Aggiungere un contatto

Salvando nuovi contatti nella rubrica, è possibile acquisire e organizzare le informazioni sulle persone con cui si comunica. I contatti sono come biglietti da visita elettronici in cui sono memorizzate le informazioni di una persona. Un contatto può essere costituito semplicemente da nome e indirizzo di posta elettronica o includere informazioni più dettagliate, come l'indirizzo postale, più numeri di telefono e una foto del profilo.

Una scheda contatto offre il pieno controllo sulle informazioni da aggiungere, aggiornare e rimuovere.

Parzialmente compilato nella scheda contatto di Outlook

Dopo avere salvato una persona come contatto, è possibile digitare le prime lettere del nome in un messaggio e Outlook inserirà automaticamente l'indirizzo di posta elettronica corrispondente. In alternativa, è possibile chiamare la persona con pochi clic senza dover cercare il numero di telefono.

Aggiungere un contatto da un messaggio di posta elettronica

  1. Aprire il messaggio in modo da visualizzare il nome della persona sulla riga Da:, A:, Cc: o Ccn:.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome appropriato e scegliere Aggiungi a contatti di Outlook. Verrà aperta una nuova finestra in cui è possibile inserire i dettagli desiderati.

  3. Nella finestra visualizzata inserire i dettagli desiderati.

    Aggiunta di un nuovo contatto in Outlook da un messaggio

    Nota : Outlook inserisce automaticamente l'indirizzo di posta elettronica del contatto nella casella Posta elettronica e tutte le altre informazioni sul contatto disponibili nel messaggio vengono inserite nelle caselle appropriate. Se si tratta di un contatto dell'organizzazione, è probabile che siano inclusi il titolo, il reparto, il numero di telefono e il recapito dell'ufficio.

  4. Scegliere Salva.

  1. Fare clic su Persone nella parte inferiore della schermata.

    Fare clic su Persone

  2. Nel gruppo Nuovo scegliere Nuovo contatto oppure premere CTRL+N.

    Pulsante Nuovo contatto nella scheda Home

    Suggerimento : Per creare un contatto da qualsiasi punto di Outlook, premere CTRL+MAIUSC+C.

  3. Immettere il nome e le altre informazioni che si vuole includere per il contatto.

  4. Se si vuole creare subito un altro contatto, fare clic su Salva e nuovo in modo da non dover ripetere la procedura dall'inizio per ogni contatto.

    Suggerimenti : 

    • Per aggiungere un altro contatto della stessa società, fare clic sulla piccola freccia in giù accanto a Salva e nuovo e scegliere Contatto nella stessa società.

    • Creare un nuovo contatto nella stessa società

  5. Terminato l'inserimento di nuovi contatti, scegliere Salva e chiudi.

È possibile salvare più numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica o indirizzi postali relativi a una persona.

  1. Nella nuova scheda contatto digitare il primo indirizzo di posta elettronica del contatto nella casella Posta elettronica.

  2. Fare clic sulla freccia in giù accanto a Posta elettronica e fare clic su Posta elettronica 2. Il primo indirizzo di posta elettronica verrà salvato e sarà possibile digitare il secondo nel campo corrispondente.

Aggiungere un indirizzo di posta elettronica supplementare per un contatto

Se si dispone di un'immagine della persona nel computer o altrove, è possibile utilizzarla nelle informazioni del contatto.

  1. Fare clic sull'icona dell'immagine nella finestra del nuovo contatto.

    Fare clic sull'icona dell'immagine per aggiungere una foto

  2. Individuare l'immagine da usare nella finestra Aggiungi fotografia contatto, quindi fare clic su OK.

  • Importare contatti da un file CSV o PST    Un file CSV contiene i contatti che sono stati esportati in un file di testo, in cui le informazioni relative al contatto sono separate da una virgola (CSV è infatti l'acronimo di "comma separated values", ovvero valori separati da virgole).

Un file PST è un file esportato da Outlook in un formato leggibile da un altro computer che esegue Outlook.

Per altre informazioni, vedere Importare contatti in Outlook per Windows.

  • Ottenere contatti da Excel    È possibile utilizzare l'Importazione/Esportazione guidata per importare le informazioni sui contatti salvate in un file di Excel, ad esempio un file con estensione xlsx o xls.

Per altre informazioni, vedere Importare contatti in Outlook per Windows.

Una scheda contatto offre il pieno controllo sulle informazioni da aggiungere. Si possono aggiornare ed eliminare informazioni in base alle esigenze.

