Accedere ai contatti commerciali in remoto: utilizzare la sincronizzazione in Business Contact Manager

Se si usa Outlook in un dispositivo mobile o si esegue l'accesso a Office Outlook Web Access (OWA) per controllare i messaggi di posta elettronica, si è già consapevoli dell'importanza di poter accedere facilmente a informazioni personali e commerciali quando si è lontani dal computer. Ora è possibile usare un cellulare, OWA, un account Windows Live o un sito di SharePoint per accedere ai propri contatti commerciali di Business Contact Manager per Outlook nello stesso modo in cui si accede ai propri contatti di Outlook, Windows Live o SharePoint.

Questo articolo descrive come configurare e usare la sincronizzazione per accedere ai propri contatti commerciali via Internet, come usare in remoto i record Contatto commerciale, come interrompere la sincronizzazione e i risultati del passaggio a un altro database mentre è attivata la sincronizzazione.

Per informazioni su come rendere i dati commerciali sempre accessibili, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager.

Per saperne di più

Perché sincronizzare i contatti commerciali?

Funzionamento della sincronizzazione

Esempio: viaggio di lavoro

Rendere i contatti commerciali accessibili via Internet

Scegliere una cartella di sincronizzazione

Cambiare la cartella di sincronizzazione dei contatti commerciali

Interrompere la sincronizzazione dei contatti commerciali

Creare record di Business Contact Manager dai record Contatto

In che modo il passaggio a un altro database influisce sulla sincronizzazione?

Passare a un altro database durante la sincronizzazione dei contatti commerciali

Rimuovere i contatti commerciali sincronizzati importati da un altro database

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Perché sincronizzare i contatti commerciali?

Quando si esegue la sincronizzazione, o il "mirroring", dei contatti commerciali di Business Contact Manager per Outlook, è possibile accedere in remoto ai contatti commerciali, insieme agli altri elenchi di contatti. Se ad esempio si sta pianificando un viaggio di lavoro per presentare un nuovo prodotto ai clienti ed è necessario accedere via Internet alle informazioni sui clienti, così come si accede in remoto agli altri contatti, è possibile impostare i contatti commerciali per la sincronizzazione.

Nota    Se è necessario rendere tutti i dati commerciali sempre accessibili, non solo le informazioni sui contatti commerciali, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager.

Per impostare l'accesso remoto per i contatti commerciali, è sufficiente scegliere il tipo di cartella Contatti di Outlook che si usa con OWA o con un dispositivo mobile quando si è fuori ufficio. Le cartelle tra cui è possibile scegliere in Outlook includono i contatti di Outlook, Windows Live Contacts o i contatti di SharePoint, oltre a qualsiasi cartella di contatti personalizzata eventualmente creata.

Funzionamento della sincronizzazione

Tramite il processo di sincronizzazione, i contatti commerciali vengono copiati nella cartella Contatti di Outlook selezionata. Entrambi i tipi di record vengono visualizzati nell'elenco Contatti che si usa quando si è fuori ufficio. I record Contatto commerciale sono contrassegnati da un'icona "contatto commerciale" Icona di contatto commerciale sincronizzato. Sarà quindi possibile accedere ai record Contatto commerciale via Internet, nello stesso modo in cui si accede ai propri contatti di Outlook.

Attraverso la sincronizzazione vengono aggiornati i record nel database Business Contact Manager con le eventuali modifiche apportate ai record sincronizzati via Internet e vengono aggiornati i record sincronizzati con le eventuali modifiche apportate ai record nel database. Tutti gli aggiornamenti avvengono in background e non interferiscono con le attività dell'utente.

Nota   Quando si interrompe la sincronizzazione dei contatti commerciali, questi vengono automaticamente rimossi da Outlook, SharePoint, Windows Live o dalle altre cartelle di contatti sincronizzate.

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Esempio: viaggio di lavoro

Durante un viaggio di lavoro, si visita un cliente e si apprende che il responsabile degli acquisti, Davide Milano, ha lasciato l'azienda ed è stato sostituito da un nuovo responsabile degli acquisti, Mattia Trentini. Si vuole eliminare il record di Davide dai contatti commerciali e creare un nuovo record per Mattia. Si accede quindi a OWA, si fa clic sul record di Davide e lo si elimina. Poi si fa clic su Nuovo, si immettono le informazioni su Mattia e si salva il nuovo record.

