Accedere ai dati di un ex utente ed eseguirne il backup

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Quando un dipendente lascia l'organizzazione, è consigliabile accedere ai dati, ovvero i documenti e messaggi di posta elettronica - e uno rivederla, eseguirne il backup o trasferire la proprietà a un nuovo dipendente.

Parte 1: accedere ai documenti di OneDrive for Business dell'ex dipendente

  1. Accedere a Office 365 con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione.

  2. Accedere all'interfaccia di amministrazione di Office 365.

  3. Passare a utenti attivi e selezionare l'utente.

  4. Espandere Impostazioni di OneDrive nel riquadro dei dettagli utente e quindi fare clic su file di Access.

  5. Copiare i file per il proprio OneDrive for Business o un percorso comune.

    Esistono alcuni modi per copiare i file in Office 365. Vedere Video: configurare lo spazio di archiviazione di documenti e la condivisione in Office 365. In alternativa, per sincronizzare i file e quindi caricare i file per il OneDrive for Business o il sito del team, vedere Sincronizzazione dei file di OneDrive for Business.

Parte 2: accedere alle informazioni di Outlook dell'ex dipendente

Per salvare i messaggi di posta elettronica, il calendario, le attività e i contatti dell'ex dipendente, è possibile esportare le informazioni in un file di dati di Outlook (con estensione pst).

  1. Aggiunta di posta elettronica dell'ex dipendente per il Outlook (se si Reimposta la password dell'utente, è possibile impostare l'a un elemento solo si conosce.)

  2. In Outlook scegliere File.

    Aspetto della barra multifunzione di Outlook 2016.

  3. Scegliere Apri ed esporta > Importa/Esporta.

    Comando Importa/esporta nella visualizzazione Backstage

  4. Fare clic su Esporta in un file e quindi su Avanti.

    Opzione Esporta in un file nell'Importazione/Esportazione guidata

  5. Fare clic su File di dati di Outlook (pst) e quindi su Avanti.

  6. Selezionare l'account da esportare facendo clic sul nome o indirizzo, ad esempio cassetta postale – Elena Weiler o anne@contoso.comdi posta elettronica. Se si desidera esportare tutti gli elementi in un account, tra cui posta elettronica, calendario, contatti, attività e note, assicurarsi che sia selezionata la casella di controllo Includi sottocartelle.

    Nota :  È possibile esportare un solo account alla volta. Se si desidera esportare più account, ripetere questi passaggi per ognuno di essi.

    finestra di dialogo esporta file di dati di outlook con la cartella principale selezionata e l'opzione includi sottocartelle selezionata

  7. Fare clic su Avanti.

  8. Fare clic su Sfoglia per selezionare la posizione in cui salvare il File di dati di Outlook (pst). Digitare un nome file, quindi fare clic su OK per continuare.

    Nota : Se l'esportazione è già stata usata, verranno visualizzati il nome del file e il percorso della cartella precedenti. Digitare un nome file diverso prima di fare clic su OK.

  9. Se si esegue l'esportazione in un File di dati di Outlook (pst) esistente, in Opzioni specificare come procedere per l'esportazione di elementi già esistenti nel file.

  10. Fare clic su Fine.

Outlook avvia immediatamente l'esportazione, a meno che non venga creato un nuovo File di dati di Outlook (pst) o non venga usato un file protetto da password.

  1. Se si crea un nuovo File di dati di Outlook (pst), è possibile impostare una password facoltativa per proteggerlo. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Crea file di dati di Outlook, digitare la password nelle caselle Password e Verifica password e quindi fare clic su OK. Nella finestra di dialogo Password file di dati di Outlook digitare la password e quindi fare clic su OK.

  2. Se si esegue l'esportazione in un File di dati di Outlook (pst) esistente protetto da password, nella finestra di dialogo Password file di dati di Outlook digitare la password e quindi fare clic su OK.

Per la procedura per Office 2010, vedere Esportare o eseguire il backup di posta elettronica, contatti ed elementi del calendario in un file PST di Outlook.

Parte 3 - concedere l'accesso della posta elettronica dell'ex dipendente a un altro utente

Per concedere l'accesso dei messaggi di posta elettronica, calendario, attività e contatti dell'ex dipendente a un altro dipendente, importare le informazioni in arrivo di Outlook di un altro dipendente.

  1. In Outlook scegliere File > Apri ed esporta > Importa/Esporta.

    Verrà avviata l'Importazione/Esportazione guidata.

  2. Scegliere Importa dati da altri programmi o file e quindi fare clic su Avanti.

    Importazione/Esportazione guidata

  3. Scegliere File di dati di Outlook (pst) e fare clic su Avanti.

  4. Passare al file PST che si vuole importare.

  5. In Opzioni scegliere come si vuole gestire i duplicati.

  6. Fare clic su Avanti.

  7. Se al file di dati di Outlook (con estensione pst) è stata assegnata una password, immettere la password e quindi fare clic su OK.

  8. Importare le opzioni per l'importazione degli elementi. Solitamente, non è necessario modificare le impostazioni predefinite.

  9. Fare clic su Fine.

Suggerimento    Se si vogliono importare o ripristinare solo pochi elementi da un File di dati di Outlook (pst), è possibile aprire questo file e quindi nel riquadro di spostamento fare clic e trascinare gli elementi dalle cartelle del file di dati di Outlook a quelle esistenti di Outlook.

Per la procedura per Office 2010, vedere Importare posta elettronica, contatti e calendario da un file PST di Outlook.

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