Aggiungere numeri di registrazione a buoni e cedole

Il ruolo di buoni e cedole promozionali nella strategia di marketing può essere importante per acquisire nuovi clienti e per fidelizzare i clienti abituali. È tuttavia necessario accertarsi degli effettivi risultati e verificare che consentano realmente lo sviluppo dell'attività. Per gestire al meglio il tempo e il bilancio destinato al marketing, è necessario verificare che gli sforzi effettuati in questo senso vadano a buon fine, in modo da identificare le strategie di marketing più adatte ai vari tipi di clienti.

Uno dei metodi più semplici per verificare il successo di materiale marketing come buoni e cedole consiste nell'aggiungere un codice o numero di registrazione a ogni buono o cedola distribuito. In questo modo, al momento dell'utilizzo di buoni e cedole sarà possibile utilizzare tali numeri per registrare le risposte dei clienti e suddividerle in categorie.

In questo articolo viene illustrata la procedura di aggiunta dei numeri di registrazione a batch di buoni o cedole creati con Microsoft Office Publisher.

Contenuto dell'articolo

Metodi di registrazione disponibili

Creazione di un'origine dati in cui sono elencati numeri di registrazione univoci

Creare un buono o una cedola in Publisher

Utilizzo della stampa unione per l'aggiunta di numeri di registrazione a buoni o cedole

Metodi di registrazione disponibili

Per incorporare le informazioni di registrazione nelle pubblicazioni, è possibile adottare due metodi diversi. È ad esempio possibile effettuare una delle operazioni seguenti:

  • Aggiungere numeri univoci ai buoni     Attribuendo un numero univoco a ogni certificato, è possibile registrare le date di utilizzo dei certificati, i beneficiari e i prodotti o i servizi acquistati. L'aggiunta di un numero di registrazione univoco garantisce inoltre che i buoni non vengano duplicati o utilizzati più di una volta.

  • Aggiungere codici specifici alle cedole per tenere traccia delle risposte dei clienti     Utilizzare codici diversi per i diversi messaggi di marketing, annunci pubblicitari o promozioni. Tramite tali codici sarà possibile scoprire le modalità con cui i clienti sono venuti a conoscenza dell'offerta. Maggiori sono le informazioni relative alle persone interessate all'attività dell'azienda e agli elementi che ne attirano l'attenzione, più facile sarà indirizzare i futuri sforzi di marketing nella direzione giusta.

Buono con un numero di registrazione univoco

Nota : È possibile utilizzare lo stesso metodo anche per aggiungere numeri progressivi a biglietti di ammissione o della lotteria, fatture e qualsiasi altro tipo di pubblicazione.

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Creazione di un'origine dati in cui sono elencati numeri di registrazione univoci

Per utilizzare la stampa unione per la creazione di un batch di buoni o cedole dotati di numeri o codici di registrazione, è necessario configurare un'origine dati contenente una colonna in cui sono elencati i numeri di registrazione. Se si prevede di aggiungere solo i numeri di registrazione alle pubblicazioni, creare un'origine dati per i numeri di registrazione. Se invece si prevede di utilizzare la stampa unione per inserire nelle pubblicazioni anche informazioni aggiuntive quali nomi o indirizzi di clienti, sarà possibile aggiungere la colonna dei numeri di registrazione a un'origine dati in cui sono elencati anche i dati relativi ai nomi e agli indirizzi da utilizzare.

Per creare un'origine dati per il progetto di stampa unione è possibile utilizzare Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook o Microsoft Office Outlook con Business Contact Manager. Se si desidera creare un elenco di grandi dimensioni contenente numeri univoci progressivi da utilizzare come codici di registrazione per buoni o cedole, è consigliabile utilizzare Excel per generare l'elenco più rapidamente.

Utilizzo di Excel per la creazione di un elenco di numeri di registrazione univoci

  1. In Microsoft Office Excel aprire un foglio di lavoro nuovo o esistente.

  2. Nella prima cella della colonna in cui si desidera immettere i numeri di registrazione, digitare un'etichetta, ad esempio Numero di registrazione, quindi premere INVIO per passare alla riga sottostante.

  3. Nella seconda cella della colonna digitare il numero corrispondente al primo numero di registrazione della serie, ad esempio 1000.

  4. Nella cella sottostante, digitare un numero maggiore di un'unità rispetto a quello appena immesso, che nell'esempio preso in esame sarà quindi 1001.

