Aggiungere al database di Access i dati raccolti mediante messaggi di posta elettronica

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

È possibile raccogliere o aggiornare informazioni mediante messaggi di posta elettronica usando Microsoft Access 2010 con Microsoft Outlook 2010. Access consente di creare facilmente un modulo per la raccolta dei dati e inviarlo in un messaggio di posta elettronica. Quando i destinatari dei messaggi restituiscono i moduli compilati, è possibile fare in modo che i dati raccolti vengano automaticamente elaborati e memorizzati in un database di Access specifico. Questo metodo di raccolta dei dati consente di risparmiare il tempo in genere necessario per copiare e incollare i dati o per immetterli manualmente. Di seguito sono illustrati alcuni scenari in cui è consigliabile usare questo processo per la raccolta dei dati.

Sondaggi    È possibile condurre un sondaggio e compilare i risultati creando prima di tutto un database di Access con le tabelle necessarie per memorizzare i risultati e usando la procedura guidata per creare un modulo per il sondaggio e inviarlo in un messaggio di posta elettronica ai partecipanti. Quando i partecipanti rispondono, i dati del sondaggio vengono memorizzati automaticamente nel database.

Rapporti di stato    Indipendentemente dal fatto che si tratti di informazioni sullo stato dei livelli di scorte più recenti o di informazioni aggiornate sui problemi in sospeso, è possibile mantenersi informati grazie all'invio a intervalli regolari di messaggi di posta elettronica contenenti le informazioni correnti.

Gestione di eventi    Quando si organizza una conferenza, un corso di formazione o altri tipi di evento, si può inviare uno o più moduli come messaggio di posta elettronica per raccogliere informazioni su contatti, preferenze di viaggio e hotel e così via. Se si sceglie l'elaborazione automatica delle risposte, i partecipanti possono modificare le preferenze in qualsiasi momento senza notificarlo, e si potrà così prendere le decisioni più opportune in base a dati sempre aggiornati.

Questo articolo illustra i requisiti necessari per usare questo processo e fornisce altre informazioni sulla procedura guidata e sui singoli passaggi per poter selezionare le opzioni più opportune durante la procedura.

Nota : Se i destinatari usano Hotmail o Yahoo per l'invio del modulo di raccolta dei dati, non sarà possibile aggiungere i dati raccolti.

Prima di iniziare

Se si raccolgono dati tramite messaggi di posta elettronica per la prima volta, eseguire la procedura seguente:

  1. Verificare che sul computer siano installate le applicazioni seguenti:

    • Access 2007 o Access 2010.

    • Outlook 2007 o Outlook 2010. Per inviare i messaggi di posta elettronica è necessario che nel computer in uso sia installato e configurato Outlook. Se Outlook è stato installato ma non ancora configurato, avviare Outlook e seguire le istruzioni della Configurazione guidata di Outlook. Per informazioni su questa procedura guidata, vedere la Guida di Outlook.

    • Se si prevede di usare un modulo di InfoPath, assicurarsi di avere InfoPath 2007 o una versione successiva installata. InfoPath dovrà essere installato anche nei computer dei destinatari.

    • Per poter visualizzare e modificare il modulo, nei computer dei destinatari dei messaggi di posta elettronica deve essere installato InfoPath o un client di posta elettronica che supporti il formato HTML.

      Il modulo usato per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è una maschera di Access. La procedura guidata genera un modulo speciale, in formato HTML o InfoPath.

      Identificare un database di destinazione, che può essere in formato mdb o accdb. Sono supportati anche i file mde e accde. Se non si vuole usare un database esistente, occorre crearne uno nuovo.

  2. Identificare o creare le tabelle da popolare con i dati delle risposte al messaggio di posta elettronica. Se si raccolgono dati per tabelle esistenti, verificare che le tabelle non siano di sola lettura e che si abbiano le autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento del contenuto.

Nota : I valori dei campi di tipo allegato, numerazione automatica, OLE e multivalore non possono essere raccolti mediante messaggi di posta elettronica.

Se con l'operazione di raccolta dati vengono popolate due o più tabelle, occorre creare una query di selezione e usarla come origine record del modulo. Verificare che la query includa tutti i campi obbligatori delle tabelle sottostanti. Se si usa una query esistente, verificare che non sia di sola lettura e di avere le autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento del contenuto. Per altre informazioni sulla creazione di una query basata su due o più tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle query.

Memorizzare i dati come nuovi record se:

  • I dati vengono usati per popolare più tabelle.

  • La tabella di destinazione non ha un campo chiave primaria. I valori di chiave primaria sono necessari per mappare ogni risposta a un record esistente. Se la tabella di destinazione non ha un campo chiave primaria, aggiungerlo oppure usare un campo esistente con valori univoci come chiave primaria.

