Aggiungere o rimuovere la protezione in documenti, cartelle di lavoro o presentazioni

Aggiungere o rimuovere la protezione in documenti, cartelle di lavoro o presentazioni

In Office è possibile usare le password per evitare che altre persone aprano o modifichino i documenti, le cartelle di lavoro e le presentazioni personali. Se in seguito l'opzione di sola lettura non è più necessaria, è possibile eliminare facilmente le password per rimuovere la protezione di un documento o di una cartella di lavoro. Si può usare la protezione dei documenti anche per limitare i tipi di modifiche che i revisori possono effettuare.

Gli amministratori IT impostano i criteri password per le app per Office che includono regole di base.

Avviso: È importante sapere che, se si dimentica la password, Microsoft non può recuperarla.

Aggiungere o rimuovere una password per controllare l'accesso

Per impostare una password nel file di Word, Excel o PowerPoint, fare clic su File > Informazioni > Proteggi documento > Crittografa con password. Verrà richiesto di creare una password e di confermarla. Dopo aver aggiunto una password al file, salvarlo per essere sicuri che la password venga applicata.

Importante: Conservare la password in un luogo sicuro. Se la password viene smarrita o dimenticata, non potrà essere recuperata o rimossa.

Dopo aver aggiunto una password al file, tutti gli utenti dovranno immetterla per poter aprire il file.

Per rimuovere la password: aprire il file immettendo la password corrente quando richiesto, quindi passare a File > Proteggi documento > Crittografa con password. Eliminare la password e fare clic su OK. Assicurarsi di salvare il file per rendere permanente la modifica.

Consentire agli utenti di leggere il file, ma controllare le modifiche

In un documento aperto fare clic su File > Informazioni > Proteggi documento. Vengono visualizzate le opzioni seguenti.

pulsante proteggi documento con opzioni

Segna come finale

Comunica che si sta condividendo una versione completa di un file, in modo che i revisori o i lettori non apportino modifiche accidentali.

Quando un file è contrassegnato come finale, la digitazione, la modifica, i comandi e gli indicatori di correzione vengono disabilitati o disattivati e il file diventa di sola lettura.

Quando un documento viene segnato come finale, Word chiede se si vuole salvare il file. La volta successiva che si apre il documento, nella parte superiore verrà visualizzato il messaggio in giallo SEGNATO COME FINALE. Se si fa clic su Modifica comunque, il documento non sarà più contrassegnato come finale.

Importante: Segna come finale non è una funzionalità di sicurezza. Gli utenti che aprono il file possono fare clic su Modifica comunque se vogliono ignorare questa impostazione. Segna come finale comunica semplicemente agli utenti che il file che hanno aperto deve essere considerato finale. Per impedire le modifiche, usare la funzione Limita modifica descritta di seguito.

Limita modifica (solo Word)

Controlla quali tipi di modifiche possono essere apportati al documento.

Quando si seleziona Limita modifica, vengono visualizzate queste opzioni:

Riquadro Limita modifica
  • Restrizioni alla formattazione    Riduce le opzioni di formattazione disponibili mantenendo l'aspetto selezionato. Fare clic su Impostazioni per selezionare gli stili consentiti.

  • Restrizioni alle modifiche    Consente di controllare le modifiche che è possibile eseguire nel file o di disabilitare la modifica. Per indicare quali utenti possono eseguire modifiche, fare clic su Eccezioni o Altri utenti.

  • Nella parte inferiore del riquadro viene visualizzato Limita autorizzazioni...:    Usare Windows Live ID per limitare le autorizzazioni.

    Per limitare le autorizzazioni, usare un account Windows Live ID o Microsoft Windows. È possibile applicare autorizzazioni tramite un modello usato all'interno dell'organizzazione. In alternativa è possibile aggiungere autorizzazioni facendo clic su Limita accesso. Per altre informazioni su Information Rights Management, vedere Information Rights Management in Office.

Quando si è pronti ad attivare le restrizioni alle modifiche selezionate, fare clic su Sì, applica protezione per aggiungere una password o selezionare l'autenticazione utente.

Limita accesso

Consente di applicare le autorizzazioni tramite un modello creato dall'organizzazione.

Aggiungi firma digitale

Aggiunge una firma digitale invisibile che consente di verificare l'autenticità del file.

Le firme digitali consentono di autenticare le informazioni digitali, ad esempio documenti, messaggi di posta elettronica e macro, usando la crittografia informatica.

Per informazioni sulle firme digitali, vedere Firme e certificati digitali.

Proteggere i singoli fogli di lavoro o la struttura di una cartella di lavoro nel foglio di calcolo di Excel

Microsoft Excel ha un paio di altri elementi che è possibile bloccare. Queste impostazioni vengono visualizzate anche in File > Informazioni > Proteggi cartella di lavoro.

  • Proteggi foglio corrente:    Per controllare quali modifiche possono essere apportate al foglio di lavoro attualmente selezionato, scegliere Proteggi foglio corrente. Viene chiesto di immettere e confermare una password per il foglio. È anche possibile selezionare quali operazioni consentire agli utenti del foglio, ad esempio selezionare, formattare, inserire, eliminare o apportare altre modifiche al foglio. Assicurarsi di salvare il file dopo aver impostato la password per essere sicuri che la nuova password venga applicata.

    Per rimuovere la protezione, ripetere la procedura precedente e immettere la password corrente nel campo Password per rimuovere la protezione. Assicurarsi di salvare il file dopo la rimozione della protezione per essere sicuri che il foglio sia accessibile a tutti gli utenti.

  • Proteggi struttura della cartella di lavoro:    Con la funzionalità Proteggi struttura della cartella di lavoro è possibile selezionare la password di protezione e le opzioni che consentono di impedire agli utenti di modificare, spostare o eliminare dati importanti. Quando si seleziona Proteggi struttura della cartella di lavoro viene chiesto di immettere una password facoltativa.

