Aggiungere uno o più record a un database

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

In questo articolo spiega come è possibile immettere dati in un database di Access e vengono fornite informazioni necessarie per comprendere i processi di immissione di dati diversi. L'articolo inoltre spiegato come utilizzare diverse tecniche di immissione dati in Access.

Contenuto dell'articolo

Introduzione all'aggiunta di record

Aggiungere record direttamente in una tabella in visualizzazione Foglio dati

Aggiungere record utilizzando una maschera

Modificare le voci di un campo di ricerca

Immettere stringhe di lunghezza zero

Aggiungere record importando o collegando dati

Metodi per risparmiare tempo durante l'immissione di dati

Nozioni fondamentali sull'aggiunta di record

Per immettere dati in modo rapido e accurato in un database di Access, è fondamentale innanzitutto comprendere il funzionamento del database. Nelle sezioni seguenti vengono descritti alcuni dei principi di progettazione fondamentali che controllano la modalità di immissione dei dati.

Immettere dati in base alla struttura di database

Un database di Access non è un file come documento di Microsoft Word o una presentazione di Microsoft PowerPoint. Se, tuttavia, un database di Access è un insieme di oggetti, tabelle, maschere, report, query e così via, che devono collaborare per un database per il corretto funzionamento.

Affinché il database funzioni correttamente è inoltre necessario che tali oggetti siano conformi a un insieme di principi di progettazione fondamentali che influiscono sulla modalità di immissione dei dati. Mentre si procede, è necessario tenere presente questi aspetti relativi alla struttura e agli oggetti di database.

  • In Access tutti i dati vengono memorizzati in una o più tabelle, il cui numero dipende dalla struttura e dalla complessità del database. Sebbene sia possibile visualizzare i dati in una maschera, in un report o nei risultati restituiti da una query, la memorizzazione dei dati viene eseguita solo nelle tabelle. Gli altri oggetti inclusi nel database vengono creati al di sopra di tali tabelle.

  • Ogni tabella accetta un solo tipo di dati. In una tabella in cui sono incluse informazioni sui contatti aziendali, non è ad esempio possibile che siano presenti informazioni relative alle vendite. In caso contrario, la ricerca delle informazioni corrette potrebbe risultare estremamente complessa o addirittura impossibile.

  • In ogni campo di una tabella è in genere possibile immettere un solo tipo di dati. In un campo impostato in modo da accettare numeri, non è ad esempio possibile immettere note. Se si tenta di immettere del testo in un campo di questo tipo, verrà visualizzato un messaggio di errore.

  • Con alcune eccezioni, i campi in un record devono accettare un solo valore. Ad esempio, non è possibile immettere più di un indirizzo in un campo indirizzo. In Microsoft Excel, che per impostazione predefinita, consente di immettere un numero qualsiasi di nomi, indirizzi o immagini in una singola cella, a meno che non si imposta la cella per accettare tipi di dati limitati è.

    Tuttavia, è possibile immettere un elenco delimitato di elementi in campi impostati sul tipo di dati testo o Memo. Inoltre, Access offre una caratteristica denominata campo multivalore. Campi multivalore consentono per allegare più file di dati a un singolo record e creare gli elenchi di accettano più valori. Ad esempio, è possibile allegare una presentazione di Microsoft PowerPoint e qualsiasi numero di immagini a un record nel database. È anche possibile creare un elenco di nomi e selezionare il numero dei nomi in base alle esigenze. L'utilizzo di campi multivalore può sembrare interrompere le regole di progettazione di database perché consentono di memorizzare più di un record per campo di tabella, ma in realtà non, poiché verranno applicate le regole "dietro le quinte" archiviando i dati in tabelle nascoste speciale.

  • Nelle versioni precedenti di Access (anteriore al 2007), era progettare e creare almeno una tabella prima di poter immettere i dati. Era necessario decidere quali campi da aggiungere alla tabella e impostare i tipi di dati per ogni campo. Nelle versioni più recenti di Access, è possibile aprire una tabella vuota e iniziare a immettere i dati. Viene impostato automaticamente un tipo di dati per il campo in base a ciò che viene immesso.

Altre informazioni

Le informazioni contenute in questa sezione tocca nella struttura del database, struttura tabella e una caratteristica denominata campi multivalore.

Per ulteriori informazioni su questi argomenti, fare clic sui collegamenti seguenti.

  • Nozioni fondamentali sulla progettazione di database

    In questo articolo vengono descritti i concetti fondamentali, quali la pianificazione di un database, la strutturazione dei dati e la normalizzazione, relativi al processo di divisione dei dati in tabelle correlate e di eliminazione dei dati ridondanti. 

  • Creare tabelle in un database

    In questo articolo viene illustrato come creare tabelle, aggiungere chiavi primarie, ovvero chiavi che identificano in modo univoco ogni riga o record della tabella, e come impostare i tipi di dati e le proprietà delle tabelle.

  • Allegare file ai record nel database

    In questo articolo viene illustrato come allegare uno o più file a un campo di tipo Allegato.

  • Usare un elenco per memorizzare più valori

    In questo articolo viene illustrato come utilizzare gli elenchi con caselle di controllo e gli elenchi a discesa con caselle di controllo per la memorizzazione di più valori.

