dati numerici in questo tipo di campo. Inoltre, se la finestra di progettazione di database imposta il campo per il supporto del formato RTF, è possibile applicare i tipi di formattazione normalmente disponibili nei programmi di elaborazione di word, ad esempio Word. Ad esempio, è possibile applicare diversi tipi di carattere e le dimensioni del carattere ai caratteri specifici il testo e li si rende grassetto o corsivo e così via. È anche possibile aggiungere tag Hypertext Markup Language (HTML) ai dati.

Inoltre, i campi testo lungo dispongono di una proprietà denominata Accodare solo. Quando si attiva tale proprietà, è possibile aggiungere nuovi dati a un campo di testo lungo, ma non è possibile modificare i dati esistenti. La caratteristica deve essere utilizzato nelle applicazioni, ad esempio problemi database, nel punto in cui è necessario mantenere un record permanente che non possa essere modificato. Quando si posiziona il cursore in un campo di testo lungo con la proprietà Accodare solo attivata per impostazione predefinita, il testo nel campo scompare. Non è possibile applicare le modifiche di formattazione o un al testo.

Come campi di testo breve, è anche possibile eseguire funzioni di conversione per i dati in un campo di testo lungo.

Numero

È possibile immettere solo i numeri di questo tipo di campo ed è possibile eseguire calcoli sui valori di un campo numerico.

Numero grande

Nota i tipi di dati numero elevato sono disponibili solo nella versione di abbonamento a Office 365 di Access.

È possibile immettere solo i numeri di questo tipo di campo ed è possibile eseguire calcoli sui valori di un campo numerico di grandi dimensioni.

Data e ora

In questo tipo di campo, è possibile immettere solo date e ore. A seconda di come la finestra di progettazione di database imposta il campo, è possibile riscontrare queste condizioni:

  • Se è stata impostata una maschera di input per il campo (una serie di caratteri segnaposto e letterali visualizzati quando si seleziona il campo), è necessario immettere dati negli spazi e il formato che fornisce la maschera. Ad esempio, se è presente una maschera, ad esempio GG_MMM_AAAA, è necessario digitare 2017 11 ott negli appositi spazi. È possibile immettere un nome completo del mese o un valore di anno a due cifre.

  • Se non non è creata una maschera di input per controllare la modalità di immissione di una data o un'ora, è possibile immettere il valore utilizzando qualsiasi valido formato data o ora. Ad esempio, è possibile digitare 11 ott 2017, 11/10/17, 11 ottobre 2017, e così via.

  • La finestra di progettazione di database potrebbe applicare un formato di visualizzazione per il campo. In questo caso, se non è presenta alcuna maschera di input, è possibile immettere un valore in quasi tutti i formati, ma le date verranno visualizzate secondo il formato di visualizzazione. Ad esempio, è possibile immettere 10/11/2017, ma il formato di visualizzazione potrebbe essere impostato in modo che il valore viene visualizzato come ott-11-2017.

Valuta

È possibile immettere solo i valori di valuta in questo tipo di campo. Inoltre, non è necessario immettere manualmente un simbolo di valuta. Per impostazione predefinita, verrà applicato il simbolo di valuta (¥, £, $ e così via) specificato nelle impostazioni internazionali di Windows. È possibile modificare il simbolo di valuta per riflettere una valuta diversa, se necessario.

Contatore

Impossibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. Access viene incrementato i valori in un campo contatore ogni volta che si aggiunge un nuovo record a una tabella.

Calcolato

Si noti tipi di dati di calcolo sono stati aggiunti all'inizio di Access in Access 2010

Impossibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. I risultati del campo dipendono da un'espressione che è possibile definire. Accesso Aggiorna i valori in un campo calcolato ogni volta che si aggiungono o si modifica un nuovo record a una tabella.

Sì/No

Quando si fa clic su un campo è impostato su questo tipo di dati, viene visualizzata una casella di controllo o un elenco a discesa, a seconda di come formattare il campo. Se si formatta il campo per visualizzare un elenco, è possibile selezionare o No, True o False, o su o disattivare dall'elenco, di nuovo a seconda del formato applicato al campo. È possibile immettere i valori nell'elenco o modificare i valori nell'elenco direttamente in una maschera o tabella.

Oggetto OLE

Utilizzare questo tipo di campo quando si desidera visualizzare i dati da un file creato con un altro programma. Ad esempio, è possibile visualizzare un file di testo, un grafico di Excel o una presentazione di PowerPoint in un campo oggetto OLE.

