Aggiungere contenuto ai siti mediante l'invio di messaggi di posta elettronica

È possibile aggiungere contenuto, ad esempio discussioni tramite posta elettronica, documenti, immagini ed elementi di calendario, a un sito di Windows SharePoint Services 3.0 inviandolo in messaggi di posta elettronica. Se l'elenco o la raccolta è configurato per la ricezione di posta elettronica, sarà più vantaggioso utilizzare questa modalità di lavoro.

In questo articolo

Panoramica

Elenchi e raccolte configurabili per la ricezione di posta elettronica

Reperire ulteriori informazioni sulle impostazioni di posta elettronica di un elenco o una raccolta

Inviare messaggi di posta elettronica a un elenco o una raccolta

Si supponga di voler inviare un documento al proprio team e aggiungerlo alla raccolta documenti del team. È possibile eseguire entrambe le attività contemporaneamente anziché inviare un messaggio di posta elettronica e quindi passare a Windows SharePoint Services 3.0 per aggiungere il documento al sito.

Aggiunta di contenuto ai siti mediante l'invio di messaggi di posta elettronica

1. Documenti, discussioni e altro contenuto vengono inviati tramite posta elettronica.

2. Il contenuto viene aggiunto a elenchi e raccolte.

La procedura per l'aggiunta di elementi a un sito di Windows SharePoint Services 3.0 tramite posta elettronica è simile a quella per l'invio di un messaggio di posta elettronica standard a un collega o un gruppo. Un elenco configurato per la ricezione di posta elettronica ha un indirizzo specifico e sarà quindi sufficiente includere tale indirizzo nel campo A o Cc del messaggio.

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Elenchi e raccolte configurabili per la ricezione di posta elettronica

Per impostazione predefinita, è possibile configurare per la ricezione di posta elettronica gli elenchi e le raccolte di Windows SharePoint Services 3.0 seguenti:

  • Aree discussioni     È possibile raccogliere le discussioni tramite posta elettronica del proprio team in un'unica posizione, in modo da poter esplorare e individuare più facilmente i messaggi e i file correlati.

  • Annunci     Quando si inviano annunci al proprio team, è possibile utilizzare la posta elettronica per aggiungerli automaticamente all'elenco di annunci del proprio sito di Windows SharePoint Services 3.0.

  • Calendari     Gli elementi di calendario, ad esempio le convocazioni di riunioni, inviati dal gruppo tramite posta elettronica, possono inoltre essere inviati al calendario dell'utente in un sito di Windows SharePoint Services 3.0. Se il calendario di Windows SharePoint Services 3.0 è configurato per la ricezione di posta elettronica, è possibile visualizzare contemporaneamente tutti gli elementi del calendario, quelli aggiunti al calendario del team nel sito e gli elementi inviati tramite posta elettronica.

    Nota : Per inviare un elemento di calendario a un sito di Windows SharePoint Services 3.0, è necessario che l'applicazione di posta elettronica in uso sia compatibile con Windows SharePoint Services, oppure che supporti il formato iCalendar, utilizzato da molte applicazioni di posta elettronica che supportano la posta Internet.

  • Raccolte documenti     È possibile inviare documenti a una raccolta documenti configurata per la ricezione di posta elettronica sotto forma di allegati di posta elettronica, senza bisogno di passare a Windows SharePoint Services 3.0, di cercare il documento e quindi di aggiungerlo alla raccolta. È inoltre possibile scegliere la modalità di gestione delle versioni di un documento inviate tramite posta elettronica.

  • Raccolte immagini     È possibile inviare immagini a una raccolta immagini configurata per la ricezione di posta elettronica sotto forma di allegati di posta elettronica. Se ad esempio si è fuori sede e si stanno inviando le immagini relative al lancio di un prodotto a un collega, non sarà necessario aprire anche la raccolta immagini e caricare le foto, ma soltanto includere l'indirizzo di posta elettronica della raccolta nel messaggio.

  • Raccolte moduli     È possibile inviare un modulo compilato, ad esempio un modulo per registrare le ore di assenza o una nota spese, a una raccolta moduli tramite posta elettronica.

  • Blog     Tramite la posta elettronica è possibile inserire contenuto in un elenco blog (registro Web), ma non è possibile aggiungere commenti a un post di blog.

Per scoprire quali elenchi sono configurati per la ricezione di posta elettronica, oppure per ottenere gli indirizzi di posta elettronica degli elenchi, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

Note : 

  • Alcuni elenchi, ad esempio annunci e discussioni, possono essere configurati in modo da accettare le convocazioni di riunioni. In tali elenchi viene archiviato solo il testo della convocazione di riunione. Per archiviare una convocazione di riunione in formato calendario, inviarla a un elenco di tipo calendario.

  • Altri elenchi e raccolte possono essere personalizzati dall'organizzazione per la ricezione di posta elettronica. Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore.

