Aggiungere al database di Access dati raccolti mediante messaggi di posta elettronica

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È possibile raccogliere o aggiornare le informazioni tramite posta elettronica tramite Microsoft Access 2007 o Access 2010 con Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010. Access ti guida attraverso la creazione di un modulo di raccolta dati e l'invio del modulo in un messaggio di posta elettronica. Quando i destinatari dei messaggi di posta elettronica restituiscono i moduli completati, è possibile scegliere di elaborare e archiviare automaticamente i dati raccolti in un database di Access specificato. Questo metodo di raccolta dei dati consente di risparmiare tempo e fatica in genere coinvolto in una copia e incolla o in un processo di immissione manuale dei dati. Di seguito sono riportati alcuni scenari in cui è possibile usare questo processo per raccogliere dati:

Sondaggi    Per eseguire un sondaggio e compilare i risultati, è necessario prima di tutto creare un database di Access con le tabelle necessarie per archiviare i risultati e usare la procedura guidata per generare un modulo per il sondaggio e quindi inviarli ai partecipanti al sondaggio. Quando i partecipanti rispondono, i dati del sondaggio vengono archiviati automaticamente nel database.

Report sullo stato    Indipendentemente dal fatto che si tratti dello stato del livello di inventario più recente o delle informazioni aggiornate sui problemi in sospeso, il team può tenersi informati inviando i messaggi di posta elettronica che contengono le informazioni correnti a intervalli regolari.

Gestione eventi    Quando si organizza una conferenza o un corso di formazione o altri eventi, è possibile inviare una o più maschere come messaggio di posta elettronica per raccogliere le informazioni di contatto, le preferenze di viaggio e di Hotel e così via. Se si sceglie di elaborare le risposte automaticamente, i partecipanti potranno modificare le proprie preferenze in qualsiasi momento senza doverle notificare e avere sempre accesso ai dati più recenti per scopi decisionali.

Questo articolo spiega cosa serve per usare questo processo, come iniziare a usare la procedura guidata e quindi fornisce ulteriori informazioni su vari passaggi, in modo da poter effettuare la selezione più informata durante la procedura guidata

Nota: Non sarà possibile aggiungere i dati raccolti se il destinatario usa Hotmail o Yahoo per inviarti il modulo di raccolta dati.

Prima di iniziare

Se è la prima volta che si raccolgono dati tramite messaggi di posta elettronica, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Verificare di avere installato le applicazioni seguenti nel computer:

    • Accedere a 2007 o a Access 2010.

    • Outlook 2007 o Outlook 2010. È necessario che Outlook sia installato e configurato nel computer usato per inviare i messaggi di posta elettronica. Se Outlook è installato ma non è ancora configurato, avviare Outlook e seguire le istruzioni della procedura guidata per l'avvio di Outlook. Per assistenza con la procedura guidata, vedere la Guida di Outlook.

    • Se si prevede di usare un modulo di InfoPath, verificare che sia installato InfoPath 2007 o versione successiva e che anche i destinatari debbano installare InfoPath nei rispettivi computer.

    • Per poter visualizzare e modificare il modulo, è necessario che i destinatari della posta elettronica dispongano di InfoPath o di un client di posta elettronica che supporti il formato HTML installato nei rispettivi computer.

      Il modulo usato per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica non è una maschera di Access. La procedura guidata genera un modulo speciale in formato HTML o InfoPath.

      Identificare un database di destinazione. Il database può essere in formato mdb o accdb. Inoltre, sono supportati i file con estensione MDE e accde. Se non si vuole usare un database esistente, è necessario crearne uno nuovo.

  2. Identificare o creare le tabelle che si desidera vengano popolate con i dati delle risposte tramite posta elettronica. Se si raccolgono dati per le tabelle esistenti, assicurarsi che le tabelle non siano di sola lettura e che si disponga delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto.

Nota: I tipi di campo allegato, numerazione automatica, OLE e multivalore non possono essere raccolti tramite messaggi di posta elettronica

Se l'operazione di raccolta dati popola due o più tabelle, è necessario creare una query di selezione e usarla come origine record del modulo. Verificare che la query includa tutti i campi obbligatori delle tabelle sottostanti. Se si usa una query esistente, verificare che la query non sia di sola lettura e che si disponga delle autorizzazioni necessarie per aggiungere o aggiornare il contenuto. Per altre informazioni sulla creazione di una query basata su due o più tabelle, vedere l'articolo Introduzione alle query.

Archiviare i dati come nuovi record nei casi seguenti:

  • Se i dati popolano più tabelle.

  • Se la tabella di destinazione non ha un campo di chiave primaria. I valori della chiave primaria sono necessari per eseguire il mapping di ogni risposta a un record esistente. Se nella tabella di destinazione non è presente un campo di chiave primaria, è possibile aggiungerlo ora o assegnare un campo esistente con valori univoci come chiave primaria.