Gli allegati rappresentano un modo più veloce, più facile e flessibile per visualizzare i dati da altri programmi. Vedere la voce degli allegati, più avanti in questa tabella, per altre informazioni.

Collegamento ipertestuale

È possibile immettere i dati in questo tipo di campo e verrà trasformato automaticamente in un indirizzo Web. Ad esempio, se si immette un valore nel campo, Access racchiude il testo con un http://www. your_text.com. Se si immette un indirizzo Web valido, il collegamento funzionerà. In caso contrario, il collegamento verrà generato un messaggio di errore. Inoltre, la modifica di collegamenti ipertestuali esistenti può essere difficile perché facendo clic su un campo collegamento ipertestuale con il mouse avvia il browser e consente di accedere al sito specificato nella casella collegamento. Per modificare un campo collegamento ipertestuale, selezionare un campo contiguo, utilizzare i tasti TAB o freccia per spostare lo stato attivo nel campo collegamento ipertestuale e quindi premere F2 per attivare la modifica.

Allegato

È possibile allegare dati da altri programmi di questo tipo di campo, ma non è possibile digitare o in caso contrario immettere testo o dati numerici.

Per informazioni sull'utilizzo di un campo degli allegati, vedere l'articolo allegare file ed elementi grafici ai record nel database.

Ricerca guidata

La ricerca guidata non è un tipo di dati. Utilizzare invece la procedura guidata per creare due tipi di elenchi a discesa: elenchi di valori e campi di ricerca. Un elenco di valori utilizza un elenco delimitato di elementi che si immette manualmente quando si usa la ricerca guidata. Questi valori possono essere indipendenti di altri dati o oggetti nel database.

Un campo di ricerca, invece, viene utilizzata una query per recuperare dati da uno o più tabelle in un database o in un'altra posizione, ad esempio un server che esegue SharePoint. Il campo di ricerca Visualizza i dati in un elenco a discesa. Per impostazione predefinita, la ricerca guidata imposta il campo di tabella per il tipo di dati numerico.

È possibile collaborare con i campi di ricerca direttamente nelle tabelle e maschere e report. Per impostazione predefinita, i valori in un campo di ricerca vengono visualizzati in un tipo di controllo elenco denominato casella combinata, ovvero un elenco con una freccia a discesa: Elenco di ricerca vuoto . A seconda di come la finestra di progettazione di database abbia impostato il campo di ricerca e la casella combinata, è possibile modificare le voci nell'elenco e aggiungere elementi all'elenco. A tale scopo, la finestra di progettazione di database sia impostata una proprietà del campo di ricerca (la proprietà è Solo in elencoed è necessario disattivare la).

Se è possibile modificare direttamente i valori in un elenco di ricerca, è necessario aggiungere o modificare i dati nell'elenco di valori predefinito o nella tabella che funge da origine per il campo di ricerca. Per ulteriori informazioni, vedere modificare le voci di un campo di ricerca, più avanti in questo articolo.

Infine, quando si crea un campo di ricerca, è possibile se lo si desidera impostare per il supporto di più valori. Quando si esegue questa operazione, l'elenco risultante verrà visualizzata una casella di controllo accanto a ogni voce dell'elenco e selezionare o deselezionare il numero di elementi in base alle esigenze. Nella figura viene illustrato un tipico elenco multivalore:

Elenco con casella di controllo.

Per informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore e l'utilizzo degli elenchi risultanti, vedere gli articoli della Guida ai campi multivaloree utilizzare un elenco in cui sono memorizzati valori multipli .

Nota: Allegato, calcolo e numerosi tipi di dati non sono disponibili in formati di file con estensione mdb.

Effetti delle proprietà di campo sulla modalità di immissione dei dati

Oltre a principi di progettazione che controllano la struttura di un database e i tipi di dati che consentono di controllare quali è possibile immettere in un determinato campo, alcune proprietà dei campi possono influire sulle modalità di immissione dati in un database di Access.

Visualizzare le proprietà di un campo di tabella

In Access sono disponibili due modi per visualizzare le proprietà per un campo di tabella. È possibile utilizzare i controlli della scheda foglio dati oppure è possibile aprire la tabella in visualizzazione struttura. I passaggi seguenti illustrano entrambe le tecniche.

Visualizzazione delle proprietà di tabella della scheda Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera utilizzare.

