Supplemento all'informativa sulla privacy per Microsoft Access 2010

Uso Office.com modelli

La scheda Nuovo nella visualizzazione Microsoft Office Backstage (fare clic sulla scheda File e quindi su Nuovo)può fornire assistenza aggiornata scaricata da Office.com per i documenti basati sui modelli. È anche possibile inviare feedback sui modelli e fornire una valutazione numerica per ogni modello scaricato.

Quando si apre un modello o un file basato su un modello, Access 2010, a seconda delle impostazioni della Guida, i contatti Office.com. Vengono inviati l'ID del modello, il programma e la versione in uso, insieme alle informazioni standard sul computer.

L'ID modello viene usato per identificare il modello originale scaricato da Office.com o incluso nell'installazione di Access 2010. Non identifica in modo univoco il database di Access. L'ID è lo stesso per tutti gli utenti dello stesso modello.

Collegamento a origini dati

Le tabelle collegate e altre origini dati vengono salvate nei metadati come parte del database di Access 2010. In alcuni casi, il collegamento potrebbe includere il nome utente o le informazioni sui server della rete. Nel caso di una connessione dati, è possibile scegliere di salvare un nome utente o una password nel collegamento alla connessione dati.

Inoltre, se si hanno database associati, il percorso del database associato viene salvato nel database di Access.

Stampa

Quando si stampa un file di Access 2010 e quindi lo si salva, Access 2010 salva il percorso della stampante insieme al file. In alcuni casi, il percorso potrebbe includere un nome utente o un nome computer.

Siti area di lavoro documenti

Access 2010 consente di accedere a un sito area di lavoro documenti in un sito di Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un sito area di lavoro documenti è uno spazio condiviso in cui è possibile collaborare con altri membri del team su uno o più database di Access.

Quando si accede a un sito area di lavoro documenti, Access 2010 scarica i dati dal sito area di lavoro documenti per fornire informazioni sul sito. Questi dati includono:

• Nome del sito di SharePoint Foundation

• URL o indirizzo del sito

• Nomi, indirizzi di posta elettronica e livelli di autorizzazione degli utenti del sito

• Elenchi di documenti, attività e altre informazioni disponibili nel sito

Access 2010 archivia anche un elenco dei siti di SharePoint Foundation visitati nel computer sotto forma di cookie. Questo elenco consente di accedere rapidamente ai siti visitati in precedenza. L'elenco dei siti visitati non è accessibile da Microsoft e non viene esposto su Internet, a meno che non si scese di rendere l'elenco più disponibile.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 offre siti area di lavoro condivisi basati sul Web in cui è possibile collaborare a documenti o riunioni.

Quando si accede a un sito di SharePoint, tramite un Web browser o un'altra applicazione di Office, nel computer viene salvato un cookie se si hanno le autorizzazioni necessarie per creare un nuovo sito secondario nel sito. Insieme, questi cookie formano un elenco di siti per i quali si hanno le autorizzazioni. Questo elenco è usato da diverse applicazioni di Office per consentire un accesso rapido ai siti visitati in precedenza.

L'elenco dei siti visitati non è accessibile da Microsoft e non viene esposto su Internet, a meno che non si scese di rendere l'elenco più disponibile.

Quando in SharePoint Foundation si crea un nuovo sito Web o un nuovo elenco oppure si aggiungono o si invitano persone a un sito Web o a un elenco esistente, il sito salva i seguenti file per ogni persona, incluso:

• Nome e cognome

• Indirizzo di posta elettronica

A ogni elemento aggiunto o modificato nel sito dall'utente corrente o da altri utenti del sito viene aggiunto un ID utente. Come per tutto il contenuto del sito di SharePoint, solo gli amministratori e i membri del sito devono avere accesso a queste informazioni.

Tutti gli elementi del sito di SharePoint includono due campi: Creato da e Modificato da. Il campo Creato da viene compilato con il nome utente della persona che ha creato l'elemento e la data di creazione. Il campo Modificato da viene compilato con il nome utente dell'ultima persona che ha modificato il database di Access 2010 e la data dell'ultima modifica.

Gli amministratori dei server in cui sono ospitati i siti di SharePoint hanno accesso ad alcuni dati di questi siti, usati per analizzare i modelli di utilizzo del sito e migliorare la percentuale di tempo in cui il sito è disponibile. Questi dati sono disponibili solo per gli amministratori del server e non vengono condivisi con Microsoft a meno che il sito di SharePoint non sia ospitato da Microsoft. I dati acquisiti in modo specifico includono i nomi, gli indirizzi di posta elettronica e le autorizzazioni di tutte le persone che hanno accesso al sito.

Tutti gli utenti che dispongono dell'accesso a un sito di SharePoint specifico possono eseguire ricerche e visualizzare tutto il contenuto disponibile nel sito.

Controllo

Microsoft SharePoint Foundation 2010 offre caratteristiche di controllo che consentono agli amministratori di mantenere un audit trail affidabile del modo in cui gli utenti lavorano con determinati contenuti.

Quando gli amministratori di SharePoint Foundation abilitano la caratteristica di controllo, il server registra automaticamente nel database del contenuto di SharePoint determinate azioni eseguite dall'utente. Queste azioni includono la visualizzazione, la modifica, l'archiviazione e l'estrazione. Per ogni azione registrata, il server registra informazioni di identificazione sul file, l'azione e l'ID SharePoint dell'utente. Nell'ambito di questa funzionalità, non vengono inviati dati a Microsoft.

Questa caratteristica è disattivata per impostazione predefinita ed è disponibile solo per gli amministratori dei siti di SharePoint in cui è archiviato il contenuto.