Immettere dati in base ai tipi di dati

Quando si progetta una tabella di database, è necessario selezionare un tipo di dati per ogni campo della tabella, in modo da garantire una maggiore precisione nell'immissione dei dati. Si supponga, ad esempio, di aprire un tabella vuota e di immettere un insieme di dati relativi alle vendite. Il tipo di dati per il campo viene impostato automaticamente. Se un utente tenta di immettere del testo in tale campo, verrà visualizzato un messaggio di errore e non sarà possibile salvare il record modificato. In questo modo viene garantita la correttezza dei dati. 

Mostra come visualizzare i tipi di dati

Nel riquadro di spostamento eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Fare doppio clic sulla tabella che si desidera analizzare per aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati. Nel gruppo formattazione della scheda campi osservare il valore nell'elenco tipo di dati. Nota Se si sta utilizzando Access 2007, sono disponibili in questo elenco nel gruppo di tipi di dati e formattazione della scheda foglio dati. Valore cambia spostando posizionare il cursore nei vari campi della tabella. In questa figura mostra l'elenco:

    Elenco Tipo di dati

  • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella da analizzare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

    Verrà aperta la tabella nella griglia di struttura. Nella sezione superiore della tabella vengono visualizzati il nome e il tipo di dati di ogni campo della tabella. Nella figura viene illustrata una tipica tabella nella visualizzazione struttura.

    campi in visualizzazione struttura

Il tipo di dati che si imposta per ogni campo di tabella fornisce il primo livello di controllo sulle operazioni eseguibili e non è possibile immettere in un campo. In alcuni casi, ad esempio quando si utilizza un campo Memo, è possibile immettere i dati che si desidera. In altri casi, ad esempio quando si utilizza un campo numerazione automatica, il tipo di dati per il campo si impedisce l'immissione di tutte le informazioni del tutto. La tabella seguente elenca i tipi di dati che Access fornisce e i relativi effetti sull'immissione di dati.

Tipo di dati

Effetti sull'immissione dei dati

Testo

Campi di testo accettano i caratteri di testo o numerici, inclusi con valori delimitati da elenchi di elementi. Un campo di testo accetta un numero di caratteri inferiore a quello di un campo Memo, ovvero da 0 a 255 caratteri. In alcuni casi, è possibile utilizzare funzioni di conversione per eseguire calcoli sui dati in un campo di testo. Nota, a partire da Access 2013, Testo breve sono stati rinominati tipi di dati di testo.

Memo

In questo tipo di campo è possibile immettere una quantità elevata di dati di testo e numerici. Inoltre, se il progettista del database ha impostato il database in modo da supportare il formato RTF, è possibile applicare i tipi di formattazione normalmente disponibili nei programmi di elaborazione testi, ad esempio Word. È ad esempio possibile applicare tipi di carattere e dimensioni diversi a caratteri specifici del testo, formattarli in grassetto o corsivo e così via. È inoltre possibile aggiungere tag HTML (Hypertext Markup Language) ai dati.

Inoltre, i campi Memo hanno una proprietà denominata Accodare solo. Quando si attiva tale proprietà, è possibile aggiungere nuovi dati a un campo Memo, ma non è possibile modificare i dati esistenti. La caratteristica deve essere utilizzato nelle applicazioni, ad esempio problemi database, nel punto in cui è necessario mantenere un record permanente che non possa essere modificato. Quando si posiziona il cursore in un campo Memo con la proprietà Accodare solo attivata per impostazione predefinita, il testo nel campo scompare. Non è possibile applicare le modifiche di formattazione o un al testo.

Nota, a partire da Access 2013, Testo lungo sono stati rinominati tipi di dati di tipo Memo.

Come per i campi di tipo Testo, è possibile eseguire funzioni di conversione anche sui dati nei campi di tipo Memo.

Numerico

In questo tipo di campo è possibile immettere soltanto numeri sui quali possono essere eseguiti calcoli.

Numero grande

È possibile immettere solo i numeri di questo tipo di campo ed è possibile eseguire calcoli sui valori di un campo numerico di grandi dimensioni. Nota i tipi di dati numero elevato sono disponibili solo nella versione di abbonamento a Office 365 di Access.

Data/ora

In questo tipo di campo è possibile immettere solo date e ore. A seconda delle impostazioni del campo, possono verificarsi le condizioni seguenti:

  • Se è stata impostata una maschera di input per il campo (una serie di caratteri segnaposto e letterali visualizzati quando si seleziona il campo), è necessario immettere dati negli spazi e il formato che fornisce la maschera. Ad esempio, se è presente una maschera, ad esempio GG_MMM_AAAA, è necessario digitare 2017 11 ott negli appositi spazi. È possibile immettere un nome completo del mese o un valore di anno a due cifre.

  • Se non non è creata una maschera di input per controllare la modalità di immissione di una data o un'ora, è possibile immettere il valore utilizzando qualsiasi valido formato data o ora. Ad esempio, è possibile digitare 11 ott 2017, 11/10/17, 11 ottobre 2017, e così via.

  • La finestra di progettazione di database potrebbe applicare un formato di visualizzazione per il campo. In questo caso, se non è presenta alcuna maschera di input, è possibile immettere un valore in quasi tutti i formati, ma le date verranno visualizzate secondo il formato di visualizzazione. Ad esempio, è possibile immettere 10/11/2017, ma il formato di visualizzazione potrebbe essere impostato in modo che il valore viene visualizzato come ott-11-2017.

Valuta

In questo tipo di campo è possibile immettere solo valori di valuta. Non è inoltre necessario immettere manualmente il simbolo della valuta. Per impostazione predefinita, viene applicato automaticamente il simbolo di valuta (€, $, £ e così via) specificato nelle impostazioni internazionali di Windows.