  2. Fare clic sulla scheda campi e usare i controlli del gruppo di formattazione per visualizzare le proprietà per ogni campo di tabella. Nota Se si sta utilizzando Access 2007, sono disponibili in questo elenco nel gruppo di tipi di dati e formattazione della scheda foglio dati.

Visualizzare le proprietà di tabella in visualizzazione struttura

  1. Nel riquadro di spostamento, fare clic sulla tabella desiderata e fare clic su Visualizzazione struttura, icona del pulsante nel menu di scelta rapida.

    La tabella verrà aperta nella griglia di struttura.

  2. Nella parte inferiore della griglia, fare clic sulla scheda Generale, se non è già selezionata.

    –oppure–

    Per visualizzare le proprietà per un campo di ricerca, fare clic sulla scheda ricerca.

    Un campo di ricerca è un campo di tabella che utilizza una query per recuperare i valori da una o più tabelle in un database. Per impostazione predefinita, il campo di ricerca presenta i valori è in forma di un elenco. A seconda di come una finestra di progettazione di database imposta il campo di ricerca, è possibile selezionare uno o più elementi dall'elenco.

Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà che hanno il massimo impatto sull'immissione dei dati e viene spiegato come influiscono l'immissione dei dati.

Proprietà

Posizione nella griglia di struttura tabella

Valori possibili

Comportamento quando si tenta di immettere dati

Dimensione campo

Scheda Generale

tra 0 e 255

Il limite di caratteri si applica solo ai campi impostati sul tipo di dati testo. Se si tenta di immettere più di un numero specificato di caratteri, il campo troncato.

Obbligatorio

Scheda Generale

Sì/No

Quando è attiva, questa proprietà impone immettere un valore in un campo e l'accesso non sarà possibile salvare i nuovi dati fino al completamento di un campo obbligatorio. Quando è attiva, il campo accetta valori null, ovvero che il campo può rimanere vuoto.

Nota: Un valore null non è la stessa operazione come un valore zero. Zero è una cifra e "null" è un valore manca, non definito o sconosciuto.

Consenti lunghezza zero

Scheda Generale

Sì/No

Quando è attiva, è possibile immettere stringhe di lunghezza zero, ovvero stringhe che non contengono caratteri. Per creare una stringa di lunghezza zero, immettere una coppia di virgolette doppie nel campo ("").

Indicizzato

Scheda Generale

Sì/No

Quando si indicizza un campo di tabella, l'accesso non è possibile aggiungere i valori duplicati. È anche possibile creare un indice da più di un campo. Se si esegue questa operazione, è possibile duplicare i valori in un campo, ma non in entrambi i campi.

Maschera di input

Scheda Generale

Predefinito o personalizzato set di caratteri segnaposto e letterali

Una maschera di input forza l'immissione di dati in un formato predefinito. La maschera viene visualizzata quando si seleziona un campo in una tabella o un controllo in una maschera. Si supponga ad esempio, fare clic su un campo Date viene visualizzato il set di caratteri: MMM-DD-YYYY. Questo è una maschera di input. È possibile immettere valori mese come abbreviazioni di tre lettere, ad esempio ott e il valore dell'anno in quattro cifre forza, ad esempio, ott-15-2017.

Nota: Tenere presente che le maschere di input solo controllano la modalità di immissione dati, non accedano come archivi o consente di visualizzare i dati.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e utilizzo delle maschere di input, vedere l'articolo formati di immissione di dati di controllo con le maschere di input. Per ulteriori informazioni su come Access memorizza e Visualizza dati Data/ora, vedere l'articolo Immettere un valore di data o un'ora.

Solo in elenco

Scheda ricerca

Sì/No

Attiva o disattiva le modifiche apportate alle voci di un campo di ricerca. Nuovi utenti di Access in alcuni casi provano a modificare manualmente gli elementi in un campo di ricerca. Quando Access non è possibile modificare gli elementi in un campo, è impostata su Sì. Se questa proprietà è abilitata ed è necessario modificare le voci di un elenco, è necessario aprire l'elenco (se si desidera modificare un elenco di valori) o la tabella contenente i dati di origine per l'elenco (se si desidera modificare un campo di ricerca) e modificare i valori in. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei campi di ricerca, vedere modificare le voci di un campo di ricerca, più avanti in questo articolo.