In pochi minuti le modifiche vengono copiate in Outlook nel computer dell'ufficio. Davide Milano viene eliminato dalla cartella Contatti di Outlook e il relativo record viene spostato nella cartella Posta eliminata in Business Contact Manager per Outlook. Mattia Trentini viene aggiunto alla cartella Contatti di Outlook, ma il relativo record è solo un contatto di Outlook, non un record Contatto commerciale. Solo i record Contatto commerciale esistenti vengono sincronizzati. Non è possibile creare nuovi record Contatto commerciale via Internet.

Al termine del viaggio, è possibile impostare Mattia Trentini come contatto commerciale, seguendo la procedura descritta nella sezione Creare record di Business Contact Manager da record Contatto in questo articolo.

Se è necessario avere a disposizione tutti i record commerciali durante i viaggi di lavoro, è possibile configurare il database in modo da renderlo disponibile in un computer portatile da portare con sé. Per informazioni su come rendere i dati commerciali sempre accessibili, vedere Lavorare offline con Business Contact Manager.

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Rendere i contatti commerciali accessibili via Internet

Per poter usare le informazioni sui contatti commerciali ovunque ci si trovi, è possibile spostare o copiare i singoli record Contatto commerciale nella cartella usata per accedere in remoto ai contatti, ma in questo caso si perderebbero i dati associati ai record in Business Contact Manager per Outlook e i vantaggi della sincronizzazione. Ogni volta che viene apportata una modifica a un record, sarebbe necessario apportare manualmente la stessa modifica alla copia del record, nel database o nei record copiati su Internet.

È invece possibile aggiungere i contatti commerciali alla cartella Contatti di Outlook, in modo da renderli disponibili su Internet, quando si usa OWA o un dispositivo mobile. Quando la sincronizzazione dei contatti commerciali è abilitata, è possibile aggiornare il record di un contatto in una posizione e le modifiche vengono automaticamente apportate nell'altra copia del record, nel database o su Internet.

La caratteristica di sincronizzazione dei contatti commerciali copia i contatti commerciali nel tipo selezionato di cartella Contatti di Outlook e mantiene i record originali nel database Business Contact Manager. Le informazioni in entrambe le copie dei record Contatto commerciale vengono sincronizzate automaticamente, indipendentemente da come si accede ai record.

  1. Fare clic sulla scheda File.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Microsoft Outlook, premere ALT + F.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Business Contact Manager, premere ALT + B.

  3. Fare clic su Sincronizza e quindi su Avvia sincronizzazione di contatti commerciali.

    Scelta rapida da tastiera Per aprire il menu Sincronizza, premere ALT + M.

  4. Nella finestra di dialogo Impostazioni di sincronizzazione scegliere il tipo di cartella Contatti di Outlook in cui copiare i contatti commerciali.

    Le opzioni che è possibile scegliere variano a seconda dei programmi o delle applicazioni Web che si usano per accedere ai dati in remoto. Per informazioni su come scegliere una cartella, vedere Scegliere una cartella di sincronizzazione più avanti in questo articolo.

  5. Se si vuole che i contatti commerciali vengano archiviati in una categoria specifica della cartella Contatti di Outlook, lasciare selezionata la casella di controllo Categoria e quindi fare clic sulla categoria desiderata. In caso contrario, deselezionare la casella di controllo.

  6. Fare clic su OK.

    I contatti commerciali vengono copiati nella cartella Contatti selezionata e sono automaticamente mantenuti sincronizzati tra le due cartelle.

    I record Contatto commerciale sono contrassegnati da un'icona "contatto commerciale" Icona di contatto commerciale sincronizzato per distinguerli dai contatti di Outlook.

Nota    Quando si interrompe la sincronizzazione dei contatti commerciali, questi vengono automaticamente rimossi dalla cartella Contatti di Outlook.

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Scegliere una cartella di sincronizzazione

Quando si avvia il processo di sincronizzazione, viene chiesto di scegliere una cartella che conterrà la copia dei record Contatto commerciale. Questa è la cartella che già si usa per accedere ai contatti da un portatile o un dispositivo mobile quando si è fuori ufficio.

Nota    Se si usa un dispositivo mobile, questo deve essere configurato per la sincronizzazione dei contatti di Outlook.