Contatore

In questo tipo di campo non è possibile immettere o modificare i dati. I valori dei campi di tipo Contatore vengono incrementati automaticamente quando si aggiunge un nuovo record a una tabella.

Valore calcolato

Non è possibile immettere o modificare i dati in questo tipo di campo in qualsiasi momento. I risultati del campo dipendono da un'espressione che è possibile definire. Accesso Aggiorna i valori in un campo calcolato ogni volta che si aggiungono o si modifica un nuovo record a una tabella. Nota, tipi di dati di calcolo sono stati aggiunti all'inizio di Access in Access 2010.

Sì/No

Quando si fa clic su un campo impostato con questo tipo di dati, viene automaticamente visualizzato un elenco a discesa o una casella di controllo, a seconda del formato del campo. Se il campo è impostato per la visualizzazione di un elenco è possibile selezionare valori quali o No, Vero o Falso oppure Attivato o Disattivato, anche in questo caso a seconda del formato applicato al campo. Non è possibile immettere valori né modificare quelli presenti nell'elenco direttamente in una maschera o una tabella.

Oggetto OLE

Questo tipo di campo viene utilizzato quando si desidera visualizzare dati creati con un altro programma. In un campo di tipo Oggetto OLE è ad esempio possibile visualizzare un file di testo, un grafico di Excel oppure una presentazione di PowerPoint.

Gli allegati consentono di visualizzare dati di altri programmi in modo più rapido, semplice e flessibile. Per ulteriori informazioni, vedere la voce Allegato descritta più avanti in questa tabella.

Collegamento ipertestuale

È possibile immettere i dati in questo tipo di campo e verrà trasformato automaticamente in un indirizzo Web. Ad esempio, se si immette un valore nel campo, Access racchiude il testo con un http://www. your_text.com. Se si immette un indirizzo Web valido, il collegamento funzionerà. In caso contrario, il collegamento verrà generato un messaggio di errore. Inoltre, la modifica di collegamenti ipertestuali esistenti può essere difficile perché facendo clic su un campo collegamento ipertestuale con il mouse avvia il browser e consente di accedere al sito specificato nella casella collegamento. Per modificare un campo collegamento ipertestuale, selezionare un campo contiguo, utilizzare i tasti TAB o freccia per spostare lo stato attivo nel campo collegamento ipertestuale e quindi premere F2 per attivare la modifica.

Allegato

Questo tipo di campo consente di allegare dati da altri programmi, ma non di digitare o immettere in altro modo dati di testo o numerici.

Per informazioni sull'utilizzo di un campo degli allegati, vedere l'articolo allegare file ed elementi grafici ai record nel database.

Ricerca guidata

La Ricerca guidata non è un tipo di dati, ma consente di creare due tipi di elenchi a discesa, ovvero elenchi valori e campi di ricerca. Un elenco valori è un elenco delimitato di voci immesse manualmente durante l'utilizzo della Ricerca guidata. Tali valori possono essere indipendenti da qualsiasi altro oggetto o dato nel database.

Un campo di ricerca, invece, viene utilizzata una query per recuperare dati da uno o più tabelle in un database o in un'altra posizione, ad esempio un server che esegue SharePoint. Il campo di ricerca Visualizza i dati in un elenco a discesa. Per impostazione predefinita, la ricerca guidata imposta il campo di tabella per il tipo di dati numerico.

È possibile collaborare con i campi di ricerca direttamente nelle tabelle e maschere e report. Per impostazione predefinita, i valori in un campo di ricerca vengono visualizzati in un tipo di controllo elenco denominato casella combinata, ovvero un elenco con una freccia a discesa: Elenco di ricerca vuoto . A seconda di come la finestra di progettazione di database abbia impostato il campo di ricerca e la casella combinata, è possibile modificare le voci nell'elenco e aggiungere elementi all'elenco. A tale scopo, la finestra di progettazione di database sia impostata una proprietà del campo di ricerca (la proprietà è Solo in elencoed è necessario disattivare la).

Se è possibile modificare direttamente i valori in un elenco di ricerca, è necessario aggiungere o modificare i dati nell'elenco di valori predefinito o nella tabella che funge da origine per il campo di ricerca. Per ulteriori informazioni, vedere modificare le voci di un campo di ricerca, più avanti in questo articolo.

Dopo avere creato un campo di ricerca, è possibile impostarlo in modo che supporti valori multipli. Se si esegue questa operazione, nell'elenco risultante verrà visualizzata una casella di controllo accanto a ogni voce di elenco e sarà possibile selezionare o deselezionare il numero di voci desiderato. Nella figura seguente è illustrato un tipico elenco multivalore:

elenco con caselle di controllo

Per informazioni sulla creazione di campi di ricerca multivalore e l'utilizzo degli elenchi risultanti, vedere gli articoli della Guida ai campi multivaloree utilizzare un elenco in cui sono memorizzati valori multipli .

Nota : Allegato, calcolo e numerosi tipi di dati non sono disponibili in formati di file con estensione mdb.

Immettere dati in base alle proprietà del campo della tabella

Oltre ai principi di progettazione che controllano la struttura di un database e i tipi di dati che controllano gli elementi che è possibile immettere in un campo specifico, alcune proprietà dei campi possono influire sulle modalità di immissione di dati in un database di Access.

Visualizzare le proprietà di un campo di tabella

In Access sono disponibili due modi per visualizzare le proprietà per un campo di tabella. È possibile utilizzare i controlli della scheda foglio dati oppure è possibile aprire la tabella in visualizzazione struttura. I passaggi seguenti illustrano entrambe le tecniche.

