Aggiungere o modificare un colonna di ricerca che consente di memorizzare valori multipli

In certi casi, i valori necessari sono memorizzati in altre tabelle. Si supponga, ad esempio, di disporre di un database per la registrazione dei problemi e di avere l'esigenza di tenere traccia dei dipendenti e dei fornitori a cui viene assegnato un problema. Le informazioni sui dipendenti e i fornitori sono registrate nella tabella Contatti. È possibile creare una colonna di ricerca multivalore per visualizzare i nomi in un controllo casella combinata o casella di riepilogo. In questo modo, quando si selezionano le persone a cui si desidera assegnare un problema, i valori di ID contatto corrispondenti vengono memorizzati nel record relativo al problema.

In questo articolo vengono illustrate le principali caratteristiche di una colonna di ricerca multivalore e le procedure per aggiungere una colonna di questo tipo in una tabella. Nell'articolo sono inoltre disponibili istruzioni per la conversione di una colonna esistente in una colonna di ricerca multivalore.

Per informazioni sulle procedure per la ricerca di un valore in una tabella a livello di programmazione, vedere l'articolo di riferimento Funzione DLookup. Per ulteriori informazioni sui campi multivalore, vedere Guida ai campi multivalore.

Nella maggior parte dei sistemi di gestione dei database, incluse le versioni precedenti di Access, è possibile memorizzare un solo valore per campo. A partire da Microsoft Office Access 2007 è consentita la creazione di campi che supportano la memorizzazione di valori multipli, ad esempio un elenco di persone alle quali è stato assegnato un problema. I campi multivalore risultano utili in particolari situazioni, ad esempio quando si utilizza Office Access 2007 per gestire informazioni memorizzate in un elenco di Windows SharePoint Services 3.0 contenente un campo per il quale è impostato uno dei tipi di campo disponibili in Windows SharePoint Services 3.0.

Contenuto dell'articolo

Informazioni sulle colonne di ricerca multivalore

Creare una colonna di ricerca multivalore in visualizzazione Foglio dati

Creare una colonna di ricerca multivalore mediante il riquadro Elenco campi

Creare una colonna di ricerca multivalore in visualizzazione Struttura

Utilizzare la Ricerca guidata per creare colonne di ricerca multivalore

Informazioni sul valore associato e il valore visualizzato in una colonna di ricerca multivalore

Introduzione alle proprietà dei campi di ricerca

Modificare la struttura di una colonna di ricerca per un campo multivalore

Informazioni sulle colonne di ricerca multivalore

Una colonna di ricerca multivalore è un campo di una tabella per il quale i valori vengono recuperati da un'altra tabella o da un elenco di valori. Con una colonna di ricerca multivalore è possibile visualizzare un elenco di scelte in una casella combinata o una casella di riepilogo. Le scelte possono essere recuperate da una tabella o una query oppure corrispondere a valori immessi manualmente. La colonna di ricerca è multivalore e ciò significa che è possibile selezionare più di un valore nell'elenco.

Si possono creare colonne di ricerca multivalore in due modi, ovvero manualmente tramite l'impostazione delle proprietà dei campi di ricerca per un campo oppure automaticamente con la Ricerca guidata. È consigliabile utilizzare la Ricerca guidata quando possibile perché questa procedura guidata semplifica l'operazione oltre a compilare automaticamente le proprietà dei campi appropriate e a creare automaticamente le relazioni adeguate tra le tabelle.

Casella combinata con campi multivalore

È possibile creare una colonna di ricerca multivalore in visualizzazione Foglio dati o in visualizzazione Struttura.

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Creare una colonna di ricerca multivalore in visualizzazione Foglio dati

Per impostazione predefinita, le tabelle vengono aperte in visualizzazione Foglio dati. Per aggiungere una colonna di ricerca multivalore, è possibile fare clic su Ricerca guidata nel gruppo Campi e colonne nella scheda Foglio dati. Verrà così avviata la Ricerca guidata che consente di eseguire la procedura di creazione della colonna di ricerca in modo semplificato.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella in cui si desidera creare la colonna di ricerca. In questo modo la tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  4. Nella scheda Foglio dati fare clic su Ricerca guidata nel gruppo Colonne e campi.

