Aggiungere più utenti a Office 365 contemporaneamente - Guida dell'amministratore

Per poter accedere a Office 365 e ai relativi servizi, ad esempio posta elettronica e Office, è necessario che ogni persona del team abbia un account utente. Se il team è composto da numerose persone, è possibile aggiungere tutti gli account contemporaneamente da un foglio di calcolo di Excel o da un altro file salvato in formato CSV. Che cos'è il formato CSV?

Aggiungere più utenti a Office 365 nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365 scegliere Utenti > Utenti attivi.

    Nell'interfaccia di amministrazione scegliere Utenti e quindi Utenti attivi
  3. Nel menu a discesa Altro scegliere Importa più utenti.

  4. Nel riquadro Importa più utenti è possibile scegliere di scaricare un file CSV di esempio con o senza dati di esempio inseriti.

    Nel menu a discesa Altro scegliere Importa più utenti

    Il foglio di calcolo deve includere le stesse intestazioni di colonna dell'esempio per il nome utente, il nome, eccetera. Se si usa il modello, aprirlo in un editor di testo, come il Blocco appunti, e lasciare inalterati tutti i dati della riga 1, immettendo i dati solo dalla riga 2 in giù.

    Il foglio di calcolo deve includere anche i valori per il nome utente (ad esempio albertino@contoso.com) e per il nome visualizzato (ad esempio Albertino Mazzanti) di ogni utente.

    User Name,First Name,Last Name,Display Name,Job Title,Department,Office Number,Office Phone,Mobile Phone,Fax,Address,City,State or Province,ZIP or Postal Code,Country or Region
    chris@contoso.com,Chris,Green,Chris Green,IT Manager,Information Technology,123451,123-555-1211,123-555-6641,123-555-9821,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    ben@contoso.com,Ben,Andrews,Ben Andrews,IT Manager,Information Technology,123452,123-555-1212,123-555-6642,123-555-9822,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    david@contoso.com,David,Longmuir,David Longmuir,IT Manager,Information Technology,123453,123-555-1213,123-555-6643,123-555-9823,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    cynthia@contoso.com,Cynthia,Carey,Cynthia Carey,IT Manager,Information Technology,123454,123-555-1214,123-555-6644,123-555-9824,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
    melissa@contoso.com,Melissa,MacBeth,Melissa MacBeth,IT Manager,Information Technology,123455,123-555-1215,123-555-6645,123-555-9825,1 Microsoft way,Redmond,Wa,98052,United States
  5. Immettere un percorso di file nella casella oppure scegliere Sfoglia per passare al percorso del file CSV e quindi scegliere Verifica.

    Il file CSV viene verificato

    Se ci sono problemi con il file, i relativi messaggi vengono visualizzati nel riquadro. È anche possibile scaricare un file di log.

  6. Nella finestra di dialogo Imposta opzioni utente è possibile impostare lo stato di accesso e scegliere la licenza del prodotto che verrà assegnata a tutti gli utenti.

  7. Nella finestra di dialogo Visualizza i risultati è possibile scegliere di inviare i risultati a se stessi o ad altri utenti (le password saranno in testo normale) ed è possibile vedere quanti utenti sono stati creati e se è necessario acquistare altre licenze da assegnare ad alcuni nuovi utenti.

Guardare il video

Guardare un breve video che spiega come aggiungere utenti in blocco.

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Passaggi successivi

Che cos'è il formato CSV?

Un file CSV è un file con valori delimitati da virgole. È possibile creare o modificare un file di questo tipo con qualsiasi editor di testo o foglio di calcolo, ad esempio Excel.

Come punto di partenza, è possibile scaricare questo foglio di calcolo. Tenere presente che Office 365 richiede intestazioni di colonna nella prima riga, quindi non sostituirle con altro contenuto.

Salvare il file con un nuovo nome e specificare il formato CSV.

Immagine di come salvare un file in formato CSV in Excel

Quando si salva il file, è probabile che venga visualizzato un messaggio indicante che alcune caratteristiche della cartella di lavoro andranno perse in formato CSV. Non si tratta di un errore. Fare clic su per continuare.