Visualizzare le proprietà della tabella nella scheda Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella da utilizzare.

  2. Fare clic sulla scheda campi e usare i controlli del gruppo di formattazione per visualizzare le proprietà per ogni campo di tabella. Nota Se si sta utilizzando Access 2007, sono disponibili in questo elenco nel gruppo di tipi di dati e formattazione della scheda foglio dati.

Visualizzare le proprietà di una tabella in visualizzazione Struttura

  1. Nel riquadro di spostamento, fare clic sulla tabella desiderata e fare clic su Visualizzazione struttura, icona del pulsante nel menu di scelta rapida.

    Verrà visualizzata la tabella nella griglia di struttura.

  2. Nella parte inferiore della griglia fare clic sulla scheda Generale nel caso in cui non sia già selezionata.

    -oppure-

    Per visualizzare le proprietà di un campo di ricerca, fare clic sulla scheda Ricerca.

    Un campo di ricerca è un campo di tabella che utilizza una query per recuperare valori da una o più tabelle in un database. Per impostazione predefinita, i valori recuperati vengono restituiti in un elenco. In base alle impostazioni specificate per il campo di ricerca, è possibile selezionare uno o più elementi nell'elenco.

Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà che influiscono maggiormente sull'immissione di dati e ne vengono descritti i relativi effetti.

Proprietà

Posizione nella griglia di struttura della tabella

Valori possibili

Funzionamento all'immissione dei dati

Dimensione campo

Scheda Generale

Da 0 a 255

Il limite al numero di caratteri si applica solo ai campi di tipo Testo. Se si tenta di immettere un numero superiore di caratteri, il valore del campo viene troncato.

Richiesto

Scheda Generale

Sì/No

Se questa proprietà è attivata, è necessario immettere un valore in un campo e non sarà possibile salvare i nuovi dati fino a quando il campo obbligatorio non è stato completato. Se la proprietà è disattivata, nel campo sarà possibile immettere valori Null in modo che resti vuoto.

Nota : Un valore Null è diverso da un valore uguale a zero. Lo zero è una cifra, mentre "Null" è un valore mancante, non definito o sconosciuto.

Consenti lunghezza zero

Scheda Generale

Sì/No

Se questa proprietà è attivata, è possibile immettere stringhe di lunghezza zero, ovvero stringhe che non contengono alcun carattere. Per creare una stringa di lunghezza zero, immettere una coppia di virgolette doppie nel campo ("").

Indicizzato

Scheda Generale

Sì/No

Quando viene indicizzato un campo di tabella, non è possibile aggiungere valori duplicati. È inoltre possibile creare un indice da più di un campo. In questo caso, sarà possibile duplicare i valori inclusi in un campo, ma non in entrambi i campi.

Maschera di input

Scheda Generale

Insiemi predefiniti o personalizzati di caratteri letterali e segnaposto

Una maschera di input forza l'immissione di dati in un formato predefinito. La maschera viene visualizzata quando si seleziona un campo in una tabella o un controllo in una maschera. Si supponga ad esempio, fare clic su un campo Date viene visualizzato il set di caratteri: MMM-DD-YYYY. Questo è una maschera di input. È possibile immettere valori mese come abbreviazioni di tre lettere, ad esempio ott e il valore dell'anno in quattro cifre forza, ad esempio, ott-15-2017.

Nota : È necessario tenere presente che le maschere di input controllano le modalità di immissione di dati e non il modo in cui i dati vengono memorizzati o archiviati.

Per ulteriori informazioni sulla creazione e utilizzo delle maschere di input, vedere l'articolo formati di immissione di dati di controllo con le maschere di input. Per ulteriori informazioni su come Access memorizza e Visualizza dati Data/ora, vedere l'articolo Immettere un valore di data o un'ora.

Solo in elenco

Scheda Ricerca

Sì/No

Attiva o disattiva le modifiche apportate alle voci di un campo di ricerca. Nuovi utenti di Access in alcuni casi provano a modificare manualmente gli elementi in un campo di ricerca. Quando Access non è possibile modificare gli elementi in un campo, è impostata su Sì. Se questa proprietà è abilitata ed è necessario modificare le voci di un elenco, è necessario aprire l'elenco (se si desidera per modificare un elenco di valori) o la tabella contenente i dati di origine per l'elenco (se si desidera modificare un campo di ricerca) e modificare i valori in. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei campi di ricerca, vedere modificare le voci di un campo di ricerca, più avanti in questo articolo.

Consenti modifiche a elenco valori

Scheda Ricerca

Sì/No

Attiva o disattiva il comando Modifica voci di elenco. Per attivare questo comando per i campi di ricerca, immettere un nome di maschera valido nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco. Il comando Consenti modifiche a elenco valori è disponibile in un menu di scelta rapida che viene visualizzato quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un controllo Casella di riepilogo o Casella combinata. Quando si esegue il comando, viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica voci di elenco. In alternativa, se nella proprietà Maschera di modifica voci di elenco si specifica il nome di una maschera, verrà visualizzata la maschera specificata anziché la finestra di dialogo.

Nota : È possibile eseguire il comando Modifica voci di elenco da controlli casella di riepilogo o casella combinata presenti in maschere e da controlli casella combinata presenti in tabelle e set di risultati di una query. Le maschere devono essere aperte in visualizzazione Struttura o in visualizzazione Browse, mentre le tabelle e i set di risultati di una query devono essere aperte in visualizzazione Foglio dati.