    In questo modo si definisce un modello per la serie di numeri da creare.

  5. Selezionare le celle contenenti i valori iniziali.

  6. Trascinare il quadratino di riempimento Quadratino di riempimento sopra l'intervallo di celle che si desidera riempire.

  7. Una volta creati i numeri di registrazione necessari, salvare il file.

Aggiunta di specifici codici di registrazione predeterminati a un'origine dati

Se è già stato creato un gruppo di numeri di codice specifici da utilizzare per registrare e classificare le risposte dei clienti, sarà possibile digitare tali numeri in una colonna dell'origine dati che si prevede di utilizzare per la stampa unione.

  1. In Microsoft Office Excel aprire un foglio di lavoro nuovo o esistente.

  2. Fare clic sulla prima cella della colonna in cui si desidera immettere i dati.

  3. Digitare un'etichetta, ad esempio Codice di registrazione, quindi premere INVIO per passare alla riga sottostante.

  4. Digitare un codice di registrazione, quindi premere INVIO per passare alla riga sottostante.

  5. Ripetere l'operazione finché non sono stati elencati tutti i codici di registrazione da utilizzare.

    Nota : Per creare più copie di un buono o di una cedola che condividono un codice di registrazione specifico, digitare più volte lo stesso numero nella colonna.

  6. Una volta creati i codici di registrazione necessari, salvare il file.

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Creare un buono o una cedola in Publisher

Per creare una pubblicazione relativa a buoni o cedole in Publisher, è possibile procedere in due modi diversi:

Utilizzo di una pubblicazione predefinita per il buono

  1. Avviare Publisher.

  2. Nell'elenco Tipi di pubblicazione selezionare Buono e quindi fare clic sullo schema desiderato.

  3. Personalizzare la pubblicazione apportando le modifiche desiderate. È ad esempio possibile scegliere un insieme di caratteri o un colore diverso.

  4. Fare clic su Crea.

  5. Per sostituire il testo e le immagini segnaposto con le proprie informazioni, eseguire le operazioni seguenti:

    • Per sostituire il testo segnaposto, fare clic sul testo segnaposto e quindi digitare il testo desiderato.

      Nella maggior parte dei casi il testo viene ridimensionato automaticamente in modo da adattarsi alla casella di testo. Se si desidera controllare le dimensioni del testo, fare clic sulla casella di testo, scegliere Adatta testo dal menu Formato e quindi fare clic su Non adattare. Selezionare il testo e quindi scegliere una nuova dimensione per il carattere dall'elenco Dimensione carattere sulla barra degli strumenti.

      Nota : Se è già stato creato un set di informazioni aziendali, parte del testo segnaposto verrà automaticamente sostituito dal logo e dai recapiti dell'azienda. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione, modifica o rimozione dei dati delle informazioni aziendali.

    • Per sostituire le immagini segnaposto, non gli schemi della pubblicazione, con immagini personalizzate, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine segnaposto, scegliere Modifica immagine, quindi selezionare l'origine della nuova immagine.

      Può accadere che al clic con il pulsante destro del mouse non venga visualizzata l'opzione Modifica immagine. In tal caso fare nuovamente clic sull'immagine per visualizzare i cerchi grigi che la circondano, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine.

      Nota : Per ulteriori informazioni sul ridimensionamento, lo spostamento e altri aspetti dell'utilizzo di immagini, vedere la Guida in linea di Microsoft Publisher.

  6. Dopo aver ottenuto l'aspetto desiderato per il buono, salvare il file.

Creazione di una pubblicazione completamente nuova

Se si progetta un buono o una cedola da zero, è possibile utilizzare una pubblicazione vuota oppure adattarne una esistente. È possibile adattare le pubblicazioni di piccole dimensioni, come biglietti da visita, cartoline ed etichette, per utilizzarli come cedole, mentre è possibile adattare volantini o brochure per utilizzarli come buoni.

  1. Avviare Publisher.

  2. Nell'elenco Tipi di pubblicazione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per iniziare con una pubblicazione vuota, fare clic su Pagine vuote e quindi sulle dimensioni desiderate.

    • Per adattare uno schema di pubblicazione specifico, fare clic sul tipo di pubblicazione desiderato e quindi sullo schema desiderato.

    • In Personalizza apportare le modifiche desiderate.

  3. Fare clic su Crea.

  4. Nella pubblicazione aggiungere il testo, le immagini e qualsiasi altro oggetto desiderato.

    Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di testo, immagini e oggetti, vedere la Guida in linea di Microsoft Publisher.