Parzialmente compilato nella scheda contatto di Outlook

Per modificare il modo in cui vengono presentati i nomi nella scheda contatto

  1. Nella scheda File scegliere Opzioni > Persone.

  2. In Nomi e archiviazione, eseguire queste operazioni:

    • Scegliere un'opzione nell'elenco Ordinamento predefinito per "Nome".

      Opzioni di Outlook per Persone che mostrano le opzioni dell'elenco di ordinamento Nome.

      Opzione

      Esempio

      Nome (Secondo nome) Cognome

      Valeria N Romano

      Cognome Nome

      Romano Valeria

      Nome Cognome1 Cognome2

      Valeria Bianchi Romano

    • Scegliere un'opzione nell'elenco Ordinamento predefinito per "Archivia come".

      Opzioni di Outlook per Persone che mostrano le opzioni dell'elenco di ordinamento Archivia come.

      Opzione

      Esempio

      Cognome, Nome

      Romano, Valeria N

      Nome Cognome

      Valeria N Romano

      Società

      Contoso Ltd.

      Cognome, Nome (Società)

      Romano, Valeria (Contoso Ltd.)

      Società (Cognome, Nome)

      Contoso Ltd. (Romano, Valeria N)

  3. Al termine, fare clic su OK.

Per aggiornare le informazioni in una scheda contatto esistente

  1. Nel gruppo Trova della scheda Home scegliere Rubrica.

    Nel gruppo Trova della scheda Home di Outlook scegliere Rubrica.

  2. Nella finestra di dialogo Rubrica: Contatti, nell'elenco Rubrica, scegliere la rubrica in cui sono archiviate le informazioni per il contatto

  3. Selezionare il contatto che si vuole modificare, fare clic con il pulsante destro del mouse, quindi modificare o aggiornare le informazioni nella scheda contatto.

  4. Scegliere Salva e chiudi > File > Chiudi.

Per aggiungere un numero di interno

  1. Nella scheda contatto, in Numeri di telefono, scegliere Ufficio.

    Nota : Non scegliere la freccia in giù accanto alla casella Ufficio, Fax (Uff.) o Cellulare. Fare clic sulla casella stessa.

  2. Nella finestra di dialogo Controlla numero di telefono inserire le informazioni in Dettagli numero di telefono, anche nella casella Interno.

    In Numeri di telefono nella scheda contatto di Outlook scegliere un'opzione e aggiornare la finestra di dialogo Controlla numero di telefono in base alle esigenze.

Per inoltrare una scheda contatto a un collega o partner commerciale

  1. Aprire una scheda contatto.

  2. Nel gruppo Azioni della scheda Contatto, nell'elenco Inoltra scegliere Come contatto di Outlook.

    Nel gruppo Azioni della scheda Contatto di Outlook scegliere Inoltra e quindi scegliere un'opzione.

    Nota : La scheda contatto verrà inoltrata come allegato a un messaggio di posta elettronica.

Creare un contatto da Contatti

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Contatto.

    Scelta rapida da tastiera  Per creare un contatto, premere CTRL+MAIUSC+C.

  2. Digitare un nome per il contatto.

  3. Immettere le informazioni da includere per il contatto.

    Note : 

    • Per specificare come deve comparire il nome del contatto nella riga A di un messaggio, digitare un nome nella casella Visualizza come.

    • Per immettere più voci per un campo, ad esempio più numeri di telefono o indirizzi di posta elettronica, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo.

    • Se per un account sono presenti più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per stabilire quale indirizzo usare per una stampa unione.

    Suggerimento : È possibile creare rapidamente un altro contatto con le stesse informazioni relative alla società. Nel contatto corrente scegliere Nuovo contatto nella stessa società dal menu Azioni.

È possibile creare un nuovo contatto da un contatto esistente usando il contatto esistente come modello e quindi modificando le informazioni necessarie.

  1. In Contatti, nella visualizzazione Biglietti da visita, fare clic sul contatto che si vuole usare come modello.

    Nota : Si può anche eseguire questa procedura nelle visualizzazioni Schede indirizzi e Schede indirizzi dettagliate.

  2. Premere CTRL+C e quindi premere CTRL+V.

  3. Nella casella Rilevamento contatto duplicato selezionare l'opzione Aggiungi nuovo contatto.

    Quando si salva un contatto o un biglietto da visita elettronico con lo stesso nome o nome di posta elettronica di uno già esistente nella cartella Contatti, Microsoft Outlook visualizza una finestra di dialogo con le opzioni per aggiungere il contatto duplicato come nuovo contatto o aggiornare il contatto esistente con le nuove informazioni del contatto duplicato. Per altre informazioni, vedere Risolvere o eliminare i contatti duplicati.