Maschera di modifica voci di elenco

Scheda Ricerca

Nome di un modulo per l'immissione di dati

Se in questa proprietà della tabella si immette il nome di un modulo per l'immissione di dati come valore, tale maschera verrà visualizzata quando l'utente esegue il comando Modifica voci di elenco. In caso contrario, verrà visualizzata la finestra di dialogo Modifica voci di elenco.

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Aggiungere record direttamente a una tabella in visualizzazione Foglio dati

Una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati è analoga a un foglio di lavoro di Excel. In tale tabella è possibile digitare o incollare dati in uno o più campi, equivalenti a una cella di un foglio di lavoro. 

È consigliabile tenere presente gli aspetti seguenti.

  • Non è necessario salvare in modo esplicito i dati, poiché in Access viene eseguito automaticamente il commit delle modifiche apportate nella tabella quando si sposta il cursore in un nuovo campo della stessa riga o in un'altra riga.

  • Per impostazione predefinita, i campi di una database di Access sono impostati in modo da accettare un tipo di dati specifico, ad esempio testo o numeri. È necessario immettere nel campo il tipo di dati per cui il campo è stato impostato. In caso contrario, verrà visualizzato un messaggio di errore:

    Messaggio di errore di valore non valido

  • A un campo può essere applicata una maschera di input, ovvero un set di caratteri letterali e di simboli segnaposto che forzano l'immissione di dati in un formato specifico.

    Per ulteriori informazioni sulle maschere di input, vedere l'articolo formati di immissione di dati di controllo con le maschere di input.

  • Fatta eccezione per elenchi multivalore e allegati, è possibile immettere un solo record nella maggior parte dei campi. Se non si sa che se un campo accetta allegati, è possibile controllare le proprietà del campo. A tale scopo, procedere nel modo di visualizzare le proprietà di un campo di tabella, in questo articolo. È sempre possibile identificare un campo multivalore, poiché Access visualizza una casella di controllo accanto a ogni voce dell'elenco.

Immettere dati in una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che si desidera utilizzare.

    Per impostazione predefinita, in Access la tabella viene aperta in visualizzazione Foglio dati, ovvero una griglia analoga a un foglio di lavoro di Excel. 

  2. Fare clic o assegnare lo stato attivo al primo campo che si desidera utilizzare e quindi immettere i dati.

  3. Per passare al campo successivo della stessa riga, premere TAB, utilizzare i tasti freccia DESTRA o freccia SINISTRA., oppure fare clic sulla cella del campo successivo.

    Quando si preme TAB, per impostazione predefinita in Access vengono utilizzate le opzioni internazionali di Windows per stabilire se il cursore deve essere spostato verso sinistra o verso destra. Se la lingua utilizzata dal computer è da sinistra a destra, quando si preme TAB il cursore si sposta verso destra; in caso contrario si sposta verso sinistra.

    Per spostarsi nella cella successiva di una colonna, utilizzare i tasti freccia SU o freccia GIÙ oppure fare clic sulla cella desiderata.

Applicare la formattazione RTF ai dati in un campo di testo lungo (Memo)

  1. Con la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati, selezionare un campo di testo lungo. Se si utilizza Access 2007 o Access 2010 da un campo Memo.

    In genere, i campi testo lungo contengano commenti o note, in modo da poter guardare per un campo denominato "Commenti" o "Note". Se ancora non si riesce a trovare il campo di testo lungo, vedere i passaggi descritti in visualizzare le proprietà di un campo di tabella, in questo articolo.

  2. Nella scheda Home, nel gruppo tipo di carattere, utilizzare i pulsanti e i menu per formattare il testo.

    Immagine della barra multifunzione di Access

    È quindi possibile modificare il tipo di carattere e le dimensioni, nonché applicare attributi quali il grassetto o il corsivo, modificare i colori e così via.

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Aggiungere record utilizzando una maschera

Le maschere per l'immissione di dati consentono di eseguire questa operazione in modo più semplice, rapido e accurato. In genere, le maschere vengono create quando è necessario immettere dati in più di una tabella per volta. Le maschere vengono create anche quando si desidera nascondere alcuni dei campi di una tabella, se si desidera semplificare l'utilizzo del database in modo da ridurre i costi di formazione e desidera garantire che l'immissione di dati sia eseguita in modo accurato.

Come si usa un modulo per modificare i dati dipende dalla struttura del modulo. Le maschere possono includere qualsiasi numero di controlli, ad esempio elenchi, caselle di testo, pulsanti e fogli dati, ovvero griglie simili fogli di lavoro di Excel. A sua volta, ognuno dei controlli nella maschera legge i dati da o scrive dati in un campo di tabella sottostante. Cosa fare con un determinato controllo dipende dal tipo di dati impostate per il campo della tabella sottostante, eventuali proprietà impostate per il campo ed eventualmente dal diverse proprietà che la finestra di progettazione di database imposta per ogni controllo. Per ulteriori informazioni sugli effetti dei tipi di dati e proprietà dei campi sull'immissione di dati, vedere le sezioni effetti dei tipi di dati sulla modalità di immissione dati ed effetti delle proprietà di campo sulla modalità di immissione dei dati, in questo articolo.

Nelle sezioni seguenti viene illustrato come utilizzare i controlli per l'immissione dei dati più comuni. In caso di dubbi specifici sul database in uso, contattare l'amministratore di sistema o l'utente che ha progettato il database.