  5. Quando la pubblicazione ha l'aspetto desiderato, salvare il file.

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Utilizzo della stampa unione per l'aggiunta di numeri di registrazione a buoni o cedole

Dopo avere impostato l'elenco dei numeri di registrazione nell'origine dati e progettato la pubblicazione, è possibile unire l'elenco dei numeri di registrazione alla pubblicazione per creare un batch di buoni o cedole dotati di numeri di registrazione univoci.

Questo particolare progetto di stampa unione include quattro passaggi principali:

  1. Connessione della pubblicazione del buono o della cedola all'origine dati.

  2. Inserimento di un campo dati nella pubblicazione come segnaposto per il numero di registrazione.

  3. Visualizzazione di un'anteprima dell'unione per l'ottimizzazione del layout.

  4. Stampa della pubblicazione unita, per creare o stampare un batch di buoni o cedole su cui sono riportati i numeri di registrazione ottenuti dall'origine dati.

Connessione della pubblicazione all'origine dati

  1. Salvare e chiudere l'origine dati contenente l'elenco dei numeri di registrazione.

  2. Aprire la pubblicazione relativa ai buoni o alle cedole.

  3. Scegliere Indirizzi e cataloghi dal menu Strumenti e quindi fare clic su Stampa unione.

  4. Nel riquadro attività Stampa unione, fare clic su Usa un elenco esistente in Creazione dell'elenco dei destinatari e quindi su Successivo: creazione o connessione a un elenco destinatari.

  5. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati individuare l'origine dati contenente i numeri di registrazione, selezionare il file e quindi fare clic su Apri.

    Nota : Per impostazione predefinita viene aperta prima la cartella Origini dati utente. Se l'origine dati è stata salvata in un percorso diverso dalla cartella Origini dati utente, sarà necessario passare al percorso in cui si è stata salvata l'origine dati.

  6. Se l'origine dati è un foglio di lavoro di Excel, selezionare tale foglio di lavoro dall'elenco nella finestra di dialogo Seleziona tabella.

  7. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione è possibile selezionare i codici di registrazione da includere nell'unione. Selezionare le caselle di controllo accanto ai record da includere e deselezionare quelle accanto ai record da escludere.

    Se si desidera utilizzare solo alcune voci dell'elenco, è possibile filtrare l'elenco in base a un campo o a un criterio specifico. Dopo l'applicazione del filtro sarà possibile utilizzare le caselle di controllo per includere ed escludere i record.

    Applicazione di un filtro agli elementi dell'elenco

    1. Fare clic sulla freccia accanto all'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si desidera filtrare.

    2. Fare clic su una delle opzioni seguenti:

      • (Vuote) Visualizza tutte le voci in cui il campo corrispondente è vuoto.

      • (NonVuote) Visualizza tutte le voci in cui il campo corrispondente contiene informazioni.

      • (Avanzate) Apre la finestra di dialogo Filtra e ordina, che consente di filtrare l'elenco in base a più criteri. La finestra di dialogo Filtra e ordina può essere aperta anche facendo clic su Filtro nella sezione Perfezionamento elenco destinatari della finestra di dialogo Destinatari Stampa unione.

        Suggerimento : Se nell'origine dati sono presenti record che contengono informazioni uguali, e la colonna contiene al massimo dieci valori univoci, sarà possibile filtrare l'elenco in base a informazioni specifiche. Se ad esempio sono presenti più record in cui il valore del campo relativo al paese è Australia, sarà possibile filtrare l'elenco in base ad Australia.

        Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione verranno visualizzati solo i record corrispondenti. Per visualizzare di nuovo tutti i record, fare clic su (Tutto).

    Ordinamento degli elementi dell'elenco

    1. Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione fare clic sull'intestazione di colonna dell'elemento in base al quale si desidera ordinare l'elenco.

    2. Per selezionare o deselezionare rapidamente tutti gli elementi, selezionare o deselezionare la casella di controllo nell'intestazione di colonna.

    3. Per eseguire l'ordinamento in base a più criteri, fare clic su Ordina in Ottimizza elenco destinatari nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione. Nella finestra di dialogo Filtra e ordina selezionare i criteri in base a cui si desidera eseguire l'ordinamento.