    Icona della barra multifunzione di Access

    Verrà avviata la Ricerca guidata.

    Pagina Ricerca guidata su cui scegliere la tabella/query o l'elenco di valori

  5. Nella prima pagina della Ricerca guidata è necessario decidere se si desidera basare la colonna di ricerca sui valori di una tabella o una query oppure su un elenco di valori digitati manualmente.

    Il tipo di colonna di ricerca multivalore più comune visualizza i valori recuperati da una tabella o query correlata.

  6. Per istruzioni sull'esecuzione della Ricerca guidata, vedere la sezione Utilizzare la Ricerca guidata per creare colonne di ricerca multivalore.

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Creare una colonna di ricerca multivalore mediante il riquadro Elenco campi

Se si utilizza un database che contiene più tabelle, è possibile avviare la procedura di creazione di un campo di ricerca multivalore trascinando un campo dal riquadro Elenco campi. Nel riquadro Elenco campi vengono visualizzati i campi disponibili in altre tabelle nel database. Quando si utilizza questo metodo per creare una colonna di ricerca multivalore, la Ricerca guidata viene avviata automaticamente e il campo trascinato viene impostato come uno dei campi nella colonna di ricerca.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella in cui si desidera creare la colonna di ricerca. In questo modo la tabella verrà aperta in visualizzazione Foglio dati.

  4. Nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati fare clic su Aggiungi campi esistenti.

    Icona della barra multifunzione di Access

    Verrà visualizzato il riquadro Elenco campi.

  5. Fare clic sul segno più (+) accanto a una tabella per visualizzare l'elenco dei campi in tale tabella.

  6. Trascinare il campo desiderato dal riquadro Elenco campi alla tabella in visualizzazione Foglio dati.

  7. Quando viene visualizzata la linea di inserimento, rilasciare il campo in tale posizione.

    Riga di inserimento di un campo dal riquadro Elenco campi

    Verrà avviata la Ricerca guidata.

  8. Per istruzioni sull'esecuzione della Ricerca guidata, vedere la sezione Utilizzare la Ricerca guidata per creare colonne di ricerca multivalore.

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Creare una colonna di ricerca multivalore in visualizzazione Struttura

È possibile creare una colonna di ricerca in visualizzazione Struttura oltre che in visualizzazione Foglio dati. Quando si utilizza la visualizzazione Struttura, la colonna di ricerca viene creata con la stessa Ricerca guidata attivata in visualizzazione Foglio dati. In visualizzazione Struttura, tuttavia, è inoltre disponibile l'accesso completo a tutte le proprietà dei campi, in modo da poterle modificare direttamente se necessario.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse nella tabella in cui si desidera aggiungere la colonna di ricerca multivalore e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  4. Individuare la prima riga vuota nella griglia di struttura della tabella.

  5. Nella prima riga vuota disponibile fare clic nella colonna Nome campo e quindi digitare un nome di campo per la colonna di ricerca multivalore.

  6. Fare clic nella colonna Tipo dati per tale riga, fare clic sulla freccia e quindi selezionare Ricerca guidata nell'elenco a discesa.

    Verrà avviata la Ricerca guidata.

    Pagina Ricerca guidata su cui scegliere la tabella/query o l'elenco di valori

  7. Nella prima pagina della Ricerca guidata è necessario indicare se si desidera basare la colonna di ricerca sui valori di una tabella o una query oppure su un elenco di valori digitati manualmente.

    Il tipo di colonna di ricerca più comune visualizza i valori recuperati da una tabella o query correlata.

  8. Per istruzioni sull'esecuzione della Ricerca guidata, vedere la sezione Utilizzare la Ricerca guidata per creare colonne di ricerca multivalore.

Quando si sceglie il pulsante Fine viene creata una colonna di ricerca con proprietà di campo basate sulle scelte effettuate nella Ricerca guidata. Le proprietà di campo possono essere visualizzate nel riquadro inferiore della visualizzazione Struttura in Proprietà campo. Per visualizzare le proprietà specifiche della colonna di ricerca, fare clic sulla scheda Ricerca.