Consenti modifiche a elenco valori

Scheda ricerca

Sì/No

Abilita o disabilita il comando Modifica voci di elenco per gli elenchi di valori, ma non per i campi di ricerca. Per attivare questo comando per i campi di ricerca, immettere un nome di maschera valido nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco . Il comando Consenti modifiche a elenco valori viene visualizzato un menu di scelta rapida che si apre facendo clic su un controllo casella combinata o casella di riepilogo. Quando si esegue il comando, viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica voci di elenco. In alternativa, se si specifica il nome di un modulo nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco , verrà avviata la maschera anziché la finestra di dialogo.

Nota: È possibile eseguire il comando Modifica voci di elenco dalla casella di riepilogo e i controlli casella combinata nelle maschere e da controlli casella combinata presenti in tabelle e risultato della query set. Moduli devono essere aperti in visualizzazione struttura o visualizzazione Sfoglia. tabelle e set di risultati query deve essere aperto in visualizzazione Foglio dati.

Maschera di modifica voci di elenco

Scheda ricerca

Nome di una maschera di immissione dati

Se si immette il nome di una maschera di immissione di dati come valori in questa proprietà della tabella, la maschera viene visualizzata quando un utente esegue il comando Modifica voci di elenco. Nella finestra di dialogo Modifica voci di elenco in caso contrario, viene visualizzato quando gli utenti eseguono il comando.

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Aggiungere record direttamente in una tabella in visualizzazione Foglio dati

Una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati è simile a un foglio di lavoro di Excel ed è possibile digitare o incollare dati in uno o più campi, ovvero l'equivalente di una cella in un foglio di lavoro.

Mentre si procede, tenere presente gli aspetti.

  • Non è necessario salvare i dati. Quando si sposta il cursore in un nuovo campo nella stessa riga o quando si sposta il cursore in un'altra riga le modifiche commit alla tabella.

  • Per impostazione predefinita, i campi in un database di Access siano impostati per accettare un tipo specifico di dati, ad esempio testo o numeri. È necessario immettere il tipo di dati che il campo è impostato su Accetta. In caso contrario, verrà visualizzato un messaggio di errore:

    Messaggio di errore di valore non valido

  • Un campo, potrebbe essere applicata una maschera di input. Una maschera di input è un set di caratteri segnaposto e letterali che forzare l'immissione di dati in un formato specifico.

    Per ulteriori informazioni sulle maschere di input, vedere l'articolo formati di immissione di dati di controllo con le maschere di input.

  • Fatta eccezione per elenchi multivalore e allegati, è possibile immettere un solo record nella maggior parte dei campi. Se non si sa che se un campo accetta allegati, è possibile controllare le proprietà del campo. A tale scopo, procedere nel modo di visualizzare le proprietà di un campo di tabella, in questo articolo. È sempre possibile identificare un campo multivalore, poiché Access visualizza una casella di controllo accanto a ogni voce dell'elenco.

Immettere i dati in una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera utilizzare.

    Per impostazione predefinita, la tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati, ovvero una griglia simile a un foglio di lavoro di Excel.

  2. Fare clic su o assegnare lo stato attivo sul primo campo che si desidera utilizzare e quindi immettere i dati.

  3. Per spostarsi al campo successivo nella stessa riga, premere TAB, utilizzare i tasti freccia destra o verso sinistra o fare clic sulla cella nel campo successivo.

    Quando si preme TAB, per impostazione predefinita, Access usa le impostazioni internazionali di Windows per determinare se il cursore deve essere spostato a sinistra o a destra. Se il computer è installato un linguaggio che legge da sinistra a destra, il cursore si sposta a destra quando si preme il tasto TAB. Se il computer è installato un linguaggio che legge da destra a sinistra, il cursore si sposta a sinistra.

    Per passare alla cella successiva di una colonna, utilizzare la freccia su o mediante i tasti freccia oppure fare clic sulla cella desiderata.

Applicare la formattazione RTF ai dati in un campo di testo lungo (Memo)

  1. Con la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati, selezionare un campo di testo lungo. Se si utilizza Access 2007 o Access 2010 da un campo Memo.

    In genere, i campi testo lungo contengano commenti o note, in modo da poter guardare per un campo denominato "Commenti" o "Note". Se ancora non si riesce a trovare il campo di testo lungo, vedere i passaggi descritti in visualizzare le proprietà di un campo di tabella, in questo articolo.

  2. Nella scheda Home, nel gruppo tipo di carattere, utilizzare i pulsanti e i menu per formattare il testo.

    Comandi disponibili nel gruppo Tipo di carattere di Access

    È possibile applicare diversi tipi di carattere e le dimensioni massime, applicare il grassetto o corsivo, modificare i colori e così via.