  • Se la tabella di destinazione non contiene record. Se la tabella è vuota, la procedura guidata presuppone che si desideri aggiungere record.

  • Se gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari non vengono archiviati come campo del database. Quando si raccolgono dati per aggiornare i record, non sarà possibile digitare manualmente gli indirizzi nel messaggio generato dalla procedura guidata. Il campo indirizzo deve essere nella tabella di destinazione o in una tabella con una relazione con la tabella di destinazione.

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Introduzione

  1. Aprire il database in cui verranno archiviati i dati raccolti.

  2. Per aggiungere i dati a una singola tabella, selezionare la tabella nel riquadro di spostamento. Per popolare più tabelle correlate, selezionare la query associata a queste tabelle.

  3. Per avviare la procedura guidata, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nel gruppo raccolta dati della scheda dati esterni fare clic su Crea posta elettronica.

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella o sulla query e quindi scegliere raccolta e aggiornamento dei dati tramite posta elettronica.

      Nota: Se la tabella non contiene campi o contiene solo i tipi di campo numerazione automatica, oggetto OLE, allegato o ricerca multivalore, verrà visualizzato il messaggio seguente: la tabella o la query selezionata non include campi che supportano la raccolta di dati tramite posta elettronica .

Se la tabella contiene campi che supportano la raccolta dei dati, verrà avviata la procedura guidata. Se la tabella di destinazione supporta l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati, la procedura guidata illustra i passaggi necessari per raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica.

Usare le sezioni seguenti come riferimento per tutte le domande che si potrebbero avere nei sette passaggi principali del processo.

  1. Scegliere il tipo di modulo di immissione dati che si vuole inviare

  2. Scegliere se raccogliere nuovi dati o aggiornare i dati esistenti

  3. Specificare i dati da raccogliere

  4. Specificare l'elaborazione automatica o manuale dei dati

  5. Selezionare il modo in cui si desidera specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

  6. Esaminare e specificare l'elenco dei destinatari

  7. Creare e inviare il messaggio di posta elettronica

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Scegliere il tipo di modulo di immissione dati che si vuole inviare

Selezionare il tipo di modulo in base alla facilità d'uso per se stessi e i destinatari.

Seleziona modulo HTML    Un modulo HTML può essere visualizzato e modificato da qualsiasi utente il cui client di posta elettronica supporti il codice HTML

Selezionare il modulo di Microsoft InfoPath    Questa opzione viene visualizzata solo se nel computer è installato InfoPath. Selezionare questa opzione solo se tutti i destinatari hanno installato InfoPath e Outlook nei rispettivi computer. Un modulo di InfoPath offre un migliore ambiente di immissione e modifica dei dati,

La pagina della procedura guidata visualizzata accanto varia a seconda che l'oggetto di destinazione supporti l'aggiornamento dei dati. Se l'oggetto è una query basata su due o più tabelle oppure se si tratta di una tabella che non ha un campo di chiave primaria o non contiene record, la procedura guidata presuppone che si desideri aggiungere nuovi record e chiede di selezionare i campi del modulo. In tutti gli altri casi, la procedura guidata chiede di specificare se si desidera aggiungere o aggiornare i dati prima di richiedere di selezionare i campi del modulo.

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Scegliere se raccogliere nuovi dati o aggiornare i dati esistenti

Specificare cosa si vuole fare con i dati. Il tipo di modulo usato influisce sul numero di nuovi record che un destinatario può inviare in un'unica risposta. Quando si aggiornano i dati, il numero di record che devono essere aggiornati da un destinatario identifica il numero di moduli precompilati che verranno inclusi in un messaggio.

Nota: Per aggiungere nuovi record, digitare gli indirizzi di posta elettronica nella casella indirizzo del messaggio di posta elettronica quando viene creato il messaggio. Per aggiornare i dati esistenti, gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere archiviati come campi nella tabella o query sottostante oppure in una tabella correlata.

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Specificare i dati da raccogliere

Quando si scelgono i campi da includere nel modulo, non è necessario includere tutti i campi presenti nella tabella o nella query sottostante nel modulo. Tuttavia, devono essere soddisfatte le condizioni seguenti:

  • Campi obbligatori:    I campi contrassegnati con un simbolo asterisco (*) sono campi obbligatori. Se si raccolgono nuovi record, la procedura guidata includerà automaticamente tutti i campi la cui proprietà obbligatoria è impostata su . Se i campi obbligatori di un record sono vuoti, Access non riesce ad aggiungere il record alla tabella.