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Utilizzare la Ricerca guidata per creare colonne di ricerca multivalore

La Ricerca guidata viene avviata nei seguenti casi: quando si crea una colonna di ricerca in visualizzazione Foglio dati, quando si trascina un campo dal riquadro Elenco campi in una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati e infine in visualizzazione Struttura quando si seleziona Ricerca guidata nella colonna Tipo dati. Questa procedura guidata consente di eseguire in modo semplificato i passaggi necessari per creare una colonna di ricerca e imposta automaticamente le proprietà di campo appropriate in base alle scelte effettuate. La Ricerca guidata crea inoltre automaticamente le relazioni e gli indici per le tabelle necessari per il supporto della colonna di ricerca.

Nella prima pagina della Ricerca guidata è necessario decidere se si desidera basare la colonna di ricerca su una tabella o una query oppure su un elenco di valori immessi manualmente. Nella maggior parte dei casi, se il database è strutturato in modo corretto e le informazioni sono suddivise in tabelle in base agli argomenti, è consigliabile scegliere una tabella o una query come origine dei dati per la tabella di ricerca.

  • Creare la colonna di ricerca multivalore in base a una tabella o una query

    1. Nella Ricerca guidata fare clic su Ricerca valori in una tabella o query da parte della Colonna Ricerca e quindi scegliere Avanti.

    2. Selezionare una tabella o una query nell'elenco e quindi scegliere Avanti.

    3. In Campi disponibili fare clic sui campi che si desidera includere nella ricerca.

    4. Fare clic sul pulsante "maggiore di" (>) per spostare i campi selezionati nell'elenco Campi selezionati. Fare clic sul pulsante con doppio segno di "maggiore di" (») per spostare tutti i campi nell'elenco Campi selezionati e quindi scegliere Avanti.

    5. Selezionare eventualmente da uno a quattro campi in base ai quali ordinare le voci di ricerca e quindi scegliere Avanti.

    6. Modificare la larghezza delle colonne nel campo di ricerca, se necessario, e quindi scegliere Avanti.

    7. In Memorizzare valori multipli per questa ricerca? selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

      Nota : Per abilitare la memorizzazione di valori multipli, è necessario selezionare questa casella di controllo.

    8. Scegliere Fine.

      Quando si sceglie il pulsante Fine viene creata una colonna di ricerca con proprietà di campo basate sulle scelte effettuate nella Ricerca guidata.

    9. Per salvare la tabella, fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office e quindi fare clic su Salva.

      Scelta rapida da tastiera  MAIUSC+F12

  • Creare la colonna di ricerca multivalore in base a valori immessi dall'utente

    1. Nella Ricerca guidata fare clic su Immissione personalizzata e quindi scegliere Avanti.

    2. Immettere il numero di colonne e quindi digitare i singoli valori in Col1. Per passare alla riga successiva, premere TAB.

    3. Dopo aver immesso i valori, scegliere Avanti.

    4. Nella Ricerca guidata digitare l'etichetta per la colonna di ricerca.

    5. In Memorizzare valori multipli per questa ricerca? selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

      Nota : Per abilitare la memorizzazione di valori multipli, è necessario selezionare questa casella di controllo.

    6. Scegliere Fine.

      Quando si sceglie il pulsante Fine viene creata una colonna di ricerca con proprietà di campo basate sulle scelte effettuate nella Ricerca guidata.

    7. Per salvare la tabella, fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office e quindi fare clic su Salva.

      Scelta rapida da tastiera  MAIUSC+F12

  • Dopo aver creato il campo multivalore, quest'ultimo verrà visualizzato come un elenco a discesa con caselle di controllo quando si apre la tabella in visualizzazione Foglio dati.

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Informazioni sul valore associato e il valore visualizzato in una colonna di ricerca multivalore

I campi di ricerca a valore singolo sono supportati già da tempo in varie versioni di Access. I campi di ricerca multivalore sono invece una novità di Office Access 2007. Lo scopo di un campo di ricerca è sostituire la visualizzazione di un numero, ad esempio un ID o un altro valore di chiave esterna, con un valore più significativo, come un nome. Ad esempio, è possibile visualizzare il nome di un contatto anziché il numero di ID corrispondente. Il numero di ID del contatto rappresenta il valore associato che viene cercato automaticamente in una tabella o query di origine e sostituito con il nome del contatto. Il nome del contatto rappresenta invece il valore visualizzato.

