Abilitare e configurare il controllo delle versioni per una raccolta di SharePoint

Una delle molte decisioni che è necessario prendere durante la configurazione di una raccolta di SharePoint riguarda il controllo delle versioni. È infatti necessario stabilire se si desidera conservare varie versioni di ogni elemento o file per ogni modifica e, in caso affermativo, decidere il numero di versioni, se si desidera conservare solo le versioni principali o anche quelle secondarie, se tutti gli utenti del sito dovranno vedere tutte le versioni bozza oppure se tali versioni dovranno essere visibili solo per l'autore e gli utenti con le autorizzazioni Progettazione o Controllo completo. La decisione per ognuno di questi aspetti deve essere basata sul tipo e l'importanza degli elementi e dei file nelle raccolte, sugli scopi di ogni elemento o file, sulle esigenze specifiche del gruppo di utenti e sul livello di sicurezza che occorre garantire.

Contenuto dell'articolo

Motivi validi per abilitare il controllo delle versioni

Funzionamento delle impostazioni di controllo delle versioni

Abilitare il controllo delle versioni in una raccolta di SharePoint

Disabilitare il controllo delle versioni in una raccolta di SharePoint

Motivi validi per abilitare il controllo delle versioni

L'abilitazione del controllo delle versioni per le raccolte di SharePoint consente di tenere traccia delle informazioni e di gestirle mano a mano che si evolvono nel tempo. In questo modo è possibile accedere a versioni precedenti e recuperarle, se necessario. Si tratta di un'opportunità molto comoda, ad esempio, nel caso di un file danneggiato o se ci si accorge che le versioni precedenti di un file sono in effetti più accurate delle successive. Alcune organizzazioni conservano più versioni dei file per soddisfare requisiti di legge o di revisione contabile. Il controllo delle versioni è disattivato per impostazione predefinita. Per attivarlo e implementare le decisioni prese in merito all'utilizzo di questa funzionalità, è necessario disporre delle autorizzazioni di Controllo completo o Progettazione.

È inoltre possibile tenere traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie di un file. Ciò può risultare utile, ad esempio, per verificare l'evoluzione di una pratica legale o esaminare tutte le fasi del processo alla base dello sviluppo di un nuovo programma. Una versione principale può indicare che un particolare documento è pronto per la revisione da parte di un pubblico più ampio, mentre una versione secondaria (bozza) rappresenta un lavoro in corso non ancora pronto per la divulgazione.

Una versione principale risulta in genere modificata in modo significativo rispetto all'ultima versione principale precedente e viene identificata tramite un numero intero, come 2.0. Le versioni principali sono solitamente visibili per tutti gli utenti che hanno accesso alla raccolta. Una versione secondaria include di solito solo modifiche di minore entità rispetto all'ultima versione principale ed è identificata tramite un numero decimale, ad esempio 2.1. In generale, le versioni secondarie sono visibili solo per coloro che eseguono le modifiche e per gli utenti con l'autorizzazione Controllo completo o Progettazione. È comunque possibile impostare la raccolta per consentire a tutti gli utenti del sito di vedere tutte le bozze disponibili.

Nota :  Le versioni principali e secondarie sono disponibili solo per le raccolte e non per gli elenchi.

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Funzionamento delle impostazioni di controllo delle versioni

Nella finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni sono disponibili quattro sezioni principali, alcune delle quali non strettamente correlate al controllo delle versioni. Durante la configurazione di una raccolta è necessario prendere decisioni per le opzioni in ognuna di queste sezioni. Se si dispone delle autorizzazioni necessarie è naturalmente possibile modificare queste impostazioni in seguito.

Selezione

Effetti

Controllo versioni non attivato

Per gli utenti del sito sarà disponibile solo la versione corrente di un elemento o un file. Si tratta dell'impostazione predefinita.

Crea versioni principali

Vengono create e conservate versioni per ogni versione principale. Non vengono create o conservate versioni secondarie.

Crea versioni principali e secondarie (bozza)

Al momento dell'archiviazione di un file vengono create sia le versioni principali che quelle secondarie. L'utente che archivia il file deve indicare se si tratta di una versione principale o secondaria.

Numero di versioni principali da conservare

Se si seleziona la casella di controllo per questa impostazione facoltativa, il numero che segue corrisponde al numero di versioni principali da conservare nella raccolta. Se si specifica il numero 25, ad esempio, la versione più vecchia verrà eliminata al momento della creazione della 26a versione e rimarranno disponibili solo le versioni da 2 a 26. La gestione della raccolta risulta più semplice se si evita la proliferazione del numero di versioni. Se è importante conservare tutte le versioni o un numero elevato di versioni, tuttavia, specificare un limite molto alto o non specificarlo affatto.

Conserva bozze per il numero seguente di versioni principali

Se si seleziona questa impostazione facoltativa, il numero nella casella indica il numero di versioni bozza da conservare. Si potrebbe decidere, ad esempio, di conservare 25 versioni principali ma che sono necessarie le bozze solo per le cinque versioni più recenti. Se non per soddisfare requisiti di legge o altre esigenze particolari, è poco probabile che occorra conservare tutte le bozze per tutte le versioni principali.