  • Tipi di campo non supportati:    Non sarà possibile includere alcuni tipi di campo nella maschera, ad esempio numerazione automatica, allegato, oggetto OLE o campi di ricerca multivalore.

  • Campo chiave primaria:    L'utente sarà in grado di digitare un valore nel campo quando si aggiungono i record, ma la risposta non verrà elaborata se il valore specificato è già in uso.

    Nota: Per ogni campo incluso, in Proprietà campo, specificare un'etichetta e fare clic su sola lettura se non si vuole che l'utente modifichi i dati in tale campo.

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Specificare l'elaborazione automatica o manuale dei dati

È possibile selezionare l'elaborazione automatica o manuale delle risposte. L'elaborazione automatica indica che quando si ricevono le risposte, Outlook e Access collaborano per esportare i dati nelle tabelle di destinazione nel database. L'elaborazione automatica consente di risparmiare tempo e fatica. L'elaborazione manuale indica solo che si avvia l'operazione di esportazione per trasferire i dati da una cartella specificata in Outlook alla tabella di destinazione in Access.

Le risposte vengono esportate correttamente nella tabella di destinazione, purché vengano soddisfatte le condizioni seguenti nel momento in cui le risposte raggiungono la cassetta postale:

  • Outlook deve essere già in esecuzione nel computer. Se Outlook non è in esecuzione, l'elaborazione viene avviata la volta successiva che si avvia Outlook.

  • L'accesso non deve essere protetto da password e non deve essere aperto in modalità esclusiva. Il nome o il percorso del database non deve essere cambiato dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere cambiati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • Per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e delle query sottostanti, è necessario disporre delle autorizzazioni necessarie.

    Nota: Se l'elaborazione automatica non riesce, provare a risolvere eventuali problemi e quindi esportare manualmente le risposte non riuscite. Le risposte che raggiungono la posta in arrivo dopo la risoluzione dei problemi continuano a essere elaborate automaticamente.

Impostare le proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte

Per specificare una cartella di Outlook diversa in cui vengono archiviate le risposte, nella pagina specificare il modo in cui elaborare la risposta della procedura guidata fare clic sul nome della cartella. Nella finestra di dialogo Seleziona cartella selezionare una cartella diversa oppure fare clic su nuovo per creare una nuova cartella.

Se si fa clic su Imposta proprietà per controllare l'elaborazione automatica delle risposte per modificare o ottimizzare le impostazioni di importazione, vedere la tabella seguente per informazioni sulle opzioni disponibili:

Opzione

Risultato

Ignorare le risposte da quelle a cui non è stato inviato il messaggio   

Selezionare questa casella di controllo se si vuole che vengano elaborate automaticamente solo le risposte inviate dai destinatari originali del messaggio. Le risposte provenienti da altri utenti vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Accettare più risposte da ogni destinatario   

Selezionare questa casella di controllo se si vuole che la prima risposta di ogni destinatario venga elaborata automaticamente. La seconda e le risposte successive vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Nota: Questa impostazione controlla solo il numero di risposte e non il numero di record in una singola risposta elaborati. In altre parole, se si invia un modulo di InfoPath, un utente è in grado di inviarti più record in una singola risposta e in Access elabora automaticamente tutti i record nella risposta, anche se questa casella di controllo non è selezionata.

Consentire solo gli aggiornamenti dei dati esistenti   

Quando i destinatari usano un modulo di InfoPath per aggiornare i dati, possono inviare nuovi record oltre agli aggiornamenti dei record esistenti. Selezionare questa casella di controllo per elaborare solo gli aggiornamenti dei record esistenti.

Numero di risposte da elaborare    

Digitare il numero totale di risposte (da tutti i destinatari) che si desidera elaborare automaticamente. Se si vuole che tutte le risposte vengano elaborate automaticamente, immettere un valore grande, ad esempio 5000, nella casella di testo. Le risposte ricevute dopo aver raggiunto il valore specificato vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Data e ora di arresto    

Specificare quando interrompere l'elaborazione automatica delle risposte per il messaggio di posta elettronica. Le risposte ricevute dopo la data e l'ora vengono archiviate nella cartella di destinazione, ma non vengono elaborate automaticamente.

Per modificare queste opzioni in un secondo momento, nel gruppo raccolta dati della scheda dati esterni fare clic su Gestisci risposte. Nella finestra di dialogo Gestisci messaggi raccolta dati selezionare il messaggio di cui si vogliono modificare le impostazioni e quindi fare clic su Opzioni messaggio. Le modifiche apportate nella finestra di dialogo hanno effetto su tutte le risposte successive ricevute per il messaggio.

Elaborazione manuale delle risposte

Per controllare quando e quali risposte vengono elaborate, non selezionare l'opzione processo automatico. Le risposte verranno archiviate in una cartella specificata in Outlook fino a quando non si seleziona e si fa clic con il pulsante destro del mouse su ogni risposta nella cartella e quindi si fa clic su Esporta dati in Microsoft Access nel menu di scelta rapida.