Come per i campi di ricerca a valore singolo che dispongono di un valore visualizzato e un valore associato, anche per i campi di ricerca multivalore sono disponibili valori visualizzati visibili nell'interfaccia utente e valori associati memorizzati nella tabella. Per ogni voce nel campo multivalore viene "cercato" un valore visualizzato in base al valore associato.

Ciò significa che in Access viene spesso mostrato un valore visualizzato cercato che non è uguale al valore associato memorizzato nel campo. Ad esempio, un set di valori ID dipendente da una query denominata Contatti estesi potrebbe essere memorizzato in un campo denominato AssegnatoA. I valori degli ID dei dipendenti sono i valori associati. Poiché il campo AssegnatoA è un campo di ricerca, in Access viene visualizzato il set di valori cercati nel risultato della query,  in questo caso i nomi dei contatti, che rappresentano i valori visualizzati.

Foglio dati con valori visualizzati e foglio dati con valori associati

1. Valori visualizzati.

2. Valori associati.

È importante capire la differenza tra i valori visualizzati di un campo di ricerca multivalore e i valori associati corrispondenti. I valori visualizzati vengono mostrati automaticamente in visualizzazione Foglio dati per impostazione predefinita. I valori associati, invece, sono i valori memorizzati nel campo di ricerca, utilizzati per i criteri di query e usati per impostazione predefinita nei join con altre tabelle.

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Introduzione alle proprietà dei campi di ricerca

Le proprietà di un campo di ricerca possono essere visualizzate nel riquadro inferiore della visualizzazione Struttura in Proprietà campo. Per visualizzare le proprietà specifiche della colonna di ricerca, fare clic sulla scheda Ricerca.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse nella tabella in cui si desidera aggiungere la colonna di ricerca e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  4. Fare clic nella colonna Nome campo per la colonna di ricerca.

  5. In Proprietà campo fare clic sulla scheda Ricerca.

    Verranno visualizzate le proprietà correlate alla ricerca.

    Proprietà di un campo di ricerca multivalore

Quando si imposta il valore della prima proprietà (Visualizza controllo), l'elenco delle proprietà disponibili cambia in base alla selezione. È possibile impostare le proprietà del campo di ricerca per modificare il comportamento di una colonna di ricerca. Si noti che se la colonna di ricerca viene creata con la Ricerca guidata, le proprietà per il campo di ricerca vengono impostate automaticamente dalla procedura guidata.

Proprietà del campo di ricerca

Impostare questa proprietà

Per

Visualizza controllo

Impostare il tipo di controllo su Casella di controllo, Casella di testo, Casella di riepilogo o Casella combinata. Il controllo Casella combinata è la scelta più comune per una colonna di ricerca.

Tipo origine riga

Indicare se compilare la colonna di ricerca con valori da un'altra tabella o da una query oppure con un elenco di valori immessi manualmente. È inoltre possibile scegliere di compilare l'elenco con i nomi dei campi in una tabella o query.

Origine riga

Specificare la tabella, la query o l'elenco dei valori da cui recuperare i valori per la colonna di ricerca. Se la proprietà Tipo origine riga è impostata su Tabella/query o Elenco campi, per questa proprietà è necessario impostare il nome di una tabella o query oppure un'istruzione SQL che rappresenta la query. Se la proprietà Tipo origine riga è impostata su Elenco valori, è necessario impostare un elenco di valori separati da punto e virgola.

Colonna associata

Specificare la colonna nell'origine di riga da cui viene recuperato il valore memorizzato dalla colonna di ricerca. I valori consentiti sono compresi nell'intervallo da 1 al numero di colonne nell'origine di riga.

Nota : La colonna che fornisce il valore da memorizzare non può essere uguale alla colonna visualizzata.