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Aggiungere record utilizzando una maschera

Moduli di immissione dati possono fornire un modo più semplice, più veloce e accurato per immettere i dati. È in genere possibile creare moduli quando è necessario immettere i dati in più tabelle contemporaneamente. È anche possibile creare moduli quando si desidera nascondere alcuni dei campi in una tabella, quando si desidera rendere più semplice da utilizzare (passaggio che consente di ridurre i costi di formazione) un database e quando si vuole garantire agli utenti di immettere dati in modo accurato.

Come si usa un modulo per modificare i dati dipende dalla struttura del modulo. Le maschere possono includere qualsiasi numero di controlli, ad esempio elenchi, caselle di testo, pulsanti e fogli dati, ovvero griglie simili fogli di lavoro di Excel. A sua volta, ognuno dei controlli nella maschera legge i dati da o scrive dati in un campo di tabella sottostante. Cosa fare con un determinato controllo dipende dal tipo di dati impostate per il campo della tabella sottostante, eventuali proprietà impostate per il campo ed eventualmente dal diverse proprietà che la finestra di progettazione di database imposta per ogni controllo. Per ulteriori informazioni sugli effetti dei tipi di dati e proprietà dei campi sull'immissione di dati, vedere le sezioni effetti dei tipi di dati sulla modalità di immissione dati ed effetti delle proprietà di campo sulla modalità di immissione dei dati, in questo articolo.

Nelle sezioni seguenti viene illustrato come utilizzare i controlli di immissione dati più comuni. Se hai domande specifici sul database, contattare l'amministratore di sistema o la finestra di progettazione di database.

Aggiungere o modificare il testo in una casella di testo

Quando si aggiunge o modifica di testo in una casella di testo, si lavora con i dati nel campo testo breve o testo lungo. Mentre si procede, tenere presente che è possibile impostare un campo di testo lungo (o il controllo associato al campo di testo lungo) supporta la formattazione RTF e quindi applicare diversi tipi di carattere, dimensioni, stili e colori al testo.

Modificare il testo in una casella di testo

  • Posizionare il cursore nella casella di testo e modificare i dati. Tenere presente che è possibile eseguire calcoli sui numeri in un campo di testo breve o lungo.

Applicare la formattazione RTF

Nota: È possibile eseguire questa procedura solo quando una casella di testo è associata a un campo di testo lungo (Memo). Vedere i passaggi descritti in visualizzare le proprietà di un campo di tabella, in questo articolo.

  1. Quando la maschera è aperta in visualizzazione maschera o Layout o la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati, selezionare il campo di testo lungo (Memo).

  2. Nella scheda Home, nel gruppo tipo di carattere, utilizzare i pulsanti e i menu per formattare il testo.

    Comandi disponibili nel gruppo Tipo di carattere di Access

    È possibile applicare diversi tipi di carattere e le dimensioni massime, applicare il grassetto o corsivo, modificare i colori e così via.

Immettere i dati utilizzando un elenco

È possibile utilizzare gli elenchi nei moduli e tabelle e query set di risultati aperti in visualizzazione Foglio dati, ovvero una griglia simile a un foglio di lavoro di Excel.

Quando si utilizza un elenco in una maschera, viene visualizzato un controllo casella combinata o un controllo casella di riepilogo. Tali cifre rappresentano una casella combinata e nell'elenco di controllo casella, rispettivamente.

Elenco di ricerca vuoto

Controllo Casella di riepilogo in una maschera

Quando si utilizza un elenco in un set di risultati tabella o una query, viene utilizzata una casella combinata per impostazione predefinita.

Inoltre, gli elenchi possono supportano più valori. Se viene visualizzato un elenco con una casella di controllo accanto a ogni voce dell'elenco, è possibile selezionare un massimo di 100 voci nell'elenco. Elenchi multivalore che è possibile creare senza programmazione possono aiutare a risolvere un problema aziendale comuni. Si supponga ad esempio che si utilizza un database di Access per tenere traccia dei clienti. Se è necessario assegnare più persone a un problema, è possibile utilizzare un campo multivalore. Queste figure mostrano tipici elenchi multivalore.

Elenco a discesa con caselle di controllo aperto   Elenco con casella di controllo.

È anche possibile modificare le voci di un elenco. Se si o la finestra di progettazione di database Abilita il comando, è possibile aggiungere, modificare e rimuovere gli elementi dell'elenco direttamente dall'elenco. Tuttavia, le finestre di progettazione di database può scegliere di disattivare il comando, in modo che potrebbe non essere disponibile per tutti i database.

Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di utilizzare gli elenchi.

Selezionare gli elementi da un elenco a discesa

  1. Aprire la maschera, una tabella o un set di risultati di query che contiene l'elenco.

    Nota: È necessario aprire maschere in visualizzazione maschera o visualizzazione Layout. È necessario aprire tabelle e set di risultati di query in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco e quindi selezionare l'elemento desiderato.

  3. Per eseguire il commit della scelta effettuata al database, spostare il cursore in un altro campo.

Selezionare gli elementi da una casella di riepilogo

  1. Aprire la maschera che contiene l'elenco.

  2. Scorrere verso il basso l'elenco degli elementi nella casella di riepilogo e selezionare l'elemento desiderato.

  3. Per eseguire il commit della scelta effettuata al database, spostare il cursore in un altro campo.

Selezionare gli elementi da un elenco di riepilogo a discesa della casella di controllo

  1. Aprire la maschera, una tabella o un set di risultati di query che contiene l'elenco.

    Nota: È possibile usare elenchi a discesa di casella di controllo nelle maschere, tabelle e set di risultati delle query. A tale scopo, è necessario aprire maschere in visualizzazione maschera o Sfoglia, è necessario aprire tabelle e set di risultati di query in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco.

  3. Selezionare fino a 100 caselle di controllo e quindi fare clic su OK.

Selezionare gli elementi da un elenco con caselle di controllo

  1. Aprire la maschera che contiene l'elenco.

    Nota: È necessario aprire la maschera in visualizzazione maschera o visualizzazione Browse.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco.

  3. Selezionare un massimo di 100 caselle di controllo e quindi fare clic su OK.

Modificare le voci di un elenco

Nota: È possibile modificare qualsiasi tipo di elenco in una maschera, una tabella o un set di risultati query. Tenere presente che è necessario aprire maschere in visualizzazione maschera o Sfoglia, è necessario aprire tabelle e set di risultati di query in visualizzazione Foglio dati. Inoltre, tenere presente che la finestra di progettazione di database o al reparto IT può disabilitare il comando, in modo che potrebbe non essere disponibile in qualsiasi momento.

  1. Aprire la maschera, una tabella o un set di risultati di query che contiene l'elenco.

  2. Pulsante destro del mouse l'elenco che si desidera modificare e quindi fare clic su Modifica voci di elenco.

    Viene visualizzata una finestra di dialogo o una maschera di immissione di dati. La schermata che viene visualizzato dipende dal tipo di elenco che si desidera modificare. Access usa due tipi di elenchi, elenchi di valori e gli elenchi di ricerca. Elenchi di visualizzazione dei valori di un insieme di elementi che immettere manualmente e gli elenchi di ricerca utilizzano una query per recuperare i dati da una o più tabelle. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si sta modificando un elenco di valori, utilizzare la finestra di dialogo Modifica voci di elenco per modificare i dati dell'elenco e quindi fare clic su OK dopo aver completato.

    • Se si sta modificando un elenco di ricerca, viene visualizzata una maschera di immissione di dati. Per modificare i dati dell'elenco, utilizzare la maschera.

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Modificare le voci di un campo di ricerca

Un campo di ricerca presenta un elenco di dati che gli utenti possono usare per selezionare uno o più elementi. È possibile creare due tipi di elenchi di ricerca.

  • Valore elenchi    Può contenere un set di valori immessi manualmente. I valori si trovano nella proprietà Origine riga del campo di ricerca.

  • Elenchi di ricerca    Questi utilizzare una query per recuperare i valori da un'altra tabella. La proprietà Origine riga del campo contiene una query invece di un elenco hardcoded dei valori.

Per impostazione predefinita, Access visualizza i dati di ricerca in un elenco a discesa, anche se è possibile specificare un controllo casella di riepilogo. Un elenco a discesa viene aperto per visualizzare l'elenco e quindi viene chiusa dopo avere effettuato una selezione. Una casella di riepilogo, al contrario, viene mantenuta aperta in qualsiasi momento.

È possibile eseguire il comando Modifica voci di elenco oppure è possibile modificare i dati direttamente nella proprietà Origine riga o la tabella di origine. Per informazioni sull'utilizzo del comando Modifica voci di elenco, vedere immettere dati utilizzando un elenco, in questo articolo. La procedura descritta in questa sezione viene descritto come modificare le voci direttamente nella proprietà Origine riga o la tabella di origine. Il processo di alcuni passaggi generali.