In alcuni casi potrebbe essere necessario elaborare manualmente le risposte che non sono state elaborate automaticamente.

Tenere presente quanto segue prima di esportare i dati

  • Il database di Access non deve essere aperto in modalità esclusiva e il nome o il percorso del database non deve essere cambiato dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • I nomi delle tabelle e delle query e le proprietà dei campi inclusi nel modulo non devono essere cambiati dopo l'invio del messaggio di posta elettronica.

  • Per aggiungere o aggiornare il contenuto delle tabelle e delle query sottostanti, è necessario disporre delle autorizzazioni necessarie.

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Selezionare il modo in cui si desidera specificare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari

Se si raccolgono solo nuove informazioni, è possibile specificare gli indirizzi di posta elettronica in due modi:

  • Digitare gli indirizzi di posta elettronica singolarmente nel messaggio di posta elettronica di Outlook oppure selezionare gli indirizzi da una rubrica.

  • Usare il campo indirizzo di posta elettronica nella tabella o query del database di Access corrente.

    Nota: Quando si raccolgono dati per aggiornare i record esistenti, la finestra di dialogo non viene visualizzata perché gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari devono essere prima disponibili come campo del database.

Immettere gli indirizzi di posta elettronica direttamente in Outlook

Se si specificano i destinatari in Outlook, è possibile visualizzare in anteprima e personalizzare il messaggio prima di inviarlo. Nel corpo del messaggio di posta elettronica sono incluse una breve introduzione e un modulo. Si consiglia di non apportare modifiche al modulo. Le modifiche apPortate alla struttura del modulo potrebbero causare la risposta non elaborata.

Usare gli indirizzi di posta elettronica archiviati in un campo del database

L'opzione per selezionare una tabella associata si riferisce alle tabelle correlate. Per visualizzare o modificare le relazioni tra tabelle nel database, vedere Strumenti database. nel gruppo relazioni della scheda fare clic su relazioni

Per altre informazioni sulle relazioni, vedere l'articolo Guida alle relazioni tra tabelle.

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Esaminare e specificare l'elenco dei destinatari

Il passaggio principale finale consiste nell'eseguire in anteprima e personalizzare il messaggio di posta elettronica, ottimizzare l'elenco dei destinatari e quindi inviare il messaggio di raccolta dati.

Creare e inviare il messaggio di posta elettronica

Quando la procedura guidata informa che ora è possibile creare il messaggio di posta elettronica e illustra come visualizzare lo stato della posta elettronica tramite il comando Gestisci risposte , potrebbero essere visualizzati alcuni messaggi di avviso. La tabella seguente descrive ogni avviso e l'azione che è possibile eseguire per risolverlo:

Avviso messaggio

Descrizione

Alcuni record non contengono un indirizzo valido nel campo indirizzo di posta elettronica specificato. Per queste righe non verrà restituito alcun dato.

Il campo dell'indirizzo di posta elettronica selezionato contiene valori null.

Se si vogliono raccogliere dati per ogni record, chiudere la procedura guidata e sostituire i valori null con gli indirizzi di posta elettronica. Avviare di nuovo la procedura guidata.

Al momento si dispone di un blocco esclusivo nel database; l'elaborazione automatica non riuscirà fino a quando non viene rilasciato il blocco.

Il database è attualmente aperto in modalità esclusiva.

Se si è scelto di elaborare le risposte automaticamente, l'elaborazione non riesce perché Access non può aggiungere o aggiornare un database con un blocco esclusivo. Chiudere e riaprire il database in modalità non esclusiva immediatamente dopo l'invio del messaggio

Questi messaggi di posta elettronica possono contenere dati di natura confidenziale o sensibile.

Si raccolgono dati per aggiornare i record esistenti e il modulo che si sta per inviare sarà precompilato con i dati esistenti.

Se alcuni campi del modulo includono dati riservati, tornare al passaggio della procedura guidata in cui sono stati selezionati i campi e rimuovere i campi contenenti dati riservati dal modulo

Dopo aver visualizzato in anteprima e personalizzato il messaggio, è possibile filtrare il campo dell'indirizzo di posta elettronica e selezionare i destinatari. Scegliere gli indirizzi di posta elettronica che si desidera utilizzare selezionando le caselle di controllo corrispondenti. Se viene visualizzata una finestra di dialogo che elenca gli indirizzi di posta elettronica non validi, prendere nota degli indirizzi nell'elenco e fare clic su Esci. Verificare gli indirizzi non validi, apportare le correzioni necessarie e quindi provare a inviare nuovamente il messaggio.

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