  • Non è possibile aggiungere contenuto a elenchi in siti area di lavoro riunioni mediante l'invio di messaggi di posta elettronica.

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Reperire ulteriori informazioni sulle impostazioni di posta elettronica di un elenco o una raccolta

Prima di poter inviare posta elettronica a un elenco o una raccolta, è necessario sapere se tale elenco o raccolta è configurato per la ricezione di posta elettronica e quindi ottenere l'indirizzo dalla persona che ha configurato l'elenco o la raccolta. Eseguire una o più delle operazioni seguenti:

  • In base alla specifica situazione, è possibile che l'indirizzo di posta elettronica dell'elenco o della raccolta sia presente nella rubrica della propria applicazione di posta elettronica. In caso contrario, è necessario ottenere l'indirizzo dalla persona che ha configurato l'elenco o la raccolta e quindi aggiungerlo all'elenco di contatti della propria applicazione di posta elettronica, di modo che sia possibile individuarlo facilmente in seguito.

  • È possibile che il proprietario del sito abbia aggiunto l'indirizzo di posta elettronica dell'elenco o della raccolta nella relativa descrizione. La descrizione viene visualizzata sotto il titolo.

  • Se l'indirizzo di posta elettronica dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato nella descrizione, è possibile utilizzare la procedura seguente per visualizzare le impostazioni di posta elettronica dell'elenco o della raccolta, a condizione di disporre delle opportune autorizzazioni:

    1. Se la raccolta o l'elenco non è già aperto, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

      Se il nome dell'elenco o della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito, quindi sul nome dell'elenco o della raccolta.

    2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

      • Scegliere Impostazioni elenco o le impostazioni relative al tipo di raccolta che si sta aprendo dal menu Impostazioni Settings menu .

      • In un sito blog, in Collegamenti amministrativi fare clic su Gestisci post per visualizzare l'elenco Post. Scegliere Impostazioni elenco dal menu Impostazioni.

    3. Se l'elenco o la raccolta è configurato per la ricezione di posta elettronica, il relativo indirizzo verrà visualizzato in Informazioni elenco, accanto a Indirizzo di posta elettronica.

  • Il gruppo può inoltre disporre di una propria lista di distribuzione di posta elettronica denominata gruppo di SharePoint, mediante la quale i membri del gruppo possono scambiarsi messaggi di posta elettronica. L'indirizzo del gruppo di SharePoint può contenere gli indirizzi degli elenchi o delle raccolte. In questo caso, quando si inviano messaggi di posta elettronica ai membri del gruppo di SharePoint, gli elementi vengono automaticamente aggiunti al sito di Windows SharePoint Services 3.0. È ad esempio possibile inviare un contratto sotto forma di allegato al gruppo di SharePoint del proprio team e il contratto verrà inoltre aggiunto alla raccolta documenti del team.

    Se l'indirizzo del gruppo di SharePoint non è presente nella rubrica, può essere necessario ottenerlo dal proprietario del sito e quindi aggiungerlo al proprio elenco di contatti, di modo che sia possibile individuarlo facilmente in seguito.

Nota : Per l'elenco o la raccolta è possibile che siano state definite restrizioni riguardo l'invio di elementi di posta elettronica agli stessi, a seconda della configurazione effettuata dall'amministratore. Ad esempio, l'elenco o la raccolta potrebbe accettare elementi solo da membri del sito, oppure potrebbero essere presenti altre limitazioni. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

Suggerimento : Se si sta inviando un messaggio di posta elettronica a un individuo e si desidera aggiungere tale elemento a un elenco o una raccolta, è possibile includere l'indirizzo di posta elettronica dell'elenco o raccolta nella casella Cc del messaggio.

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Inviare messaggi di posta elettronica a un elenco o una raccolta

Nell'applicazione di posta elettronica preparare l'elemento che si desidera inviare in uno dei seguenti modi:

  • Per inviare un elemento di discussione o pubblicare un elemento in un blog del team (registro Web), includere il contenuto nel corpo del messaggio.

  • Per inviare un elemento del calendario, inviare una convocazione riunione o un appuntamento dall'applicazione di posta elettronica o calendario.

  • Per inviare un'immagine, un modulo o un documento, aggiungere l'elemento come allegato al messaggio.

  • Per inviare un messaggio o una risposta di posta elettronica standard, includere il contenuto nel corpo del messaggio come in un qualsiasi messaggio di posta elettronica.

  1. Aggiungere l'indirizzo dell'elenco o della raccolta nella casella A o Cc.

    Se l'elenco fa già parte di un gruppo di SharePoint, è possibile aggiungere contenuto a un elenco o una raccolta semplicemente inviando posta elettronica al gruppo di SharePoint. Per ulteriori informazioni, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

  2. Inviare il messaggio. Nella maggior parte delle applicazioni il messaggio viene inviato facendo clic su Invia.

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