Aggiungere o modificare il testo in una casella di testo

Quando si aggiunge o modifica di testo in una casella di testo, si lavora con i dati in un testo o tempo campo di testo (credito). Mentre si procede, tenere presente che è possibile impostare un campo di testo lungo (o il controllo associato al campo di testo lungo) supporta la formattazione RTF e quindi applicare diversi tipi di carattere, dimensioni, stili e colori al testo.

Per modificare il testo in una casella di testo

  • Posizionare il cursore nella casella di testo e modificare i dati. Tenere presente che è possibile eseguire calcoli sui numeri in un testo o testo lungo (Memo) campo.

Applicare il formato RTF

Nota : È possibile eseguire questa procedura solo quando una casella di testo è associata a un campo di testo lungo (Memo). Vedere i passaggi descritti in visualizzare le proprietà di un campo di tabella, in questo articolo.

  1. Quando la maschera è aperta in visualizzazione maschera o Layout o la tabella aperta in visualizzazione Foglio dati, selezionare il campo di testo lungo (Memo).

  2. Nella scheda Home, nel gruppo tipo di carattere, utilizzare i pulsanti e i menu per formattare il testo.

    Immagine della barra multifunzione di Access

    È possibile applicare tipi e dimensioni di carattere diversi, applicare il formato grassetto o corsivo al testo, modificare i colori e così via.

Immettere dati utilizzando un elenco

Gli elenchi possono essere utilizzati in maschere, nonché in tabelle e set di risultati di una query aperti in visualizzazione Foglio dati, ovvero una griglia analoga a un foglio di lavoro di Excel. 

Quando si utilizza un elenco in una maschera, è possibile che venga visualizzato un controllo casella combinata o un controllo casella di riepilogo. Nelle figure sono illustrati rispettivamente un controllo casella combinata e un controllo casella di riepilogo.

Elenco di ricerca vuoto

Controllo Casella di riepilogo in una maschera

Quando l'elenco viene utilizzato in una una tabella o in un set di risultati di una query, per impostazione predefinita viene utilizzata una casella combinata.

Inoltre, gli elenchi possono supportano più valori. Se viene visualizzato un elenco con una casella di controllo accanto a ogni voce dell'elenco, è possibile selezionare un massimo di 100 voci nell'elenco. Elenchi multivalore che è possibile creare senza programmazione possono aiutare a risolvere un problema aziendale comuni. Si supponga ad esempio che si utilizza un database di Access per tenere traccia dei clienti. Se è necessario assegnare più persone a un problema, è possibile utilizzare un campo multivalore. Queste figure mostrano tipici elenchi multivalore.

Elenco a discesa con caselle di controllo aperto   elenco con caselle di controllo

È anche possibile modificare le voci di un elenco. Se il progettista di database abilita il comando, è possibile aggiungere, modificare e rimuovere voci di elenco direttamente nell'elenco. I progettisti tuttavia possono disabilitare il comando che non sia disponibile per tutti i database.

Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di utilizzo e di modifica di elenchi.

Selezionare voci in un elenco a discesa

  1. Aprire la maschera, la tabella o il set di risultati di una query in cui è contenuto l'elenco.

    Nota : È necessario aprire le maschere in visualizzazione Maschere o visualizzazione Layout, mentre le tabelle o i set di risultati di una query devono essere aperti in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco e quindi selezionare la voce desiderata.

  3. Per eseguire il commit delle scelte eseguite nel database, spostare il cursore in un altro campo.

Selezionare voci in una casella di riepilogo

  1. Aprire la maschera in cui è contenuto l'elenco.

  2. Scorrere verso il basso l'elenco di voci della casella di riepilogo e quindi selezionare la voce desiderata.

  3. Per eseguire il commit delle scelte eseguite nel database, spostare il cursore in un altro campo.

Selezionare voci in un elenco a discesa con caselle di controllo

  1. Aprire la maschera, la tabella o il set di risultati di una query in cui è contenuto l'elenco.

    Nota : È possibile utilizzare gli elenchi a discesa con caselle di controllo in maschere, tabelle e set di risultati di una query. A tale scopo, è necessario aprire le maschere in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse, mentre le tabelle e i set di risultati di una query devono essere aperti in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco.

  3. Selezionare un numero massimo di 100 caselle di controllo e quindi fare clic su OK.

Selezionare voci in un elenco con caselle di controllo

  1. Aprire la maschera in cui è contenuto l'elenco.

    Nota : È necessario aprire la maschera in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto all'elenco.

  3. Selezionare un numero massimo di 100 caselle di controllo e quindi fare clic su OK.

Modificare le voci di un elenco

Nota : È possibile modificare qualsiasi tipo di elenco in una maschera, tabella o set di risultati di una query. È necessario aprire le maschere in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse, mentre le tabelle e i set di risultati di una query devono essere aperti in visualizzazione Foglio dati. Il progettista di database o il reparto IT può disabilitare il comando, in modo che non risulti sempre disponibile.

  1. Aprire la maschera, la tabella o il set di risultati di una query in cui è contenuto l'elenco.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elenco da modificare e quindi fare clic su Modifica voci di elenco.

    Verrà visualizzata una finestra di dialogo o un modulo per l'immissione di dati, in base al tipo di elenco da modificare. In Access vengono utilizzati due tipi di elenco diversi, ovvero elenchi di valori ed elenchi di ricerca. Negli elenchi di valori viene visualizzato un insieme di voci immesse manualmente, mentre gli elenchi di ricerca utilizzano una query per recuperare i dati da una o più tabelle. Eseguire una delle operazioni seguenti. 