  4. Fare clic su Aggiungi.

    Il nuovo contatto comparirà nella visualizzazione Biglietti da visita accanto al contatto copiato.

  5. Fare doppio clic sul nuovo contatto per aprirlo e quindi modificare le informazioni necessarie.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

  1. Aprire o visualizzare in anteprima il messaggio di posta elettronica che contiene il nome che si vuole aggiungere all'elenco contatti.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del mittente da trasformare in contatto, quindi scegliere Aggiungi ai contatti dal menu di scelta rapida.

    Nota : In Outlook non esiste alcuna opzione per aggiungere automaticamente le informazioni di contatto ai contatti o alla Rubrica quando si risponde a un contatto.

Quando si salva un biglietto da visita elettronico ricevuto in un messaggio di posta elettronica, si crea un nuovo contatto. Se è già presente un contatto con lo stesso nome, si può salvare il duplicato come nuovo contatto o aggiornare quello originale.

  1. In un messaggio aperto fare clic con il pulsante destro del mouse sul biglietto da visita elettronico e quindi scegliere Aggiungi ai Contatti dal menu di scelta rapida. Il nuovo contatto viene aperto nel modulo contatto.

  2. Nel gruppo Salva della scheda Contatto fare clic su Salva e chiudi.

  3. Se è già presente un contatto con lo stesso nome, Outlook rileva il duplicato. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Selezionare Aggiungi nuovo contatto. In questo modo viene creato un contatto duplicato, con un modulo contatto e un biglietto da visita elettronico.

    • Selezionare Aggiorna le informazioni. Vengono elencati i contatti duplicati esistenti. Fare doppio clic sul contatto per aggiornarlo, quindi aggiornare le informazioni nel modulo contatto e salvarlo.

Le nuove informazioni di contatto vengono salvate in Contatti e sono disponibile come biglietto da visita elettronico e in altre visualizzazioni. È possibile apportare modifiche alle informazioni di contatto prima e dopo il salvataggio. Per apportare modifiche alla scheda dopo averla salvata, vedere le istruzioni in Creare biglietti da visita elettronici.

Note : 

  • Si può anche fare clic con il pulsante destro del mouse sul file VCF allegato nell'intestazione del messaggio per aprire il menu di scelta rapida e aggiungere il contatto oppure scegliere altre opzioni.

  • Se si sceglie l'opzione Salva e nuovo nel modulo contatto, il contatto aperto viene salvato e viene aperto un nuovo modulo contatto vuoto.

Per questa caratteristica è necessario un account di Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La maggior parte degli account privati e personali non usa Microsoft Exchange.

  1. Aprire la cartella pubblica in cui si vuole creare un contatto.

    Procedura

    1. Se l'Elenco cartelle non è visibile, fare clic sul menu Vai e quindi su Elenco cartelle.

    2. Fare clic su Cartelle pubbliche e quindi sulla cartella che si vuole aprire.

      Se la cartella da aprire si trova in un'altra cartella, fare clic sul segno più (+) accanto a ogni sottocartella finché non si trova la cartella che si vuole.

  2. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Contatto.

  3. Digitare un nome per il nuovo contatto.

  4. Immettere le informazioni da includere per il contatto.

    Note : 

    • Per specificare come deve comparire il nome del contatto nella riga A di un messaggio, digitare un nome nella casella Visualizza come.

    • Per immettere più voci per un campo, ad esempio più tipi di numero di telefono o indirizzo di posta elettronica, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo.

    • Se per un account sono presenti più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per stabilire quale indirizzo usare per una stampa unione.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

    È possibile creare un nuovo contatto solo in una cartella Contatti. Ad esempio, non è possibile creare un nuovo contatto in una cartella di posta elettronica.

Creare un contatto

  1. In Contatti, nel gruppo Nuovo della scheda Home fare clic su Nuovo contatto.

    Comando Nuovo contatto nella barra multifunzione

    Scelta rapida da tastiera    Per creare un nuovo contatto da qualsiasi cartella di Outlook, premere CTRL+MAIUSC+C.

  2. Immettere il nome e le altre informazioni che si vuole includere per il contatto.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per concludere l'immissione di contatti     Nel gruppo Azioni della scheda Contatto fare clic su Salva e chiudi.

    • Per salvare il contatto e crearne un altro     Fare clic su Salva e nuovo.

    • Per salvare e immettere un altro contatto della stessa società o con lo stesso indirizzo     Fare clic sulla freccia in giù accanto a Salva e nuovo, quindi fare clic su Contatto nella stessa società.

