Aggiungere i periodi di assenza dall'ufficio ai calendari di Outlook dei colleghi

È possibile contrassegnare facilmente il tempo come "occupato" o "fuori sede" nel calendario di Outlook. Ma cosa succede se non si usa Office 365 e la condivisione del calendario non è abilitata, ma è necessario comunicare con chiarezza ai colleghi i periodi di assenza dall'ufficio? Questo articolo illustra come aggiungere convocazioni riunione di un'intera giornata nei calendari dei colleghi senza influire sul tempo libero disponibile nei loro calendari.

La pianificazione delle ferie con una convocazione riunione è un processo in due passaggi. Prima di tutto, è necessario informare i colleghi che si sarà assenti aggiungendo le ferie ai loro calendari. Quindi, è necessario bloccare il periodo delle ferie nel proprio calendario.

Passaggio 1: Aggiungere le ferie ai calendari dei colleghi

Quando si contrassegna il tempo come "fuori sede" nel calendario, i colleghi potranno vedere questa informazione quando cercano di pianificare una riunione. L'ideale, però, sarebbe poter avvisare in anticipo tutti contemporaneamente in caso di assenza, senza influire sullo stato di disponibilità degli altri o intasare i loro calendari. A tale scopo, è possibile impostare le proprie informazioni in modo che vengano visualizzate nei calendari dei colleghi come evento di un'intera giornata che, a differenza di un normale evento di un'intera giornata, che in genere viene indicato come tempo "occupato", viene invece visualizzato come tempo libero. La disponibilità dei colleghi rimane invariata.

Nota : Le convocazioni riunione sono progettate per essere inviate tra utenti di Outlook. Per poter vedere le pianificazioni di altri utenti durante la creazione di convocazioni riunione in Outlook, è necessario che l'organizzazione usi Microsoft Exchange Server.

  1. In Calendario, nella scheda Home, fare clic su Nuova riunione.

    Scelta rapida da tastiera  Per creare una nuova convocazione riunione, premere CTRL+MAIUSC+Q.

  2. Digitare una descrizione nella casella Oggetto e, se lo si desidera, immettere una località nella casella Luogo.

  3. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine selezionare gli orari di inizio e di fine per il periodo di assenza dall'ufficio. Per le vacanze, si tratta in genere di giornate intere. In tal caso, selezionare la casella di controllo Giornata intera.

    Nota : Per impostazione predefinita, per la pianificazione Outlook usa l'impostazione del fuso orario corrente. Per pianificare l'assenza dall'ufficio in base a un fuso orario diverso, fare clic su Fusi orari nel gruppo Opzioni.

  4. Nel gruppo Opzioni per Mostra come fare clic su Disponibile nell'elenco a discesa. Se è già stato specificato che si tratta di un evento di un'intera giornata, l'opzione Mostra come è impostata automaticamente su Disponibile.

    Importante : 

    • Assicurarsi che l'impostazione di Mostra come sia Disponibile. In questo modo, i destinatari della convocazione riunione possono accettare la convocazione e aggiungere le ferie del mittente al proprio calendario, senza bloccare periodi di tempo nel proprio calendario. Durante le ferie del mittente, il calendario del destinatario indicherà comunque lo stato disponibile per la pianificazione.

    • Quando si sceglie un evento di un'intera giornata, l'ora di inizio dell'evento è mezzanotte. Per evitare che i colleghi ricevano avvisi in orari strani, impostare Promemoria su Nessuno.

  5. Digitare tutte le informazioni da condividere con i destinatari.

  6. Aggiungere i destinatari desiderati nella riga A.

  7. Se si stanno informando altri utenti in merito a periodi ricorrenti di assenza dall'ufficio, nel gruppo Opzioni fare clic su Ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza e quindi fare clic su OK.

  8. Fare clic su Invia.

Quando si invia la convocazione riunione con l'opzione Mostra come impostata su Disponibile, l'evento viene visualizzato nella parte superiore di ogni giorno nei calendari di Outlook dei colleghi, come promemoria visivo che non blocca le loro ore lavorative.

Nota : Se non è stata selezionata l'opzione Giornata intera, l'evento viene visualizzato nella griglia del calendario e non nella parte superiore del giorno. Il tempo rimane comunque contrassegnato come disponibile.

Passaggio 2: Bloccare il periodo di ferie nel calendario

Se è stata seguita la procedura nella sezione precedente, la convocazione riunione inviata è stata contrassegnata come tempo disponibile, in modo da non bloccare il tempo nei calendari delle altre persone. L'intervallo di tempo è tuttavia contrassegnato come disponibile anche nel proprio calendario. A questo punto, è necessario creare un appuntamento aggiuntivo per se stessi, in modo che altri utenti possano vedere che non si è disponibili durante il periodo specificato.