Raccolta di dati in Access

Access 2010 consente di raccogliere dati tramite posta elettronica inviando moduli basati su HTML o basati su Microsoft InfoPath 2010. Quando si invia un messaggio di posta elettronica per la raccolta dei dati, gli indirizzi di posta elettronica di tutti i destinatari vengono raccolti e archiviati nel database di Access. Queste informazioni possono essere usate per tenere traccia dei dati ricevuti dai destinatari e per inviare loro messaggi di posta elettronica in futuro. È possibile scegliere di archiviare automaticamente o manualmente i dati inviati tramite posta elettronica nel database.

Dove potrebbe essere archiviato il nome

In alcuni casi, Access 2010 archivia il nome dell'utente per offrire un'esperienza migliore quando si usano alcune caratteristiche. Ad esempio, il nome dell'utente è archiviato in queste posizioni:

• Campi Autore

• Proprietà file AuthorName

Per rimuovere il proprio nome da questi campi e proprietà, eseguire le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. In Guidafare clic su Opzionie quindi su Database corrente.

3. In Opzioni applicazione selezionarela casella di controllo Rimuovi informazioni personali dalle proprietà del file al salvataggio.

È possibile rimuovere il proprio nome e le iniziali dai campi Nomee Iniziali.

Microsoft Office soluzioni create da altre società possono includere anche il nome dell'utente o altre informazioni personali nelle proprietà personalizzate associate al file.

Se si usa il controllo Web Microsoft Office, Microsoft Excel Data Access, DataCalc o altre caratteristiche che consentono di connettersi direttamente a un'altra origine dati, le informazioni di autorizzazione (ID utente e password) potrebbero essere salvate nel database di Access. Per modificare o eliminare queste informazioni di autorizzazione, è necessario modificare le proprietà della connessione in modo appropriato.

Firme digitali

Una firma digitale è una caratteristica facoltativa che consente di autenticare l'identità della persona che ha inviato un database di Access. Una firma digitale è un valore crittografato univoco dei dati del database di Access a cui si sta firmando. Quando si invia un database di Access con una firma digitale, la firma viene inviata al destinatario, insieme ai dati del database di Access e a un certificato digitale attendibile dell'utente (il mittente). Il certificato digitale viene rilasciato da un'autorità di certificazione, ad esempio VeriSign, e contiene informazioni per autenticare il mittente e verificare che il contenuto originale del database di Access non sia stato alterato. Access potrebbe contattare automaticamente l'Autorità di certificazione online per verificare la firma digitale.

Quando si firma un database di Access, viene visualizzata una finestra di dialogo che mostra le informazioni incluse nella firma digitale, ad esempio la data e l'ora del sistema, il numero di versione del sistema operativo, il Microsoft Office numero di versione e il numero di versione di Access 2010.

Protezione del database

Protezione database consente di proteggere il database di Access 2010 crittografarlo con una password.

Per crittografare il database con una password, eseguire le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. Fare clic suInformazioni e quindi su Crittografa con password.

3. Digitare una password nelle caselle Passworde Verifica.

La password immessa non viene archiviata con il file e viene usata per generare chiavi per crittografare il file. È possibile scegliere di rimuovere la password e la crittografia nel database. Per rimuovere la crittografia, eseguire le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. Fare clic su Informazionie quindi su Decrittografa database.

3. Digitare la password nella casella Password.

Memorizzazione nella cache e sincronizzazione dei dati

Le informazioni contenute nei database di Access 2010 o in tabelle esterne collegate ai database di Access potrebbero essere archiviate localmente nel computer come tabella di Access nel database. Questa operazione viene eseguita per migliorare le prestazioni di Access 2010. È possibile disabilitare questa funzionalità:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. In Guida fare clic su Opzioni.

3. Fare clic sulla scheda Database corrente.

4. Fare clic su Non memorizzare mai nella cache.

Microsoft Office di applicazioni Web

Alcuni file di Access 2010 scaricano informazioni da Internet o da una Intranet. Le informazioni standard sul computer vengono così inviati all'origine delle informazioni. Una finestra di dialogo chiede se si desidera inviare queste informazioni la prima volta che si apre un'applicazione pubblicata. È possibile scegliere di chiudere questa finestra di dialogo per le richieste future facendo clic sulla casella di controllo Non visualizzare più questo messaggio.

Controllo Web browser

Quando si apre una maschera in un file di Access 2010 che include un controllo Web browser, i dati dell'applicazione potrebbero essere inviati a un sito Web Internet identificato dal controllo Web browser.

Funzioni di Access

Quando si apre un file di Access 2010, potrebbe essere disponibile un'espressione che usa funzioni, ad esempio CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups o IsCurrentWebUserInGroup. Il file può includere funzioni per recuperare il nome utente, il nome di accesso, l'indirizzo di posta elettronica o informazioni relative ai gruppi di utenti da un sito di SharePoint. Per impostazione predefinita, queste informazioni vengono archiviate nel file di Access 2010 in modalità offline. È possibile scegliere di non archiviare queste informazioni nel file eseguendo le operazioni seguenti:

1. Fare clic sulla scheda File.

2. In Guida fare clic su Opzioni.

3. Fare clic su Database corrente.

4. In Memorizzazione nella cache delle tabelle di Servizio Web e SharePointselezionare la casella di controllo Usa formato cache compatibile con Microsoft Access 2010 o versione successiva e quindi selezionare la casella di controllo Cancella cache alla chiusura o Non memorizzare mai nella cache.

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