      Note : 

      • Per immettere più voci per un campo, ad esempio più numeri di telefono o indirizzi di posta elettronica, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo.

      • Per aggiungere una foto del contatto, fare clic sull'icona della foto oppure, nel gruppo Opzioni della scheda Contatto, fare clic su Immagine e quindi su Aggiungi immagine.

Per creare più contatti che condividono informazioni comuni, ad esempio il nome della società e l'indirizzo, è possibile copiare un contatto esistente e quindi modificare la copia con le informazioni specifiche del nuovo contatto.

  1. In Contatti fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto da duplicare e scegliere Copia.

    Scelta rapida da tastiera    Per duplicare un contatto, premere CTRL+C per copiare e quindi CTRL+V per creare il contatto duplicato.

  2. Fare doppio clic sul nuovo contatto per aprirlo e quindi modificare le informazioni.

Inizio pagina

È possibile creare rapidamente un contatto di Outlook per il mittente di un messaggio di posta elettronica ricevuto.

  1. Aprire o visualizzare in anteprima il messaggio di posta elettronica che contiene il nome che si vuole aggiungere all'elenco contatti.

Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della persona e scegliere Aggiungi ai Contatti.

Altri utenti di Outlook potrebbero inserire un biglietto da visita elettronico in un messaggio di posta elettronica. Quando si salva un biglietto da visita elettronico, le informazioni che contiene vengono usate per creare un contatto di Outlook.

  1. In un messaggio aperto fare clic con il pulsante destro del mouse sul biglietto da visita elettronico o sul file VCF allegato e quindi scegliere Aggiungi a contatti di Outlook.

  2. Modificare le informazioni in base alle esigenze.

  3. Nel gruppo Azioni della scheda Contatto fare clic su Salva e chiudi.

Se esiste già un contatto con lo stesso nome, eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Fare clic su Aggiungi nuovo contatto. In questo modo saranno presenti due contatti con lo stesso nome.

Fare clic su Aggiorna le informazioni. Nell'elenco dei contatti duplicati fare doppio clic sul contatto che si vuole aggiornare con le informazioni del biglietto da visita elettronico.

Questa funzionalità richiede un account di Microsoft Exchange Server e che l'amministratore di Exchange Server abbia configurato cartelle pubbliche.

  1. Aprire la cartella pubblica in cui si vuole creare un contatto.

    Come si trovano le cartelle pubbliche?

    Se le cartelle pubbliche non sono presenti nel riquadro di spostamento, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel riquadro di spostamento fare clic su Elenco cartelle Pulsante Elenco cartelle nel riquadro di spostamento e trovare la cartella Cartelle pubbliche - nome utente.

    • Fare clic nella casella Cerca in Contatti e quindi nel gruppo Opzioni della schedaCerca fare clic su Strumenti di ricerca e scegliere Trova cartella pubblica.

  2. Nel gruppo Nuovo della scheda Home fare clic su Nuovi elementi e scegliere Contatto.

  3. Immettere le informazioni da includere per il contatto.

    Note : Se per un account sono presenti più indirizzi, selezionare la casella di controllo Indirizzo postale per stabilire quale indirizzo deve essere usato per una stampa unione.

    1. Per immettere più voci per un campo, ad esempio più tipi di numero di telefono o indirizzo di posta elettronica, fare clic sulla freccia in giù accanto al campo.

  4. Nel gruppo Azioni della scheda Contatto fare clic su Salva e chiudi.

Le cartelle di contatti possono essere usate per organizzare gruppi di contatti. Creare una nuova cartella in Contatti, assegnarle un nome, quindi spostare o copiare specifici contatti. Le cartelle di contatti verranno elencate nel Riquadro di spostamento in Contatti personali.

È anche possibile creare liste di distribuzione per raggruppare i contatti. Un messaggio inviato a una lista di distribuzione viene ricevuto da tutti i destinatari inclusi nella lista di distribuzione. Per altre informazioni, vedere Creare e modificare un gruppo di contatti o una lista di distribuzione.

In Office Outlook 2007 ogni contatto viene visualizzato anche come biglietto da visita elettronico. Tutte le informazioni aggiunte a un contatto vengono inserite automaticamente nel biglietto da visita elettronico corrispondente e viceversa.

Nel biglietto da visita elettronico è riportata parte delle informazioni contenute nel modulo contatto corrispondente

1. Modulo di un contatto che contiene le informazioni di Mattia Trentini.

2. Visualizzazione della finestra di dialogo Modifica biglietto da visita con i campi corrispondenti compilati per il biglietto da visita elettronico di Mattia Trentini.

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