Un errore comune consiste nell'aprire la convocazione riunione nel proprio calendario e modificare l'impostazione di Mostra come da Disponibile a Fuori sede dopo aver inviato la convocazione originale. Quando si esegue questa operazione, tuttavia, viene inviato un aggiornamento a tutti coloro che hanno ricevuto la convocazione riunione, modificando l'impostazione da Disponibile a Fuori sede e vanificando così la procedura eseguita per evitare che ciò accada. È necessario creare un appuntamento duplicato nel proprio calendario con l'opzione Mostra come impostata su Fuori sede.

Quando le persone usano il calendario di Outlook per pianificare riunioni e altri eventi, possono vedere la disponibilità dell'utente, a meno che questo non abbia modificato le autorizzazioni per il proprio calendario per impedirne la visualizzazione. In genere, per gli appuntamenti, le riunioni e gli eventi l'opzione Mostra come è impostata su Occupato. È anche possibile creare elementi con l'opzione Mostra come impostata su Fuori sede. Gli elementi impostati su Fuori sede vengono considerati in modo analogo agli elementi impostati su Occupato, ovvero indicano che al momento l'utente non è disponibile. Dal punto di vista visivo, i due tipi si differenziano per il fatto che gli elementi impostati su Fuori sede vengono visualizzati di colore viola, mentre quelli impostati su Occupato sono identificati da un tema blu. Questa differenza aiuta a mettere in evidenza il motivo per cui l'utente non è disponibile. Potrebbe ad esempio essere possibile spostare un elemento Occupato in conflitto, mentre sarebbe preferibile non modificare un elemento Fuori sede, ad esempio le ferie.

  1. In Calendario, nella scheda Home, fare clic su Nuovo appuntamento.

  2. Nella casella Oggetto digitare un nome per il periodo di assenza.

  3. In Ora inizio e Ora fine fare clic sulle date di inizio e fine del periodo di assenza.

  4. Selezionare la casella di controllo Giornata intera.

  5. Modificare l'impostazione di Mostra come scegliendo Fuori sede.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

Nota : Se si vuole, è possibile eliminare (solo dal proprio calendario) la convocazione riunione iniziale inviata agli altri utenti. In alternativa, è possibile lasciarla nel calendario in modo che sia possibile usarla per inviare facilmente un aggiornamento o un annullamento, se i piani cambiano.

Passaggio 1: Aggiungere le ferie ai calendari dei colleghi

Quando si contrassegna il tempo come "fuori sede" nel calendario, i colleghi potranno vedere questa informazione quando cercano di pianificare una riunione. L'ideale, però, sarebbe poter avvisare in anticipo tutti contemporaneamente in caso di assenza, senza influire sullo stato di disponibilità degli altri o intasare i loro calendari. A tale scopo, è possibile impostare le proprie informazioni in modo che vengano visualizzate nei calendari dei colleghi come evento di un'intera giornata che, a differenza di un normale evento di un'intera giornata, che in genere viene indicato come tempo "occupato", viene invece visualizzato come tempo libero. La disponibilità dei colleghi rimane invariata.

Nota : Le convocazioni riunione sono progettate per essere inviate tra utenti di Outlook. Per poter vedere le pianificazioni di altri utenti durante la creazione di convocazioni riunione in Outlook, è necessario che l'organizzazione usi Microsoft Exchange Server.

  1. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi fare clic su Convocazione riunione.

    Scelta rapida da tastiera  Per creare una nuova convocazione riunione, premere CTRL+MAIUSC+Q.

  2. Digitare una descrizione nella casella Oggetto e, se lo si desidera, immettere una località nella casella Luogo.

  3. Negli elenchi Ora inizio e Ora fine selezionare gli orari di inizio e di fine per il periodo di assenza dall'ufficio. Per le vacanze, si tratta in genere di giornate intere. In tal caso, selezionare la casella di controllo Giornata intera.

    Nota : Per impostazione predefinita, per la pianificazione Outlook usa l'impostazione del fuso orario corrente. Per pianificare l'assenza dall'ufficio in base a un fuso orario diverso, fare clic su Fusi orari nel gruppo Opzioni della scheda Riunione.

  4. Nel gruppo Opzioni per Mostra come fare clic su Disponibile nell'elenco a discesa. Se è già stato specificato che si tratta di un evento di un'intera giornata, l'opzione Mostra come è impostata automaticamente su Disponibile.