  8. Fare clic su OK.

  9. Nella parte inferiore del riquadro attività Stampa unione fare clic su Successivo: creazione di pubblicazioni unite.

Inserimento di un campo dati nella pubblicazione

Dopo aver connesso la pubblicazione all'origine dati che si desidera utilizzare, è possibile inserire un campo dati nella pubblicazione, nella posizione in cui si desidera visualizzare il numero di registrazione.

  1. Nella pubblicazione di stampa unione fare clic nel punto in cui si desidera inserire il campo dati del numero di registrazione. Può essere necessario creare prima una casella di testo per specificare la posizione del campo dati, se non esiste già.

  2. Nel riquadro attività Stampa unione individuare nell'elenco Preparazione della pubblicazione il nome del campo che corrisponde all'intestazione di colonna relativa all'elenco dei numeri di registrazione nell'origine dati. Se ad esempio nel foglio di calcolo è stato utilizzato Numero registrazione come intestazione di colonna per l'elenco dei numeri di registrazione, individuare Numero registrazione. Trascinare il campo del numero di registrazione nella casella di testo creata appositamente.

  3. Per inserire campi dati con informazioni aggiuntive, quali nomi e indirizzi dei clienti, trascinare nella pubblicazione i nomi di tali campi.

  4. Se si desidera formattare il campo dati per modificare l'aspetto dei dati uniti, selezionare il campo, scegliere Carattere dal menu Formato e quindi selezionare le opzioni desiderate.

  5. Dopo avere inserito tutti i campi dati, salvare la pubblicazione.

Visualizzazione di un'anteprima dell'unione

Prima di completare l'unione, visualizzare un'anteprima dei risultati per verificare che i numeri di registrazione verranno visualizzati come previsto nelle pubblicazioni. È possibile visualizzare l'anteprima durante l'ottimizzazione del layout, per esaminare il layout dei singoli buoni o cedole, oppure durante la preparazione alla stampa, per verificare la disposizione dei buoni o delle cedole sul foglio stampato.

Visualizzazione di un'anteprima del layout del buono o della cedola

Nei campi dati vengono inserite le informazioni contenute nel primo record dell'origine dati. È possibile utilizzare i pulsanti di spostamento per visualizzare un'anteprima delle informazioni contenute nei record successivi dell'origine dati.

  1. Nel riquadro attività Stampa unione fare clic sui pulsanti di spostamento Pulsante Successivo Pulsante Precedente per verificare l'aspetto delle altre voci dell'origine dati nella pubblicazione.

    Nell'anteprima non è possibile modificare le voci dell'origine dati, ma è possibile formattare, spostare o eliminare i dati, formattando, spostando o eliminando i campi dati.

  2. Se i numeri appaiono troncati, regolare la formattazione e il layout della pubblicazione. Può essere ad esempio necessario aumentare le dimensioni della casella di testo contenente il campo dati del numero di registrazione oppure può essere necessario diminuire la dimensione del carattere del campo dati.

  3. Se le anteprime sono soddisfacenti, fare clic su Successivo: creazione di pubblicazioni unite nella parte inferiore del riquadro attività.

Visualizzazione dell'anteprima del foglio stampato

Prima della stampa è possibile eseguire un controllo finale della pubblicazione di stampa unione, visualizzando un'anteprima dell'unione.

  1. Scegliere Imposta stampante dal menu File.

  2. Nella finestra di dialogo Imposta stampante fare clic su Più pagine per foglio e quindi scegliere OK.

  3. Nel riquadro attività Stampa unione fare clic su Anteprima di stampa in Creazione di pubblicazioni unite per verificare che le informazioni vengano allineate correttamente sul foglio dei buoni o delle cedole.

  4. Scegliere Chiudi per chiudere la finestra dell'anteprima di stampa.

Stampa della pubblicazione unita

  1. Nel riquadro attività Stampa unione fare clic su Stampa in Creazione di pubblicazioni unite.

  2. Nella finestra di dialogo Stampa selezionare le opzioni di stampa desiderate e quindi scegliere OK.

  3. Scegliere Salva dal menu File per salvare la pubblicazione.

    Nota : In questo modo non si salva l'insieme di buoni o cedole stampato, bensì la pubblicazione connessa all'origine dati e i relativi campi segnaposto. Salvando la pubblicazione, in caso di necessità sarà possibile creare rapidamente un altro insieme di buoni o cedole. Poiché la pubblicazione conserva il collegamento all'origine dati connessa, è possibile passare direttamente alla visualizzazione dell'anteprima.

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