    • Se si modifica un elenco di valori, utilizzare la finestra di dialogo Modifica voci di elenco per modificare i dati dell'elenco e quindi fare clic su OK al termine dell'operazione.

    • Se si modifica un elenco di ricerca, verrà visualizzato un modulo per l'immissione di dati, da utilizzare per modificare i dati dell'elenco.

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Modificare le voci in un campo di ricerca

In un campo di ricerca è presente un elenco che gli utenti possono utilizzare per selezionare uno o più elementi. È possibile creare due tipi di elenchi di ricerca.

  • Elenchi di valori    Tali elenchi contengono un set di valori specificato a livello di codice immessi manualmente. I valori sono disponibili nella proprietà Origine riga del campo di ricerca.

  • Elenchi di ricerca    Tali elenchi utilizzano una query per recuperare valori da un'altra tabella. Nella proprietà Origine riga del campo è contenuta una query anziché un elenco di valori specificato a livello di codice.

Per impostazione predefinita, in Access i dati di ricerca vengono visualizzati in un elenco a discesa, sebbene sia possibile specificare un controllo casella di riepilogo. A differenza di una casella di riepilogo, che rimane sempre aperta, un elenco a discesa viene aperto per visualizzare i dati contenuti e viene chiuso dopo che l'utente ha eseguito una selezione.

È possibile eseguire il comando Modifica voci di elenco oppure è possibile modificare i dati direttamente nella proprietà Origine riga o la tabella di origine. Per informazioni sull'utilizzo del comando Modifica voci di elenco, vedere immettere dati utilizzando un elenco, in questo articolo. La procedura descritta in questa sezione viene descritto come modificare le voci direttamente nella proprietà Origine riga o la tabella di origine. Il processo di alcuni passaggi generali.

  • Identificare il campo di ricerca. Le operazioni da eseguire sono diverse se si utilizza una maschera anziché una tabella.

  • Identificare il tipo del campo di ricerca, ovvero un elenco di valori o un elenco di ricerca. Se si utilizza un elenco di ricerca, verrà identificata la tabella di origine in cui sono contenuti i dati necessari per il campo di ricerca. 

  • Modificare le voci presenti nell'elenco di valori.

    -oppure-

    Aprire la tabella di origine per l'elenco di ricerca e modificarne i dati.

Identificare un campo di ricerca a partire da una maschera

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera e scegliere Visualizzazione Struttura.

    -oppure-

    Se la maschera è già aperta, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda relativa alla maschera e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

    -oppure-

    Nel gruppo visualizzazione della scheda Home fare clic sul pulsante di visualizzazione per passare tra le visualizzazioni disponibili. In alternativa, è possibile fare clic sulla freccia in Visualizza e quindi selezionare una delle visualizzazioni disponibili dal menu di scelta..

    Immagine della barra multifunzione di Access

  2. Fare clic con il pulsante destro sul mouse sul controllo casella di riepilogo o casella combinata e quindi scegliere Proprietà.

  3. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Tutte e quindi individuare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga. La proprietà Tipo origine riga deve essere impostata su Elenco valori o Tabella/query, mentre nella proprietà Origine riga deve essere presente un elenco di voci separate da un punto e virgola o una query. È possibile ingrandire la finestra delle proprietà in base alle proprie esigenze in modo che sia possibile visualizzare l'elenco di voci o la query.

    In genere, gli elenchi di valori utilizzano la sintassi di base: "voce";" voce";" elemento"

    In questo caso l'elenco è costituito da un insieme di voci racchiuse tra virgolette doppie e separate da un punto e virgola.

    Query di selezione utilizzare la sintassi di base: selezionare [nome_tabella_o_query]. [ nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole, SELECT e FROM. La prima clausola fa riferimento a una tabella o query e a un campo relativo. La seconda clausola fa riferimento solo alla tabella o alla query. È importante tenere presente che le clausole SELECT possono non contenere il nome di una tabella o di una query, sebbene contengano il nome di almeno un campo. Tutte le clausole FROM, tuttavia, devono fare riferimento a una tabella o query. Di conseguenza, è sempre possibile individuare la tabella o la query di origine per un campo di ricerca a partire dalla clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si utilizza un elenco di valori, modificare le voci dell'elenco. Verificare che ogni voce sia racchiusa tra virgolette doppie e che sia separata dalla voce successiva mediante un punto e virgola.

    • Se la query nell'elenco di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento aprire la seconda query in visualizzazione Struttura. Per eseguire questa operazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura. Annotare il nome della tabella visualizzato nella sezione superiore di Progettazione query e quindi procedere con il passaggio successivo.

      -oppure-

      Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, annotare il nome della tabella e quindi procedere con il passaggio successivo.

  5. Fare doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento per aprirla in visualizzazione Struttura e quindi modificare le voci di elenco in base alle proprie esigenze.

Identificare un campo di ricerca a partire da una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Nella sezione superiore della griglia di struttura della query, nella colonna Tipo dati fare clic o assegnare lo stato attivo a un campo Testo, Numerico o Sì/No.

  3. Nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella fare clic sulla scheda Ricerca e quindi verificare le proprietà Tipo origine riga e Origine riga.

    La proprietà Tipo origine riga deve essere impostata su Elenco valori o Tabella/query, mentre la proprietà Origine riga deve contenere un elenco di valori o una query.

    Elenchi di valori utilizzano la sintassi di base: "voce";" voce";" elemento"

    In questo caso l'elenco è costituito da un insieme di voci racchiuse tra virgolette doppie e separate da un punto e virgola.