Le cartelle disponibili nella finestra di dialogo Impostazioni di sincronizzazione dipendono dai programmi o dalle applicazioni Web che si usano per l'accesso ai dati in remoto e dalle impostazioni di Outlook. Le cartelle Contatti di Outlook possono includere file PST, file OST, Windows Live Contacts o contatti di SharePoint.

Ecco i tipi di cartelle di contatti che possono essere usati per sincronizzare i contatti commerciali:

Account di Microsoft Exchange    Fare clic su questa opzione se si accede alla posta elettronica con un account di Microsoft Exchange Server 2010. I contatti commerciali verranno copiati nella stessa cartella usata per i contatti di Outlook.

File di dati di Outlook (pst)    Fare clic su questa opzione per copiare i contatti commerciali nella stessa cartella usata per accedere ai contatti di Outlook. È possibile usare questa opzione se si accede ai contatti dal cellulare o tramite account Exchange, POP o altri account di posta Internet.

Account Windows Live    Fare clic su questa opzione per sincronizzare i contatti commerciali con Windows Live Contacts se si accede a Windows Live Contacts in un computer remoto o un dispositivo mobile.

Elenco contatti di SharePoint Fare clic su questa opzione se si usa SharePoint e si ha un elenco di contatti nel sito di SharePoint a cui si accede. I contatti commerciali verranno sincronizzati con l'elenco di contatti di SharePoint.

Altra cartella di contatti Fare clic su questa opzione se è stata creata un'altra cartella di contatti di Outlook che si vuole usare per la sincronizzazione dei contatti commerciali.

Note   

  • È possibile sincronizzare un solo account di posta elettronica e un solo tipo di cartella di contatti alla volta.

  • Se si usa un dispositivo mobile, questo deve essere configurato per la sincronizzazione dei contatti.

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Cambiare la cartella di sincronizzazione dei contatti commerciali

È possibile sincronizzare i record Contatto commerciale con una sola cartella alla volta, tuttavia questa cartella può essere cambiata ogni volta che è necessario, anche se si sta già eseguendo la sincronizzazione con una cartella diversa. Per cambiare la cartella, modificare le impostazioni di sincronizzazione.

  1. Fare clic sulla scheda File.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Microsoft Outlook, premere ALT + F.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Business Contact Manager, premere ALT + B.

  3. Fare clic su Sincronizza ed eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si sta eseguendo la sincronizzazione dei contatti commerciali con una cartella, fare clic su Modifica impostazioni.

    • Se non si sta eseguendo la sincronizzazione dei contatti commerciali, fare clic su Avvia sincronizzazione contatti commerciali.

  4. Nella finestra di dialogo Impostazioni di sincronizzazione fare clic su una cartella di contatti.

    Per informazioni sulle opzioni disponibili, vedere Scegliere una cartella di sincronizzazione più indietro in questo articolo.

  5. Se si vuole che i contatti commerciali vengano archiviati in una categoria specifica della cartella Contatti di Outlook, lasciare selezionata la casella di controllo Categoria e quindi fare clic sulla categoria desiderata. In caso contrario, deselezionare la casella di controllo.

  6. Fare clic su OK.

    Nota    Quando si sceglie una cartella diversa, tutti i contatti commerciali sincronizzati vengono rimossi dalla cartella precedente.

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Interrompere la sincronizzazione dei contatti commerciali

  1. Fare clic sulla scheda File.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Microsoft Outlook, premere ALT + F.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Business Contact Manager, premere ALT + B.

  3. Fare clic su Sincronizza e quindi su Interrompi sincronizzazione di contatti commerciali.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire il menu Sincronizza, premere ALT + M.

Tutti i record Contatto commerciale sincronizzati verranno rimossi dalla cartella dei contatti.

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Creare record di Business Contact Manager dai record Contatto

Solo i record basati su contatti commerciali nel database Business Contact Manager vengono sincronizzati. Quando la sincronizzazione è abilitata, qualsiasi nuovo contatto creato nella cartella dei contatti sincronizzati verrà visualizzato solo come contatto di Outlook, a meno che il contatto non venga anche copiato o spostato in Business Contact Manager per Outlook.

È possibile aggiungere i contatti come qualsiasi record di tipo Account o Contatto commerciale, inclusi i tipi di record personalizzati eventualmente creati.

Nota    Se si sposta un contatto di Outlook in Business Contact Manager per Outlook come un record Account, non è più possibile sincronizzare tale record per l'uso via Internet.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic sul pulsante Contatti.