Immagine del messaggio che potrebbe essere visualizzato in Excel in cui si chiede conferma per salvare il file in formato CSV

Suggerimenti per la formattazione del foglio di calcolo

  • È necessario mantenere le stesse intestazioni di colonna del foglio di calcolo di esempio? Sì. Il foglio di calcolo di esempio contiene intestazioni di colonna nella prima riga. Queste intestazioni sono obbligatorie. Sotto l'intestazione creare una riga per ogni utente da aggiungere in Office 365. Se si aggiungono intestazioni di colonna oppure si modificano o si eliminano quelle esistenti, Office 365 potrebbe non riuscire a creare gli utenti dalle informazioni del file.

  • Che cosa succede se non si hanno tutte le informazioni necessarie per ogni utente? I campi obbligatori sono Nome utente e Nome visualizzato, pertanto non è possibile aggiungere un nuovo utente in assenza di tali informazioni. Se non si dispone di altre informazioni, ad esempio il fax, è possibile usare uno spazio seguito da una virgola per indicare che il campo deve rimanere vuoto.

  • Qual è la dimensione minima o massima del foglio di calcolo? Il foglio di calcolo deve contenere almeno due righe. Una è quella delle intestazioni di colonna (etichette delle colonne dei dati utente) e l'altra è quella delle informazioni sull'utente. Un file non può contenere più di 251 righe. Se si desidera importare più di 250 utenti, creare più fogli di calcolo.

  • Quali lingue è possibile usare? Quando si crea un foglio di calcolo, è possibile immettere le etichette delle colonne dei dati utente in qualsiasi lingua o carattere, senza tuttavia cambiare l'ordine delle etichette indicato nell'esempio. È quindi possibile creare voci nei campi, usando qualsiasi lingua o carattere, e quindi salvare il file in formato Unicode o UTF-8.

  • Che cosa succede se si aggiungono utenti di paesi o aree geografiche diverse? Creare un foglio di calcolo distinto per ogni area. È necessario eseguire i passaggi della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco per ogni foglio di calcolo, specificando una singola area geografica per tutti gli utenti inclusi nel file in uso.

  • È previsto un limite per il numero di caratteri che è possibile usare? La tabella seguente indica le etichette delle colonne dei dati utente e il numero massimo di caratteri che è possibile usare per ognuna nel foglio di calcolo di esempio.

Etichetta colonna dati utente

Numero massimo di caratteri

Nome utente (obbligatorio)

79, incluso il simbolo (@), nel formato nome@dominio.<estensione>. L'alias dell'utente può essere composto da un massimo di 30 caratteri e il nome di dominio da un massimo di 48 caratteri.

Nome

64

Cognome

64

Nome visualizzato (obbligatorio)

256

Posizione

64

Reparto

64

Numero ufficio

128

Telefono ufficio

64

Telefono cellulare

64

Fax

64

Indirizzo

1023

Città

128

Provincia

128

CAP

40

Paese o area geografica

128

Si verificano ancora problemi durante l'aggiunta di utenti a Office 365?

  • Verificare che il foglio di calcolo sia stato formattato correttamente. Controllare le intestazioni di colonna per verificare che corrispondano a quelle del file di esempio. Assicurarsi di aver rispettato le regole relative al numero massimo di caratteri e di aver usato una virgola per separare i campi.

  • Se i nuovi utenti non vengono immediatamente visualizzati in Office 365, attendere qualche minuto. L'applicazione delle modifiche in tutti i servizi di Office 365 può richiedere tempo.

  1. Scaricare questo foglio di calcolo di esempio e aprirlo in Excel.

    Il foglio di calcolo deve includere le stesse intestazioni di colonna dell'esempio per il nome utente, il nome, eccetera. Se si usa il modello, lasciare inalterati tutti i dati della riga 1, immettendo i dati solo dalla riga 2 in giù.

    Il foglio di calcolo deve includere anche i valori per il nome utente (ad esempio albertino@contoso.com) e per il nome visualizzato (ad esempio Albertino Mazzanti) di ogni utente. Per lasciare vuoti gli altri campi, immettere uno spazio seguito da una virgola nel campo, come illustrato nella figura seguente.

    Esempio di file CSV per cui sono state specificate righe vuote

    In caso di persone che lavorano in paesi diversi, è necessario creare un foglio di calcolo per ogni paese. Creare ad esempio un foglio di calcolo contenente l'elenco di tutti gli utenti che lavorano negli USA e un altro per quelli del Giappone. Il motivo è che la disponibilità dei servizi di Office 365 varia in base all'area geografica.