    In genere, le query di selezione utilizzano la sintassi di base: selezionare [nome_tabella_o_query]. [ nome_campo] FROM [nome_tabella_o_query].

    In questo caso la query contiene due clausole, SELECT e FROM. La prima clausola fa riferimento a una tabella o query e a un campo relativo. La seconda clausola fa riferimento solo alla tabella o alla query. È importante tenere presente che le clausole SELECT possono non contenere il nome di una tabella o di una query, sebbene contengano il nome di almeno un campo. Tutte le clausole FROM, tuttavia, devono fare riferimento a una tabella o query. Di conseguenza, è sempre possibile individuare la tabella o la query di origine per un campo di ricerca a partire dalla clausola FROM.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti.

    • Se si utilizza un elenco di valori, modificare le voci dell'elenco. Verificare che ogni voce sia racchiusa tra virgolette doppie e separata dalla voce successiva mediante un punto e virgola.

    • Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a un'altra query, nel riquadro di spostamento aprire la seconda query in visualizzazione Struttura. Per eseguire questa operazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura. Annotare il nome della tabella visualizzato nella sezione superiore di Progettazione query e quindi procedere con il passaggio successivo.

      -oppure-

      Se la query nel campo di ricerca fa riferimento a una tabella, annotare il nome della tabella e quindi procedere con il passaggio successivo.

  5. Fare doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento per aprirla in visualizzazione Struttura e quindi modificare le voci di elenco in base alle proprie esigenze.

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Immettere stringhe di lunghezza zero

In Access è possibile distinguere tra due tipi di valori vuoti, ovvero valori Null e stringhe di lunghezza zero. I valori Null indicano un valore sconosciuto, mentre le stringhe di lunghezza zero indicano campi contenenti uno spazio. Si supponga ad esempio che in una tabella in cui sono contenuti dati relativi ai clienti sia presente un campo relativo al numero di fax. Se non si conosce il numero di fax del cliente, è possibile immettere un valore Null per lasciare il campo vuoto. In questo caso il valore Null immesso significa che il valore del campo non è noto. Se successivamente si stabilisce che il cliente non dispone di un apparecchio fax, è possibile immettere una stringa di lunghezza zero nel campo per indicare che il valore non esiste.

Nota : Tenere presente che è possibile impostare una proprietà che impedisce campi di accettare i valori null. Per ulteriori informazioni sull'impostazione della proprietà, vedere come i tipi di dati di influire sulla modalità di immissione dati, in questo articolo.

  1. Aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati o una maschera in visualizzazione Maschera o in visualizzazione Browse.

  2. Selezionare il campo desiderato e quindi digitare due virgolette doppie senza inserire spazi ("").

  3. Spostare il cursore in un altro record per eseguire il commit delle modifiche nel database. Per impostazione predefinita le virgolette non vengono più visualizzate.

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Aggiungere record mediante importazione o collegamento dei dati

È possibile importare o collegare dati che si trovano in una vasta gamma di origini, tra cui altri database di Access, le cartelle di lavoro di Excel, file di testo e i documenti di Word ed elenchi nei server che esegue Microsoft SharePoint Services.

Le modalità di importazione e di collegamento a queste origini dati non vengono descritte in questo articolo. Per informazioni sull'importazione e il collegamento di dati, fare clic sui collegamenti seguenti.

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Metodi che consentono di risparmiare tempo durante l'immissione di dati

In Access sono disponibili diversi modi per immettere i dati più rapidamente. Nelle sezioni seguenti vengono descritte le modalità di impostazione di un valore predefinito per campi ed elenchi nelle maschere, nonché le modalità di utilizzo di tasti scelta rapida per riutilizzare i valori quando i dati vengono ordinati.

Impostare un valore predefinito per un campo o per un controllo

Se un elevato numero di record condivide lo stesso valore per un campo specifico, ad esempio una città o un paese, è possibile risparmiare tempo impostando un valore predefinito per il controllo associato al tale campo. Quando si apre la maschera o si crea un nuovo record, nel controllo verrà visualizzato per impostazione predefinita il valore impostato.

Impostare un valore predefinito per un controllo

  1. Aprire la maschera in visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo da utilizzare e quindi scegliere Proprietà.

  3. Nella scheda Dati impostare la proprietà Valore predefinito sul valore desiderato.

  4. Ripetere le operazioni descritte nei passaggi da 1 a 3 per impostare un nuovo valore predefinito.

Specificare un valore diverso

  • Per un valore in una casella di testo, immettere nuovi dati.

    -oppure-

  • Per un valore in un elenco, selezionare un nuovo valore nell'elenco.

Riutilizzare i valori durante l'ordinamento

Quando si sposta tra i record, potrebbe essere necessario ordinare ogni record utilizzando lo stesso valore. Quando esegue l'operazione, è possibile risparmiare tempo utilizzando i tasti di scelta rapida per ripetere il valore specifico. Ad esempio, si supponga di ordinare gli elenchi degli ordini in base al tipo di prodotto. Nel primo record digitare bibite per ordinare la tabella ordini in cui i clienti che hanno acquistato bibite. Quando si sposta al record successivo, è possibile copiare e riutilizzare il valore di ordinamento.

Nota : Per eseguire questi passaggi, è necessario avere una maschera aperta in visualizzazione Maschera.

  1. Spostarsi sul campo che riutilizza il valore del corrispondente campo del record precedente.

  2. Premere CTRL+' (apostrofo).

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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