  2. Fare clic sul contatto che si vuole copiare o spostare in Business Contact Manager per Outlook.

  3. Nel gruppo Ufficio della barra multifunzione fare clic su Crea record.

  4. Eseguire una delle operazioni seguenti per scegliere il tipo di record da creare:

    • Fare clic su Copia in Business Contact Manager e quindi sul tipo di record.

    • Fare clic su Sposta in Business Contact Manager e quindi sul tipo di record.

Il record verrà creato automaticamente. Per visualizzare il record in Business Contact Manager per Outlook, nel riquadro di spostamento fare clic su Gestione contatti in Business Contact Manager.

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In che modo il passaggio a un altro database influisce sulla sincronizzazione?

In Business Contact Manager per Outlook è possibile usare un solo database alla volta.

Se è necessario passare a un altro database, è possibile farlo, anche quando è attivata la sincronizzazione dei contatti commerciali. Quando si sceglie un nuovo database, viene chiesto come si desidera gestire i record sincronizzati dal database che si sta chiudendo. Scegliere una delle opzioni seguenti:

  • Mantieni in contatti di Outlook. Fare clic su questa opzione per mantenere nella cartella dei contatti di Outlook i contatti sincronizzati già esistenti. Questi record di contatti continueranno a essere disponibili nella cartella Contatti e verranno contrassegnati dall'icona di contatto commerciale. Non verranno visualizzati nell'elenco di contatti commerciali nel nuovo database a meno che non li si aggiunga. Non verrà apportata alcuna modifica ai record nel database precedente.

Se si sceglie questa opzione, è possibile eliminare in un secondo momento i contatti sincronizzati dalla cartella Contatti di Outlook, usando la procedura descritta nella sezione Rimuovere contatti commerciali sincronizzati importati da un altro database di questo articolo.

  • Elimina da contatti di Outlook. Fare clic su questa opzione per eliminare i contatti commerciali sincronizzati dalla cartella Contatti di Outlook. Non verrà apportata alcuna modifica ai contatti commerciali nel database precedente.

  • Importa nel database corrente di Business Contact Manager. Fare clic su questa opzione per aggiungere nel nuovo database tutti i contatti commerciali sincronizzati già esistenti come contatti commerciali. Le modifiche apportate ai contatti commerciali importati non avranno effetto sui record del database precedente.

    Nota    Se si sceglie di eseguire l'importazione, i contatti commerciali sincronizzati non vengono eliminati dalla cartella Contatti di Outlook.

Finestra di dialogo di sincronizzazione dei contatti aziendali

La sincronizzazione viene attivata automaticamente per il nuovo database.

Per informazioni su come passare a un altro database, vedere Creare o selezionare un nuovo database Business Contact Manager.

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Passare a un altro database durante la sincronizzazione dei contatti commerciali

  1. Fare clic sulla scheda File.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Microsoft Outlook, premere ALT + F.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Business Contact Manager, premere ALT + B.

  3. Fare clic su Gestisci database e quindi sull'opzione desiderata per il database.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire il menu Gestisci database, premere ALT + D.

  4. Seguire la procedura descritta in Creare o selezionare un nuovo database Business Contact Manager per eseguire la connessione a un nuovo database.

  5. Se la cartella Contatti contiene già contatti commerciali sincronizzati da un altro database Business Contact Manager, viene visualizzata la finestra di dialogo Sincronizzazione contatti commerciali. Fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Mantieni in contatti di Outlook

    • Elimina da contatti di Outlook

    • Importa nel database corrente di Business Contact Manager

  6. Fare clic su OK.

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Rimuovere i contatti commerciali sincronizzati importati da un altro database

Se è stata eseguita l'importazione dei contatti commerciali dal database precedente, si potrebbe rilevare la presenza di record di contatti commerciali estranei. Per rimuovere i record, usare la procedura seguente.

  1. Fare clic sulla scheda File.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Microsoft Outlook, premere ALT + F.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire la visualizzazione Backstage di Business Contact Manager, premere ALT + B.

  3. Fare clic su Sincronizza e quindi su Rimuovi contatti eliminati da Outlook.

    Scelta rapida da tastiera    Per aprire il menu Sincronizza, premere ALT + M.

I contatti eliminati verranno rimossi dal database.

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Si applica a: Outlook 2013, Outlook 2010



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