  • Sezione Sicurezza elementi bozza   . Utilizzare questa sezione per stabilire quali utenti saranno autorizzati a visualizzare gli elementi bozza nella raccolta. È possibile consentire la visualizzazione a qualsiasi utente con le autorizzazioni di lettura per la raccolta oppure limitare la visualizzazione solo agli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi oppure solo all'autore dell'elemento e agli utenti autorizzati ad approvare gli elementi. Se si sceglie di limitare la visualizzazione, le versioni secondarie (bozza) saranno visibili solo per gli utenti designati. Tutti gli altri utenti potranno visualizzare solo le versioni principali.

  • Sezione Estrazione obbligatoria   . Utilizzare questa sezione per specificare se gli utenti devono estrarre i file prima di poterli modificare. Per ulteriori informazioni, vedere Richiedere l'estrazione obbligatoria dei file in una raccolta di SharePoint.

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Abilitare il controllo delle versioni in una raccolta di SharePoint

  1. Passare alla raccolta in cui si desidera abilitare questa funzionalità. Se il nome della raccolta non viene visualizzato sulla barra di avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Fare clic sulla scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta sulla barra multifunzione.

  3. Fare clic su Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation .

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta fare clic su Impostazioni controllo versioni in Impostazioni generali. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni.

  5. Nella sezione Cronologia versioni documento selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Crea versioni principali – Se si seleziona questa opzione è possibile impostare un limite per il numero di versioni principali.

    • Crea versioni principali e secondarie (bozza) – Se si seleziona questa opzione è possibile impostare un limite sia per il numero di versioni principali che per il numero di versioni per cui si desidera conservare una bozza.

  6. Facoltativo: impostare un limite per il numero di versioni che si desidera conservare.

    • Selezionare la casella di controllo Numero di versioni principali da conservare se si desidera limitare il numero di versioni conservate nella raccolta. In caso contrario, non selezionare questa opzione. Immettere il numero di versioni da conservare nella casella immediatamente sotto la casella di controllo.

    • Selezionare la casella di controllo Conserva bozze per il numero seguente di versioni principali se si desidera limitare il numero di bozze da conservare. Questa opzione è disponibile solo se si seleziona l'opzione Crea versioni principali e secondarie (bozza). Immettere il numero di versioni per cui si desidera conservare le bozze nella casella immediatamente sotto la casella di controllo.

  7. Facoltativo: stabilire quali utenti devono essere autorizzati a visualizzare gli elementi bozza nella raccolta documenti. Nella sezione Sicurezza elementi bozza selezionare una delle opzioni seguenti.

    • Tutti gli utenti con autorizzazioni di lettura per gli elementi. Selezionare questa opzione per consentire l'accesso a chiunque disponga delle autorizzazioni di lettura per il sito. Questa opzione è disponibile quando si seleziona Crea versioni principali e secondarie (bozza) nella sezione Cronologia versioni documento.

    • Solo gli utenti con autorizzazioni di modifica per gli elementi. Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione delle bozze solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni di modifica. Questa opzione è disponibile quando si seleziona Crea versioni principali e secondarie (bozza) nella sezione Cronologia versioni documento.

    • Solo gli utenti autorizzati ad approvare gli elementi (e l'autore dell'elemento). Selezionare questa opzione per limitare la visualizzazione solo all'autore originale dell'elemento e a coloro che dispongono delle autorizzazioni per approvare gli elementi nella raccolta. Questa opzione è disponibile solo quando la sezione Approvazione contenuto è impostata su .

  8. Facoltativo: stabilire se si desidera impostare l'estrazione obbligatoria dei file nella raccolta. Per impostazione predefinita, l'estrazione non è obbligatoria. Se si desidera modificare questa impostazione predefinita, selezionare nella sezione Estrazione obbligatoria. Per ulteriori informazioni sull'estrazione obbligatoria, vedere Richiedere l'estrazione obbligatoria dei file in una raccolta di SharePoint.

  9. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta documenti.

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Disabilitare il controllo delle versioni in una raccolta di SharePoint

Si potrebbe decidere dopo un certo periodo di tempo che il controllo delle versioni per la raccolta di SharePoint non è effettivamente necessario. Un utente con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione può disabilitare il controllo delle versioni nella raccolta.

  1. Passare alla raccolta in cui si desidera abilitare questa funzionalità. Se il nome della raccolta non viene visualizzato sulla barra di avvio veloce, fare clic su Tutto il contenuto del sito e quindi selezionare il nome della raccolta.

  2. Fare clic sulla scheda Raccolta nel gruppo Strumenti raccolta sulla barra multifunzione.

  3. Fare clic su Impostazioni raccolta Pulsante Impostazioni raccolta sulla barra multifunzione per le raccolte di SharePoint Foundation .

  4. Nella pagina Impostazioni raccolta fare clic su Impostazioni controllo versioni in Impostazioni generali.

  5. Nella sezione Cronologia versioni documento della finestra di dialogo Impostazioni controllo versioni selezionare Controllo versioni non attivato. Verranno rimosse eventuali voci create in precedenza in questa sezione.

  6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo e tornare alla pagina Impostazioni raccolta documenti.

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