  • La tabella di destinazione non contiene record. Se la tabella è vuota, la procedura guidata presuppone che si vogliano aggiungere record.

  • Gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari non sono memorizzati come campo nel database. Quando si raccolgono dati per aggiornare record, non è possibile digitare manualmente gli indirizzi nel messaggio generato dalla procedura guidata. Il campo dell'indirizzo deve essere incluso nella tabella di destinazione o in una tabella in relazione con la tabella di destinazione.

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Guida introduttiva

  1. Aprire il database in cui verranno memorizzati i dati raccolti.

  2. Per aggiungere i dati a una singola tabella, selezionare la tabella nel riquadro di spostamento. Per popolare più tabelle correlate, selezionare la query associata a tali tabelle.

  3. Per avviare la procedura guidata, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo Raccolta dati della scheda Dati esterni fare clic su Crea messaggio di posta elettronica.

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella o sulla query e quindi scegliere Raccogli e aggiorna dati tramite posta elettronica.

      Nota :  Se la tabella non contiene alcun campo oppure contiene soltanto campi di tipo numerazione automatica, oggetto OLE, allegato o ricerca multivalore, Access visualizza il messaggio seguente: La tabella o la query selezionata non include campi che supportano la raccolta dati tramite posta elettronica</legacyBold>.

Se la tabella contiene campi che supportano la raccolta di dati, la procedura guidata viene avviata. Se la tabella di destinazione supporta sia l'aggiunta che l'aggiornamento dei dati, la procedura guidata consentirà di eseguire i passaggi necessari per la raccolta di dati tramite posta elettronica.

Usare le sezioni seguenti come riferimento per informazioni sui sette passaggi principali del processo.

  1. Scegliere il tipo di modulo per l'immissione di dati che si vuole inviare

  2. Specificare se si vuole raccogliere nuovi dati o aggiornare dati esistenti

  3. Specificare i dati che si desidera raccolti

  4. Specificare se i dati devono essere elaborati automaticamente o manualmente

  5. Selezionare il modo in cui devono essere specificati gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

  6. Rivedere e specificare l'elenco dei destinatari

  7. Creare e inviare il messaggio di posta elettronica

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Scegliere il tipo di modulo per l'immissione di dati che si vuole inviare

Scegliere il tipo di modulo in base alla semplicità di utilizzo per sé e per i destinatari.

Selezionare Modulo HTML    Un modulo HTML può essere visualizzato e modificato da qualsiasi utente con un client di posta elettronica che supporta l'HTML.

Selezionare Modulo di Microsoft InfoPath    Questa opzione è disponibile solo se nel computer in uso è installato InfoPath. Selezionarla solo se nei computer di tutti i destinatari sono installati InfoPath e Outlook. Il modulo di InfoPath offre un ambiente migliore per l'immissione e la modifica dei dati.

La pagina della procedura guidata successivamente visualizzata dipende dal fatto che l'oggetto di destinazione supporti o meno l'aggiornamento di dati. Se l'oggetto è una query basata su una o più tabelle, se è una tabella che non dispone di un campo chiave primaria oppure se non contiene alcun record, viene presupposto che si desideri aggiungere nuovi record e viene richiesto di selezionare i campi del modulo. In tutti gli altri casi, prima della selezione dei campi del modulo viene richiesto di specificare se si desidera eseguire l'aggiunta o l'aggiornamento di dati.

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Specificare se si vuole raccogliere nuovi dati o aggiornare dati esistenti

Specificare quale operazione si vuole eseguire con i dati. Il tipo di modulo usato influisce sul numero di nuovi record che un destinatario può inviare in una singola risposta. In caso di aggiornamento di dati, il numero di record che devono essere aggiornati da un destinatario identifica il numero di moduli precompilati che verranno inclusi in un messaggio.

Nota : Per aggiungere nuovi record, digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella dell'indirizzo del messaggio di posta elettronica quando si crea il messaggio. Per aggiornare dati esistenti, gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere memorizzati come campo nella tabella o query sottostante o in una tabella correlata.

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Specificare i dati che si vuole raccogliere

Quando si scelgono i campi da includere nel modulo, non è necessario includere ogni campo esistente nella tabella o query sottostante. Devono però essere soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Campi obbligatori    I campi contrassegnati con un asterisco (*) sono campi obbligatori. Se si raccolgono nuovi record, vengono automaticamente inclusi tutti i campi la cui proprietà Obbligatorio è impostata su . Se i campi obbligatori di un record sono vuoti, Access non potrà aggiungere il record alla tabella.