  • Identificare il campo di ricerca. Si seguono un processo leggermente diverso quando si lavora con una maschera anziché una tabella.

  • Identificare il tipo di campo di ricerca, ovvero un elenco di valori o un elenco di ricerca. Se si utilizza un elenco di ricerca, è identificare la tabella di origine che fornisce i dati del campo di ricerca.

  • Modificare le voci di elenco di valori.

    Oppure

    Aprire la tabella di origine per l'elenco di ricerca e modificare i dati della tabella.

Identificare un campo di ricerca in un modulo

  1. Nel riquadro di spostamento rapida la maschera e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

    Oppure

    Se il modulo è già aperto, è possibile fare clic su maschera e scegliere Visualizzazione struttura dal menu di scelta rapida.

    –oppure–

    Nel gruppo visualizzazione della scheda Home fare clic sul pulsante di visualizzazione per passare tra le visualizzazioni disponibili. In alternativa, è possibile fare clic sulla freccia in Visualizza e quindi selezionare una delle visualizzazioni disponibili dal menu di scelta.

    Barra multifunzione di Access

  2. Pulsante destro del mouse l'elenco casella di controllo o casella combinata e scegliere proprietà.

  3. Nella finestra delle proprietà, fare clic sulla scheda tutte e individuare la proprietà Tipo origine riga e Origine riga. La proprietà Tipo origine riga deve contenere Voci di elenco o Tabella/Query e la proprietà Origine riga deve essere presente un elenco di elementi separati da punti e virgola o da una query. Se necessario, ingrandire la finestra delle proprietà in modo che sia possibile leggere l'elenco di elementi o la query.

    In genere, gli elenchi di valori utilizzano la sintassi di base: "voce";" voce";" elemento"

    In questo caso, l'elenco è un insieme di elementi racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola.

    Query di selezione utilizzare la sintassi di base: selezionare [nome_tabella_o_query]. [ nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso, la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella o query e un campo di tabella o query. La seconda clausola fa riferimento solo alla tabella o query. Di seguito è importante tenere presente che: le clausole SELECT non devono contenere il nome di una tabella o query, anche se è consigliabile e contengono il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM deve fare riferimento a una tabella o query. Pertanto sempre disponibili la tabella di origine o la query di origine per un campo di ricerca, leggere la clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si utilizza un elenco di valori, modificare le voci nell'elenco. Assicurarsi di racchiudere ogni elemento con le virgolette doppie e separare ogni voce con un punto e virgola.

    • Se la query nell'elenco di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento, aprire la seconda query in visualizzazione struttura (pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione struttura ). Prendere nota del nome della tabella che viene visualizzato nella parte superiore della finestra di Progettazione query e quindi passare alla sezione successiva.

      Oppure

      Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella e passare alla sezione successiva.

  5. Doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento per aprirlo in visualizzazione Foglio dati e quindi modificare le voci di elenco in base alle esigenze.

Identificare un campo di ricerca da una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento, pulsante destro del mouse nella tabella e quindi scegliere Visualizzazione struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura della query, nella colonna Tipo di dati, fare clic su o in caso contrario spostare lo stato attivo su qualsiasi testo, numero, o campo Sì/No.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella, fare clic sulla scheda ricerca e quindi esaminare la proprietà Tipo origine riga e Origine riga.

    La proprietà Tipo origine riga deve leggere Voci di elenco o la Tabella/Query. La proprietà Origine riga deve contenere un elenco di valori o una query.

    Elenchi di valori utilizzano la sintassi di base: "voce";" voce";" elemento"

    In questo caso, l'elenco è un insieme di elementi racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola.

    In genere, le query di selezione utilizzano la sintassi di base: selezionare [nome_tabella_o_query]. [ nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso, la query contiene due clausole (SELECT e FROM). La prima clausola fa riferimento a una tabella o query e un campo di tabella o query. La seconda clausola fa riferimento solo alla tabella o query. Di seguito è importante tenere presente che: le clausole SELECT non devono contenere il nome di una tabella o query, anche se è consigliabile e contengono il nome di almeno un campo. Tuttavia, tutte le clausole FROM deve fare riferimento a una tabella o query. Pertanto sempre disponibili la tabella di origine o la query di origine per un campo di ricerca, leggere la clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si utilizza un elenco di valori, modificare le voci nell'elenco. Assicurarsi di racchiudere ogni elemento con le virgolette doppie e separare ogni voce con un punto e virgola.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento, aprire la seconda query in visualizzazione struttura (pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione struttura ). Prendere nota del nome della tabella che viene visualizzato nella parte superiore della finestra di Progettazione query e quindi passare alla sezione successiva.