Numero colonne

Specificare il numero di colonne nell'origine di riga che è possibile visualizzare nella colonna di ricerca. Per selezionare le colonne da visualizzare, si specifica una larghezza di colonna nella proprietà Larghezza colonne.

Intestazioni colonne

Specificare se visualizzare o meno le intestazioni delle colonne.

Larghezza colonne

Immettere la larghezza per ogni colonna. Se non si desidera visualizzare una colonna, ad esempio una colonna ID, specificare 0 per la larghezza.

Righe in elenco

Specificare il numero di righe da mostrare quando si visualizza la colonna di ricerca.

Larghezza elenco

Specificare la larghezza del controllo per la visualizzazione della colonna di ricerca.

Solo in elenco

Indicare se è consentita o meno l'immissione di un valore non incluso nell'elenco.

Consenti valori multipli

Indicare se la colonna di ricerca utilizza un campo multivalore e se consente la selezione di più valori.

Consenti modifiche a elenco valori

Specificare se è consentita o meno la modifica delle voci di una colonna di ricerca basata su un elenco di valori. Quando questa proprietà è impostata su e si fa clic con il pulsante destro del mouse su un campo di ricerca basato su un elenco di valori a colonna singola, verrà visualizzato il comando Modifica voci di elenco. Se i campo di ricerca include più colonne, questa proprietà viene ignorata.

Maschera di modifica voci di elenco

Immettere il nome di una maschera esistente da utilizzare per modificare le voci di elenco in una colonna di ricerca basata su una tabella o una query.

Mostra solo valori origine riga

Visualizzare solo i valori corrispondenti all'origine di riga corrente quando la proprietà Consenti valori multipli è impostata su .

Il valore associato in una colonna di ricerca dipende dall'impostazione della proprietà Colonna associata. Il valore visualizzato in una colonna di ricerca corrisponde alla colonna o alle colonne rappresentate nella proprietà Larghezza colonne con larghezza diversa da zero.

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Modificare la struttura di una colonna di ricerca per un campo multivalore

Per modificare la struttura di una colonna di ricerca multivalore, è necessario modificare le proprietà del campo di ricerca in visualizzazione Struttura in tutti i casi tranne uno. Se la colonna di ricerca è basata su elenco di valori a colonna singola e la proprietà Consenti modifiche a elenco valori è impostata su , è possibile modificare l'elenco dei valori in visualizzazione Foglio dati o Maschera facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna di ricerca multivalore e scegliendo Modifica voci di elenco.

Modificare l'elenco di valori di una colonna di ricerca multivalore basata su un elenco di valori

È possibile aggiungere voci all'elenco di valori, modificare l'elenco oppure impostare un valore predefinito.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che contiene il campo multivalore.

    La tabella verrà aperta in visualizzazione Struttura.

  4. Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella nella colonna di ricerca multivalore.

  5. Fare clic su Modifica voci di elenco.

  6. Modificare l'elenco di valori e quindi scegliere OK.

Trasformare una colonna di ricerca multivalore basata su un elenco in una colonna di ricerca multivalore basata su una tabella o query

  1. Eliminare innanzitutto il campo multivalore esistente basato su un elenco di valori.

    1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

    2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

    3. Aprire la tabella in visualizzazione Struttura.

    4. Selezionare il campo multivalore nella griglia di struttura.

      Per selezionare il campo, fare clic sul relativo selettore di riga.

    5. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Elimina righe.

      Gruppo Strumenti nella scheda Struttura

      Verrà visualizzato un messaggio di conferma.

    6. In tale messaggio scegliere per eliminare il campo e tutti i dati che contiene. Per annullare, scegliere No.

  2. È quindi possibile creare il nuovo campo multivalore.

    Per creare un nuovo campo multivalore, vedere la sezione Creare una colonna di ricerca multivalore in visualizzazione Foglio dati.

Modificare la struttura di una colonna di ricerca multivalore

Per modificare una colonna di ricerca multivalore, è possibile aprire la tabella in visualizzazione Struttura e modificare le proprietà del campo di ricerca. Per informazioni sulle proprietà del campo di ricerca, vedere la sezione Introduzione alle proprietà dei campi di ricerca.

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