  • Tipi di campi non supportati    Nel modulo non è possibile includere determinati tipi di campi, come numerazione automatica, allegato, oggetto OLE o ricerca multivalore.

  • Campo chiave primaria    L'utente potrà digitare un valore nel campo al momento dell'aggiunta di record. Se il valore specificato è già in uso, la risposta non verrà tuttavia elaborata.

    Nota :  Per ogni campo incluso, in Proprietà campo specificare un'etichetta e fare clic su Sola lettura se si vuole impedire agli utenti di modificare i dati di tale campo.

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Specificare se i dati devono essere elaborati automaticamente o manualmente

È possibile scegliere se elaborare le risposte manualmente o automaticamente. Con l'elaborazione automatica, quando si ricevono le risposte Outlook e Access interagiscono per esportare i dati nelle tabelle di destinazione del database. L'elaborazione automatica consente di risparmiare tempo e risorse. L'elaborazione manuale prevede solo l'avvio da parte dell'utente dell'operazione di esportazione per il trasferimento dei dati da una cartella specifica di Outlook alla tabella di destinazione in Access.

Le risposte vengono esportate correttamente nella tabella di destinazione se quando vengono recapitate nella cassetta postale sono soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Outlook deve essere già in esecuzione sul computer. Se Outlook non è in esecuzione, l'elaborazione viene avviata al successivo avvio di Outlook.

  • Access non deve essere protetto da password e non deve essere aperto in modalità esclusiva. Il nome e il percorso del database non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento di contenuto nelle tabelle o query sottostanti.

    Nota : Se l'elaborazione automatica non riesce, provare a risolvere tutti i problemi e quindi esportare manualmente le risposte che non sono state elaborate. Qualsiasi risposta recapitata nella cartella Posta in arrivo dopo la risoluzione dei problemi verrà elaborata automaticamente.

Impostare le proprietà per l'elaborazione automatica delle risposte

Per specificare una cartella di Outlook diversa in cui memorizzare le risposte, nella pagina Definizione della modalità di elaborazione delle risposte della procedura guidata fare clic sul nome della cartella. Nella finestra di dialogo Selezione cartella selezionare una cartella diversa o fare clic su Nuova per creare una nuova cartella.

Se si fa clic su Imposta proprietà per l'elaborazione automatica delle risposte per modificare oppure ottimizzare le impostazioni dell'importazione, vedere la tabella seguente per informazioni sulle opzioni disponibili:

Opzione

Risultato

Ignora risposte da utenti a cui non è stato inviato il messaggio   

Selezionare questa casella di controllo per elaborare automaticamente soltanto le risposte inviate dai destinatari originali del messaggio. Le risposte di altri destinatari vengono memorizzate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Accetta più risposte da ogni destinatario   

Selezionare questa casella di controllo per elaborare automaticamente soltanto la prima risposta di ogni destinatario. La seconda risposta e quelle successive verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

Nota : Con questa impostazione viene controllato il numero delle risposte elaborate e non il numero di record in una singola risposta. In altri termini, se si invia un modulo di InfoPath un utente può inviare più record in una singola risposta e tutti i record nella risposta vengono elaborati automaticamente da Access anche se questa casella di controllo non è selezionata.

Consenti solo l'aggiornamento dei dati esistenti   

Quando i destinatari usano un modulo di InfoPath per aggiornare i dati, oltre agli aggiornamenti dei record esistenti possono inviare nuovi record. Selezionare questa casella di controllo se si vuole che vengano elaborati solo gli aggiornamenti dei record esistenti.

Numero di risposte da elaborare   

Digitare il numero totale di risposte, di tutti i destinatari, che si vuole elaborare automaticamente. Per elaborare automaticamente tutte le risposte, immettere un valore elevato, ad esempio 5000, nella casella di testo. Le risposte ricevute dopo il raggiungimento del valore specificato verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

Data e ora di interruzione   

Specificare quando deve essere interrotta l'elaborazione automatica delle risposte per questo messaggio di posta elettronica. Le risposte ricevute dopo la data e l'ora specificate verranno memorizzate nella cartella di destinazione, ma non verranno elaborate automaticamente.

Per modificare queste opzioni in un secondo momento, nella scheda Dati esterni fare clic su Gestisci risposte nel gruppo Raccolta dati. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati selezionare il messaggio per cui si desidera modificare le impostazioni e quindi fare clic su Opzioni messaggio. Le modifiche apportate nella finestra di dialogo influiscono su tutte le successive risposte ricevute per tale messaggio.

