Impostazioni avanzate per la stampa unione

Aggiungere destinatari con i codici di campo

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Per rendere ancora più efficace la stampa unione avanzata, è possibile personalizzare il messaggio con i codici di campo.

Altre informazioni

Codici di campo in Word

Stampa unione

Stampa unione a livello avanzato

Per rendere un messaggio di posta elettronica ancora più efficace,

puoi indirizzarlo specificamente ai destinatari la cui auto deve essere sottoposta a revisione.

In questo modo puoi eliminare qualsiasi espressione poco chiara e usare un linguaggio molto diretto: È giunto il momento di una nuova revisione.

Fai clic su Modifica elenco destinatari. Ho aggiunto una colonna che mostra la data della prossima revisione per ogni destinatario.

Fai clic su Filtra. Seleziona il campo Prossima revisione. In Criterio seleziona Minore o uguale a.

E in Valore digita la data odierna. Quindi fai clic su OK.

L'elenco dei destinatari viene filtrato in base alle date successive a quella odierna nel campo Prossima revisione.

Il filtro è una buona soluzione se prevedi di inviare un documento tramite posta elettronica solo alcune volte.

Ma se usi spesso la stampa unione su un documento, puoi risparmiare tempo filtrando i destinatari mediante codici di campo.

Prima di tutto fai clic su Filtra e su Cancella tutto, quindi su OK e ancora su OK.

Fai clic all'inizio del messaggio e scegli Regole.

È qui che devi andare per aggiungere un codice di campo correlato alla stampa unione.

Il codice di campo che useremo è Salta se.

Con questo codice imposti una condizione, ad esempio Nome è uguale a Gianni.

Se la condizione è vera, Word salta il record quando esegue la stampa unione.

Fai clic su Annulla, perché immetteremo il codice manualmente.

Premi ALT+F9, quindi CTRL+F9, digita SKIPIF e premi BARRA SPAZIATRICE. Passa a Inserisci campo unione, seleziona Prossima_Revisione e premi BARRA SPAZIATRICE.

Digita i simboli di maggiore e uguale a e premi BARRA SPAZIATRICE.

Quindi premi CTRL+F9 e digita DATE, ossia il codice di campo che visualizza la data corrente in un documento.

Ora Word ignorerà qualsiasi record in cui la data della prossima revisione è successiva o uguale alla data corrente.

Affinché il confronto funzioni, però, dobbiamo aggiungere un parametro che formatti entrambe le date esattamente allo stesso modo.

Fai clic dopo Prossima_Revisione all'interno del codice di campo.

Quindi premi BARRA SPAZIATRICE, digita una barra rovesciata e il simbolo @ per formattare il numero come data.

Quindi, tra parentesi, digita due G maiuscole, due M maiuscole e quattro A maiuscole.

Ripeti l'operazione nel codice di campo Date.

Assicurati che il parametro sia lo stesso per entrambi i codici di campo. Premi ALT+F9 e F9 per aggiornare il campo.

Il codice di campo SKIPIF è nascosto e non viene letto da Word finché non esegui un'unione.

Testiamo il codice SKIPIF. Aggiungi qui un campo unione temporaneo che visualizza la data della prossima revisione.

Fai clic su Finalizza e unisci e quindi su Modifica singoli documenti. Fai clic su OK per unire tutti i record in un nuovo documento.

Mentre scorri il nuovo documento, controlla le date:

dovresti vedere solo messaggi in cui la data della prossima revisione è successiva alla data corrente.

Quando hai finito, puoi eliminare questo documento di test.

Ecco un'altra cosa che potresti trovare utile. Immagina di aver fatto un errore durante la digitazione di un codice di campo.

Prima di completare un'unione, fai clic su Controlla errori, quindi su Simulare l'unione riportando gli errori in un documento separato e infine su OK.

Word mostra i campi unione non validi.

In questo caso puoi rimuovere il campo o selezionare il nome corretto nell'elenco Campi dell'origine dati.

Se non ci sono altri errori, fai clic su OK.

Per eseguire l'unione finale, fai clic su Finalizza e unisci e su Invia messaggi. Digita un oggetto e fai clic su OK.

In questo corso hai imparato a eseguire stampe unione avanzate usando i codici di campo.

Per saperne di più sui codici di campo, vedi i collegamenti nel riepilogo del corso.

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