    Per rimuovere la protezione, fare di nuovo clic su Proteggi struttura della cartella di lavoro. Se non è stata scelta una password quando è stata aggiunta la protezione, questa potrà essere rimossa senza ulteriori passaggi. Se è stata scelta una password, Excel chiederà di immetterla nella finestra di dialogo Rimuovi protez. cartella di lavoro.

Rimuovere la protezione dal file

Rimuovere Segna come finale   

Aprire il file. Viene visualizzato un messaggio giallo SEGNATO COME FINALE nella parte superiore del file. Se si fa clic su Modifica comunque, il documento non sarà più contrassegnato come finale.

Rimuovere Restrizioni alle modifiche   

Nel file fare clic su File > Informazioni > Proteggi documento > Limita modifica, quindi fare clic su Rimuovi protezione nella parte inferiore del riquadro Limita modifica.

Rimuovere o modificare Accesso con restrizioni   

Per rimuovere o cambiare l'accesso con restrizioni, aprire il file e quindi fare clic su Cambia autorizzazioni sulla barra gialla nella parte superiore del documento.

Rimuovere la firma digitale   

Per rimuovere una firma digitale, aprire il file. Viene visualizzato un avviso sulla barra gialla in alto che indica che il file è stato contrassegnato come finale. Fare clic su Modifica comunque e confermare la finestra di dialogo che indica che la modifica rimuoverà le firme dal documento.

Fare clic su Modifica comunque per rimuovere una firma digitale dal file.

Fare clic sui titoli seguenti per altre informazioni

  1. Nel gruppo Protezione della scheda Revisione fare clic su Proteggi documento e quindi su Limita formattazione e modifica.

    Immagine della barra multifunzione di Word

  2. Nel riquadro attività Proteggi documento, in Restrizioni alla formattazione, selezionare la casella di controllo Per la formattazione consenti solo gli stili selezionati e quindi fare clic su Impostazioni per specificare gli stili che un revisore può applicare o modificare.

  3. In Restrizioni alle modifiche selezionare la casella di controllo Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento.

  4. Nell'elenco delle restrizioni alle modifiche fare clic su Revisioni. Questa opzione include commenti, inserimenti, eliminazioni e spostamenti di testo.

    Nota: Per un set di funzionalità di protezione diverso, usare il servizio directory Active Directory, fare clic su Limita autorizzazioni per usare Information Rights Management.

  5. In Applica protezione fare clic su Applica protezione.

  6. Per assegnare una password al documento in modo che solo i revisori a conoscenza della password possano rimuovere la protezione, immettere una password nella casella Immissione nuova password (facoltativa) e ripetere la password per conferma.

    Importante: Se si sceglie di non usare una password, tutti i revisori potranno modificare le restrizioni alle modifiche.

  1. Nel gruppo Protezione della scheda Revisione fare clic su Proteggi documento e quindi su Limita formattazione e modifica.

    Immagine della barra multifunzione di Word

  2. Nel riquadro attività Proteggi documento selezionare la casella di controllo Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento in Restrizioni alle modifiche.

  3. Nell'elenco delle restrizioni alle modifiche fare clic su Commenti.

  4. Se si vuole consentire ad alcuni utenti di modificare determinate parti del documento, è possibile selezionare le aree desiderate nel documento e quindi specificare quali utenti (gruppo o singole persone) possono modificarle. Fare clic sulla freccia a discesa accanto al nome del gruppo o della persona per trovare l'area successiva o tutte le aree che quel gruppo o quella persona può modificare oppure rimuovere le autorizzazioni per il gruppo o la persona.

    Nota: Per un set di funzionalità di protezione diverso, usare il servizio directory Active Directory, fare clic su Limita autorizzazioni per usare Information Rights Management.

  5. In Applica protezione fare clic su Applica protezione.

  6. Per assegnare una password al documento in modo che solo i revisori a conoscenza della password possano rimuovere la protezione, immettere una password nella casella Immissione nuova password (facoltativa) e ripetere la password per conferma.

    Importante: Se si sceglie di non usare una password, tutti i revisori potranno modificare le restrizioni alle modifiche.

  1. Nel gruppo Protezione della scheda Revisione fare clic su Proteggi documento e quindi su Limita formattazione e modifica.

    Immagine della barra multifunzione di Word

  2. Nel riquadro attività Proteggi documento fare clic su Rimuovi protezione.

Nota: Se si usa una password per proteggere il documento, è necessario digitarla per rimuovere la protezione.

Come vengono applicate le regole dei criteri password?

Gli amministratori IT applicano i criteri per le password complesse configurando impostazioni di Criteri di gruppo che soddisfano le esigenze di sicurezza dell'organizzazione. Per altre informazioni su come distribuire le regole dei criteri password in un'organizzazione, cercare l'articolo di TechNet Pianificare le impostazioni di complessità delle password per Office 2013.

Quando si prova a proteggere un file con una password non conforme alle regole dei criteri password, possono essere visualizzati due messaggi di errore comuni.

  • La password non soddisfa la lunghezza minima: viene visualizzato un messaggio di avviso che indica che sono necessari più caratteri. Soluzione: usare una password con un numero di caratteri uguale o superiore alla lunghezza minima specificata nel messaggio.

    Messaggio di errore visualizzato quando la password non contiene il numero minimo di caratteri richiesto

  • La password non soddisfa le regole di complessità minime: viene visualizzato un messaggio di avviso che indica che sono necessari più tipi di carattere. Soluzione: usare una password con requisiti uguali o superiori a quelli minimi specificati nel messaggio.

    Messaggio di errore visualizzato quando la password contiene tipi di caratteri insufficienti

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