    Importante : 

    • Assicurarsi che l'impostazione di Mostra come sia Disponibile. In questo modo, i destinatari della convocazione riunione possono accettare la convocazione e aggiungere le ferie del mittente al proprio calendario, senza bloccare periodi di tempo nel proprio calendario. Durante le ferie del mittente, il calendario del destinatario indicherà comunque lo stato disponibile per la pianificazione.

    • Quando si sceglie un evento di un'intera giornata, l'ora di inizio dell'evento è mezzanotte. Per evitare che i colleghi ricevano avvisi in orari strani, impostare Promemoria su Nessuno.

  5. Digitare tutte le informazioni da condividere con i destinatari.

  6. Aggiungere i destinatari desiderati nella riga A.

  7. Se si stanno informando altri utenti in merito a periodi ricorrenti di assenza dall'ufficio, nel gruppo Opzioni della scheda Riunione fare clic su Ricorrenza, selezionare il criterio di ricorrenza e quindi fare clic su OK.

    Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Riunione ricorrente.

  8. Fare clic su Appuntamento nel gruppo Mostra della scheda Riunione.

  9. Fare clic su Invia.

Quando si invia la convocazione riunione con l'opzione Mostra come impostata su Disponibile, l'evento viene visualizzato nella parte superiore di ogni giorno nei calendari di Outlook dei colleghi, come promemoria visivo che non blocca le loro ore lavorative.

Nota : Se non è stata selezionata l'opzione Giornata intera, l'evento viene visualizzato nella griglia del calendario e non nella parte superiore del giorno. Il tempo rimane comunque contrassegnato come disponibile.

Passaggio 2: Bloccare il periodo di ferie nel calendario

Se è stata seguita la procedura nella sezione precedente, la convocazione riunione inviata è stata contrassegnata come tempo disponibile, in modo da non bloccare il tempo nei calendari delle altre persone. L'intervallo di tempo è tuttavia contrassegnato come disponibile anche nel proprio calendario. A questo punto, è necessario creare un appuntamento aggiuntivo per se stessi, in modo che altri utenti possano vedere che non si è disponibili durante il periodo specificato.

Un errore comune consiste nell'aprire la convocazione riunione nel proprio calendario e modificare l'impostazione di Mostra come da Disponibile a Fuori sede dopo aver inviato la convocazione originale. Quando si esegue questa operazione, tuttavia, viene inviato un aggiornamento a tutti coloro che hanno ricevuto la convocazione riunione, modificando l'impostazione da Disponibile a Fuori sede e vanificando così la procedura eseguita per evitare che ciò accada. È necessario creare un appuntamento duplicato nel proprio calendario con l'opzione Mostra come impostata su Fuori sede.

Quando le persone usano il calendario di Outlook per pianificare riunioni e altri eventi, possono vedere la disponibilità dell'utente, a meno che questo non abbia modificato le autorizzazioni per il proprio calendario per impedirne la visualizzazione. In genere, per gli appuntamenti, le riunioni e gli eventi l'opzione Mostra come è impostata su Occupato. È anche possibile creare elementi con l'opzione Mostra come impostata su Fuori sede. Gli elementi impostati su Fuori sede vengono considerati in modo analogo agli elementi impostati su Occupato, ovvero indicano che al momento l'utente non è disponibile. Dal punto di vista visivo, i due tipi si differenziano per il fatto che gli elementi impostati su Fuori sede vengono visualizzati di colore viola, mentre quelli impostati su Occupato sono identificati da un tema blu. Questa differenza aiuta a mettere in evidenza il motivo per cui l'utente non è disponibile. Potrebbe ad esempio essere possibile spostare un elemento Occupato in conflitto, mentre sarebbe preferibile non modificare un elemento Fuori sede, ad esempio le ferie.

  1. In Calendario scegliere Nuovo dal menu File e quindi fare clic su Appuntamento.

  2. Nella casella Oggetto digitare un nome per il periodo di assenza.

  3. In Ora inizio e Ora fine fare clic sulle date di inizio e fine del periodo di assenza.

  4. Selezionare la casella di controllo Giornata intera.

  5. Modificare l'impostazione di Mostra come scegliendo Fuori sede.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

Nota : Se si vuole, è possibile eliminare (solo dal proprio calendario) la convocazione riunione iniziale inviata agli altri utenti. In alternativa, è possibile lasciarla nel calendario in modo che sia possibile usarla per inviare facilmente un aggiornamento o un annullamento, se i piani cambiano.

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