Elaborazione manuale delle risposte

Per controllare quali risposte verranno elaborate e quando, non selezionare l'opzione per l'elaborazione automatica. Le risposte verranno memorizzate in una cartella di Outlook specifica e rimarranno in questa cartella finché non si fa clic con il pulsante destro del mouse su ogni risposta e si sceglie Esporta dati in Microsoft Access dal menu di scelta rapida.

In alcuni casi potrebbe anche essere necessario elaborare manualmente le risposte che non è stato possibile elaborare automaticamente.

Cose da ricordare prima di esportare i dati

  • Il database di Access non deve essere aperto in modalità esclusiva e il nome e il percorso del database non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere stati modificati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • È necessario disporre delle autorizzazioni necessarie per l'aggiunta o l'aggiornamento di contenuto nelle tabelle o query sottostanti.

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Selezionare il modo in cui devono essere specificati gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

Se si raccolgono solo nuove informazioni, è possibile specificare gli indirizzi di posta elettronica in due modi:

  • Digitare gli indirizzi singolarmente nel messaggio di posta elettronica di Outlook oppure selezionare gli indirizzi in una rubrica.

  • Usare il campo relativo all'indirizzo di posta elettronica nella tabella o nella query del database di Access corrente.

    Nota : Quando si raccolgono dati per aggiornare record esistenti, la finestra di dialogo non viene visualizzata perché gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono prima essere disponibili come campo del database.

Immettere gli indirizzi di posta elettronica direttamente in Outlook

Se si specificano i destinatari in Outlook, è possibile visualizzare l'anteprima del messaggio e personalizzarlo prima di inviarlo. Nel corpo del messaggio di posta elettronica è possibile includere una breve introduzione e un modulo. È consigliabile non apportare alcuna modifica al modulo. Le modifiche alla struttura del modulo potrebbero infatti impedire la corretta elaborazione della risposta.

Usare gli indirizzi di posta elettronica memorizzati in un campo del database

L'opzione Tabella associata si riferisce alle tabelle correlate. Per visualizzare o modificare le relazioni tra tabelle nel database, nel gruppo Relazioni della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

Per altre informazioni sulle relazioni, vedere l'articolo Guida alle relazioni tra tabelle.

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Rivedere e specificare l'elenco dei destinatari

L'ultimo passaggio principale consente di visualizzare l'anteprima del messaggio di posta elettronica e di personalizzarlo, ottimizzare l'elenco dei destinatari e quindi inviare il messaggio per la raccolta dei dati.

Creare e inviare il messaggio di posta elettronica

La pagina della procedura guidata che informa che è possibile creare il messaggio di posta elettronica e che indica come visualizzare lo stato del messaggio usando il comando Gestisci risposte potrebbe includere alcuni messaggi di avviso. La tabella seguente descrive i possibili avvisi e le operazioni da eseguire per risolvere i problemi:

Messaggio di avviso

Descrizione

S oluzione

Alcuni record non contengono un indirizzo valido nel campo di indirizzi di posta elettronica specificato. Per tali righe non verranno restituiti dati.

Il campo di indirizzi di posta elettronica selezionato contiene valori Null.

Se si desidera raccogliere dati per ogni record, uscire dalla procedura guidata e sostituire i valori Null con indirizzi di posta elettronica. Avviare quindi di nuovo la procedura guidata.

Il database è attualmente aperto in stato di blocco esclusivo. Per il corretto funzionamento dell'elaborazione automatica dei messaggi di posta elettronica, è necessario rilasciare tale blocco.

Il database è attualmente aperto in modalità esclusiva.

Se si sceglie di elaborare automaticamente le risposte, l'elaborazione non riesce perché Access non è in grado di eseguire aggiunte o aggiornamenti in un database in stato di blocco esclusivo. Chiudere e riaprire il database in modalità non esclusiva subito dopo l'invio del messaggio.

I messaggi di posta elettronica potrebbero contenere dati riservati.

Si raccolgono dati per aggiornare record esistenti e il modulo che si intende inviare verrà precompilato con dati esistenti.

Se alcuni campi del modulo contengono dati riservati, tornare al passaggio della procedura guidata in cui sono stati selezionati i campi e rimuovere i campi che contengono dati riservati dal modulo.

Dopo aver visualizzato l'anteprima del messaggio e averlo personalizzato, è possibile filtrare il campo degli indirizzi di posta elettronica e selezionare i destinatari. Scegliere gli indirizzi di posta elettronica che si vuole usare selezionando le relative caselle di controllo. Se viene visualizzata una finestra di dialogo contenente un elenco di indirizzi di posta elettronica non validi, prendere nota degli indirizzi e fare clic su Esci. Verificare gli indirizzi non validi, apportare le eventuali correzioni necessarie e quindi riprovare a inviare il messaggio.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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