      Oppure

      Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, prendere nota del nome della tabella e passare alla sezione successiva.

  5. Doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento per aprirlo in visualizzazione Foglio dati e quindi modificare le voci di elenco in base alle esigenze.

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Immettere stringhe di lunghezza zero

Access consente di distinguere tra due tipi di valori vuoti: valori Null e stringhe di lunghezza zero. Valori null indicano un valore sconosciuto e stringhe di lunghezza zero indicano i campi che contengono uno spazio. Ad esempio, si supponga di avere tabella dei dati dei clienti e la tabella contiene un campo numerico fax. Se non si è sicuri del numero di fax del cliente, lasciare vuoto il campo. In questo caso, lasciare vuoto il campo immette un valore null, ovvero che non si conosce il valore è. Se successivamente si stabilisce che il cliente non dispone di fax, è possibile immettere una stringa di lunghezza zero nel campo per indicare che è presente alcun valore.

Nota: Tenere presente che è possibile impostare una proprietà che impedisce campi di accettare i valori null. Per ulteriori informazioni sull'impostazione della proprietà, vedere come i tipi di dati di influire sulla modalità di immissione dati, in questo articolo.

  1. Aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati o una maschera in visualizzazione maschera o Sfoglia.

  2. Selezionare il campo e digitare due virgolette doppie senza spazi ("").

  3. Spostare il cursore a un altro record per salvare le modifiche al database. Per impostazione predefinita, le virgolette scompaiono.

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Aggiungere record importando o collegando dati

È possibile importare o collegare dati che si trovano in una vasta gamma di origini, tra cui altri database di Access, le cartelle di lavoro di Excel, file di testo e i documenti di Word ed elenchi nei server che esegue Microsoft SharePoint Services.

Spiega come importare e creare un collegamento a tali origini dati è lo scopo di questo articolo. Questi collegamenti consentono di visualizzare informazioni sull'importazione e il collegamento ai dati.

Metodi per risparmiare tempo durante l'immissione di dati

Access offre diversi modi per rendere più rapidamente il processo di immissione di dati. Procedure riportate nelle sezioni seguenti viene illustrato come impostare un valore predefinito per i campi e gli elenchi nei moduli e su come utilizzare i tasti di scelta rapida per riutilizzare i valori quando si ordinano dati.

Impostare un valore predefinito per un campo o un controllo

Se un numero elevato di record condivide lo stesso valore per un determinato campo, ad esempio una città o paese/area geografica, è possibile risparmiare tempo impostando un valore predefinito per il controllo associato al campo. Quando si apre la maschera o creare un nuovo record, il valore predefinito nel controllo, per impostazione predefinita.

Impostare un valore predefinito per un controllo

  1. Aprire la maschera in visualizzazione struttura.

  2. Pulsante destro del mouse sul controllo che si desidera utilizzare e quindi fare clic su proprietà.

  3. Nella scheda dati, impostare la proprietà Valore predefinito per il valore desiderato.

  4. Ripetere i passaggi da 1 a 3 per configurare un nuovo valore predefinito.

Specificare un valore diverso

  • Per un valore in una casella di testo, immettere nuovi dati. È possibile sovrascrivere un valore predefinito in qualsiasi momento.

    –oppure–

  • Per un valore in un elenco, selezionare un nuovo valore dall'elenco.

Riutilizzare i valori per l'ordinamento

Quando si sposta tra i record, potrebbe essere necessario ordinare ogni record utilizzando lo stesso valore. Quando esegue l'operazione, è possibile risparmiare tempo utilizzando i tasti di scelta rapida per ripetere il valore specifico. Ad esempio, si supponga di ordinare gli elenchi degli ordini in base al tipo di prodotto. Nel primo record digitare bibite per ordinare la tabella ordini in cui i clienti che hanno acquistato bibite. Quando si sposta al record successivo, è possibile copiare e riutilizzare il valore di ordinamento.

Nota: Questa procedura si presuppone che sia aperto un modulo in visualizzazione Maschera.

  1. Passare al campo che riutilizza il valore nel campo corrispondente del record precedente.

  2. Premere CTRL +' (apostrofo).

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