    Suggerimento:    prima di aggiungere un numero elevato di utenti a Office 365, è consigliabile esercitarsi con il foglio di calcolo di esempio. Provare a modificare il foglio di calcolo di esempio con i dati di 5 o 10 utenti e salvarlo con un nuovo nome. Eseguire i passaggi descritti in questa procedura, verificare i risultati, quindi eliminare i nuovi account e ricominciare. In questo modo è possibile esercitarsi a recuperare tutti i dati appropriati per la propria situazione. Vedere inoltre Suggerimenti per la formattazione del foglio di calcolo.

  2. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  3. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  4. Alle persone che usano i servizi di Office 365 è necessario assegnare una licenza. Prima di continuare, è consigliabile verificare di avere un numero di licenze sufficiente per tutti gli utenti elencati nel foglio di calcolo. A questo scopo, scegliere Fatturazione > Abbonamenti. Se è necessario acquistare altre licenze, scegliere Cambia la quantità di licenze. In alternativa, è possibile eseguire la procedura guidata e assegnare le licenze disponibili, quindi acquistare altre licenze in seguito e rieseguire la procedura.

  5. A questo punto, per eseguire la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco, scegliere Utenti > Utenti attivi. Scegliere Icona per l'aggiunta di molti utenti in Office 365 , come illustrato nella figura seguente.

    Immagine della sezione Utenti dell'interfaccia di amministrazione di Office 365

    Verrà visualizzata la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco con le istruzioni per l'aggiunta di gruppi di utenti a Office 365.

  6. Nel passaggio 1 - Selezione di un file CSV, specificare il proprio foglio di calcolo, come illustrato nella figura seguente.

    Passaggio 1 della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco - Selezione del file CSV

  7. Nel passaggio 2 - Verifica, la procedura guidata indica se il contenuto del foglio di calcolo è formattato correttamente.

    Passaggio 2 della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco - Verifica

  8. Nel passaggio 3 - Impostazioni, scegliere Consentito in modo che le persone elencate nel foglio di calcolo possano usare Office 365. Scegliere inoltre il paese in cui queste persone useranno Office 365. Tenere presente che se alcune persone dell'organizzazione useranno Office 365 in un paese diverso, è necessario creare un foglio di calcolo distinto con i loro nomi ed eseguire di nuovo la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco per aggiungerli.

    Passaggio 3 della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco - Impostazioni

  9. La pagina Assegnare le licenze indica quante licenze sono disponibili.

    Passaggio 4 della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco - Licenze

    È possibile scegliere Acquista altre licenze, ma la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco verrà chiusa e si passerà alla sezione Fatturazione dell'Interfaccia di amministrazione di Office 365. Dopo aver acquistato altre licenze, è necessario attendere alcuni minuti mentre l'ordine viene elaborato, quindi avviare la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco dall'inizio.

    Se non si acquistano altre licenze, gli account non verranno creati per tutti gli utenti elencati del foglio di calcolo.

    In questo esempio non vengono acquistate altre licenze e si prosegue con la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco.

  10. Nel passaggio 5 - Invio dei risultati, digitare gli indirizzi di posta elettronica delle persone a cui si vuole che venga inviato un messaggio di posta elettronica con l'elenco di tutti i nomi utente di Office 365 e le password temporanee per le persone incluse nel foglio di calcolo.

    Passaggio 5 della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco - Invio dei risultati

    Il messaggio seguente viene inviato a tutti gli indirizzi di posta elettronica specificati nel passaggio 5 - Invio dei risultati. Questo messaggio indica quali account sono stati creati. Si noti che per alcune persone non sono stati creati account perché il numero di licenze non è sufficiente.

    Esempio di messaggio di posta elettronica con informazioni sulle credenziali utente

    È possibile acquistare altre licenze in seguito e rieseguire la procedura guidata Aggiunta utenti in blocco con lo stesso foglio di calcolo. La procedura guidata ignora gli utenti che hanno già un account. Nel report dei risultati verrà visualizzato il messaggio "nome utente duplicato", a indicare che qualcuno ha già un account con queste informazioni.

  11. La pagina finale della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco elenca i nomi utente e le password temporanee, come illustrato nella figura seguente.

    Passaggio 6 della procedura guidata Aggiunta utenti in blocco - Invio dei risultati

  12. Dopo aver aggiunto utenti a Office 365, è necessario informarli sul loro account di Office 365. Usare il consueto processo per la comunicazione di nuove password.

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